AI-kennisbank maken met je eigen documenten

Een collega vraagt naar de regels voor terugbetalingen. Alweer. Je weet dat ze ergens staan: in een gedeelde map, een oude e-mail of een document dat niemand sinds het voorjaar meer heeft geopend. Dus zoek je tien minuten. Of je antwoordt uit je hoofd en hoopt dat het nog klopt.

Het korte antwoord: een AI-kennisbank is een verzameling van je eigen documenten waaruit een AI-assistent antwoorden haalt, in plaats van van het openbare internet. Je hoeft hier geen software voor te bouwen. Zet je documenten in een Claude-project of een Gemini Gem. Geef de assistent de opdracht om alleen die documenten te gebruiken en test hem met tien echte vragen. Dat is de hele aanpak. Hieronder staan de stappen.

Wat een AI-kennisbank eigenlijk is

Zonder vaktaal komt het neer op drie dingen: je documenten, een assistent die ze leest en een regel die zegt: “gebruik alleen deze documenten”. Die regel is het belangrijkst. Zonder die regel vult de assistent ontbrekende informatie aan met een gok die heel zeker klinkt. Met die regel krijg je een antwoord uit je eigen tekst, of een eerlijk “niet gevonden”.

Dit is iets anders dan een chatbot een algemene vraag stellen. Wil je eerst zien hoe je van één document een heldere samenvatting maakt? Onze handleiding over lange documenten samenvatten met ChatGPT legt die stap uit.

Stap 1: Kies ÉÉN onderwerp, niet het hele bedrijf

De meeste pogingen lopen vast doordat je met alles tegelijk begint. Kies één onderwerp waar elke week dezelfde vragen over terugkomen. Goede keuzes om mee te beginnen:

• Vragen van nieuwe collega’s tijdens het inwerken
• Prijzen, terugbetalingen en standaardantwoorden voor klanten
• Hoe je een terugkerend werkproces aanpakt, zoals een startgesprek met een klant

Tien tot vijftien documenten is ruim voldoende voor een eerste versie. Heb je nog geen werkinstructies op papier? Begin daar dan mee. Werkinstructies schrijven met AI laat zien hoe je dat aanpakt. En AI gebruiken bij het inwerken van medewerkers laat zien hoe een goede set inwerkdocumenten eruitziet.

Stap 2: Schoon de documenten op voordat je ze uploadt

Hoe goed de assistent werkt, hangt af van de informatie die je aanlevert. Doe daarom vóór het uploaden vier dingen die weinig tijd kosten:

1. Verwijder of verbeter alles wat verouderd is. Twee versies van de regels voor terugbetalingen leveren twee verschillende antwoorden op.
2. Geef elk bestand een duidelijke naam, zoals “Regels voor terugbetalingen, bijgewerkt in maart” in plaats van “final_v3”.
3. Haal weg wat er niet in hoort. Salarissen, wachtwoorden, persoonsgegevens en vertrouwelijke klantgegevens horen niet in een AI-tool, tenzij het beleid van je bedrijf dat toestaat. Twijfel je? Vraag het eerst na.
4. Gebruik liever tekst dan screenshots. Een gescande pagina of een foto van een whiteboard is lastig te lezen voor de assistent.

Je kunt AI ook vragen om te helpen bij het opschonen. Plak een document en gebruik deze prompt:

Lees het document hieronder. Schrijf een samenvatting van één alinea. Noem daarna de 5 vragen die een nieuwe collega er het meest waarschijnlijk over zou stellen, elk met een kort antwoord dat alleen uit de tekst komt. Markeer alles wat verouderd of onduidelijk lijkt.

[plak hier het document]

Vooral de zin “markeer alles wat verouderd lijkt” is handig. Die brengt vaak tegenstrijdigheden aan het licht waar je zelf overheen leest.

Stap 3: Kies waar je de kennisbank onderbrengt

Je hebt twee eenvoudige opties die je gratis kunt proberen.

Claude Projects

Anthropic beschrijft Projects als aparte werkruimtes met hun eigen chatgeschiedenis en kennisbank. Je uploadt documenten en voegt instructies toe. Elke chat binnen het project kan die vervolgens gebruiken. Volgens die hulppagina zijn Projects beschikbaar voor alle gebruikers, ook met een gratis account. Bij gratis accounts zit er wel een limiet op het aantal projecten dat je kunt aanmaken. Voor een eerste test is dat genoeg. Ik zou hiermee beginnen als je lange documenten hebt, zoals handboeken of contracten. Onze handleiding over Claude gebruiken voor je werk laat zien hoe je de rest instelt.

Gemini Gems

Google noemt zijn versie Gems: aangepaste versies van Gemini die je instelt met je eigen instructies en bestanden. Werkt je team al volop in Google Docs en Drive? Dan houd je hiermee alles op één plek. Welke functies je krijgt, hangt af van je abonnement. Kijk dus op de pagina van Google wat er voor jouw account geldt. Meer hierover lees je in Gemini gebruiken voor je werk.

ChatGPT heeft een vergelijkbare functie voor werkruimtes: Projects. De beschikbaarheid en bestandslimieten hangen af van je abonnement. Kijk dus eerst in je eigen account voordat je erop rekent.

Stap 4: Schrijf de instructie die de assistent bij de feiten houdt

Met deze stap maak je van een chatbot een kennisbank. Plak dit in de projectinstructies of de instructies van je Gem. Pas de eerste regel aan voor je team:

Je bent de kennisbankassistent voor mijn team.
Beantwoord vragen alleen op basis van de documenten in dit project.
Staat het antwoord niet in de documenten? Zeg dan "Ik kan dit niet vinden in onze documenten" en noem het document dat het beste bij de vraag aansluit.
Sluit elk antwoord af met de naam van het document waar het antwoord uit komt.

De bron noemen bij elk antwoord is niet voor de sier. Zo kan degene die de vraag stelt het document openen en het antwoord controleren. Dat bouwt vertrouwen op in de tool.

Stap 5: Test met tien echte vragen

Kondig nog niets aan. Schrijf tien vragen op die je team echt stelt. Neem ook twee of drie vragen mee waarvan het antwoord NIET in de documenten staat. Stel ze vervolgens één voor één en beoordeel elk antwoord:

• Juist en met bron: goed.
• Juist, maar zonder bron: scherp de instructie aan.
• Onjuist of verzonnen: zoek uit waarom. Meestal spreken twee documenten elkaar tegen, of staat het antwoord verstopt in een gescand bestand.
• Niet in de documenten, en de assistent zegt dat ook: dat is precies wat je wilt.

Gaat het mis bij de vragen waarvan het antwoord niet in de documenten staat? Dan is dat een teken dat de assistent gokt. Maak de instructie strenger, verbeter de bestanden en test opnieuw. Laat pas een collega meekijken als de assistent de meeste van de tien vragen goed afhandelt. Ook dan geldt: zie antwoorden over juridische, financiële of veiligheidszaken als een verwijzing naar het document, niet als een definitieve beslissing.

Houd de kennisbank bij: tien minuten per maand

Een kennisbank veroudert net zoals een gedeelde map. Kies elke maand een vaste dag. Vervang de documenten die zijn gewijzigd en voeg één nieuwe vraag toe die je bent tegengekomen. Houd ook een kort lijstje bij met vragen die de assistent niet kon beantwoorden. Dat lijstje laat zien welk document nog ontbreekt. Dat document schrijven levert meestal meer op dan nog meer AI toevoegen.

Wanneer dit niet genoeg is

Een project of Gem past goed bij een klein team en een beperkte verzameling documenten. Wil je er klantvragen mee beantwoorden op je website, of informatie halen uit honderden documenten die steeds worden bijgewerkt? Dat vraagt om een andere aanpak. Lees voor klantvragen eerst AI-chatbot voor klantenservice. Zorg ook dat duidelijk is wat de bot wel en niet mag beloven.

Begin deze week klein

Kies één onderwerp, verzamel tien opgeschoonde documenten en doe de test met tien vragen. Werkt het? Dan bespaar je jezelf het volgende berichtje met de vraag “waar staat dat ook alweer?” Werkt het niet? Dan weet je welke documenten je moet verbeteren. Daar heb je hoe dan ook iets aan. Wil je gratis op weg geholpen worden om AI zo in je dagelijkse werk te gebruiken? Meld je hieronder aan voor Launchpad.