Mitarbeiterbeurteilung mit KI schreiben: 5 Schritte + Prompts

Die nächsten Mitarbeiterbeurteilungen stehen an. Du musst sechs schreiben, vor dir liegt für jede Person ein leeres Formular. Abgabe ist am Freitag. Du weißt, wer großartige Arbeit geleistet hat und wer Schwierigkeiten hatte. Das in faire, konkrete Sätze zu fassen, kostet dich deine Abende.

Die Kurzfassung: Wenn du eine Mitarbeiterbeurteilung mit KI schreiben willst, bitte sie nicht einfach, „eine Beurteilung für Sam zu schreiben“. Nimm dir zuerst zehn Minuten, um konkrete Fakten zu sammeln: die Ziele, drei bis fünf konkrete Beispiele mit Ergebnissen, ein oder zwei Punkte zum Verbessern und deine Erwartungen fürs nächste Quartal. Entferne Namen und private Angaben. Gib deine Notizen dann mit einem klaren Prompt an ChatGPT, Claude oder Gemini. Prüfe den Entwurf anschließend auf pauschales Lob und erfundene Inhalte. Die KI übernimmt das Formulieren. Die Bewertung bleibt bei dir.

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Kannst du eine Mitarbeiterbeurteilung mit KI schreiben?

Ja, fürs Formulieren. Nicht für die Bewertung.

Ein Chatbot kann Texte gut strukturieren, den passenden Ton treffen und ungeordnete Notizen in klare Absätze verwandeln. Er weiß aber nicht, was dein Kollege dieses Jahr tatsächlich geleistet hat. Gibst du ihm keine Fakten, füllt er die Lücken mit netten Floskeln wie „übertrifft durchgehend die Erwartungen“ oder „ein echter Teamplayer“. Das klingt gut, sagt der Person aber nichts.

Das ist wichtiger, als es klingt. Gallup hat untersucht, wie Beurteilungen bei Beschäftigten ankommen. Nur 14% stimmten voll und ganz zu, dass ihre Mitarbeiterbeurteilungen sie motivieren, sich zu verbessern. Allgemeine Formulierungen sind ein wesentlicher Grund dafür. Eine Beurteilung voller leerer Lobesworte wirkt wie ein Formular, das jemand ausfüllen musste. Genau das war sie dann auch.

Deshalb gilt für diese ganze Anleitung: Du lieferst die Fakten und triffst die Entscheidung. Die KI liefert klare Sätze. Wenn du in der EU bist, gibt es dafür auch einen rechtlichen Grund. Die KI-Verordnung der EU stuft KI-Systeme als Hochrisiko-Systeme ein, die dazu bestimmt sind, Entscheidungen über Beförderungen oder Kündigungen zu treffen oder die Leistung und das Verhalten von Beschäftigten zu überwachen und zu bewerten (Anhang III, Nummer 4). Ein Chatbot, der deine eigene schriftliche Einschätzung sprachlich verbessert, ist nicht dasselbe wie eine Software, die Menschen bewertet. Trotzdem ist das ein guter Grund, die Bewertung und die Entscheidung selbst in der Hand zu behalten. Das ist keine Rechtsberatung. Prüfe vor dem Start die Personalrichtlinien deines Unternehmens.

Schritt 1: Sammle die Fakten (10 Minuten pro Person)

Dieser Schritt entscheidet, ob die Beurteilung hilfreich wird. Öffne eine leere Notiz und beantworte für jede Person fünf Fragen:

1. Welche Ziele hatte die Person für diesen Zeitraum? Übernimm sie aus der letzten Beurteilung, der Stellenbeschreibung oder deinen Notizen aus Einzelgesprächen.
2. Welche drei bis fünf konkreten Dinge hat sie gemacht, und mit welchem Ergebnis? Nicht „gut im Umgang mit Kunden“, sondern „hat im März die Betreuung des Kunden Jansen übernommen und dafür gesorgt, dass dessen Tickets noch am selben Tag statt erst nach zwei Tagen beantwortet werden“.
3. Welche ein oder zwei Dinge sollte sie verbessern, und welches konkrete Beispiel gibt es dafür? „Zwei der vier Monatsberichte wurden verspätet verschickt“ sagt mehr als „muss am Zeitmanagement arbeiten“.
4. Was erwartest du im nächsten Zeitraum von ihr? Ein oder zwei klare Ziele.
5. Welche Bewertung oder Entscheidung hast du bereits festgelegt? Entscheide das selbst, bevor die KI etwas schreibt.

Woher kommen die Beispiele? Aus deinen Notizen aus Einzelgesprächen, Projektupdates, E-Mails, in denen sich jemand bei der Person bedankt hat, und Tickets, die sie erledigt hat. Wenn du Besprechungsnotizen führst, zeigt dir unsere Anleitung zum Erstellen eines Berichts aus Besprechungsnotizen mit ChatGPT, wie du die wichtigsten Punkte schnell aus einem Stapel Notizen herausholst.

Ein kleiner Tipp aus eigener Erfahrung: Wenn dir für jemanden keine drei konkreten Ergebnisse einfallen, sagt auch das etwas aus. Frag die Person oder einen Kollegen, bevor du schreibst. Lass die KI die Lücke nicht einfach mit schönen Worten füllen.

Schritt 2: Entferne Namen und private Angaben

Notizen zur Arbeitsleistung sind personenbezogene Daten. Bevor du etwas in einen Chatbot kopierst, ersetze den Namen durch „die beurteilte Person“ oder den Anfangsbuchstaben des Vornamens. Lass Angaben zur Gesundheit, zur familiären Situation und alle Gehaltsinformationen weg, die du nicht teilen darfst.

Prüfe dann, was mit deinem Text passiert:

• ChatGPT: Bei Free, Plus und Pro ist „Improve the model for everyone“ standardmäßig aktiviert. Du kannst diese Einstellung zur Modellverbesserung unter Settings, Data controls ausschalten oder einen Temporary Chat, also einen temporären Chat, nutzen. Dieser wird nicht zum Trainieren der Modelle verwendet. Inhalte aus Business- und Enterprise-Workspaces werden standardmäßig nicht fürs Training genutzt (OpenAI, Datenkontrollen in ChatGPT).
• Claude: Bei Free, Pro und Max entscheidest du, ob deine Chats fürs Training verwendet werden dürfen. Du kannst das in den Privacy Settings, den Datenschutzeinstellungen, ändern. Für die Tarife Team und Enterprise gelten die Bedingungen für Geschäftskunden. Diese Einstellung gilt dort nicht (Anthropic, Änderungen der Nutzungsbedingungen für Privatkunden).
• Gemini: Laut Google werden deine Chats auch bei ausgeschaltetem Keep Activity, also deaktivierter Aktivitätsspeicherung, weiterhin genutzt, um zu antworten und den Dienst sicher zu halten. Dabei können auch Menschen die Inhalte prüfen (Datenschutz-Hub für Gemini-Apps).

Am sichersten ist das KI-Tool, das dein Unternehmen bereits freigegeben hat. Gibt es keines, anonymisiere die Angaben zuerst und nutze die oben genannten Datenschutzeinstellungen.

Schritt 3: Gib der KI einen klaren Prompt

Füge jetzt deine Notizen zusammen mit einem Prompt ein, der der KI sagt, was sie tun darf und was nicht. Diesen nutze ich:

Du hilfst einer Führungskraft, eine Mitarbeiterbeurteilung zu schreiben.
Verwende NUR die folgenden Notizen. Erfinde keine Ergebnisse, Zahlen oder Beispiele.
Wenn etwas fehlt, führe es am Ende unter „Fehlende Informationen“ auf, statt zu raten.

Schreibe die Beurteilung mit diesen Abschnitten:
1. Zusammenfassung (3 Sätze)
2. Was gut lief (jeder Punkt = was die Person gemacht hat + das Ergebnis)
3. Wo sich die Person weiterentwickeln kann (jeder Punkt = konkretes Verhalten + wie es besser aussehen würde)
4. Ziele für den nächsten Zeitraum (2 Ziele, messbar)

Ton: freundlich, direkt, einfaches Deutsch. Keine Floskeln wie „Rockstar“,
„Synergie“ oder „übertrifft die Erwartungen“. Maximal 400 Wörter.

Die Bewertung steht bereits fest: [Bewertung]. Ändere sie nicht und stelle sie nicht infrage.

Notizen:
[füge deine Notizen aus Schritt 1 ein]

Drei Teile dieses Prompts machen den entscheidenden Unterschied. „Verwende nur die Notizen“ hält die KI davon ab, Leistungen zu erfinden. Die Liste „Fehlende Informationen“ zeigt dir, wo noch konkrete Belege fehlen. Und die festgelegte Bewertung verhindert, dass der Text positiver oder negativer ausfällt als deine tatsächliche Entscheidung.

Welches Tool eignet sich? Alle drei großen Chatbots können das. Meiner Erfahrung nach schreibt Claude meist etwas sanfter und natürlicher. ChatGPT hält sich gut an eine feste Struktur. Wenn du noch überlegst, welches Tool du nutzen möchtest, zeigt dir unser Vergleich ChatGPT vs Claude beim Schreiben die Unterschiede.

Schritt 4: Prüfe auf pauschales Lob und Vorurteile

Diesen Schritt lassen die meisten aus. Dabei kann die KI dir gerade hier helfen, eine bessere Beurteilung zu schreiben, als du es allein tun würdest.

Shelley Correll und Caroline Simard von der Stanford University haben echte Mitarbeiterbeurteilungen untersucht. Sie stellten fest, dass Frauen seltener als Männer konkretes Feedback erhielten, das sich auf Geschäftsergebnisse bezog. In einem Unternehmen enthielten 57% der Beurteilungen für Frauen pauschales Lob, gegenüber 43% bei Männern (Harvard Business Review, 2016). Ihr Rat ist einfach: Nutze für alle dieselben Kriterien, verknüpfe jedes Feedback mit einem Ergebnis und achte darauf, dass die Beurteilungen ähnlich lang und detailliert sind.

Du kannst die KI bitten, genau das zu prüfen. Wenn dein Entwurf fertig ist, nutze einen zweiten Prompt:

Prüfe diesen Entwurf einer Mitarbeiterbeurteilung. Markiere:
- jedes Lob und jede Kritik ohne Bezug zu einem konkreten Beispiel oder Ergebnis
- Wörter, die die Persönlichkeit beschreiben („schroff“, „zu aggressiv“, „nett“), statt das Verhalten
- alles, was nicht in meinen ursprünglichen Notizen steht
Schlage für jede markierte Stelle eine konkretere Formulierung vor.

Wenn du mehrere Beurteilungen für Menschen in ähnlichen Positionen schreibst, lege sie nebeneinander und frage: „Nutzen diese Beurteilungen dieselben Kriterien und sind sie ähnlich detailliert? Wo ist eine deutlich ungenauer als die anderen?“ Schon diese eine Frage deckt viel auf.

Schritt 5: Sorge dafür, dass es nach dir klingt

Die Person, die das liest, weiß, wie du sprichst. Wenn die Beurteilung plötzlich wie eine Unternehmensbroschüre klingt, fällt das auf. Und die Person wird der Beurteilung weniger vertrauen.

Lies den Entwurf laut vor. Ersetze jeden Satz, den du in einer Besprechung nie sagen würdest. Ergänze einen Satz, den nur du schreiben könntest: eine Situation, an die du dich erinnerst, oder ein Dankeschön in deinen eigenen Worten. Streiche dann alles von der KI, das du nicht mit einem Beispiel belegen kannst.

Wenn der Ton noch steif wirkt, hilft meist die kurze Bitte: „Formuliere das so, als würde eine freundliche, direkte Führungskraft mit einem Kollegen sprechen.“ Weitere Tipps zum Ton findest du in unserer Anleitung, wie du eine E-Mail professioneller formulierst. Dieselben Prompts funktionieren auch umgekehrt, um Texte weniger förmlich klingen zu lassen.

Beispiel: dieselbe Beurteilung, vorher und nachher

Vage (was die KI ohne Notizen schreibt):

„Alex hatte ein starkes Jahr und ist ein geschätztes Teammitglied. Alex liefert durchgehend hochwertige Arbeit und kommuniziert gut. Künftig sollte Alex die eigenen Führungsfähigkeiten weiterentwickeln.“

Konkret (was die KI aus echten Notizen schreibt):

„Alex hat in Q2 die Umstellung unserer Kundenberichte auf ein gemeinsames Dashboard geleitet. Kunden erhalten ihre Zahlen jetzt am ersten statt am fünften Arbeitstag des Monats. Zwei Kunden haben das in den Gesprächen zur Vertragsverlängerung erwähnt. Im nächsten Zeitraum möchte ich, dass Alex zwei Monate lang die Planungsbesprechung am Montag leitet. So gewöhnt sich das Team daran, mit Fragen zu Prioritäten auf Alex zuzukommen.“

Dieselbe Person, dasselbe Tool. Der einzige Unterschied sind die zehn Minuten zum Sammeln der Fakten in Schritt 1.

Prompts für die kniffligen Stellen

Konstruktives Feedback schreiben, ohne hart zu klingen

Formuliere dieses Feedback so um, dass es ehrlich und freundlich ist.
Lass die Fakten genau so, wie sie sind.
Aufbau: was passiert ist, warum es wichtig war, wie es beim nächsten Mal besser aussehen soll.
Feedback: [deine unverblümte Version]

Schreibe zuerst die unverblümte Version in deinen eigenen Worten. Die KI kann einen ehrlichen Satz leichter freundlicher formulieren als einen schwammigen Satz auf den Punkt bringen.

Aus Anmerkungen messbare Ziele machen

Mache aus diesen Punkten zur Weiterentwicklung 2 Ziele für die nächsten 6 Monate.
Jedes Ziel: ein Satz, ein klares Ergebnis und woran wir beide erkennen, dass es erreicht ist.
Punkte: [deine Notizen]

Das Gespräch vorbereiten, nicht nur das Dokument

Die schriftliche Beurteilung ist die halbe Arbeit. Gallups Untersuchung zeigte auch: Wer wöchentlich statt einmal im Jahr Feedback bekommt, sagt deutlich häufiger, dass dieses Feedback hilfreich ist (derselbe Gallup-Artikel). Die Beurteilung sollte keine Überraschungen enthalten. Frag die KI: „Welche drei Fragen könnte mir die beurteilte Person auf Grundlage dieser Beurteilung stellen, und wie könnte ich ehrlich darauf antworten?“ Zehn Minuten mit dieser Liste machen das Gespräch für euch beide entspannter.

Fehler, die du vermeiden solltest

• Die KI die Bewertung festlegen lassen. Erst entscheiden, dann schreiben.
• Vollständige Namen, Gesundheitsdaten oder Gehaltsangaben in ein privates Chatbot-Konto kopieren.
• Zahlen übernehmen, die du nicht angegeben hast. Wenn im Entwurf „Umsatz um 20% gesteigert“ steht, aber nicht in deinen Notizen, streiche es.
• Eine Vorlage für alle verwenden. Sechs Beurteilungen, die gleich klingen, zeigen deinem Team, dass du nicht genau hingeschaut hast.
• Das laute Vorlesen überspringen. Wenn du es der Person nicht direkt sagen würdest, schreibe es auch nicht auf.

Häufige Fragen

Ist es in Ordnung, eine Mitarbeiterbeurteilung mit ChatGPT zu schreiben?

Für die Formulierung ja, solange die Fakten und die Bewertung von dir stammen und du dich an die Regeln deines Unternehmens zu KI und personenbezogenen Daten hältst. Viele Unternehmen haben ein freigegebenes KI-Tool. Nutze es, wenn es eines gibt.

Merkt die beurteilte Person, dass ich KI genutzt habe?

Sie merkt, wenn eine Beurteilung austauschbar ist. Ist sie konkret, korrekt und klingt nach dir, ist die KI-Nutzung nicht zu erkennen und stört auch nicht. Die Überarbeitung in Schritt 5 macht den Unterschied.

Kann KI auch bei einer Selbstbeurteilung helfen?

Ja. Dieselben Schritte funktionieren auch hier: Sammle zuerst deine eigenen Ergebnisse und bitte die KI dann, sie zu strukturieren. Achte besonders darauf, dass sie deine Leistungen nicht übertreibt.

Wie lange dauert das?

Plane pro Person etwa 10 Minuten fürs Sammeln der Fakten und 10 bis 15 Minuten für Prompts, Prüfung und Überarbeitung ein. Nimm dir vor allem für die Fakten genug Zeit.

Beurteilungen und Vorstellungsgespräche haben dieselbe Schwachstelle: ungenaue Fragen. Wenn du Vorstellungsgespräche für eine neue Stelle oder einen internen Wechsel führst, zeigt dir unsere Anleitung, wie du mit KI Interviewfragen erstellst, die zu den tatsächlichen Aufgaben passen.

So geht es weiter

Beurteilungen sind eine von vielen Schreibaufgaben, bei denen KI dir Stunden spart, sobald du ihr gute Informationen gibst. Wenn du auch neue Leute einstellst, funktioniert derselbe Ansatz beim Schreiben einer Stellenbeschreibung mit KI. Unsere Anleitung zu Claude im Arbeitsalltag zeigt dir weitere alltägliche Aufgaben, die du abgeben kannst.

Stell dir die nächste Beurteilungsrunde vor: Deine Notizen sind schon gesammelt, deine Prompts gespeichert und der Freitagabend ist frei. Daran arbeiten wir bei Launchpad gemeinsam. Starte auf unserer Startseite oder melde dich direkt hier an:

Sitzt du auf der anderen Seite des Tisches? Wenn dein Unternehmen dich zuerst um eine Selbstbeurteilung bittet, hilft dir unsere Anleitung, wie du eine Selbstbeurteilung mit KI schreibst. Auch für deine eigene Beurteilung gilt: erst die Fakten sammeln, dann schreiben.