ChatGPT-Prompts für Kaltakquise per E-Mail: So gelingt die erste Mail

Du öffnest ChatGPT, tippst „Schreib eine E-Mail zur Kaltakquise an einen potenziellen Kunden“ und bekommst etwas zurück, das du im eigenen Posteingang nach zwei Sekunden löschen würdest. Das Problem ist der Prompt, nicht das Tool. Die folgenden ChatGPT-Prompts für Kaltakquise per E-Mail nutzt du in einer festen Reihenfolge: Halte einmal dein Angebot fest. Finde einen echten Grund, genau diese Person anzuschreiben. Entwirf eine kurze E-Mail nach festen Regeln. Lass ChatGPT sie dann aus Sicht des potenziellen Kunden lesen, bevor du sie abschickst.

Stell dir vor, es ist 8:40, dein erstes Gespräch beginnt um 9 und fünf Akquise-Mails sind schon fertig. Jede beginnt mit etwas, das auf das Unternehmen der jeweiligen Person tatsächlich zutrifft. Jede stellt eine kleine Frage. Und keine klingt nach Vorlage.

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Warum die meisten KI-Mails zur Kaltakquise ignoriert werden

Ein allgemeiner Prompt liefert eine austauschbare E-Mail. ChatGPT weiß nicht, wem du hilfst, was du tatsächlich schon geleistet hast oder warum du genau diese Person anschreibst und nicht die nächste. Also füllt es die Lücken mit möglichst unverfänglichen Formulierungen: „Ich hoffe, dir geht es gut“, „Ich bin auf dein Unternehmen aufmerksam geworden“, „Wir helfen Unternehmen wie deinem zu wachsen“. Dein potenzieller Kunde hat diese Sätze diesen Monat schon hundertmal gesehen.

OpenAIs eigene Empfehlungen zum Prompt Engineering sagen es ganz einfach: Beschreibe Kontext, Ergebnis, Länge, Format und Stil konkret. Ersetze vage Formulierungen durch genaue Vorgaben. Sag, was du möchtest, statt nur aufzuzählen, was du nicht möchtest. Jeder Prompt auf dieser Seite folgt diesen Regeln.

Hier geht es um die erste E-Mail: die Mail, die eine fremde Person dazu bringen soll, dir zu antworten. Wenn du danach Follow-up-Mails brauchst, findest du in unserem Leitfaden zu E-Mail-Sequenzen für die Akquise mit ChatGPT den vollständigen Plan in drei Schritten.

Schritt 1: Erstelle einmal eine Kurzbeschreibung deines Angebots

Bevor es um einen potenziellen Kunden geht, gib ChatGPT die Fakten über dich. Speichere die Antwort als Notiz. Ab jetzt fügst du sie am Anfang jedes Chats für Akquise-Mails ein. So fängst du nie wieder mit einer leeren Seite an.

Hilf mir, eine kurze Angebotsbeschreibung zu schreiben, die ich für Akquise-Mails wiederverwenden kann. Stelle mir diese Fragen einzeln und schreibe danach die Beschreibung:
1) Wem genau helfe ich? (Position, Art des Unternehmens, Größe)
2) Welches Problem haben diese Personen, das ich löse?
3) Was bekommen sie, wenn sie mit mir arbeiten? In einem Satz.
4) Ein Beleg, der stimmt: ein Ergebnis für einen früheren Kunden, eine Arbeitsprobe oder eine Zahl, die ich belegen kann.
5) Der kleinste nächste Schritt, den ich anbieten könnte (ein Gespräch von 15 Minuten, ein kurzer Check, eine Arbeitsprobe).

Format: 5 Zeilen, einfache Wörter, keine Adjektive wie „innovativ“ oder „hochmod modern“. Wenn meine Antwort vage ist, frage nach einem konkreten Beispiel, bevor du schreibst.

Die fünfte Zeile ist am wichtigsten. Einer fremden Person sagt man selten direkt ein Verkaufsgespräch zu. Zu etwas Kleinem und Nützlichem sagen aber viele Ja. Zum Beispiel: „Soll ich dir die drei Dinge schicken, die ich an deiner Buchungsseite verbessern würde?“

Schritt 2: Finde einen echten Grund, genau diese Person anzuschreiben

Personalisierung heißt nicht „Deine Website gefällt mir“. Es geht um eine konkrete Beobachtung zu dieser Person oder ihrem Unternehmen, die mit dem Problem zusammenhängt, das du löst. Kopiere den Text ihrer Über-uns-Seite, eines aktuellen LinkedIn-Beitrags, einer Stellenanzeige oder einer Produktseite und füge ihn ein. Lass ChatGPT nicht selbst im Web suchen und raten. Du wählst die Quelle aus und weißt dadurch, dass die Fakten stimmen.

Hier ist meine Angebotsbeschreibung: [Beschreibung einfügen]

Hier ist ein öffentlich zugänglicher Text über meinen potenziellen Kunden, [Name, Position, Unternehmen]:
"""
[Über-uns-Seite, aktuellen Beitrag, Stellenanzeige oder Produktseite einfügen]
"""

Finde ausschließlich in diesem Text bis zu 3 mögliche Gründe für eine Kontaktaufnahme, die zu meinem Angebot passen.
Für jeden Grund: Zitiere den genauen Satz, aus dem er hervorgeht. Erkläre in einer Zeile, wie er mit dem Problem zusammenhängt, das ich löse.
Wenn nichts im Text zu meinem Angebot passt, schreibe „kein klarer Anlass“, statt einen zu erfinden.

„Kein klarer Anlass“ ist eine nützliche Antwort. Sie erspart dir eine E-Mail, die ohnehin ignoriert worden wäre. Und sie zeigt dir, dass du diesen Kontakt überspringen oder eine bessere Quelle suchen solltest.

Schritt 3: Entwirf die erste E-Mail nach festen Regeln

Jetzt kommt die eigentliche E-Mail. Die Regeln in diesem Prompt sorgen dafür, dass ChatGPT nicht wie ein Werbeprospekt klingt, sondern wie jemand, der zwischen zwei Terminen eine Nachricht tippt.

Schreibe eine E-Mail zur Kaltakquise von mir an [Name, Position] bei [Unternehmen].
Nutze meine Angebotsbeschreibung und Anlass Nummer [1, 2 oder 3] von oben.

Regeln:
- Unter 90 Wörter im Nachrichtentext.
- Erste Zeile: der konkrete Anlass, in einfachen Worten. Kein Kompliment.
- Zweiter Teil: das Problem, auf das der Anlass hinweist, und was ich dagegen tue. Höchstens zwei Sätze.
- Verwende meinen Beleg nur so, wie er dasteht. Ergänze keine Zahlen, Kundennamen oder Ergebnisse.
- Schließe mit EINER kleinen Frage, die sich in wenigen Worten beantworten lässt.
- Kein „Ich hoffe, dir geht es gut“, „Ich wollte mich nur kurz melden“, „Ich bin auf dich aufmerksam geworden“, „kurze Frage“, „Synergie“.
- Keine Ausrufezeichen. Schreibe ruhig und professionell, nicht wie in der Werbung.

Ausgabe: nur der Nachrichtentext, als einfacher Text.

Lies den Entwurf laut vor. Wenn ein Satz nach etwas klingt, das du am Telefon nie sagen würdest, lass nur diesen Satz umschreiben: „Schreibe Zeile 2 so, wie ich es einem Kollegen sagen würde.“

So lässt du ChatGPT eine Akquise-Mail an einen potenziellen Kunden schreiben

Wenn du als Freelancer oder Berater einen potenziellen Kunden anschreibst und nicht als Vertriebsmitarbeiter mit einem CRM voller Leads, geht es weniger um „Hier ist unser Produkt“. Deine E-Mail sagt eher: „Das ist mir aufgefallen, und so kann ich helfen“. Diese Variante stellt deine Arbeit in den Vordergrund.

Ich bin [freiberuflicher Designer / Buchhalter / Berater]. Schreibe eine E-Mail zur Kaltakquise an [Name], der [Unternehmen] führt.

Was mir aufgefallen ist: [eine konkrete, wahre Beobachtung, z. B. „Auf der Buchungsseite stehen keine Preise, und das Formular verlangt Angaben in 9 Feldern“].
Was ich tun könnte: [der kleine nächste Schritt aus meiner Angebotsbeschreibung].
Passende Arbeitsprobe: [ein früheres Projekt in einer Zeile, nur wenn es tatsächlich existiert].

Unter 80 Wörter. Beginne mit meiner Beobachtung. Biete den kleinen nächsten Schritt kostenlos oder als erstes Gespräch an, in meinen Worten. Schließe mit einer Ja-oder-Nein-Frage.
Gib mir danach eine zweite, noch kürzere Version mit unter 50 Wörtern.

Zwei Versionen nebeneinander machen die Auswahl leicht. Viele Freelancer stellen fest, dass die kürzere öfter besser ankommt als erwartet. Ein viel beschäftigter Unternehmer kann sie zwischen zwei Aufträgen auf dem Handy lesen.

Schritt 4: Kurze und ehrliche Betreffzeilen

Die Betreffzeile hat eine Aufgabe: dafür sorgen, dass die E-Mail geöffnet wird, ohne jemanden zu täuschen. Das ist auch rechtlich relevant. Laut dem CAN-SPAM-Leitfaden der FTC muss der Betreff den Inhalt der Nachricht korrekt wiedergeben. Googles Richtlinien für E-Mail-Absender warnen außerdem davor, den Betreff mit „Re:“ oder „Fwd:“ zu beginnen, wenn die Nachricht keine tatsächliche Antwort oder Weiterleitung ist.

Schreibe 8 Betreffzeilen für die E-Mail oben.
- Jeweils 2 bis 5 Wörter, Kleinschreibung ist in Ordnung.
- Jede muss ehrlich beschreiben, worum es in der E-Mail geht.
- Kein „Re:“, kein „Fwd:“, keine vorgetäuschte Dringlichkeit, keine Clickbait-Fragen.
- Mischung: 3 nennen das Unternehmen oder Projekt des Empfängers, 3 nennen das Problem, 2 nennen das kleine Angebot.

Schritt 5: Lass ChatGPT die Mail aus Sicht des potenziellen Kunden lesen

Diesen Schritt lassen die meisten aus. Dabei findest du so Schwachstellen, bevor ein echter Mensch sie sieht. Öffne einen neuen Chat, damit ChatGPT deine Überlegungen nicht kennt. Gib ihm nur das, was der potenzielle Kunde sehen würde.

Du arbeitest als [Position] bei einem Unternehmen dieser Art: [Unternehmenstyp]. Du bekommst etwa 30 Akquise-Mails pro Woche und antwortest auf fast keine.
Lies diese Akquise-Mail aus Sicht dieser Person:
"""
[Betreffzeile + E-Mail]
"""

Sag mir ehrlich:
1) Würdest du antworten? Ja, vielleicht oder nein, mit einer Begründung in einer Zeile.
2) Welcher Satz klingt austauschbar oder nach einer Vorlage?
3) Gibt es eine Behauptung, die du nicht glauben würdest?
4) Welche einzelne Änderung würde eine Antwort von dir wahrscheinlicher machen?
Schreibe die E-Mail nicht um. Gib mir nur das Feedback.

Überarbeite die angesprochenen Stellen selbst und schicke die Mail dann ab. Der letzte Feinschliff von Hand sorgt dafür, dass die E-Mail nach dir klingt. Wenn ChatGPT grundsätzlich lernen soll, wie du schreibst, nutze die Anleitung zum Einrichten deines Schreibstils in ChatGPT-Vorlagen für die Kundenkommunikation. Das dauert etwa zehn Minuten und funktioniert auch für Akquise-Mails.

So sieht eine E-Mail vorher und nachher aus

Ein erfundenes Beispiel, damit du den Unterschied siehst, den die Prompts machen:

VORHER (einzeiliger Prompt: „Schreibe eine E-Mail zur Kaltakquise an eine Zahnarztpraxis“)
Betreff: Lass deine Praxis mit unseren Leistungen wachsen!
Ich hoffe, dir geht es gut. Ich bin auf deine Praxis aufmerksam geworden und war von deiner Arbeit beeindruckt. Wir helfen Unternehmen wie deinem, mit innovativen digitalen Lösungen zu wachsen. Hättest du nächste Woche 30 Minuten Zeit für ein Gespräch darüber, wie wir helfen können?

NACHHER (Angebotsbeschreibung + Anlass + Regeln)
Betreff: dein Online-Buchungsformular
Hallo Sara, in deinem Formular für neue Patienten muss man 9 Felder ausfüllen, bevor man einen Termin auswählen kann. Auf dem Handy ist das ziemlich viel für eine Kontrolluntersuchung. Ich erstelle einfache Buchungsseiten für kleine Praxen und würde das Formular auf 4 Felder kürzen. Soll ich dir einen kurzen Entwurf schicken, wie das aussehen könnte?

Gleicher Absender, gleiche Praxis. Die zweite Mail ist kürzer, konkreter und fragt nach etwas, zu dem man leicht Ja sagen kann.

Vor dem Senden: Regeln, damit deine Mail nicht im Spam landet

Auch eine gute E-Mail bringt nichts, wenn sie im Spam landet oder gegen Regeln verstößt. Das ist keine Rechtsberatung. Hier sind aber die Grundlagen direkt aus den Quellen:

• Sag, wer du bist. Der FTC-Leitfaden verlangt für Werbe-E-Mails in den USA korrekte Absender- und Antwortadressen, eine gültige Postanschrift und eine klare Abmeldemöglichkeit. Für E-Mails zwischen Unternehmen gibt es keine Ausnahme. Abmeldewünsche müssen innerhalb von 10 Geschäftstagen umgesetzt werden.
• Kaufe niemals eine Adressliste. Googles Richtlinien für Absender besagen, dass du keine E-Mail-Adressen kaufen und keine Nachrichten an Personen schicken sollst, die sich nicht angemeldet haben. Kaltakquise per E-Mail heißt: wenige, sorgfältig von Hand ausgewählte Kontakte anschreiben. Kein Massenversand.
• Fang langsam an. Dieselben Google-Richtlinien empfehlen, die Versandmenge schrittweise zu erhöhen und plötzliche Spitzen zu vermeiden. Eine Handvoll persönlicher E-Mails pro Tag von deiner normalen Adresse ist etwas ganz anderes als Hunderte von einer neuen Domain.
• Prüfe die Regeln vor Ort. Wenn du Personen in der EU oder im Vereinigten Königreich anschreibst, können die Regeln für unverlangte Werbung strenger sein als in den USA. Lies vor dem Start die Hinweise deiner zuständigen Aufsichtsbehörde.

Für die meisten einzeln versendeten E-Mails passt ein einfacher Satz am Ende: „Wenn das für dich nicht relevant ist, antworte einfach mit ‚Nein danke‘. Dann frage ich nicht noch einmal nach.“

Fehler, durch die die Prompts wenig bringen

• Den Quelltext weglassen. Wenn du keinen echten Text über den potenziellen Kunden einfügst, erfindet ChatGPT einen Anlass. So entstehen E-Mails, die eine „kürzliche Erweiterung des Unternehmens“ loben, die es nie gab.
• Schon in der ersten E-Mail um einen Termin bitten. Eine fremde Person um 30 Minuten Gesprächszeit zu bitten, ist viel verlangt. Biete zuerst etwas Kleines an.
• Den ersten Entwurf verschicken. Der Check aus Kundensicht in Schritt 5 dauert eine Minute und findet den Satz, der nach Vorlage klingt.
• Alle anschreiben. Zehn E-Mails an Personen, bei denen es einen klaren Anlass gibt, bringen mehr als hundert ohne Anlass.

Sobald jemand antwortet, beginnt die eigentliche Arbeit. Mach aus dem Gespräch ein klares Angebot mit ChatGPT zum Schreiben von Angeboten. Und wenn mehr neue Anfragen eingehen, als du beantworten kannst, kann ein KI-Agent zur Lead-Qualifizierung sie vorsortieren. So gehen deine persönlichen E-Mails an die Kontakte, die am besten passen.

Häufige Fragen

Kann ich diese Prompts mit der kostenlosen ChatGPT-Version nutzen?

Ja. Jeder Prompt hier ist einfacher Text zum Einfügen. Du brauchst weder Datei-Uploads noch spezielle Funktionen.

Funktionieren sie auch in Claude oder Gemini?

Ja. Es sind einfache Anweisungen, denen jeder Chat-Assistent folgen kann. Probiere denselben Prompt in zwei Tools aus und behalte die Version, die am ehesten nach dir klingt.

Wie viele Akquise-Mails sollte ich pro Tag verschicken?

Es gibt keine magische Zahl. Wenn jede E-Mail einen echten Anlass braucht, wirst du wahrscheinlich feststellen, dass fünf bis fünfzehn pro Tag neben deiner normalen Arbeit machbar sind. Eine kleine, gleichbleibende Menge sorgt außerdem für einen gleichmäßigen Versand.

Sollte ich erwähnen, dass ich KI genutzt habe?

Du hast das Angebot geschrieben, den potenziellen Kunden ausgewählt, den Anlass bestimmt und den fertigen Text überarbeitet. ChatGPT hat beim Entwurf geholfen, so wie eine Rechtschreibprüfung bei Tippfehlern hilft. Entscheidend ist, dass jede Angabe in der E-Mail stimmt.

Schreibe heute deine erste Mail

Mach Schritt 1 jetzt. Das dauert zehn Minuten. Wähle dann einen potenziellen Kunden, mit dem du wirklich arbeiten möchtest, und gehe die Schritte 2 bis 5 durch. Eine gute Akquise-Mail, auf die du stolz bist, ist besser als fünfzig, auf die du nicht stolz bist. Möchtest du mehr solche Workflows, die dir einen praktischen Erfolg nach dem anderen bringen? Melde dich kostenlos bei RobotsHelp an.

Du baust deine Liste potenzieller Kunden noch auf? Unser Leitfaden zur Leadgenerierung mit KI zeigt dir, wie du die Personen findest, bei denen sich eine erste E-Mail lohnt, und Informationen über sie recherchierst.

Wenn du die Akquise lieber abgeben möchtest, vergleiche die Möglichkeiten in KI-Leadgenerierung: Agentur oder selbst machen.