Notulen maken met AI: een gratis prompt die werkt

De vergadering is tien minuten geleden afgelopen. Iemand moet de notulen rondsturen, en je weet al wie: jij. Met AI kun je een eerste versie van de notulen maken. Je hoeft die dan alleen nog te controleren.

Kort gezegd: neem de vergadering op of zet die om in tekst. Plak het transcript in ChatGPT, Claude of Gemini en geef een vast sjabloon mee voor besluiten en actiepunten. De prompt hieronder doet precies dat. Je kunt hem gratis proberen met de gratis versies van deze tools.

Notulen zijn niet hetzelfde als vergadernotities

Notities maak je voor jezelf. Notulen zijn het officiële verslag: wie was erbij, wat is besloten, wie doet wat en wanneer moet het klaar zijn? Ook wie er niet bij was, moet na het lezen weten hoe het ervoor staat. Daarom levert een algemene prompt als “vat dit samen” vaak niet op wat je zoekt. Je krijgt een mooie alinea, maar er staat niet wie wat doet en wanneer het af moet zijn.

Wil je alleen een korte samenvatting of een tool die deelneemt aan je gesprekken en notities maakt? Bekijk dan onze handleidingen over de beste AI-tool voor vergadernotities en vergadernotities maken met Gemini. Deze pagina gaat over formele notulen.

Stap 1: Zorg voor een transcript

AI kan alleen notulen maken van tekst die de tool kan lezen. Je hebt drie eenvoudige opties:

• Je vergadertool. Google Meet heeft de functie “Take notes for me”, die notities voor je maakt. Microsoft Teams heeft samenvattingen met Copilot. Bij beide hangt de beschikbaarheid af van je abonnement en de instellingen van je beheerder. Bekijk daarom de officiële pagina’s: Google Meet Help en Microsoft Support.
• Een opname. Neem het gesprek op met toestemming van iedereen en zet de audio om in tekst. Onze handleiding over audio transcriberen met AI laat zien hoe dat werkt.
• Je eigen puntsgewijze aantekeningen. Zelfs vijf losse regels die je tijdens het gesprek hebt getypt, zijn bruikbaar. Vertel de AI wel dat dit alle beschikbare informatie is.

Ga voordat je iets uploadt na of er klantgegevens, personeelszaken of andere vertrouwelijke informatie zijn besproken. Zo ja, bekijk dan eerst het AI-beleid van je bedrijf of verwijder namen en cijfers.

Stap 2: Plak deze prompt

Dit is het sjabloon dat ik zou gebruiken. Kopieer het, plak het transcript eronder en verstuur het.

Je bent mijn notulist. Maak formele notulen van het transcript hieronder.

Gebruik precies deze structuur:
1. Titel van de vergadering, datum en aanwezigen (alleen namen die in het transcript staan)
2. Doel van de vergadering (één zin)
3. Genomen besluiten (één regel per besluit)
4. Actiepunten (taak | verantwoordelijke | deadline). Als de verantwoordelijke of deadline niet is genoemd, schrijf dan "niet genoemd".
5. Openstaande vragen om op terug te komen
6. Volgende vergadering (alleen als die is genoemd)

Regels: voeg niets toe dat niet in het transcript staat. Houd elke regel kort. Is iets onduidelijk? Zet er dan [controleren] bij in plaats van te gokken.

Transcript:
[plak hier]

Twee onderdelen van de prompt zijn extra belangrijk. “Niet genoemd” voorkomt dat de AI zelf een verantwoordelijke bedenkt. De markering [controleren] laat zien waar iets onduidelijk is. Zo voorkom je dat je een fout rondstuurt die als een feit wordt gepresenteerd.

Stap 3: Controleer de notulen in twee minuten

Lees AI-notulen altijd voordat je ze verstuurt. Loop deze lijst na:

1. Zijn alle besluiten echt besluiten, of alleen ideeën die iemand opperde?
2. Staat bij elk actiepunt de juiste persoon?
3. Kloppen de deadlines met wat is afgesproken?
4. Staat er iets in dat niemand heeft gezegd?

Pas aan wat niet klopt en verstuur de notulen. Een concept controleren gaat meestal sneller dan zelf de notulen typen. Bovendien ziet het document er elke week hetzelfde uit.

Welke gratis AI-tool kun je het beste gebruiken?

Alle drie kunnen dit. Gebruik de tool die je al open hebt staan. Is je transcript erg lang? Claude en Gemini kunnen vaak goed overweg met grote documenten. De limieten verschillen per abonnement en kunnen veranderen, dus probeer het met je eigen bestand. Wil je de tools direct vergelijken? Lees dan ChatGPT vs Claude vs Gemini.

Van notulen naar actie

Notulen hebben pas nut als de acties ook worden uitgevoerd. Heb je de actielijst klaar? Vraag de AI dan om een korte follow-upmail per verantwoordelijke, met alleen de taken van die persoon. Wil je er een uitgebreider verslag van maken? Lees hoe je vergadernotities omzet in een verslag. En heeft de volgende vergadering een agenda nodig? Probeer dan een vergaderagenda te maken met AI.

Veelgemaakte fouten

• Geen sjabloon gebruiken. Zonder vaste structuur krijg je elke keer een andere indeling.
• Ervan uitgaan dat namen kloppen. Bij het omzetten van spraak naar tekst gaan namen vaak mis. Controleer ze.
• Opnemen zonder het te vragen. Laat het de deelnemers weten. Op veel plekken gelden hier ook wettelijke regels voor.
• Het concept meteen versturen. De AI schrijft het concept. Jij blijft degene die ervoor tekent.

Veelgestelde vragen

Kan ik gratis notulen maken met AI?

Ja. De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen een transcript omzetten in notulen. Deze versies hebben gebruikslimieten. Een erg lang transcript moet je daarom mogelijk in tweeën splitsen.

Wat hoort er in notulen te staan?

De datum, aanwezigen, het doel, besluiten, actiepunten met verantwoordelijke en deadline, openstaande vragen en de volgende vergadering. De prompt hierboven neemt ze allemaal mee.

Kan ik een transcript van een vergadering veilig in een AI-tool plakken?

Dat hangt af van wat erin staat. Laat vertrouwelijke gegevens weg of gebruik de tool die je bedrijf heeft goedgekeurd.

Wil je meer manieren leren om AI in je dagelijkse werk te gebruiken, in korte, praktische stappen?