Je zoekt een nieuwe medewerker. Het werk stapelt zich op en je weet precies waar je hulp bij nodig hebt. Toch is het document voor je vacaturetekst al een week leeg. Elke versie die je begint, klinkt als een wensenlijst voor een superheld. Of als alle andere advertenties op de vacaturesite.
Het korte antwoord: wil je een vacaturetekst schrijven met AI? Vraag dan niet simpelweg om ‘een vacaturetekst voor een officemanager’. Neem eerst tien minuten voor een briefing. Wat moet deze persoon in de eerste 90 dagen voor elkaar krijgen? Welke vijf dingen zijn echt nodig? Wat is de salarisbandbreedte, hoe en waar werkt iemand, en hoe kunnen kandidaten solliciteren? Laat ChatGPT, Claude of Gemini daar een heldere eerste versie van maken. Schrap vervolgens de overbodige eisen en controleer de formulering voordat je de vacature plaatst. De AI schrijft. Jij bepaalt wat de functie echt inhoudt.
Wil je elke week gratis zo’n praktisch werkproces met AI ontvangen?
No password needed – your reset opens instantly.
Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres, en je bent erbij.
Kun je AI gebruiken om een vacaturetekst te schrijven?
Ja, en het is een van de taken die je prima aan AI kunt overlaten. Een vacaturetekst heeft een vaste opbouw en een duidelijk doel. Het meeste werk zit in het omzetten van losse ideeën naar overzichtelijke onderdelen. Precies waar taalmodellen goed in zijn.
Twee dingen blijven wel bij jou liggen. Ten eerste kent de AI de functie niet. Vraag je om ‘een marketingassistent’, dan krijg je het gemiddelde van duizenden vacatures voor marketingassistenten. Dat is juist de vlakke tekst die je wilde vermijden. Ten tweede ben jij verantwoordelijk voor wat je publiceert. LinkedIn zegt het duidelijk over zijn eigen AI-functie voor vacatureteksten: de eerste versie ‘kan verrassingen of fouten bevatten’. Jij blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke vacaturetekst. Ook kan de wet je verplichten om bijvoorbeeld een salarisbandbreedte of privacyverklaring voor sollicitanten toe te voegen (LinkedIn Help).
De taakverdeling is dus eenvoudig: jij levert de feiten, de AI zorgt voor de opbouw en de woorden.
Een vacaturetekst schrijven met AI in 5 stappen
Stap 1: Schrijf in tien minuten een briefing (nog zonder AI)
Dit is de stap die iedereen overslaat, terwijl juist deze het verschil maakt. Open een notitie of spreek tijdens een wandeling een spraakmemo in. Beantwoord deze vragen in gewone woorden:
- Waarom neem je iemand aan? Wat blijft er nu liggen?
- Wat moet er na 90 dagen bereikt zijn? Noem drie concrete resultaten, geen eigenschappen. ‘De facturen worden uiterlijk op de 3e van elke maand verstuurd’ zegt meer dan ‘nauwkeurig’.
- Hoe ziet een normale werkweek eruit? Noem de echte taken, ongeveer op volgorde van hoeveel tijd ze kosten.
- Harde eisen: de paar vaardigheden of de ervaring die iemand echt nodig heeft om het werk te doen. Probeer het bij vijf te houden.
- Pre’s: dingen die je iemand kunt leren of die niet noodzakelijk zijn.
- De feiten: uren, locatie of werken op afstand/hybride, startdatum, salarisbandbreedte, wie de leidinggevende is en hoe je kunt solliciteren.
- Waarom zou een goede kandidaat ja zeggen? Wees eerlijk: flexibele werktijden, een klein team, echte verantwoordelijkheid, iets kunnen leren.
Heb je al procesnotities of checklists voor het werk? Plak die er ook bij. Heb je die nog niet? Onze handleiding over werkinstructies schrijven met AI op basis van een spraakmemo gebruikt dezelfde aanpak. De werkinstructies die je daarmee maakt, kun je ook gebruiken om je nieuwe medewerker in te werken.
Stap 2: Zet je briefing met één prompt om in een eerste vacaturetekst
Open de AI-tool die je al gebruikt. De gratis versie van ChatGPT, Claude of Gemini is hiervoor prima. Dit is schrijfwerk, geen onderzoek. Plak je briefing onder deze prompt:
Gebruik deze opbouw:
1. Functietitel (duidelijk, met de woorden waarop een kandidaat zou zoeken)
2. Twee of drie zinnen over het bedrijf en waarom deze functie er is
3. Wat je gaat doen (5 tot 7 opsommingspunten, beginnend met werkwoorden, de meest tijdrovende taken eerst)
4. Wat je na 90 dagen hebt bereikt (3 opsommingspunten)
5. Wat je nodig hebt (maximaal 5 harde eisen)
6. Pre’s (maximaal 3)
7. Wat we bieden (salarisbandbreedte, uren, locatie en andere echte arbeidsvoorwaarden uit de briefing)
8. Hoe je kunt solliciteren
Toon: vriendelijk en direct, alsof een goede leidinggevende met een kandidaat praat. Korte zinnen. Spreek de lezer aan met “je”. Geen modewoorden zoals “rockstar”, “ninja” of “werkomgeving met een hoog tempo”. Houd het onder de 450 woorden.
Mijn briefing:
[plak hier je notities of de uitgeschreven tekst van je spraakmemo]
De regel over ‘Ontbrekende informatie’ is belangrijk. Die voorkomt dat de AI gaten opvult met verzonnen extra’s. En je ziet wat je bent vergeten voordat een kandidaat ernaar moet vragen.
Stap 3: Schrap de overbodige eisen
Je eerste versie vraagt waarschijnlijk nog steeds te veel. AI voegt graag ‘uitstekende communicatieve vaardigheden’ en ‘ervaring met een breed scala aan tools’ toe. Stuur bij met een vervolgprompt:
Wees hier streng. Een lange eisenlijst levert je geen betere medewerker op. Je vertelt er vooral goede kandidaten mee dat ze niet goed genoeg zijn. Vraag je bij een eis als ‘jaren ervaring’ af wat die jaren moeten aantonen. Schrijf dat op. ‘Je hebt zelfstandig de salarisadministratie voor een klein team gedaan’ zegt meer dan ‘3+ jaar ervaring’.
Stap 4: Controleer de formulering voordat iemand de tekst ziet
Een snelle controle met AI kan je hier veel gedoe besparen. Woorden in een vacature kunnen mensen onbedoeld het gevoel geven dat de baan niet voor hen is.
- Leeftijd en andere wettelijk beschermde kenmerken. In de VS is het volgens de EEOC verboden om een vacature te publiceren die een voorkeur uitspreekt voor sollicitanten of hen ontmoedigt op basis van bijvoorbeeld geslacht, leeftijd (40 of ouder) of een beperking. Het voorbeeld dat de organisatie zelf geeft: een advertentie die vraagt om ‘pas afgestudeerden uit het hoger onderwijs’ kan mensen boven de 40 ontmoedigen (EEOC). Formuleringen als ‘jong team’ of ‘digital native’ vragen om dezelfde zorgvuldigheid.
- Gendergebonden taal. Een bekende reeks onderzoeken van Gaucher, Friesen en Kay liet zien dat vacatures met meer woorden die met mannen worden geassocieerd, zoals ‘competitief’ en ‘dominant’, de functies minder aantrekkelijk maakten voor vrouwen. Dat kwam vooral doordat zij minder het gevoel hadden dat ze erbij zouden horen (Journal of Personality and Social Psychology, 2011).
- Salaris. Werf je in de EU? Volgens de nieuwe regels voor loontransparantie moet je werkzoekenden het startsalaris of de salarisbandbreedte laten weten in de vacature of vóór het sollicitatiegesprek. Je mag ook niet meer vragen naar hun eerdere salaris (Europese Commissie). De richtlijn vraagt ook om genderneutrale functietitels en vacatureteksten (Richtlijn (EU) 2023/970). Elk EU-land zet de richtlijn om in nationale wetgeving. Controleer dus de regels in het land waar je iemand aanneemt.
Vraag de AI vervolgens om de tekst te controleren:
Zie het antwoord als een extra paar ogen, niet als juridisch advies. Neem je vaak mensen aan of werk je in een gereguleerde sector? Laat je sjabloon dan een keer lezen door iemand die het arbeidsrecht in jouw land kent.
Stap 5: Pas de tekst aan voor de plek waar je hem plaatst
Eén vacaturetekst, een paar versies. Vraag de AI om een korte versie van ongeveer 80 woorden voor sociale media en om een bericht dat je naar je netwerk kunt sturen. Bewaar de volledige versie voor de vacaturesite of je werken-bij-pagina.
Plaats je de vacature op LinkedIn? Bij het plaatsen vind je een ingebouwde knop ‘Draft with AI’, waarmee je een eerste versie kunt laten schrijven (LinkedIn Help). Die gebruikt je functietitel, bedrijfspagina en profiel als basis. De tool weet dus nog minder over de echte functie dan er in jouw briefing staat. Plak liever je eigen gecontroleerde tekst. Of gebruik de gegenereerde versie alleen als uitgangspunt en pas die aan met je briefing.
Laatste stap: lees de definitieve tekst één keer hardop. Zou je je een beetje schamen om een zin tegen een kandidaat aan tafel te zeggen? Schrap hem dan.
Een kort voorbeeld: van vaag naar duidelijk
Stel: je hebt een klein accountantskantoor en zoekt een parttime officemanager. Hieronder zie je een typische openingszin na een gemakzuchtige prompt. Daarna volgt de versie op basis van een echte briefing.
Resultaat van een gemakzuchtige prompt: ‘Wij zoeken een zeer gemotiveerde, nauwkeurige officemanager die ons dynamische team komt versterken en onze bedrijfsvoering naar een hoger niveau tilt.’
Op basis van een briefing: ‘Jij zorgt dat ons kantoor met zes medewerkers soepel draait, zodat de accountants zich op klanten kunnen richten. Je verstuurt facturen op tijd, plant klantafspraken en zorgt dat er niets verloren gaat tussen de mailbox en het klantdossier. Je werkt 24 uur per week, in de ochtenden, bij ons op kantoor.’
Dezelfde AI, dezelfde vijf minuten. Het verschil is dat de AI bij de tweede versie feiten had om mee te werken. Een kandidaat ziet meteen of dit werk bij hem of haar past. En dat is precies het doel van een vacaturetekst.
Fouten die AI-vacatureteksten minder goed maken
- Alleen een functietitel in je prompt zetten. Dan krijg je een doorsnee vacaturetekst. Geef altijd je briefing mee.
- De AI extra’s laten verzinnen. ‘Een marktconform salaris en een fijne bedrijfscultuur’ zegt niets. En verzonnen arbeidsvoorwaarden moet je tijdens het gesprek weer rechtzetten. Laat de regel ‘gebruik alleen mijn feiten’ in je prompt staan.
- De vacature zonder salarisbandbreedte plaatsen. Een salarisbandbreedte vermelden is op sommige plekken wettelijk verplicht. Bovendien bespaar je iedereen daarmee gesprekken die stuklopen op de salarisvraag.
- Gegevens van kandidaten in de chat plakken. Voor het schrijven van de vacature heb je geen persoonsgegevens nodig. Houd dat zo. Sollicitanten beoordelen met AI is een aparte taak die meer zorgvuldigheid vraagt.
- De tekst niet zelf nalezen. AI-teksten klinken vaak verzorgd, maar zeggen weinig. Door zelf na te lezen, zorg je dat de tekst klinkt als jouw bedrijf.
Blijven de eerste versies stijf klinken? Probeer dezelfde briefing dan eens in een tweede tool. Onze vergelijking van ChatGPT en Claude voor schrijfwerk laat zien wanneer welke tool doorgaans natuurlijker schrijft.
Veelgestelde vragen
Kan ik gratis een vacaturetekst schrijven met ChatGPT?
Ja. Een vacaturetekst is een korte schrijfklus. De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen dat allemaal goed aan. Het gaat om de briefing die je geeft, niet om een betaald abonnement. Gebruik je de tool voor het eerst? Begin dan met onze ChatGPT-handleiding voor beginners.
Wat is een goede ChatGPT-prompt voor een vacaturetekst?
Een prompt die de AI jouw echte feiten geeft, een vaste opbouw meegeeft en duidelijk zegt dat de AI niets mag verzinnen. Gebruik de prompt uit stap 2 hierboven. Voeg vóór publicatie de vervolgprompts uit stap 3 en stap 4 toe.
Is het verantwoord om AI te gebruiken voor een vacaturetekst?
Ja, zolang je het resultaat controleert. Jij bent verantwoordelijk voor wat je publiceert. Dat geldt voor een juiste beschrijving van de functie en voor de wettelijke eisen in het land waar je iemand aanneemt, zoals salarisinformatie of een privacyverklaring.
Merken kandidaten dat de tekst met AI is geschreven?
Ze merken het als een tekst algemeen blijft, ongeacht wie hem heeft geschreven. Een vacaturetekst op basis van jouw briefing, met echte taken en een echte salarisbandbreedte, leest alsof de schrijver de functie kent. Daar reageren kandidaten op.
Kan AI ook de sollicitatievragen schrijven?
Ja. Plak je definitieve vacaturetekst in de chat. Vraag om sollicitatievragen waarmee je elke harde eis toetst, plus wat een sterk antwoord zou bevatten. Dezelfde regel geldt: controleer de vragen voordat je ze gebruikt.
Is het tijd voor het eerste beoordelingsgesprek van je nieuwe medewerker? Ook dan werkt deze aanpak waarbij je met een briefing begint. Lees hoe je met AI een personeelsbeoordeling schrijft.
Staat de vacature online? Dan is het sollicitatiegesprek de volgende klus. Lees hoe je met AI sollicitatievragen maakt waarmee je elke harde eis toetst. Inclusief een beoordelingsschema dat je samen vastlegt voordat je iemand spreekt.
Je volgende stap
Pak de vacature die je al een tijdje voor je uitschuift. Besteed tien minuten aan de briefing uit stap 1 en gebruik die vandaag nog met de prompt. Dan heb je vóór de lunch een eerste versie die je ook echt kunt plaatsen. Wil je meer van dit soort kleine werkprocessen die een vervelende klus uit handen nemen? Begin dan met het gratis Launchpad op onze homepage.
No password needed – your reset opens instantly.
Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres, en je bent erbij.