Zelfevaluatie schrijven met AI (5 stappen + prompts)

Het formulier voor je zelfevaluatie staat open in een ander tabblad. In het vak staat: “Beschrijf je belangrijkste prestaties van dit jaar”. De deadline is vrijdag en je weet even niets te bedenken. Je weet dat je hard hebt gewerkt. Alleen kun je je niet herinneren wat je in maart deed. En alles wat je typt, klinkt óf opschepperig óf verontschuldigend.

Zo schrijf je met AI een zelfevaluatie waar je echt iets aan hebt: verzamel eerst je bewijs (e-mails, tickets, je agenda en bedankjes). Laat ChatGPT, Claude of Gemini je daar vervolgens over interviewen, één vraag tegelijk. Laat je antwoorden ordenen bij de vragen op je formulier. Vraag pas daarna om een concepttekst die uitsluitend jouw feiten gebruikt. Alles wat je niet kunt onderbouwen, wordt gemarkeerd. Dat vul je aan of schrap je. AI stelt de vragen die je geheugen opfrissen en helpt met de structuur en formulering. De feiten en het laatste woord blijven van jou.

Reken op ongeveer een uur: 20 minuten zoeken, 20 minuten vragen beantwoorden en 20 minuten redigeren. Hieronder vind je de vijf stappen, prompts om te kopiëren, een uitgewerkt voorbeeld en de fouten waardoor een leidinggevende afhaakt.

Waarom “schrijf mijn zelfevaluatie” niet de juiste eerste prompt is

Typ “schrijf een zelfevaluatie voor een marketingmanager” en je krijgt een pagina die over iedereen kan gaan: “overtrof consequent de verwachtingen”, “sterke teamspeler”, “behaalde impactvolle resultaten”. Je leidinggevende heeft die alinea al veertig keer gelezen. Die zegt niets en wekt ongemerkt de indruk dat je niets concreets te vertellen had.

Het probleem is niet de AI, maar de informatie die je geeft. Een chatbot weet alleen wat jij aanlevert. Een vage vraag levert dus een vaag antwoord op. En zonder cijfers verzint de chatbot er soms gewoon een paar. HR-teams die medewerkers begeleiden bij beoordelingen zeggen hetzelfde, maar eenvoudiger. De richtlijnen van de University of California, Santa Barbara vragen medewerkers om concreet te zijn. Dus niet “ondersteunde het project voor de studentenadministratie”, maar wat je precies deed en hoe dat bijdroeg aan het doel (UCSB HR, richtlijnen voor het schrijven van je zelfevaluatie als medewerker).

De volgorde doet er dus toe. Eerst bewijs, dan vragen, dan pas een concepttekst.

Stap 1: Verzamel je bewijs (20 minuten)

Je hebt meer gedaan dan je je herinnert. Dat geldt voor bijna iedereen. Softwareontwikkelaar Julia Evans beschrijft dat bekende gevoel rond de beoordelingsronde: “Wacht, wat heb ik de afgelopen 6 maanden eigenlijk gedaan?” Haar oplossing: loop je tickets, e-mails en documenten na en zet alles in één lijst. Ze noemt dat een brag document: een overzicht van je prestaties (Julia Evans, zorg dat je werk erkenning krijgt: schrijf een brag document).

Je hebt geen perfecte lijst nodig, maar basismateriaal. Open een leeg document en neem 20 minuten om korte notities over te nemen uit:

• Je agenda. Blader maand voor maand terug. Terugkerende afspraken laten zien waar jij verantwoordelijk voor was. Eenmalige afspraken wijzen vaak op een project of een probleem dat je hebt opgelost.
• Verzonden e-mails en chats. Zoek op woorden als “gelanceerd”, “klaar”, “opgelost”, “bedankt” en “goed gedaan”.
• Je takenprogramma. Afgesloten tickets, afgeronde taakkaarten en opgeleverd werk.
• De doelen van vorig jaar. Neem ze letterlijk over van het formulier.
• Feedback die je kreeg. Bedankjes van klanten of collega’s, opmerkingen van je leidinggevende.
• Het minder zichtbare werk. Een nieuwe collega inwerken, een rommelig proces op orde brengen of degene zijn aan wie iedereen vragen over het CRM stelt. Dit is het werk dat de meeste mensen vergeten te noemen.

UC Davis HR geeft medewerkers vrijwel dezelfde lijst: prestaties, bedankbrieven, behaalde doelen, gegeven of gevolgde trainingen en schriftelijke feedback van klanten (UC Davis HR, een zelfevaluatie en doelen schrijven). Maak er nog geen mooie tekst van. “Q2, leveranciersfacturen overgenomen toen Sam vertrok, achterstand weggewerkt” is prima.

Vervang namen van klanten en collega’s en vertrouwelijke cijfers voordat je iets in een chatbot plakt. Gebruik aanduidingen als [Klant A] of [collega]. Daarover verderop meer.

Stap 2: Laat AI je interviewen (20 minuten)

Hier bewijst AI zijn waarde. In plaats van naar het formulier te staren, beantwoord je korte vragen, één voor één. Over je werk vertellen is veel makkelijker als iemand vraagt: “En wat veranderde er daarna?” Dan hoef je niet vanuit het niets te beginnen met schrijven.

Ik schrijf mijn zelfevaluatie als [functie] over [beoordelingsperiode]. Schrijf nog geen tekst.

Dit zijn mijn losse notities: [plak je notities uit stap 1]
Dit zijn de vragen op mijn formulier: [plak de vragen van het formulier]
Dit waren mijn doelen voor deze periode: [plak je doelen]

Neem de rol aan van een vriendelijke coach. Stel me maximaal 8 korte vragen, één tegelijk. Wacht op mijn antwoord voordat je de volgende vraag stelt. Vraag wat ik zelf heb gedaan, wat daardoor veranderde, welke cijfers of vergelijkingen tussen vóór en na ik kan geven, wat er misging en wat ik heb geleerd.
Als ik zeg dat ik het niet weet, schrijf dan ONBEKEND. Verzin nooit een cijfer, resultaat of compliment.

Antwoord alsof je bij de koffie met een collega praat. Kort is prima. Weet je een cijfer niet, zeg dat dan. Vaak kun je het later terugvinden in een rapport of dashboard.

Zijn de vragen beantwoord? Vraag dan eerst om een controle, voordat er een tekst wordt geschreven:

Vat wat ik je heb verteld samen in een lijst met feiten, gegroepeerd per vraag op mijn formulier. Gebruik waar mogelijk mijn eigen woorden. Zet ONBEKEND bij alles wat ik niet heb beantwoord. Voeg geen resultaten, cijfers of complimenten toe die ik niet heb genoemd. Schrijf nog geen concepttekst.

Lees de lijst regel voor regel. Staat er “verwerkingstijd met 40% verkort”, terwijl jij nooit 40% hebt genoemd? Corrigeer dat meteen. Met deze ene controle houd je verzonnen feiten uit je zelfevaluatie.

Stap 3: Koppel je feiten aan het formulier (5 minuten)

De meeste formulieren vragen naar een paar vaste onderwerpen: prestaties, doelen, competenties, uitdagingen en ontwikkeling. De richtlijnen van UCSB adviseren om per prioriteit in je werk te beschrijven wat de taak was, hoe succes werd gemeten, wat het effect was en welke obstakels je moest overwinnen (UCSB HR). Vraag AI om je feiten op dezelfde manier te ordenen:

Koppel mijn feiten aan elke vraag op het formulier. Gebruik uitsluitend de goedgekeurde lijst. Geef voor elk doel uit de afgelopen periode aan: behaald, deels behaald of niet behaald, en welk feit dat onderbouwt. Markeer elke vraag op het formulier waarvoor nog geen onderbouwend feit is.

Een gemarkeerde vraag geeft je nuttige informatie. Je zoekt alsnog bewijs of schrijft een kort, eerlijk antwoord zonder opvulling.

Stap 4: Schrijf een concepttekst in je eigen stijl (10 minuten)

Nu vraag je om een tekst. Geef AI een voorbeeld van hoe je zelf schrijft: een paar zinnen uit een recente e-mail. Zo klinkt de concepttekst als jij en niet als een persbericht.

Schrijf een conceptantwoord op elke vraag van het formulier. Gebruik alleen de goedgekeurde feiten. Schrijf in de ik-vorm. Begin met het resultaat, daarna wat ik deed en vervolgens hoe. Maximaal [woord- of tekenlimiet van het formulier] per antwoord.

Zo schrijf ik: [plak 3 of 4 zinnen uit een recente e-mail].

Regels: geen managementjargon zoals "de aanjager zijn van", "optimaal benutten" of "synergie". Maak van teamresultaten geen persoonlijke resultaten; zeg "ik" voor wat ik deed en "wij" voor wat het team deed. Staat een feit op ONBEKEND, schrijf dan [DETAIL TOEVOEGEN] in plaats van het zelf in te vullen.

Controleer de tekenlimiet voordat je begint. Veel beoordelingssystemen beperken het aantal tekens. UC Davis HR raadt aan om je zelfevaluatie eerst in een apart document te schrijven en daarna in het formulier te plakken (UC Davis HR). Zo blijft je werk ook bewaard als je sessie in het formulier verloopt.

Stap 5: Controleer of alles klopt (10 minuten)

Lees de concepttekst en stel bij elke zin één vraag: “Kan ik aanwijzen waar dit vandaan komt?” Zo niet, schrap de zin of herschrijf hem totdat je dat wel kunt. Vraag AI vervolgens om kritisch tegenwicht te bieden:

Lees mijn zelfevaluatie zoals mijn leidinggevende dat zou doen. Wijs aan: (1) elke zin die vaag of algemeen klinkt, (2) elke claim die groter klinkt dan het bewijs rechtvaardigt, (3) alles wat ik te bescheiden heb beschreven, waarbij het feit sterk is maar mijn formulering terughoudend. Citeer elke zin en stel een verbetering voor. Voeg geen nieuwe feiten toe.

Punt 3 is belangrijker dan het lijkt. Veel mensen schrijven te bescheiden over hun eigen prestaties. Economen Christine Exley en Judd Kessler deden onderzoek onder meer dan 4,000 deelnemers van online arbeidsplatforms en ruim 10,000 scholieren. Daaruit bleek dat vrouwen hun eigen prestaties minder positief beschreven dan mannen die even goed hadden gepresteerd. Dat verschil bleef bestaan, zelfs als zelfpromotie niets kon opleveren (Exley en Kessler, het verschil tussen mannen en vrouwen in zelfpromotie, NBER). Wie je ook bent: als een resultaat echt is en je het kunt aantonen, benoem het dan gewoon. Julia Evans zegt het treffend: je hoeft je werk niet beter te laten klinken dan het is, maar precies zo goed als het is.

Een uitgewerkt voorbeeld: van notities naar een afgerond antwoord

Fictief voorbeeld, met verzonnen details ter illustratie. Maria is kantoorcoördinator. Op haar formulier staat: “Beschrijf je belangrijkste prestatie van deze periode.”

Haar losse notitie uit stap 1:

Voorjaar: leveranciersfacturen van e-mail naar gedeelde map + checklist verplaatst. Minder te late betalingen? Financiële administratie bedankte me in mei.

Tijdens het interview in stap 2 vraagt AI: “Hoe ging het vóór de verandering en hoe weet je dat het beter ging?” Maria zoekt het na. Het aantal betalingsherinneringen van leveranciers blijkt te zijn gedaald van ongeveer zes per maand naar één of twee. AI vraagt ook wie eraan heeft meegewerkt. Ze vertelt dat ze de checklist zelf heeft gemaakt en dat de financiële administratie akkoord ging met de werkwijze.

In de eerste concepttekst uit stap 4 stond: “Ik was de aanjager van een volledige herziening van de factuurverwerking, waardoor te late betalingen werden uitgebannen.” De controle in stap 5 wees twee problemen aan: “de aanjager van” is managementjargon en “uitgebannen” klopt niet. Er kwamen immers nog steeds één of twee herinneringen per maand binnen.

Het definitieve antwoord, in haar eigen woorden:

In het voorjaar heb ik leveranciersfacturen uit afzonderlijke inboxen naar een gedeelde map met een eenvoudige checklist verplaatst, in overleg met de financiële administratie. Het aantal betalingsherinneringen van leveranciers daalde van ongeveer zes per maand naar één of twee. De financiële administratie kan nu elke openstaande factuur bekijken zonder het mij te vragen, wat goed van pas kwam toen ik in augustus met verlof was.

Drie zinnen, een echte vergelijking tussen vóór en na, en erkenning voor ieders bijdrage. Daar gaat het om.

De lastige onderdelen: verbeterpunten, doelen en je score

Verbeterpunten beschrijven zonder dat het een bekentenis wordt

De meeste mensen slaan dit over of zijn veel te streng voor zichzelf. UC Davis HR vraagt medewerkers om uitdagingen te bespreken, hoe ze die hebben overwonnen en wat hun plan voor de volgende periode is. Die driedeling werkt goed met AI:

Dit ging deze periode niet goed: [beschrijf het eerlijk]. Schrijf 2 of 3 zinnen op een rustige toon: wat er gebeurde, wat ik heb geleerd en één concreet ding dat ik de volgende periode anders ga doen. Maak er geen verkapt sterk punt van en voeg geen problemen toe die ik niet heb genoemd.

Ambities voor volgend jaar omzetten in concrete doelen

Hier wil ik volgend jaar aan werken: [je eerste ideeën]. Maak van elk idee één concreet doel met een duidelijke manier om het te meten en een datum. Houd de doelen haalbaar voor iemand in mijn functie. Geef me er 3, geen 10.

Schrap daarna alles waarop je volgend jaar niet echt beoordeeld wilt worden.

Je score kiezen

Vraagt het formulier je om jezelf een score te geven? Laat AI die dan niet kiezen. Dat oordeel is aan jou en je leidinggevende. Je kunt wel vragen om het bewijs voor en tegen elk niveau op een rij te zetten. Zo maak je een weloverwogen keuze.

Mag je AI gebruiken voor je zelfevaluatie?

Voor de meeste mensen wel, zolang de feiten van jou zijn. Controleer eerst twee dingen. Heeft je bedrijf een AI-beleid waarin staat welke tools je voor werkdocumenten mag gebruiken? En wordt de inhoud van je beoordeling als vertrouwelijk beschouwd? Staat in het beleid dat je de eigen Copilot- of ChatGPT-werkomgeving van het bedrijf moet gebruiken? Gebruik die dan.

De achterliggende regel is eenvoudig: je zelfevaluatie is een verklaring over je eigen werk, met jouw handtekening eronder. AI kan je helpen herinneren, ordenen en formuleren. Het mag niets verzinnen. Zou je je ongemakkelijk voelen als je leidinggevende bij een zin vraagt: “Vertel daar eens meer over”? Dan hoort die zin niet in het document.

Je zelfevaluatie vormt ook direct de basis voor het volgende gesprek. Bereid je een verzoek om salarisverhoging voor op basis van dit jaar? Onze handleiding over onderhandelen over je salaris met AI gaat verder waar deze pagina stopt.

Wat je niet in de chat plakt

• Namen van collega’s en klanten. Gebruik in plaats daarvan functies of vervangende aanduidingen.
• Vertrouwelijke cijfers. Omzet, prijzen en contractvoorwaarden. Gebruik afgeronde of relatieve cijfers (“ongeveer een derde minder”) in de chat. Vul het echte cijfer achteraf zelf in.
• Feedback over anderen. Schrijf je in dezelfde sessie ook feedback over collega’s? Laat die dan buiten de chat.
• Je volledige personeelsdossier. Dat heeft de tool niet nodig.

Kijk ook naar je instellingen. Bij persoonlijke ChatGPT-abonnementen (Free, Plus, Pro) staat “Improve the model for everyone” (het model voor iedereen verbeteren) standaard aan. Je kunt dit uitschakelen via Settings (instellingen) en vervolgens Data controls (gegevensbeheer). Gesprekken via Temporary Chat (tijdelijke chat) worden niet gebruikt om de modellen te trainen. OpenAI zegt wel dat ze om veiligheidsredenen maximaal 30 dagen bewaard kunnen blijven. OpenAI gebruikt inhoud uit Business- en Enterprise-werkomgevingen standaard niet voor training (OpenAI Help, gegevensbeheer in ChatGPT).

ChatGPT, Claude of Gemini voor een zelfevaluatie?

Alle drie kunnen dit goed. Het lastigste is namelijk de informatie die jij aanlevert, niet het model. Een paar praktische verschillen:

• ChatGPT is goed in de interviewstap. Je kunt de vragen tijdens een wandeling ook via spraak op je telefoon beantwoorden. Dat maakt je antwoorden natuurlijker.
• Claude werkt net zo goed voor de tekststappen. Voer stap 4 eventueel in twee tools uit en kies de concepttekst die het meest als jij klinkt.
• Gemini is handig als je notities en documenten al in Google Docs en Gmail staan.
• Microsoft Copilot is de veilige keuze als je werkgever het aanbiedt en je beoordelingssysteem op Microsoft 365 draait.

Gebruik de tool die je toch al de hele dag open hebt staan. Zijn deze tools nieuw voor je? Begin met onze ChatGPT-handleiding voor beginners, de Claude-handleiding voor beginners of de Gemini-handleiding voor beginners.

Veelgemaakte fouten (en de snelle oplossing)

• Beginnen met de concepttekst. Oplossing: eerst bewijs, dan het interview, dan pas de concepttekst.
• Cijfers overnemen die je niet zelf hebt aangeleverd. Oplossing: controleer elke keer de samenvatting uit stap 2.
• Het teamresultaat als jouw eigen resultaat presenteren. Oplossing: “ik” voor jouw aandeel, “wij” voor dat van het team. Leidinggevenden merken het verschil. En collega’s lezen beoordelingen ook.
• Elk antwoord klinkt hetzelfde. Oplossing: plak een echt voorbeeld van je schrijfstijl en benoem precies welk jargon je niet wilt gebruiken.
• Wachten tot donderdagavond. Oplossing: houd volgend jaar een doorlopende lijst bij. UC Davis HR stelt een eenvoudig logboek van je prestaties voor in Outlook, OneNote of een notitieboek. Met vijf minuten om de twee weken wordt alles op deze pagina een klus van 20 minuten.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT mijn zelfevaluatie schrijven?

Het kan de tekst schrijven, maar weet niet wat je hebt gedaan. Geef het je notities en laat het je eerst interviewen. Anders krijg je een algemene tekst die over iedereen kan gaan.

Merkt mijn leidinggevende dat ik AI heb gebruikt?

Een algemene tekst vol jargon valt op, of die nu door een mens of een tool is geschreven. Een zelfevaluatie met jouw concrete feiten en jouw formuleringen klinkt als jij. Het is immers jouw verhaal.

Hoe lang moet een zelfevaluatie zijn?

Zo lang als het formulier toelaat, maar niet langer dan je met feiten kunt onderbouwen. De richtlijnen van UCSB benadrukken dat een zelfevaluatie niet lang hoeft te zijn om effectief te zijn. Twee tot vier concrete zinnen per vraag werken meestal beter dan een hele pagina vol bijvoeglijke naamwoorden.

Wat als ik een slecht jaar had?

Wees eerlijk en concreet over wat er gebeurde en wat je gaat veranderen. AI kan je helpen om het rustig te verwoorden, maar laat het de situatie niet mooier maken. Een helder plan leest veel beter dan excuses.

Kan ik dezelfde methode gebruiken voor een beoordeling door mijn leidinggevende of voor het beoordelen van mijn team?

De methode om anderen te beoordelen is anders. Je beoordeelt dan het werk van iemand anders en diens privacy speelt een grotere rol. Bekijk daarvoor onze handleiding over een personeelsbeoordeling schrijven met AI.

Je komende uur

Open je agenda en blader terug naar januari. Neem 20 minuten om korte notities in één document te zetten. Open daarna een chat, plak de prompt uit stap 2 en laat AI je interviewen. Aan het einde van dat uur heb je een lijst met dingen die je dit jaar echt hebt gedaan. En een concepttekst die klinkt als jij op een goede dag.

Dezelfde regel, jouw feiten en de hulp van AI bij de formulering, komt terug in onze andere loopbaanhandleidingen: een cv schrijven met AI en een sollicitatiegesprek voorbereiden met AI. Wil je meer praktische werkprocessen met AI die je deze week op je werk kunt gebruiken? Begin dan met de gratis Launchpad op onze homepage.