Follow-up mails na offertes automatiseren met Zapier (stap voor stap)

Je hebt dinsdag de offerte verstuurd. Inmiddels is het vrijdag en heb je niets meer van de klant gehoord. Je wilt niet te veel aandringen, maar ook geen opdracht mislopen doordat je vergeet op te volgen. De oplossing: follow-up mails na offertes automatiseren met Zapier. Eén Zap start zodra een offerte is verstuurd, via een dealfase in HubSpot, een Gmail-label of een rij in een spreadsheet. Die wacht een paar dagen, controleert of de klant al heeft geantwoord en maakt pas daarna een korte follow-up mail als concept, die jij goedkeurt.

Stel: het is maandag, 9 uur ‘s ochtends. Drie offertes van vorige week staan nog open. In Gmail staan al drie vriendelijke, gerichte follow-up mails als concept klaar. Je leest elk concept twintig seconden door, past een naam aan, klikt op verzenden en gaat weer aan het echte werk.

Deze pagina gaat alleen over het moment nadat je een offerte hebt verstuurd. Wil je het opvolgen van alle potentiële klanten tot een vaste gewoonte maken? Lees dan onze handleiding over follow-up mails automatiseren zonder code. Vind je vooral het schrijven van de offerte lastig? Begin dan met offertes schrijven met ChatGPT. Hier krijg je de precieze Zap, stap voor stap. Inclusief een optionele stap voor een AI-concept en stopregels die voorkomen dat je iemand een herinnering stuurt die al ja heeft gezegd.

Waarom het opvolgen van offertes erbij inschiet

Een offerte is de duurste mail die je verstuurt. Je hebt uren besteed aan de werkzaamheden, de prijs en de planning. Vervolgens moet je in een drukke week, tussen de klantgesprekken door, zelf onthouden wanneer je die opvolgt.

Meestal gebeurt er dan een van twee dingen. Je vergeet het en de interesse in een kansrijke opdracht zakt weg. Of je denkt er om 6 uur ‘s avonds aan, schrijft haastig ‘Ik wilde even horen hoe het ervoor staat’ en klinkt alsof je om een reactie zit te springen. In beide gevallen ligt het niet aan je schrijftalent. Het draait om timing. En juist daar is Zapier goed in.

De truc: laat Zapier de timing en de controles regelen. Jij houdt de regie over de tekst die je verstuurt.

De Zap in één overzicht

Elke versie van deze automatisering heeft dezelfde vijf onderdelen:

1. Trigger: de offerte wordt als verstuurd gemarkeerd, via een dealfase, Gmail-label of rij in een spreadsheet.
2. Wachttijd: wacht een vast aantal dagen, bijvoorbeeld 3.
3. Controle: kijk opnieuw. Heeft de klant geantwoord? Is de dealfase veranderd? Zo ja, stop.
4. Concept: maak een korte follow-up mail als concept in Gmail (of verstuur die direct als het om een herinnering met weinig risico gaat).
5. Registratie: leg ‘Follow-up 1 als concept aangemaakt’ vast bij de deal of in de spreadsheet. Zo zie je hoe het met elke offerte staat.

De tool Delay van Zapier regelt het wachten. Op de hulppagina staat precies dit voorbeeld: een vaste wachttijd vóór de volgende actie, ‘zoals een follow-up mail versturen 1 week nadat een formulier is ingediend’ (Zapier: wachttijden toevoegen aan werkprocessen met Zaps).

Follow-up mails automatiseren met Zapier en HubSpot

Staan je offertes als deals in HubSpot? Dan is dit de meest overzichtelijke aanpak. De dealfase vertelt Zapier precies wanneer de offerte is verstuurd en of er sindsdien iets is veranderd.

Voeg voordat je begint een fase aan je HubSpot-pipeline toe met een naam als Offerte verstuurd. Verplaats de deal naar die fase zodra je op verzenden klikt.

1. Trigger: HubSpot, Updated Deal Stage. Kies je pipeline en de fase ‘Offerte verstuurd’. Deze trigger start zodra een deal in die fase komt. Hij houdt één pipeline per Zap in de gaten. Gebruik je meerdere pipelines? Kopieer dan de Zap, of gebruik de trigger Deal Property Change voor Deal Stage, met een Filter erachter (discussie in de HubSpot Community).
2. Contact ophalen: HubSpot, Get Contact. Bevatten de dealgegevens nog geen e-mailadres en voornaam van de klant? Zoek dan het gekoppelde contact op, zodat je beide voor de mail hebt.
3. Wachten: Delay by Zapier, Delay For. Vul als waarde 3 in en kies dagen als eenheid. Je kunt zelf een ander aantal kiezen. Veel mensen vinden een wachttijd van 2 tot 4 werkdagen attent, zonder dat het opdringerig wordt.
4. Deal opnieuw controleren: HubSpot, Get Deal. Koppel de Deal ID uit de trigger. Zo haal je de deal op zoals die er nu, drie dagen later, voorstaat.
5. Stoppen als de fase is veranderd: Filter by Zapier. Ga alleen verder als de huidige Deal Stage nog ‘Offerte verstuurd’ is. Heb je de deal al naar Won, Lost of Negotiation verplaatst? Dan stopt de Zap hier.
6. Stoppen als er een antwoord is: Gmail, Find Email. Zoekopdracht: from:{{contact email}} newer_than:4d. Zet ‘Successful if no search results are found?’ op True. Voeg daarna een tweede Filter toe: ga alleen verder als Zap Search Was Found Status false is. Zapier beschrijft dit veld voor precies dit soort controles (Zapier: bestaande gegevens zoeken).
7. Concept maken: Gmail, Create Draft. Aan: het e-mailadres van het contact. Onderwerp: Re: offerte {{deal name}}. Berichttekst: je sjabloon of de ChatGPT-tekst uit de optionele stap hieronder.
8. Registreren: HubSpot, Create Engagement (een notitie bij de deal) of Update Deal met een aangepaste eigenschap zoals ‘Follow-up 1 als concept aangemaakt’.

Test dit één keer met een fictieve deal en je eigen e-mailadres als contact. Verplaats de testdeal naar ‘Offerte verstuurd’, zet de wachttijd voor de test op 2 minuten en kijk of het concept verschijnt. Zet de wachttijd daarna weer op dagen.

Geen CRM? Gebruik een Gmail-label of een spreadsheet met offertes

Je hebt hier geen HubSpot voor nodig. Twee eenvoudigere triggers werken goed voor freelancers en kleine teams.

Via een Gmail-label. Geef de verzonden mail het label offerte-verstuurd zodra je een offerte verstuurt. Start de Zap met Gmail, New Labeled Email. De trigger levert de ontvanger en het onderwerp aan. De stappen Delay, Find Email en Create Draft blijven dus hetzelfde als hierboven. Alleen de controle op de dealfase verandert: je slaat de HubSpot-stappen over en gaat af op de controle op antwoorden.

Via een spreadsheet met offertes. Houd een Google Sheet bij met één rij per offerte: klantnaam, e-mailadres, project, verzenddatum en status. Gebruik Google Sheets, New Spreadsheet Row als trigger. Zoek na de wachttijd dezelfde rij op met Lookup Spreadsheet Row. Ga alleen verder als de status nog ‘Verstuurd’ is. Zodra een klant antwoordt, verander je de cel in ‘Beantwoord’. De volgende uitvoering stopt dan vanzelf.

Heeft je offertesoftware, zoals PandaDoc, Proposify of Better Proposals, een Zapier-app? Kijk dan in de lijst met triggers of er een gebeurtenis is voor ‘document verstuurd’ of ‘status gewijzigd’. Die kan het label of de spreadsheet vervangen. Je hoeft dan niets meer handmatig te labelen.

Optioneel: laat ChatGPT het concept schrijven in Zapier

Een vast sjabloon is prima voor een eerste herinnering. Verschillen je offertes sterk? Voeg dan de actie ChatGPT (OpenAI), Conversation toe tussen de antwoordcontrole en het Gmail-concept. Geef de dealgegevens mee. Zo werkt het automatiseren van mailreacties met ChatGPT in Zapier in het algemeen ook: AI schrijft, Zapier zet de tekst op de juiste plek.

Eerst twee praktische aandachtspunten. Voor de ChatGPT-app in Zapier heb je een OpenAI-account met vooraf betaald API-tegoed nodig. Dat staat los van een ChatGPT Plus-abonnement (Zapier: aan de slag met ChatGPT in Zapier). En geef de AI alleen de gegevens die nodig zijn: naam, project, het belangrijkste getal en de datum. Niet het hele contract.

Plak dit in het veld User Message en koppel de velden tussen de accolades:

Je schrijft een korte follow-up mail nadat een offerte is verstuurd.

Feiten (gebruik alleen deze, verzin nooit iets):
- Voornaam klant: {{first name}}
- Project: {{deal name}}
- Offerte verstuurd op: {{date sent}}
- Belangrijkste resultaat waar de klant om vroeg: {{deal description}}
- Nummer van de follow-up: 1

Regels:
- Minder dan 90 woorden. Helder, vriendelijk, zonder verkooppraatjes.
- Begin met één concrete zin over het project, niet met ‘Ik wilde even horen hoe het ervoor staat’.
- Bied één eenvoudige volgende stap: 15 minuten bellen of antwoorden met vragen.
- Noem geen prijzen, kortingen of deadlines, tenzij die bij de feiten staan.
- Ontbreekt een gegeven? Schrijf dan [CHECK] in plaats van te gokken.
- Geef alleen de berichttekst, geen onderwerpregel. Sluit af met {{your first name}}.

Laat de Gmail-stap op Create Draft staan zolang je AI-tekst gebruikt. Dankzij de regel met [CHECK] zie je bij het doorlezen meteen waar informatie ontbreekt. Vertrouw je de tekst na een paar weken? Dan kun je per follow-up bepalen of automatisch versturen verantwoord is.

Nog niet eerder AI-stappen in Zapier gebruikt? Onze handleiding over automatiseren met AI in Zapier laat zien hoe je een stap met AI by Zapier toevoegt en welk abonnement je daarvoor nodig hebt.

De tweede en derde herinnering

Eén follow-up is vaak genoeg. Is dat niet zo? Breid dan dezelfde Zap uit in plaats van een nieuwe te bouwen:

• Follow-up 2: voeg na de eerste conceptstap opnieuw Delay For toe, bijvoorbeeld 4 dagen. Daarna volgen dezelfde twee stopcontroles en een tweede concept met een andere invalshoek. Denk aan een kort antwoord op de meest voor de hand liggende vraag over de werkzaamheden.
• Follow-up 3, vriendelijk afronden: wacht nog ongeveer een week, voer dezelfde controles uit en laat dan een vriendelijk bericht volgen met de vraag: ‘Zal ik dit voorlopig afsluiten?’ Zo maak je antwoorden makkelijk, ook als het antwoord nee is.

Stop na drie keer. Daarna voelt een herinnering eerder als aandringen dan als helpen.

Hier zijn drie eenvoudige sjablonen die je in Create Draft kunt plakken als je de AI-stap overslaat:

Follow-up 1 (dag 3)
Hoi {{first name}}, heb je de offerte voor {{deal name}} goed ontvangen? Heb je vragen over de werkzaamheden of de planning? Laat het hier weten, dan antwoord ik vandaag. Ik neem de offerte ook graag in 15 minuten met je door.

Follow-up 2 (dag 7)
Hoi {{first name}}, een vraag die klanten op dit punt vaak stellen, is hoe we in de eerste week zouden starten. Kort gezegd: [één concrete eerste stap]. Past dat bij je plannen voor {{deal name}}?

Follow-up 3 (dag 14)
Hoi {{first name}}, ik wil je inbox niet blijven vullen. Zal ik de offerte voor {{deal name}} voorlopig afsluiten, of openhouden voor later dit kwartaal? Beide antwoorden zijn helemaal prima.

Follow-ups automatiseren met AI en je CRM, met behoud van persoonlijk contact

Voor de meeste mensen met kantoorwerk werkt een eenvoudige taakverdeling het best. Het CRM bevat de actuele gegevens: fase, datums en notities. Zapier regelt de timing en de controles. AI schrijft het concept. Jij keurt het goed.

Wat je automatiseert: het wachten, de controle op antwoorden, het concept en de registratie. Wat je zelf blijft doen: alles rond prijswijzigingen, kortingen, juridische voorwaarden of een klacht. Daar wil je zelf over nadenken, niet zomaar een sjabloon gebruiken.

Je CRM bijwerken op basis van binnenkomende mail is een andere klus. Zit daar voor jou de grootste uitdaging? Onze handleiding voor CRM-automatisering met n8n behandelt het vastleggen van mails en het signaleren van deals die blijven liggen. Gebruik je nog Zapier Free? Onze lijst met voorbeelden van automatiseringen met Zapier Free laat zien welke Zaps met twee stappen daarin passen.

Welk Zapier-abonnement je nodig hebt

Check dit voordat je gaat bouwen. Met het Free-abonnement van Zapier kun je alleen Zaps met twee stappen maken: één trigger en één actie (Zapier: wat zit er in het Free-abonnement?). De Zap voor offerteopvolging hierboven bevat een wachttijd, een zoekactie, filters en een concept. Daarvoor heb je dus een betaald abonnement nodig dat Zaps met meerdere stappen ondersteunt.

Wil je voorlopig Free blijven gebruiken? Dan is een Zap met twee stappen een prima tussenoplossing: als trigger het label ‘offerte-verstuurd’, als actie Google Calendar ‘Create Detailed Event’, met de titel ‘Opvolgen: {{subject}}’. Koppel bij de starttijd de datum van de mail en voeg +3d toe (datumvelden in Zapier accepteren zulke eenvoudige aanpassingen, dus test dit één keer met je eigen mail). Je schrijft de follow-up nog zelf, maar vergeet hem niet meer.

Betaal je al voor HubSpot Sales Hub Professional of Enterprise? Kijk dan ook naar de eigen tool Sequences van HubSpot. Daarmee plan je follow-up mails binnen HubSpot (HubSpot: reeksen maken en bewerken). De Zap past beter als je een lager HubSpot-abonnement hebt, of als je offertes en mails buiten HubSpot staan.

Aandachtspunten om deze Zap goed te laten werken

• De Zap bewerken terwijl er uitvoeringen wachten. Volgens Zapier gaan wachtende uitvoeringen niet verder als je tijdens een wachttijd acties wijzigt, apps vervangt of stappen toevoegt of verwijdert. Voer grote wijzigingen uit als er geen offertes in de wachtrij staan. Of houd er rekening mee dat je de openstaande offertes handmatig moet opvolgen.
• De Zap uitzetten. Uitgestelde acties worden niet uitgevoerd zolang de Zap uitstaat. Ze worden ook niet ingehaald als je hem weer aanzet.
• Geen controle op antwoorden. Zonder Find Email of een controle van de dealfase stuur je op een dag ‘Wat vind je ervan?’ naar een klant die gisteren al heeft getekend.
• AI-tekst direct naar de klant sturen. Blijf concepten gebruiken totdat je een paar weken aan teksten hebt gelezen.
• Vergeten de deal naar een andere fase te verplaatsen. De HubSpot-aanpak werkt alleen als je deals daadwerkelijk naar ‘Offerte verstuurd’ verplaatst en daarna ook weer uit die fase haalt. Lukt dat niet altijd? Dan is de aanpak met een Gmail-label minder afhankelijk van die gewoonte.

Wachttijden hebben ook een maximum: Zapier houdt een wachtende taak maximaal één maand (30 dagen) vast. Zorg dus dat je hele opvolgperiode daarbinnen valt (limieten voor wachttijden in Zapier).

Wat je hiermee bereikt

Achter elke offerte die je verstuurt, werkt nu een stille assistent mee. Is er na drie dagen niets gebeurd? Dan staat er een kort concept klaar in je inbox, met de naam van de klant en het project al ingevuld. Heeft de klant geantwoord of is de dealfase veranderd? Dan gebeurt er niets. In je CRM of spreadsheet zie je welke offertes zijn opgevolgd en wanneer.

Je bepaalt nog steeds zelf welke tekst je verstuurt. Je hoeft alleen de opvolgdatums niet meer te onthouden.

Veelgestelde vragen

Kan Zapier de follow-up automatisch versturen in plaats van een concept te maken?

Ja. Vervang Create Draft door Send Email in de Gmail-stap. Dat is een logische keuze voor een vaste herinnering die je zelf hebt geschreven en waarbij weinig mis kan gaan. Gebruik voor AI-tekst of alles wat over prijzen gaat de conceptstap.

Werkt dit ook met Outlook in plaats van Gmail?

De opzet is hetzelfde. Gebruik de Microsoft Outlook-app in Zapier voor het zoeken en het maken van een concept of versturen van de mail. Test de zoekopdracht eerst in Outlook, zodat je weet dat die antwoorden van de klant vindt.

Hoeveel dagen wacht ik voordat ik een offerte voor het eerst opvolg?

Er is niet één juist aantal. Twee tot vier werkdagen is een gebruikelijk startpunt. Heb je tegen de klant gezegd: ‘Ik neem donderdag weer contact op’? Stel Delay Until dan in op die datum. Zo sluit de follow-up aan op je afspraak.

Wil je meer van dit soort korte, praktische automatiseringen voor je kantoorwerk?