ChatGPT-prompts voor de klantenservice (kopiëren en plakken)

Je wachtrij staat vol, de klant wacht en jij moet rustig blijven klinken. Je hebt geen nieuw helpdesksysteem nodig. Wel een paar duidelijke ChatGPT-prompts voor de klantenservice die de feiten intact laten en in minder dan twee minuten een antwoord opleveren dat je kunt versturen.

De korte aanpak: plak het ticket, voeg alleen beleidsinformatie toe waarvan je zeker bent en gebruik een prompt die gokken verbiedt. Pas het concept daarna één keer aan voordat je het verstuurt. Dat is de hele werkwijze.

Stel: het is 10:40 uur ‘s ochtends, er knipperen drie chattabbladen en je antwoord op een vraag over een terugbetaling is nog maar half af. Negentig seconden later heb je een vriendelijk antwoord. Het gebruikt alleen informatie uit je veelgestelde vragen, stelt één verduidelijkende vraag als er een feit ontbreekt en eindigt met een duidelijke volgende stap.

Wil je een gratis Launchpad-les waarmee je hier een wekelijkse gewoonte van maakt?

Waarvoor deze prompts bedoeld zijn (en waarvoor niet)

Deze pagina is voor klantenservicemedewerkers die zelf werken met een inbox, livechat of ticketsysteem. Jij houdt de regie. ChatGPT maakt een concept. Jij keurt het goed.

Dit is geen handleiding om een volledig geautomatiseerde klantenservicebot te bouwen. Wil je zonder code werkprocessen met AI-agenten opzetten die tickets doorsturen terwijl je slaapt? Begin dan met onze handleiding om je klantenservice te automatiseren met AI-agenten. Gebruik die als je klaar bent om tools te koppelen. Gebruik deze pagina als je vandaag betere antwoorden nodig hebt.

Het promptadvies van OpenAI is eenvoudig: wees duidelijk over de taak, de grenzen en wat een goed resultaat is. Pas je prompt vervolgens aan als een concept de verkeerde kant op gaat. Zowel hun handleiding voor prompt engineering als de ChatGPT-prompthandleiding voor dagelijks werk benadrukken een duidelijke afbakening, randvoorwaarden en het niet verzinnen van feiten. Daar heeft de klantenservice meer aan dan aan slimme formuleringstrucjes.

De basisprompt die nooit beleid verzint

Kopieer deze prompt één keer naar een notitiedocument. Gebruik hem opnieuw bij elk ticket, totdat het vanzelf gaat.

Je bent mijn schrijfcoach voor klantenservice-antwoorden bij een klein, professioneel bedrijf.

Toon: vriendelijk, duidelijk, korte alinea's. Geen opgeklopte taal. Geen verwijten.

Regels:
- Gebruik ALLEEN feiten uit het ticket en het blok BELEID dat ik plak.
- Ontbreekt een noodzakelijk feit? Stel dan ÉÉN verduidelijkende vraag. Ga niet gokken.
- Verzin nooit kortingen, leverdata, juridische uitkomsten of accountwijzigingen.
- Beloof nooit een terugbetaling of uitzondering, tenzij het blok BELEID die al toestaat.
- Eindig met één duidelijke volgende stap voor de klant.
- Houd het antwoord onder 150 woorden, tenzij ik om meer vraag.

BELEID (alleen betrouwbare feiten):
{{plak 3-8 korte regels uit je veelgestelde vragen of beleid}}

TICKET:
{{plak het bericht van de klant}}

Schrijf een antwoord dat ik kan versturen of licht kan aanpassen.

Veel mensen merken dat het concept al voor 80% klaar is. Jouw werk zit in de laatste 20%: namen, bestelnummers en alles wat je in verlegenheid zou brengen als het niet klopt.

De beste ChatGPT-prompt om klantvragen te beantwoorden

Gaat het ticket gewoon over ‘hoe kan ik…’ of ‘waar is…’? Gebruik dan een strakkere prompt die een vaste opbouw voorschrijft: eerst het directe antwoord, dan de stappen en daarna wat de klant kan doen als het niet lukt.

Beantwoord deze klantvraag met alleen informatie uit het blok BELEID.

Opbouw:
1) Een direct antwoord in één zin
2) Maximaal 4 genummerde stappen (indien nodig)
3) Eén regel: "Lukt dat niet? Antwoord dan met…"

Regels: geen verzonnen links, geen verzonnen functies, niet gokken naar de accountstatus.
Staat het antwoord niet in het blok BELEID? Geef dan aan wat er ontbreekt en stel één vraag.

BELEID:
{{plak hier}}

VRAAG:
{{plak hier}}

Die opbouw past bij hoe drukke klanten tekst op hun telefoon scannen. Het antwoord staat op de eerste regel. Stappen voeg je alleen toe als ze nodig zijn. De instructie voor als het niet lukt, voorkomt eindeloos heen en weer berichten sturen.

Prompt voor boze of gefrustreerde klanten

Bij boze klantberichten wil je begrip tonen zonder te veel te beloven. Erken het gevoel, vat het probleem in één regel samen en ga dan naar de volgende stap. Reageer niet op sarcasme met sarcasme.

Herschrijf dit klantenservice-antwoord voor een gefrustreerde klant.

Behoud alle feiten. Maak verwijtende taal milder. Bied geen excuses aan voor dingen die we niet hebben gedaan.
Begin met één korte, begripvolle zin die de situatie van de klant benoemt.
Geef daarna de oplossing of de volgende stap.
Sluit af met één zin over wat er hierna gebeurt en wanneer de klant dat kan verwachten (alleen als BELEID of TICKET al een termijn noemt).

Ruw concept of notities:
{{plak hier}}

Feiten uit het BELEID die je mag gebruiken:
{{plak hier}}

Vraagt de klant om iets wat je beleid niet toestaat? Geef de grens dan duidelijk aan en bied het best passende alternatief dat wel mag. Vriendelijke eerlijkheid werkt beter dan een opgewekt antwoord dat niets zegt.

Terugbetalingen, uitzonderingen en ‘voor deze ene keer’

Juist hier kan een onduidelijke prompt tot verkeerde toezeggingen leiden. ChatGPT verzint zo een coulancekorting als je daar ruimte voor laat. Sluit die mogelijkheid uit in je prompt.

Help me een klantenservice-antwoord op te stellen over een verzoek om terugbetaling of een uitzondering.

Vaste regels:
- Je mag alleen aanbieden wat het blok BELEID toestaat.
- Valt het verzoek buiten het beleid? Zeg dan duidelijk en vriendelijk nee en bied het best passende alternatief dat wel mag.
- Heb ik toestemming van een leidinggevende nodig? Schrijf dan een korte interne notitie voor mij in plaats van de klant iets te beloven.
- Verzin nooit een nieuwe termijn waarbinnen terugbetaling mogelijk is, kwijtschelding van kosten of tegoed voor verzendkosten.

BELEID:
{{plak hier}}

KLANTBERICHT:
{{plak hier}}

Geef ook:
A) een antwoord voor de klant
B) een interne notitie van 2 regels (goedkeuren / afwijzen / ontbrekende informatie)

Laat beslissingen waarvoor een leidinggevende nodig is bij een mens. Het model kan de tekst opstellen. Het hoort niet het beleid te bepalen.

Baseer antwoorden op je kennisbank

Plak een kort stukje uit je veelgestelde vragen, niet je hele helpcentrum. Lange lappen tekst zorgen ervoor dat het model vluchtig leest en juist die ene belangrijke regel mist. Drie tot acht opsommingspunten werken meestal beter dan een volledig geplakt artikel.

Weet je het antwoord al en wil je alleen de tekst aanscherpen? Dan werkt deze kortere variant goed (hetzelfde idee als bij dagelijkse e-mailantwoorden in onze handleiding voor e-mailantwoorden met ChatGPT):

Herschrijf dit klantenservice-antwoord in een rustige toon en houd het onder 120 woorden.
Behoud alle feiten. Verwijder verwijten. Eindig met één volgende stap.

Concept:
{{je ruwe notities}}

Vijf prompts om in Notes te bewaren

Sla deze labels op bij de prompts hierboven, zodat je snel de juiste vindt:

• Basisantwoord op een ticket voor de meeste e-mail- en chattickets.
• Direct antwoord op een vraag voor uitlegvragen en ‘waar is mijn…’-vragen.
• Gefrustreerde klant wanneer vooral de toon nauw luistert.
• Terugbetaling / uitzondering wanneer het om geld of de grenzen van je beleid gaat.
• Alleen tekst aanscherpen wanneer je het antwoord al weet.

Bestaat je werk meer uit klanten bijpraten dan uit tickets beantwoorden, bijvoorbeeld bij advieswerk of freelancewerk met een vaste periodieke vergoeding? Dan passen de toonvoorbeelden uit ChatGPT-sjablonen voor klantcommunicatie goed bij deze klantenservice-prompts. Ander werk, dezelfde regel: verzin nooit een toezegging.

Controle van 30 seconden voordat je op verzenden klikt

1. Namen, datums en bestelnummers: moeten exact overeenkomen met het ticket.
2. Elke toezegging over geld, datums of toegang: moet in de geplakte beleidstekst staan.
3. Links: alleen links die je zelf hebt gecontroleerd.
4. Eén volgende stap voor de klant. Geen drie.
5. Zou je het niet zeggen in een opgenomen telefoongesprek? Verstuur het dan ook niet.

Die controle maakt het verschil tussen een handige werkgewoonte en een werkwijze waarbij fouten kunnen doorslippen. De kwaliteit van je prompt telt. Jouw controle telt nog meer.

Veelgestelde vragen

Kan ik dezelfde ChatGPT-prompts gebruiken voor livechat en e-mail?

Ja. Voeg voor livechat één regel toe aan de prompt: ‘Houd antwoorden onder 60 woorden en stel maximaal één vraag.’ Een e-mail mag wat langer zijn.

Is het verstandig om persoonsgegevens in ChatGPT te plakken?

Gebruik liefst alleen wat nodig is om te antwoorden. Verwijder accountnummers, volledige adressen en alles wat volgens je bedrijfsbeleid gevoelig is. Bij vertrouwelijke tickets gebruiken veel teams een zakelijke ChatGPT-werkruimte met duidelijkere instellingen voor gegevensbeheer.

Wat als ChatGPT toch een beleidsregel verzint?

Scherp het blok met regels aan en beperk de geplakte tekst onder BELEID tot precies de regels die van toepassing zijn. Verzint het model nog steeds iets? Verwijder die zin en verstuur je eigen formulering. Vertrouw er niet op dat het volgende concept vanzelf betrouwbaarder is zonder de prompt aan te passen.

Wanneer moet ik stoppen met prompts en de vraag intern doorzetten?

Bij dreigende juridische stappen, veiligheidskwesties, betalingsgeschillen die je niet kunt verifiëren of iets waarvoor een systeemwijziging nodig is die je niet mag uitvoeren. Maak gerust een interne samenvatting met ChatGPT, maar laat een mens de beslissing nemen.

Klaar om dit met korte Launchpad-lessen te oefenen op echte vragen uit je dagelijkse werk?

Draait je week meer om je socialmediafeed dan om je inbox? Bekijk dan ook ChatGPT-prompts voor socialmediamanagers.

Voor de briefing achter je berichten kun je ook kijken naar ChatGPT-prompts voor een SEO-contentbriefing.

Plaatst de gefrustreerde klant een Google-review in plaats van een ticket te openen? Lees dan hoe je AI gebruikt om op Google-reviews te reageren, zodat je openbare antwoord rustig en feitelijk blijft.