Een case study schrijven met AI (prompts + voorbeeld)

Het project ging goed. Dat zei de klant nog tijdens het laatste gesprek. Toch staat de case study die je jezelf had beloofd te schrijven al drie weken op je takenlijst. Want elke keer dat je een leeg document opent, weet je niet waar je moet beginnen.

Het korte antwoord: wil je een case study schrijven met AI, vraag ChatGPT of Claude dan niet om uit het niets een verhaal te schrijven. Geef eerst het echte materiaal: een transcript van een klantinterview, de cijfers van vóór en na het project waarmee de klant akkoord is, en je eigen projectnotities. Vraag de AI om de uitdaging, de oplossing, de resultaten en de beste letterlijke citaten eruit te halen. Laat daarna een concept schrijven met een eenvoudige opbouw: Uitdaging, Oplossing, Resultaten. Jij controleert elk cijfer en elk citaat. De klant keurt de tekst goed voordat je die ergens deelt. De AI ordent het materiaal en schrijft het eerste concept. Jij zorgt dat alles klopt.

Wil je elke week gratis één praktisch AI-werkproces zoals dit ontvangen?

Waarom case studies blijven liggen, en waar AI echt bij helpt

De meeste case studies blijven niet liggen omdat mensen niet kunnen schrijven. Het loopt op drie punten vast:

• De lege pagina. Je weet dat het project goed was. Maar van een rommelig traject van drie maanden een helder verhaal maken? Dat voelt als een hele middag werk.
• Verspreid materiaal. De resultaten staan in een spreadsheet, het compliment van de klant staat in een Slack-bericht en het verloop van het project zit in je hoofd.
• De goedkeuringsronde. Je schrijft de tekst, stuurt die naar de klant en daar blijft hij in de inbox liggen.

Bij de eerste twee kan AI echt goed helpen. AI kan een transcript van een interview van 40 minuten lezen en je binnen een minuut de vijf sterkste citaten geven. Ook kan AI losse punten omzetten in leesbare alinea’s. Wat AI niet kan, is weten wat er is gebeurd. Laat je informatie weg, dan vult AI die gaten met stellige, geloofwaardige zinnen die misschien niet kloppen. Daarom geldt voor dit hele proces één regel: de AI werkt alleen met feiten die jij aanlevert.

Schrijven met AI is ook voor je vindbaarheid geen probleem. Google zegt zelf dat het nuttige, originele content beloont, ongeacht hoe die is gemaakt. Automatisering vooral inzetten om zoekposities te manipuleren, gaat wél tegen de regels in (Google Search Central). Veel origineler dan een case study over een echte klant en echte resultaten wordt content niet.

Stap 1: Verzamel het bronmateriaal (15 minuten)

Zet dit in één document of map voordat je een AI-tool opent:

• Het klantinterview. Een gesprek van 20 tot 30 minuten is genoeg. Neem het met toestemming van de klant op en gebruik de ingebouwde transcriptiefunctie. Microsoft Teams kan tijdens de vergadering een live transcript maken (Microsoft Support). De meeste andere vergadertools bieden iets vergelijkbaars.
• Cijfers van vóór en na het project. Bestede uren per week, reactietijden, foutpercentages, omzet: wat je daadwerkelijk hebt gemeten. Gebruik alleen cijfers die de klant kent en waarmee die akkoord is.
• Je projectnotities. Wat je hebt gedaan, in welke volgorde, met welke tools, wat er misging en hoe je dat hebt opgelost.
• Alles wat de klant al schriftelijk heeft gezegd. Een bedankmail of een bericht na de livegang levert vaak het beste citaat op.

Maak je met AI al notities van vergaderingen? Diezelfde aanpak werkt hier ook. Onze handleiding over vergadernotities samenvatten met ChatGPT helpt je daarbij.

Wat je niet moet plakken: financiële gegevens die de klant niet heeft goedgekeurd om te delen, persoonsgegevens van de klanten van je klant of contractdetails. Controleer de gegevensinstellingen van je AI-tool voordat je gevoelige informatie uploadt. In ChatGPT kun je bijvoorbeeld bij de gegevensinstellingen “Improve the model for everyone” uitzetten: de optie om het model voor iedereen te verbeteren (OpenAI Help Center). Heeft de klant nog geen toestemming gegeven om bij naam genoemd te worden? Vervang de naam dan door “de klant” in de tekst die je plakt.

Stap 2: Laat AI het klantinterview voorbereiden

Een goede case study begint met goede antwoorden. En daarvoor heb je goede vragen nodig. De meeste mensen vragen: “En, hoe ging het?” Het antwoord: “Prima, heel tevreden.” Vraag AI om je te helpen concreter door te vragen.

Ik schrijf een case study over een project dat ik voor een klant heb gedaan.
Project: [één of twee regels over wat je hebt gedaan]
Type klant: [bijvoorbeeld een ontwerpstudio met 6 mensen]

Schrijf 8 interviewvragen voor een gesprek van 25 minuten met de klant.
* Behandel: de situatie vooraf, wat ze al hadden geprobeerd, waarom ze ons kozen, wat er veranderde en wat ze een vakgenoot zouden vertellen.
* Vraag naar concrete details: cijfers, momenten, voorbeelden. Geen ja-neevragen.
* Houd elke vraag kort genoeg om hardop voor te lezen.

Dit soort vragen levert vaak het beste materiaal op:

• “Hoe zag een gewone maandag eruit voordat we begonnen?”
• “Wat had je al geprobeerd, en waarom werkte dat niet blijvend?”
• “Was er een moment waarop je merkte dat het werkte? Wat gebeurde er?”
• “Als een vriend uit jouw branche hiernaar vroeg, wat zou je dan vertellen?”

Die laatste vraag is goud waard. Mensen antwoorden in hun eigen woorden. Dat levert vaak het citaat op dat je bovenaan gebruikt.

Stap 3: Haal het verhaal uit je materiaal

Plak nu het transcript en je notities in ChatGPT, Claude of Gemini. Vraag om het materiaal te ordenen, nog niet om te schrijven. Hier bespaar je de meeste tijd.

Hieronder staan een transcript van een klantinterview en mijn projectnotities.
Gebruik ALLEEN wat in deze tekst staat. Voeg geen feiten, cijfers of citaten toe.

Geef me:
* De uitdaging: wat er vooraf niet goed ging, waar mogelijk in de woorden van de klant
* Wat ze eerder hadden geprobeerd
* Waarom ze ervoor kozen om met mij te werken
* Wat ik heb gedaan, stap voor stap
* Resultaten: elk genoemd cijfer, precies zoals vermeld, met vermelding van wie het heeft genoemd
* De 5 sterkste letterlijke citaten, woord voor woord, met de tijdsaanduiding
* Ontbrekende informatie: vragen die ik de klant moet stellen om de gaten op te vullen

[plak het transcript]
[plak de notities]

Het laatste punt is het belangrijkst. In plaats van te gokken, vertelt de AI wat er ontbreekt: “Het transcript noemt sneller factureren, maar geeft geen cijfer.” Die vragen stuur je in één korte mail naar de klant.

Claude kan goed overweg met lange transcripten. Schrijf je regelmatig case studies? Met een Project in Claude bewaar je je sjabloon, eerdere case studies en instructies op één plek. Zo begint elke nieuwe case study vanuit dezelfde basis (Claude Help Center). Daar gaan we dieper op in bij Claude gebruiken voor je werk.

Stap 4: Schrijf een concept dat potentiële klanten snel kunnen scannen

Mensen lezen een case study zelden van begin tot eind. Ze zoeken naar antwoorden op twee vragen: “Lijkt dit bedrijf op dat van mij?” en “Wat was het resultaat?” Onderzoek van Nielsen Norman Group naar online leesgedrag laat zien dat de meeste gebruikers pagina’s scannen in plaats van woord voor woord te lezen (Nielsen Norman Group). De opbouw doet dus al de helft van het werk:

1. Kop met het resultaat: “Hoe een studio met 6 mensen niet meer achter facturen aan hoeft” werkt beter dan “Case study: Studio X”.
2. Samenvattingsblok: klant, uitdaging, oplossing en resultaat, in vier korte regels.
3. De uitdaging: de situatie vooraf, met een citaat van de klant.
4. De oplossing: wat je hebt gedaan, in begrijpelijke stappen. Zonder jargon.
5. De resultaten: de cijfers, vetgedrukt, plus één citaat over hoe de klant de situatie nu ervaart.
6. De volgende stap: één of twee regels en een manier om contact met je op te nemen.

Vraag de AI daarna om een concept met die opbouw:

Schrijf een case study over de klant met alleen de feiten die hierboven uit het materiaal zijn gehaald.
Opbouw: een kop met het belangrijkste resultaat, een samenvattingsblok van 4 regels (Klant, Uitdaging, Oplossing, Resultaat), daarna de onderdelen Uitdaging, Oplossing, Resultaten en De volgende stap.

Regels:
* 600 tot 900 woorden
* Neem de citaten van de klant woord voor woord over. Je mag een citaat inkorten, maar nooit de betekenis veranderen
* Elk cijfer moet uit de bovenstaande feiten komen. Ontbreekt een cijfer, schrijf dan [CIJFER NODIG]
* Begrijpelijke, warme taal. Geen modewoorden zoals "gamechanger", "naadloos" of "revolutionair veranderen"
* Schrijf voor iemand die een bedrijf runt dat lijkt op dat van de klant

De regel [CIJFER NODIG] is de truc. Die voorkomt dat de AI een “verbetering van 37%” verzint om de alinea mooier te laten klinken.

Een uitgewerkt voorbeeld

Dit voorbeeld is verzonnen om de opbouw te laten zien. In jouw case study gebruik je de echte woorden en cijfers van je klant.

Stel: je bent freelance automatiseringsadviseur. Je hebt voor een kleine ontwerpstudio een werkproces voor factuurherinneringen ingericht. In het interview zegt de eigenaar: “Vroeger was ik op vrijdagmiddag bezig met uitzoeken wie er nog niet had betaald. Nu denk ik er niet meer over na.” In je notities staat dat de studio ongeveer 30 facturen per maand verstuurt. De eigenaar schatte dat het achter openstaande facturen aan gaan eerder zo’n drie uur per week kostte.

Een eerste AI-concept op basis van dat materiaal zou zo kunnen beginnen:

Hoe een ontwerpstudio met 6 mensen op vrijdagmiddag niet meer achter facturen aan hoeft

Klant: onafhankelijke ontwerpstudio, 6 mensen
Uitdaging: ongeveer 3 uur per week kwijt aan controleren welke facturen nog openstaan en daarachteraan gaan
Oplossing: een geautomatiseerd werkproces voor herinneringen, gekoppeld aan hun facturatietool
Resultaat: [CIJFER NODIG: uren per week nu]. "Nu denk ik er niet meer over na."

Let op wat hier goed gaat: de woorden van de eigenaar zijn letterlijk overgenomen, “ongeveer” is behouden bij “ongeveer drie uur” en het ontbrekende cijfer voor de nieuwe situatie is gemarkeerd in plaats van verzonnen. Jouw taak is om dat cijfer bij de klant op te vragen en de rest regel voor regel door te lezen.

Stap 5: Controleer de feiten en vraag goedkeuring aan de klant

Deze stap hoort er altijd bij. Hier maak je je reputatie waar. Een case study is een openbare uitspraak over een echt bedrijf. Als een citaat is verdraaid of een cijfer is aangedikt, ziet de klant dat als eerste.

Er zit ook een juridische kant aan. In de VS bepalen de Endorsement Guides van de FTC dat aanbevelingen de eerlijke mening en ervaring van de betreffende persoon moeten weergeven (FTC). Sinds oktober 2024 verbiedt een FTC-regel expliciet verzonnen klantaanbevelingen, ook als ze met AI zijn gemaakt (persbericht van de FTC). De regels verschillen per land, maar de zorgvuldige aanpak is overal hetzelfde: echte citaten, echte cijfers en schriftelijke goedkeuring.

Maak de controle sneller met nog één prompt:

Loop het concept van de case study na en maak een lijst van elke zin met:
* een cijfer
* een letterlijk citaat
* een bewering over het bedrijf of de resultaten van de klant
Laat voor elke zin zien waar de informatie vandaan komt in het transcript of de notities. Kun je geen bron vinden, schrijf dan "NIET IN BRON".

Alles met de markering “NIET IN BRON” schrap je of laat je door de klant bevestigen. Stuur daarna het concept met een kort bericht: “Hier is het concept. Wil je de citaten en cijfers controleren? En laat je weten of we je naam en logo mogen gebruiken?” Bewaar de antwoordmail. Dat is je schriftelijke goedkeuring.

Zegt de klant ja tegen het verhaal, maar nee tegen het noemen van de naam? Dan kun je nog steeds een geanonimiseerde versie publiceren: “een ontwerpstudio met 6 mensen in Rotterdam”. Dat is minder sterk, maar wel eerlijk en nog steeds bruikbaar.

Stap 6: Maak van één case study vier bruikbare teksten

Na de goedkeuring is het zware werk gedaan. Vraag de AI om de case study opnieuw te gebruiken:

Schrijf op basis van deze goedgekeurde case study:
1. Een LinkedIn-post (minder dan 150 woorden) die het verhaal vertelt vanuit het probleem van de klant, met één citaat
2. Een versie van 3 zinnen die ik in offertes kan plakken
3. Een korte follow-upmail aan een potentiële klant in dezelfde branche
4. Tekst voor één presentatiedia: kop, 3 opsommingspunten, 1 citaat
Gebruik alleen de feiten en citaten uit de case study.

De tekst voor offertes wordt vaak vergeten, terwijl die vaak juist het waardevolst is. Schrijf je offertes met AI? Onze pagina over offertes schrijven met ChatGPT laat zien waar dit soort bewijs past. Is een klantresultaat nieuwswaardig genoeg? Dan kun je hetzelfde materiaal gebruiken voor een persbericht met AI.

Welke AI-tool kun je het beste gebruiken?

Eerlijk gezegd kunnen alle grote tools dit goed. De kwaliteit zit in je materiaal, niet in het model. Een paar praktische verschillen:

• ChatGPT: een goede allrounder. Makkelijk voor het selecteren van informatie en het schrijven van het concept. Ook handig voor de versies voor sociale media en e-mail.
• Claude: kan goed overweg met lange transcripten. Met Projects houd je je sjabloon en eerdere case studies bij elkaar.
• Gemini: praktisch als je transcripten en notities al in Google Docs en Drive staan.
• Copilot: de logische keuze als je bedrijf met Microsoft 365 en transcripten uit Teams werkt.

En een speciale “AI-case study-generator”? De meeste zijn een prompt zoals hierboven, met een formulier ervoor. Dat kan handig zijn, maar je moet nog steeds echte feiten aanleveren en de tekst controleren. Probeer eerst deze prompts voordat je voor nog een abonnement betaalt.

Een afgeronde case study is ook sterk bewijs bij financieringsaanvragen. Ben je daarmee bezig? Lees dan een subsidieaanvraag schrijven met AI om die resultaten te verwerken in een onderbouwing van de noodzaak.

Veelgemaakte fouten om te voorkomen

• AI vragen om “een case study te schrijven over hoe ik een klant tijd heb bespaard”. Je krijgt een algemeen verhaal met verzonnen cijfers. Begin altijd met het transcript.
• Citaten oppoetsen tot ze als marketing klinken. Echte mensen zeggen niet: “We hebben een gestroomlijnde oplossing benut.” Behoud hun woorden. Inkorten mag, herschrijven niet.
• Het resultaat verstoppen. Staat het sterkste cijfer pas in de zesde alinea? Dan zien de meeste lezers het nooit. Zet het in de kop en het samenvattingsblok.
• Jezelf centraal stellen. De klant is de hoofdpersoon van een case study. Jij bent de gids die heeft geholpen.
• Goedkeuring overslaan omdat “ze het vast prima vinden”. Meestal is dat ook zo. Vraag het toch, schriftelijk.

Veelgestelde vragen

Kan AI een case study voor me schrijven?

AI kan een goed concept schrijven als je echt materiaal aanlevert: een transcript, notities en cijfers. Een waarheidsgetrouwe case study uit het niets schrijven kan niet, want AI weet niet wat er is gebeurd. Zie AI als een snelle assistent die ordent en een concept schrijft, niet als de bron.

Hoe lang moet een zakelijke case study zijn?

Lang genoeg om de beginsituatie, de verandering en het resultaat te laten zien. Kort genoeg om in een paar minuten te lezen. Ongeveer 600 tot 900 woorden werkt voor de meeste dienstverleners, met een samenvattingsblok voor mensen die alleen scannen.

Heb ik toestemming van de klant nodig?

Ja. Vraag schriftelijke goedkeuring voor de citaten, de cijfers en het gebruik van de naam en het logo. Ook als je contract dat niet vereist, houd je zo de relatie goed. Op veel plaatsen is het juridisch ook de veiligere aanpak.

Wat als de klant geen cijfers wil delen?

Gebruik wat de klant wél wil delen. “Facturen gaan nu de deur uit op de dag dat het project wordt afgerond” is een echt resultaat zonder percentage. Vraag de AI om het onderdeel Resultaten te herschrijven rond concrete veranderingen in plaats van meetcijfers. Laat AI nooit cijfers raden.

Kan ik dezelfde prompts gebruiken voor een UX-case study of een case study voor mijn portfolio?

Grotendeels wel. Vervang het klantinterview door je eigen procesnotities, onderzoeksbevindingen en screenshots. Pas de opbouw aan naar probleem, proces, beslissingen en resultaat. Dezelfde regel blijft gelden: alleen feiten die jij aanlevert.

Je volgende 30 minuten

Kies het klantproject van de afgelopen zes maanden waar je het meest trots op bent. Stuur de klant een kort bericht met de vraag om een gesprek van 25 minuten. Terwijl je op antwoord wacht, gebruik je de prompt voor interviewvragen uit stap 2. Daarmee ben je begonnen aan je case study. Het lastigste deel, de eerste stap zetten, ligt achter je.

Wil je meer van dit soort werkprocessen opzetten, van vergadernotities tot offertes? Begin op onze homepage of meld je hieronder aan voor de gratis Launchpad.

Ontvang elke week één praktisch AI-werkproces in je inbox.