Projectplan maken met AI (6 stappen + prompts)

Je manager zei net: “Kun je hier voor vrijdag een plan voor maken?” En jij knikte. Nu staar je naar een lege spreadsheet. Alle informatie zit verspreid over vijf mailwisselingen en in je hoofd. Je weet niet eens waar je moet beginnen met je projectplan.

Het korte antwoord: wil je een projectplan maken met AI, typ dan niet “maak een projectplan voor de herlancering van een website”. Geef ChatGPT, Claude of Gemini eerst alles wat je in vijf minuten kunt opschrijven over het doel, de deadline, de mensen en de grenzen. Laat de AI je eerst vragen stellen. Laat die daarna het werk opdelen in concrete resultaten, daar een takenlijst met datums en verantwoordelijken van maken en het plan kritisch nalopen voordat iemand het ziet. De AI zorgt voor de structuur. Jij zorgt dat de datums realistisch blijven.

Wil je elke week gratis zo’n praktisch AI-werkproces ontvangen?

Kan ChatGPT een projectplan maken?

Ja, en daar is het goed in. Een projectplan draait vooral om structuur: wat moet er worden opgeleverd, welke taken zijn daarvoor nodig, in welke volgorde, door wie en wanneer? Een rommelige beschrijving omzetten in zo’n structuur is precies waar taalmodellen goed in zijn.

Wat de AI niet kan, is jouw project kennen. De AI weet niet dat de ontwerper in week drie op vakantie is, dat de juridische afdeling tien dagen nodig heeft om iets goed te keuren, of dat de klant na de eerste versie altijd van gedachten verandert. Vraag je zonder die context om een plan, dan krijg je een keurig, stellig en algemeen plan met verzonnen doorlooptijden. OpenAI legt zelf uit dat taalmodellen “aannemelijke maar onjuiste uitspraken” doen, deels doordat de gebruikelijke training gokken meer beloont dan onzekerheid toegeven (OpenAI, waarom taalmodellen hallucineren). Een gegokte taakduur is precies dat: een gok die eruitziet als een feit.

De taakverdeling is dus hetzelfde als bij elke andere werktaak die je aan AI geeft. Jij levert de feiten en beoordeelt het resultaat. De AI zorgt voor structuur en snelheid.

Een projectplan maken met AI in 6 stappen

Dit werkt met de gratis versie van ChatGPT, Claude of Gemini. Houd alle zes stappen in één chat, zodat de AI onthoudt wat jullie al hebben afgesproken.

Stap 1: Schrijf alles over het project op (5 minuten, nog zonder AI)

Open een notitie of neem een spraakmemo op en beantwoord deze vragen in gewone woorden. Het mag rommelig zijn.

• Het doel: wat is er anders als dit project klaar is? “Het nieuwe CRM is in gebruik en het salesteam werkt ermee” is beter dan “CRM-project”.
• De deadline, en of die vaststaat (een vakbeurs) of flexibel is (iemands wens).
• Klaar betekent: de twee of drie voorwaarden waaraan het project moet voldoen om het afgerond te noemen.
• Mensen: wie doet mee, hoeveel uur per week heeft iedereen echt beschikbaar en welke vakanties zijn al bekend?
• Grenzen: budget, tools die je moet gebruiken, goedkeuringen die je nodig hebt en zaken die buiten het project vallen.
• Je zorgen: het onderdeel waarvan je vermoedt dat het mis zal gaan. Meestal weet je dat al.

Plak erbij wat je al hebt: de mail van de klant, vergadernotities, een globale begroting. Zijn je notities één lange lap tekst uit een startoverleg? Met onze handleiding voor vergadernotities omzetten in een verslag met ChatGPT breng je er eerst orde in.

Stap 2: Laat de AI vragen stellen voordat die gaat plannen

Deze stap maakt het verschil tussen een bruikbaar plan en een algemeen plan. Plak je notities onder deze prompt:

Beantwoord elke vraag in één of twee regels. Meestal wordt het plan hier pas echt concreet: “Wie keurt het ontwerp goed?” is een vraag die je liever nu beantwoordt dan in week vier.

Stap 3: Deel het werk op in concrete resultaten

Projectmanagers noemen dit een work breakdown structure, oftewel een werkstructuur. Dat klinkt formeel, maar het is gewoon de volledige lijst van wat het project moet opleveren, opgedeeld in kleinere stukken. Volgens het Project Management Institute is een goede werkstructuur gericht op op te leveren resultaten en volledig: samen moeten de onderdelen 100% van het afgesproken werk omvatten, inclusief het projectmanagement zelf, en niets daarbuiten (PMI, effectieve werkstructuren ontwikkelen en uitwerken). Die 100% is je beste controle op wat de AI je geeft.

Lees de lijst rustig door. Streep weg wat er niet bij hoort en voeg toe wat ontbreekt. Hiermee heb je het project afgebakend. Hier kun je op terugvallen als iemand in week vijf vraagt om “nog één klein dingetje”.

Stap 4: Maak er een planning met verantwoordelijken van

Nu krijgt het plan datums. De truc is om de AI naar de taakduur te laten vragen in plaats van die te verzinnen. Laat het resultaat in een tabel zetten die je rechtstreeks in Excel of Google Sheets kunt plakken.

Die haakjes zijn belangrijk. Ze maken van elke AI-gok een zichtbare vraag aan jou, in plaats van een stille aanname die verstopt zit in rij 23. Loop ze allemaal na en vervang ze door een echte inschatting, liefst van degene die het werk gaat doen. Wil je de tabel daarna sorteren, filteren of in een grafiek weergeven? Onze handleiding voor een spreadsheet analyseren met ChatGPT sluit hierop aan.

Stap 5: Test hoe stevig het plan is (risico’s en buffer)

Bijna elk eerste plan is te optimistisch. Dat komt niet doordat je slecht bent in plannen. In een bekend onderzoek voorspelden psychologiestudenten dat ze hun scriptie na ongeveer 34 dagen zouden inleveren. Gemiddeld deden ze er ongeveer 55 dagen over. Minder dan de helft was zelfs klaar op de eigen datum voor “als alles tegenzit” (Buehler, Griffin en Ross, 1994, Journal of Personality and Social Psychology). Mensen plannen op basis van hoe het werk zou moeten verlopen, niet hoe het meestal verloopt.

AI is hier een nuttige buitenstaander: die heeft er geen belang bij dat je plan er goed uitziet.

Je hoeft niet elk punt over te nemen. Maar als de AI aangeeft dat je ontwerper 60 uur werk heeft in een week met 20 beschikbare uren, neem dat dan serieus.

Stap 6: Deel het plan en houd het bij

Een plan waar niemand naar kijkt, is een document, geen plan. Twee makkelijke manieren om het te delen:

• Een spreadsheet: vraag om de definitieve planning “als CSV” en plak die in Excel of Google Sheets. Voeg een statuskolom toe die mensen elke week bijwerken.
• Een Gantt-diagram: vraag: “Zet deze planning om in een Mermaid Gantt-diagram.” Mermaid is een gratis tool die tekst omzet in diagrammen. De schrijfregels voor Gantt-diagrammen zijn eenvoudig genoeg voor AI om er goed mee te werken. Plak het resultaat in de gratis Mermaid Live Editor. Je krijgt dan een afbeelding van de tijdlijn die je in een presentatiedia of mail kunt zetten.

Om het plan actueel te houden, zet je het in een projectruimte binnen je AI-tool. Met Projects in ChatGPT houd je bij elkaar horende chats, bestanden en instructies samen, zodat ChatGPT elke keer dezelfde context kan gebruiken (OpenAI Help Center). Claude heeft ook Projects, zelfs bij gratis accounts, waar je maximaal vijf projecten kunt aanmaken (Claude Help Center). Upload het plan één keer. Daarna kun je elke vrijdag plakken wat er is gebeurd en vragen: “Wat loopt achter, en wat moet ik het team vertellen?”

Voorbeeld: in 6 weken overstappen op een CRM met een klein team

Zo ziet dat eruit bij een herkenbaar project. Stel: je runt een bureau met vijf mensen en stapt in zes weken over van spreadsheets naar een CRM. Je eerste notities beslaan tien regels: het doel (alle leads en klanten in het CRM, het team gebruikt het dagelijks), de deadline (voordat het drukke seizoen begint), wie meedoet (jij, een assistent met 10 uur per week, een freelancer voor de gegevensimport) en je zorg (de oude spreadsheet is een rommeltje).

In stap 2 stelt de AI vragen als: Wie kiest het CRM? Hoort het opschonen van de gegevens bij dit project? Heeft iemand training nodig? Moet je e-mail of een websiteformulier koppelen? Elk antwoord verandert het plan.

Na stap 3 en 4 ziet een deel van de planning er zo uit:

Met “(5?)” bij het opschonen geeft de AI aan dat het een gok is. Je assistent bekijkt de spreadsheet en zegt dat het eerder acht dagen kost. Daardoor schuift de import op. In stap 5 wijst de AI er vervolgens op dat niemand verantwoordelijk is voor het websiteformulier en dat het hele plan afhangt van het opschonen. Zo ontdek je twee echte knelpunten in week nul in plaats van week vijf. En als je met het CRM later de opvolging wilt automatiseren, vind je in onze lijst met voorbeelden van e-mailautomatisering een logisch volgend project.

De Mermaid-versie van hetzelfde plan begint zo. Je kunt hem al lezen voordat je er een diagram van maakt:

Meer ChatGPT-prompts voor je projectplanning

Als het plan er eenmaal is, kun je dezelfde chat gebruiken voor de administratie eromheen. Een paar prompts om te bewaren:

• Startmail: “Schrijf een korte startmail aan het team: het doel, de deadline, wie waarvoor verantwoordelijk is in de eerste twee weken en wat ik uiterlijk vrijdag van iedereen nodig heb.”
• Agenda voor het startoverleg: “Maak van dit plan een agenda voor een startoverleg van 45 minuten, met een doel, tijd per onderdeel en de besluiten die we moeten nemen.” Onze handleiding voor een vergaderagenda maken met AI neemt je stap voor stap mee.
• Wekelijkse voortgangsupdate: “Dit is er deze week afgerond [plakken]. Werk de planning bij, markeer wat achterloopt en schrijf een voortgangsupdate van vijf regels voor mijn manager.” Wil je dit volledig automatiseren? Bekijk onze handleiding voor automatische voortgangsupdates met Gemini.
• Wijziging in de projectafbakening: “De klant wil [verzoek] toevoegen. Laat zien wat dit met de planning doet en schrijf een beleefd conceptantwoord waarin je uitlegt wat we daarvoor moeten inleveren.”
• Samenvatting op één pagina: “Vat dit plan samen op één pagina voor iemand die twee minuten heeft: doel, deadline, de drie grootste risico’s en wat ik van die persoon nodig heb.”

Maak je een plan voor een heel nieuw bedrijf of een onderneming naast je werk, in plaats van één project? Onze handleiding voor een ondernemingsplan schrijven met AI behandelt de markt, de cijfers en de pitch.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Vertrouwen op datums die je niet hebt gecontroleerd. Elke taakduur die de AI verzint, is een risico in een mooi lettertype. Laat de haakjes staan tot iemand het aantal dagen bevestigt.
• Mensen voor 100% inplannen. Iemand met “40 uur” heeft ook e-mail, vergaderingen en andere projecten. Vertel de AI hoeveel uur die persoon echt voor het project heeft.
• Te veel details voor werk dat nog ver weg is. Plan de komende twee of drie weken in detail en beschrijf latere fases alleen op het niveau van op te leveren resultaten. De richtlijnen van PMI voor de werkstructuur zeggen hetzelfde: werk op korte termijn mag gedetailleerder zijn, terwijl je toekomstig werk globaler beschrijft en aanvult zodra er meer duidelijk is (PMI, de basisprincipes van de werkstructuur).
• Informatie plakken die je niet mag delen. Klantnamen, contracten en salarissen kunnen vertrouwelijk zijn. Controleer de AI-regels van je bedrijf of vervang namen door rollen (“Klant A”, “Ontwikkelaar”).
• De regel “klaar betekent” overslaan. Zonder die regel gaan de AI en je team elk uit van een ander eindpunt.

Wil je je deze werkwijze vooral met Claude eigen maken? Onze handleiding voor Claude gebruiken voor je werk behandelt de basis, inclusief het inrichten van een projectruimte.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT gratis projectplannen maken?

Ja. De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen allemaal een werkstructuur, een planningstabel en een risicolijst maken op basis van je notities. De kwaliteit van het plan zit in je uitleg en de vragen uit stap 2, niet in een betaald abonnement.

Kan AI een Gantt-diagram maken?

Ja. Vraag om je planning om te zetten in een Mermaid Gantt-diagram en plak het resultaat in de Mermaid Live Editor. Of vraag om een CSV en maak het diagram in je spreadsheet of projecttool.

Moet ik AI gebruiken in plaats van projectmanagementsoftware?

Gebruik ze samen. AI is goed in het omzetten van een vaag idee in een gestructureerd plan en het schrijven van de bijbehorende updates. Een tool zoals een gedeelde spreadsheet, Trello of Asana is beter in het bijhouden van wie wat heeft afgevinkt. Veel mensen maken het eerste plan met AI en importeren de tabel daarna in de tool die het team al gebruikt.

Wat is de beste prompt voor projectplanning?

Een prompt die de AI eerst vragen laat stellen, verzonnen feiten verbiedt en om een vaste tabelindeling vraagt. De prompts bij stap 2 en stap 4 hierboven doen precies dat.

Hoe gedetailleerd moet een AI-projectplan zijn?

Gedetailleerd genoeg dat elke taak één verantwoordelijke heeft en binnen een paar dagen kan worden afgerond. Staat er “website bouwen” en duurt dat 20 dagen? Vraag de AI dan om die taak op te splitsen.

Je volgende stap

Neem het project dat al de hele week in je hoofd zit. Besteed vijf minuten aan de notities uit stap 1 en gebruik vandaag nog de prompt uit stap 2. Voor je volgende vergadering heb je een eerste plan, met de zwakke plekken aangegeven. Wil je daarna de taken van deze week omzetten in een realistische planning? Lees dan hoe je je dag plant met AI. Voor meer van dit soort kleine werkprocessen, waarmee je een taak waar je tegen opziet van je bord haalt, begin je met de gratis Launchpad op onze homepage.