Automatiseren met Zapier en AI: zo voeg je AI toe aan je Zaps (2 voorbeelden)

Je gebruikt Zapier al om werk te automatiseren: dingen van A naar B verplaatsen. Er komt een formulier binnen, er wordt een rij toegevoegd en iemand krijgt een Slack-melding. Maar zodra een stap wat beoordelingsvermogen vraagt (“is deze mail dringend?”, “vat dit gesprek samen”, “schrijf een vriendelijke herinnering”), stopt de Zap. Dan ligt het werk weer op jouw bureau.

Het korte antwoord op de vraag hoe je met Zapier en AI automatiseert: voeg midden in een gewone Zap een AI by Zapier-stap toe. De trigger en de acties blijven vaststaan. De AI-stap doet alleen het werk waarvoor je moet lezen of schrijven: samenvatten, indelen, gegevens eruit halen of concepten schrijven. Daarna geeft hij netjes gestructureerde velden door aan de volgende stap. Begin met het modelniveau Standard, geef de uitvoervelden een naam en laat AI concepten maken in plaats van berichten versturen, totdat je de resultaten vertrouwt. Je kunt een AI-stap testen met het Free-abonnement, maar om hem echt te laten draaien heb je een betaald Zapier-abonnement nodig (meer daarover hieronder).

Hieronder lees je welke AI-optie van Zapier je wanneer gebruikt en hoeveel taken elke optie kost. Je krijgt twee voorbeelden om na te bouwen: een ChatGPT-samenvatting voor een Slack-kanaal en een AI-follow-upmail in Gmail. Ook lees je welke controles je helpen om nette resultaten te krijgen.

No password needed – your reset opens instantly.

Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres, en je bent erbij.

Wat automatiseren met Zapier en AI precies inhoudt

Zapier omschrijft AI-automatisering als het inzetten van AI-modellen binnen je werkprocessen. Zo kan software ook werk oppakken dat beoordelingsvermogen vraagt, en niet alleen werk dat vaste regels volgt. Hun eigen samenvatting is meteen de bruikbaarste: een werkproces met vaste stappen, waarin AI de afwegingen maakt. Dezelfde trigger doorloopt elke keer dezelfde stappen. AI komt alleen aan bod waar interpretatie nodig is, zoals bij het lezen van een supportticket of het opstellen van een antwoord (Zapier, Wat is AI-automatisering?).

Zo kun je er het beste naar kijken. Je geeft niet je hele werkdag uit handen aan een robot. Je pakt die ene vervelende stap in een proces dat je al gebruikt, en laat AI die stap doen.

Goede eerste kandidaten zijn klussen waarbij je iets leest en daarna een kort antwoord typt:

Een lange mail of een formulierantwoord lezen en bepalen in welke categorie het hoort.
Een rommelig gesprek of een uitgeschreven vergadering terugbrengen tot drie korte punten.
Namen, datums en bedragen uit vrije tekst halen en in aparte velden zetten.
Een eerste concept schrijven voor een antwoord, een follow-up of een statusupdate.

De AI-opties van Zapier: welke gebruik je wanneer?

Zapier heeft inmiddels verschillende manieren om AI te gebruiken. Ze overlappen deels. Hieronder leggen we ze eenvoudig uit.

1. AI by Zapier (de AI-stap binnen een Zap)

Deze zul je het meest gebruiken. Het is een ingebouwde actie die je toevoegt zoals elke andere stap. Je schrijft een prompt, voegt velden uit eerdere stappen in door / te typen, kiest een model en test het met Preview. Je kunt een ingebouwde koppeling gebruiken of je eigen account koppelen bij OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Azure OpenAI of Amazon Bedrock. Er zijn kant-en-klare promptsjablonen voor Summarize, Write, Classify en Extract: samenvatten, schrijven, indelen en gegevens eruit halen (Zapier Help, AI by Zapier gebruiken).

De belangrijkste instelling: Output Fields, de uitvoervelden. Geef aan welke velden je terug wilt krijgen, bijvoorbeeld category, summary en reply_draft. Elk veld kun je vervolgens koppelen aan de volgende stap. Zonder uitvoervelden krijg je één blok tekst terug. Dat is in de volgende stappen lastiger te gebruiken.

2. AI by Zapier met tools (voorheen Zapier Agents)

Zapier heeft het losse product Agents ondergebracht in de AI-stap. De instructies voor de AI-agent staan nu in de prompt. De tools die een AI-agent kon gebruiken, kies je nu in een toolmenu binnen de stap. De uitvoeringsgeschiedenis verschijnt in Zap History, net als bij elke andere automatisering (Zapier, Zapier Agents heet nu AI by Zapier).

Met tools ingeschakeld kan één AI-stap informatie opzoeken én acties uitvoeren. Denk aan de laatste bestelling van een klant opzoeken en een conceptantwoord met de leverdatum schrijven. Voor elke tool die gegevens aanmaakt, bijwerkt of verwijdert, kun je Require approval before running inschakelen: eerst goedkeuring vragen. De uitvoering pauzeert dan en Zapier mailt je een link om alles te controleren voordat er iets verandert. Voor tools heb je een Professional-, Team- of Enterprise-abonnement nodig. Daarnaast gebruik je een Advanced- of Premium-model, of je eigen API-sleutel (Zapier, Apps, kennis en webtools toevoegen aan een AI by Zapier-stap).

3. Zapier Copilot (AI die de Zap voor je bouwt)

Copilot draait niet mee in je werkproces. Het helpt je om dat proces te bouwen. Bovenaan de Zap-editor beschrijf je in gewone taal wat je wilt (“Als X gebeurt, doe dan Y en daarna Z”). Copilot stelt vervolgens de trigger, acties en veldkoppelingen in. Je kunt kiezen voor Auto-build, automatisch bouwen, of Ask as you build, waarbij Copilot vóór elke wijziging toestemming vraagt. Copilot is beschikbaar als open bèta en staat vermeld bij elk abonnement, ook Free (Zapier Help, AI gebruiken om werkprocessen met Zaps te bouwen).

Zapier adviseert zelf om als beginner met Ask as you build te starten. Test elke stap ook zelf, eerst met een kleine steekproef, voordat je een grotere hoeveelheid verwerkt en meer taken verbruikt (Zapier Help, Praktische tips voor Copilot). In de praktijk is de opzet het makkelijke deel. Vooral de veldkoppelingen wil je zelf nog even nalopen.

4. De ChatGPT (OpenAI)-app

Dit is de oudere route. Deze app koppelt Zapier rechtstreeks aan je OpenAI-account via een API-sleutel. Je hebt een OpenAI-account nodig waarvoor je vooraf tegoed koopt. Dat staat los van een ChatGPT-abonnement: een ChatGPT Plus-abonnement dekt dit niet. OpenAI brengt het gebruik in rekening (Zapier Help, Aan de slag met ChatGPT (OpenAI) in Zapier). Gebruik deze optie als je specifiek met je eigen OpenAI-omgeving wilt werken. Voor de meeste mensen die nu beginnen, is de AI by Zapier-stap eenvoudiger. Je hoeft dan geen aparte sleutel of factuur te beheren.

Snel kiezen

Je wilt één slimme stap in een vast proces: AI by Zapier, modelniveau Standard, zonder tools.
De AI moet iets opzoeken of een actie uitvoeren in een andere app: AI by Zapier met tools, met goedkeuring ingeschakeld voor alles wat gegevens schrijft.
Je weet wat je wilt, maar niet hoe je alles koppelt: Copilot in de stand Ask as you build.
Je betaalt al voor de OpenAI API en wilt het gebruik daar laten afrekenen: de ChatGPT (OpenAI)-app, of AI by Zapier met Bring Your Own Key, waarbij je je eigen API-sleutel gebruikt.

Wat het kost: taken, modelniveaus en het Free-abonnement

Dit onderdeel slaan mensen vaak over, waarna de kosten anders uitpakken dan verwacht. AI by Zapier-stappen tellen mee als taken. Het modelniveau bepaalt hoeveel taken je per uitvoering gebruikt (Zapier Help, Tarieven per modelniveau van AI by Zapier):

Standard: 1 taak per uitvoering. Geen tools. Prima voor eenvoudige prompts.
Advanced: 3 taken per uitvoering, tools toegestaan.
Premium: 5 taken per uitvoering, tools toegestaan. Volgens de helppagina van Zapier is dit de standaardinstelling voor nieuwe stappen.
Je eigen AI-account: een tarief van 1 taak. Het modelgebruik betaal je aan je aanbieder.

Elke geslaagde toolaanroep telt hetzelfde aantal taken er nog eens bij op. Het voorbeeld van Zapier zelf: een Premium-stap die twee tools aanroept, gebruikt 15 taken. Als één uitvoering 75 taken bereikt, pauzeert de stap en vraagt die om je goedkeuring. Je kunt die grens verhogen naar 500.

Controleer dus bij elke nieuwe AI-stap het modelniveau. Is de opdracht “vat dit samen” of “kies een categorie”? Zet het niveau dan op Standard. Een eenvoudige samenvatting op Premium laten staan kost ongemerkt bij elke uitvoering vijf keer zoveel taken.

Er is ook een duidelijke beperking: met het Free-abonnement kun je een AI by Zapier-stap op modelniveau Standard uitproberen via Preview. Je kunt alleen geen Zap publiceren die zo’n stap bevat, en geen tools toevoegen (Zapier Help). Je kunt het idee dus gratis testen. Om het echt te laten draaien, heb je een betaald abonnement nodig. Twijfel je nog of Zapier het betalen waard is? Onze voorbeelden voor het gratis Zapier-abonnement laten zien wat je zonder AI kunt doen. In n8n vs Zapier vergelijken we de kosten van beide tools.

Voorbeeld 1: stuur een ChatGPT-samenvatting naar een Slack-kanaal

Een klassieker. Er komt een lange tekst binnen: een supportmail, een formulierantwoord, een uitgeschreven gesprek of een nieuw document. Je team wil de kern in Slack kunnen lezen, zonder iets te hoeven openen.

De Zap:

Trigger: de bron van de lange tekst. Bijvoorbeeld een nieuwe mail met een bepaald label in Gmail, een nieuw formulierantwoord of een nieuw bestand in een map.
Actie: AI by Zapier. Modelniveau: Standard. Voeg de tekst in met /. Voeg de uitvoervelden summary, action_needed (yes of no) en owner toe.
Filter (optioneel): ga alleen verder als action_needed de waarde yes heeft. Zo loopt het kanaal niet vol met onnodige berichten.
Actie: Slack, stuur een kanaalbericht. Koppel summary en owner aan het bericht, samen met een link naar het origineel.

Een prompt die hiervoor werkt:

Je vat binnenkomende berichten samen voor een druk teamkanaal.

Bericht:
[voeg hier de tekst van de mail of het formulier in met /]

Geef terug:
summary: maximaal 3 korte punten in een opsomming. Alleen feiten, geen meningen.
action_needed: "yes" als iemand in ons team iets moet doen, anders "no".
owner: het team of de persoon die actie moet ondernemen (verkoop, support, facturatie of "onduidelijk").

Is het bericht te kort of leeg? Schrijf dan "niets om samen te vatten" in summary.
Verzin nooit namen, datums of bedragen die niet in het bericht staan.

Waarom je dit ook zonder de ChatGPT-app een “ChatGPT-samenvatting” kunt noemen: binnen AI by Zapier kun je een OpenAI-model kiezen, of je eigen OpenAI-account koppelen via Bring Your Own Key. Vat je team gesprekken nu al handmatig samen? Dan kun je de prompt uit onze handleiding voor actiepunten uit Slack-gesprekken direct in deze stap gebruiken.

Test met drie echte berichten: een gewoon bericht, een heel kort bericht en een bericht zonder duidelijke actie. Kloppen alle drie de resultaten? Dan kun je de Zap publiceren.

Voorbeeld 2: een follow-upmail in Gmail, geschreven door AI

Je hebt een voorstel, offerte of kennismakingsmail gestuurd, maar nog geen antwoord gekregen. Je wilt een follow-up sturen. Je vergeet het. Deze Zap schrijft de herinnering voor je en zet hem in Drafts, de map met concepten. Zo bepaal je nog steeds zelf wat er de deur uitgaat.

De Zap:

Trigger: een rij in een Google Sheet bereikt de follow-updatum, of een Gmail-label zoals “waiting” staat al een paar dagen op een mail. Hiervoor kun je een geplande trigger combineren met een zoekactie.
Actie: AI by Zapier. Modelniveau: Standard. Geef het oorspronkelijke onderwerp mee, de voornaam van de ontvanger en één regel over wat je hebt gestuurd. Uitvoervelden: subject en body.
Actie: Gmail, maak een concept. Koppel subject en body, en haal de ontvanger uit het werkblad of de oorspronkelijke mail.

Schrijf een korte, vriendelijke follow-upmail.

Voornaam ontvanger: [naam]
Wat ik heb gestuurd: [één regel, bijvoorbeeld "de offerte voor de nieuwe website"]
Verstuurd op: [datum]

Regels:
Maximaal 4 zinnen. Hartelijk, niet opdringerig.
Bied geen excuses aan voor de follow-up.
Sluit af met één eenvoudige vraag die de ontvanger in één regel kan beantwoorden.
Verzin geen deadlines, kortingen of details die hierboven niet staan.
Geef subject en body apart terug.

Waarom een concept en niet meteen versturen? Omdat de AI niet weet dat de klant je gisteren heeft gebeld. Een concept kost je tien seconden leestijd en voorkomt een ongemakkelijk antwoord als “we hebben elkaar al telefonisch gesproken”. Als de concepten een paar weken goed uitpakken, kun je bepalen welke soorten mails je met vertrouwen automatisch kunt laten versturen.

Voor voorstellen hebben we dit volledig stap voor stap uitgewerkt, met CRM-opties en een tweede en derde herinnering: follow-upmails voor voorstellen automatiseren met Zapier. Een versie die niet aan één tool gebonden is, vind je in follow-upmails automatiseren zonder code.

Nog drie ideeën om met Zapier en AI te automatiseren

Sorteer je gedeelde inbox. Er komt een nieuwe mail binnen op een gedeeld adres. De AI-stap deelt die in (verkoop, support, factuur, spam) via het uitvoerveld category. Vervolgens stuurt Paths elke categorie naar een andere plek.
Haal gegevens uit vrije tekst. Denk aan een formulier met een open veld: “Vertel ons over je project”. De AI-stap haalt het budget, de deadline en de bedrijfsnaam eruit en zet die in velden. De volgende stap voegt een netjes ingevulde rij toe aan je werkblad of CRM.
Geef leads een score en stuur ze door. AI leest de formulierantwoorden en toetst ze aan je eigen regels. Je krijgt een score terug, plus één regel uitleg. We hebben dit volledig uitgewerkt in ons werkproces voor leadkwalificatie met AI.

De klantverhalen van Zapier volgen hetzelfde patroon. Bijvoorbeeld een spraakbericht in Slack dat AI by Zapier omzet in een blogconcept. Dat gaat vervolgens via Slack ter goedkeuring rond voordat het wordt gepubliceerd (Zapier). AI doet het lees- en schrijfwerk, mensen keuren het goed en de vaste stappen doen de rest.

Controles voordat je de Zap aanzet

Eerst concepten. Alles wat naar een klant gaat, begint als concept of als Slack-bericht dat iemand controleert.
Goedkeuring voor elke tool die gegevens schrijft. Kan je AI-stap iets aanmaken, bijwerken of verwijderen in een andere app? Zet dan Require approval before running aan voor die tool.
Vertel wat de AI niet mag doen. Met “Verzin nooit namen, datums of bedragen” in de prompt voorkom je de meeste ongewenste resultaten.
De AI onthoudt niets. Elke uitvoering begint opnieuw. AI by Zapier leert niet van eerdere uitvoeringen. Zet de regels dus elke keer in de prompt (Zapier Help, Beperkingen).
De AI kan niet zelf een URL lezen. De gewone AI-stap haalt geen websites op. Geef de tekst mee vanuit een eerdere stap, of schakel de browsertool in met een abonnement dat tools ondersteunt.
Controleer Zap History elke week. Bij elke uitvoering zie je de aangeroepen tools, de invoer en uitvoer, het modelniveau en het aantal gebruikte taken. Met vijf minuten per week zie je of de prompt nog de juiste resultaten geeft en of de kosten oplopen.
De bedrijfsregels voor gegevens blijven gelden. Mogen klantgegevens niet naar een extern AI-model? Gebruik dan geen AI in die Zap.

Veelgestelde vragen

Heeft Zapier ingebouwde AI?

Ja. AI by Zapier is een ingebouwde stap die je aan elke Zap kunt toevoegen. Copilot is een ingebouwde assistent die je helpt Zaps te bouwen op basis van een beschrijving in gewone taal.

Heb ik een ChatGPT-abonnement nodig om AI in Zapier te gebruiken?

Nee. De AI by Zapier-stap werkt met een ingebouwde koppeling. Je hebt alleen een OpenAI API-account nodig als je de ChatGPT (OpenAI)-app of je eigen API-sleutel gebruikt. Voor dat account koop je vooraf tegoed; het staat los van ChatGPT Plus.

Kan ik met Zapier en AI automatiseren op het Free-abonnement?

Je kunt het uitproberen: Copilot is beschikbaar op Free en je kunt een AI by Zapier-stap op modelniveau Standard testen via Preview. Voor het publiceren van een Zap met een AI by Zapier-stap en voor het toevoegen van tools heb je een betaald abonnement nodig.

Wat is er met Zapier Agents gebeurd?

Zapier heeft Agents ondergebracht in de AI by Zapier-stap. Je voegt tools toe aan de stap, stelt per tool de goedkeuring in en ziet de uitvoeringen terug in Zap History.

Is Zapier de juiste tool voor AI-automatisering, of kan ik beter n8n of Make gebruiken?

Wil je veel kant-en-klare appkoppelingen en weinig instelwerk? Dan is Zapier een makkelijke start. Draai je veel werkprocessen en zijn de kosten per uitvoering belangrijk? Dan is n8n het bekijken waard. Onze vergelijking van n8n en Zapier helpt je bij die keuze.

Je volgende stap

Kies iets wat je elke week leest en vervolgens overtypt. Bouw daar de Slack-samenvatting of het follow-upconcept van hierboven omheen, op modelniveau Standard. Laat de Zap een week draaien en controleer elk resultaat. Van die ene Zap leer je meer dan van tien tutorials.

Wil je dit leren samen met anderen die hetzelfde doen, met praktische AI-lessen voor je dagelijkse werk? Begin dan gratis met RobotsHelp Launchpad op onze homepage.