Je inbox heeft 140 ongelezen berichten, één mailwisseling heeft 31 reacties en je moet nog antwoord geven aan de klant die inmiddels twee keer om een antwoord heeft gevraagd. Je hebt geen nieuwe baan nodig. Je hebt een AI-e-mailassistent voor Outlook nodig die het typen en lezen van je overneemt. Jij blijft degene die op verzenden klikt.
Het korte antwoord: krijg je Microsoft 365 Copilot van je bedrijf? Gebruik dan de ingebouwde Copilot in Outlook voor samenvattingen, conceptmails en advies over je toon. Zo niet, dan kun je het meeste ook doen met een gratis chatassistent en één opgeslagen prompt. Dat stel je in ongeveer tien minuten in. In beide gevallen controleer je elke e-mail voordat je die verstuurt.
No password needed – your reset opens instantly.
Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres en je bent aangemeld.
Wat een AI-e-mailassistent voor Outlook voor je moet doen
Vergeet de lijstjes met functies. Een handige assistent doet vier dingen. Daaraan kun je elke tool toetsen:
- Een lange mailwisseling samenvatten zodat je kunt antwoorden zonder door 31 reacties te scrollen.
- Een conceptantwoord schrijven op basis van één regel met instructies, in de toon die jij kiest.
- Je eigen concept aanscherpen als je bericht niet lekker loopt, te lang is of te bot overkomt.
- Je helpen je inbox te ordenen zodat de belangrijke berichten bovenaan staan.
Ga je verder, bijvoorbeeld door automatisch antwoorden namens jou te laten versturen, dan kunnen kleine foutjes grotere gevolgen krijgen. Houd het voor je dagelijkse werk bij deze vier taken.
Optie 1: Copilot in Outlook
Microsoft bouwt deze functies rechtstreeks in Outlook in. Volgens Microsofts veelgestelde vragen over Copilot in Outlook krijg je bovenaan elke mailwisseling een knop Summarize om samen te vatten. Tijdens het schrijven vind je via de Copilot-knop Draft with Copilot voor conceptmails en Coaching by Copilot voor schrijfadvies. Ook kun je binnenkomende e-mails op prioriteit laten ordenen en in gewone taal hulp krijgen bij het maken van regels voor je inbox.
Een mailwisseling samenvatten
Open de mailwisseling en kies bovenaan Summarize. Je krijgt de belangrijkste punten te zien. Zo kun je je antwoord schrijven op basis van de samenvatting, zonder alles opnieuw te lezen.
Een conceptantwoord schrijven met één instructie
Kies in een nieuw bericht het Copilot-pictogram en daarna Draft. Typ wat je wilt, bijvoorbeeld: “Vertel het team dat we doorgaan met het huidige marketingplan om de projectdeadline te halen.” Dat voorbeeld komt uit Microsofts handleiding voor conceptmails. Je kunt de lengte en toon aanpassen en een nieuwe versie laten maken. Kies pas daarna Keep it om de tekst te behouden. Pas aan wat nog nodig is en verstuur je mail.
Schrijfadvies voor je eigen concept
Schrijf eerst zelf de e-mail en kies daarna Coaching by Copilot. Volgens Microsoft krijg je suggesties voor je toon, de duidelijkheid en hoe je bericht op de lezer overkomt. Je kunt alle suggesties tegelijk overnemen of ze één voor één toepassen (handleiding voor schrijfadvies). Op je mobiel werkt dit pas als je minstens 100 tekens hebt geschreven.
Goed om te weten: of je Copilot in Outlook kunt gebruiken, hangt af van je Microsoft-abonnement. Vraag het na bij je IT-team of bekijk Microsofts veelgestelde vragen voordat je erop rekent. Zie je de knop niet? Ga dan naar optie 2.
Optie 2: zelf een assistent instellen met een opgeslagen prompt
Ook zonder licentie kun je het meeste hiervan doen door de tekst van je e-mail in ChatGPT, Claude of Gemini te plakken. De truc is een prompt die je één keer opslaat en steeds opnieuw gebruikt. Zo hoef je niet telkens met een leeg tekstvak te beginnen.
Deze basisprompt kun je in een notitie-app opslaan:
Je bent mijn e-mailassistent. Hieronder staat een mailwisseling. 1) Vat die samen in drie opsommingstekens. 2) Zet op een rij wat de afzender van mij wil en wanneer. 3) Schrijf een antwoord van minder dan 120 woorden in een vriendelijke, directe toon. Ontbreekt er iets? Vraag het me in plaats van te gokken. Mailwisseling: [plak hier]
Plak de mailwisseling, lees de samenvatting en lees het conceptantwoord daarna één keer hardop. Pas die ene zin aan die niet klinkt als jij en verstuur de mail zoals altijd vanuit Outlook. Wil je vooral de toon verbeteren van een mail die je al hebt geschreven? Onze handleiding om een e-mail professioneler te laten klinken met AI heeft daar precies de juiste prompts voor. En in sneller conceptantwoorden schrijven met ChatGPT zie je dat werkproces stap voor stap.
Privacy voorop: plak geen klantcontracten, persoonsgegevens of informatie die je bedrijf als vertrouwelijk aanmerkt in een openbare chattool. Twijfel je? Vraag dan wat je op je werk mag gebruiken. Die regel is de belangrijkste reden waarom veel bedrijven liever de ingebouwde optie gebruiken.
Welke optie past bij jou?
- Je hebt Copilot in Outlook: begin daarmee. Het werkt op de plek waar je toch al leest en schrijft. Kopiëren is niet nodig.
- Je hebt geen Copilot en je mails zijn standaardwerk: gebruik de opgeslagen prompt met een chatassistent die je al vertrouwt. Weet je niet welke? Onze vergelijking van ChatGPT, Gemini en Copilot helpt je kiezen.
- Je mails bevatten gevoelige informatie: gebruik alleen wat je bedrijf heeft goedgekeurd. Laat AI alleen samenvattingen maken en je toon controleren.
Vandaag instellen in 10 minuten
- Kies de drie soorten e-mails die bij jou het vaakst voorkomen (bijvoorbeeld: klantvragen, afspraken plannen, voortgangsupdates).
- Schrijf voor elke soort één antwoord waar je trots op bent.
- Voeg die drie antwoorden toe aan de opgeslagen prompt als voorbeelden van je toon. Zo klinken conceptmails als jij.
- Probeer de prompt uit op je volgende vijf echte e-mails en noteer wat je moest aanpassen. Verbeter de prompt, niet de e-mail.
Na een week weet je of het je tijd bespaart. Zo niet, stop er dan mee. Een tool waarbij je meer moet aanpassen dan schrijven, is geen assistent.
Veelgestelde vragen
Kan AI mijn e-mails beantwoorden zonder mij?
Dat kan, maar we raden het niet aan. Een verkeerde datum of toezegging die namens jou wordt verstuurd, kost meer dan de minuten die je bespaart. Laat AI het concept schrijven en verstuur de mail zelf.
Klinken de antwoorden alsof een robot ze heeft geschreven?
De eerste antwoorden vaak wel. Geef de assistent twee of drie van je echte antwoorden als voorbeeld, stel een woordlimiet in en schrap de openingszin die de assistent toevoegt. Dat maakt de tekst meestal een stuk natuurlijker.
Is de gratis optie goed genoeg?
Voor samenvattingen en eerste concepten wel. Je mist alleen het gemak van rechtstreeks in Outlook werken.
Leer hoe je AI de rest van je werkdag gebruikt
E-mail is de makkelijkste plek om te beginnen, omdat je binnen een paar minuten resultaat ziet. Wil je steeds een korte, praktische les zoals deze? Meld je dan aan voor de gratis Launchpad op de homepage van robotshelp. Vul je e-mailadres in en je bent aangemeld.
No password needed – your reset opens instantly.
Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres en je bent aangemeld.