Een rapport schrijven met ChatGPT voor je werk

Het is de laatste week van de maand. Vrijdag moet je rapport klaar zijn. Je hebt alleen een pagina met halve zinnen, een spreadsheet met de cijfers van deze maand en het rapport van vorige maand als globaal voorbeeld. Met hulp van ChatGPT kun je in minder dan een uur een rapport schrijven voor je werk. Maar niet door alleen “schrijf mijn maandrapport” te typen. Wat wel werkt: jij levert de feiten aan, ChatGPT vraagt wat er ontbreekt en samen bepaal je de opzet. Daarna schrijft het één onderdeel tegelijk, terwijl jij elk cijfer controleert.

Stel je voor: het is donderdag, vier uur. In plaats van naar een leeg document te staren, beantwoord je acht korte vragen van ChatGPT. Je keurt een opzet van één pagina goed. Twintig minuten later lees je een helder concept dat begint met dat ene punt dat je manager moet weten. Je corrigeert twee cijfers, past één zin aan die niet als jouw tekst klinkt en verstuurt het rapport.

Wil je meer van dit soort praktische AI-werkprocessen, gratis? Meld je aan voor Launchpad.

Het korte antwoord

Vertel ChatGPT voor wie het rapport is, welke beslissing het moet ondersteunen of welke update het moet geven, en over welke periode het gaat. Plak je ruwe notities in de chat en upload je cijfers. Vraag ChatGPT daarna om je eerst te interviewen: één vraag tegelijk, over de feiten die nog ontbreken. Zijn de ontbrekende gegevens aangevuld? Laat ChatGPT dan een opzet voorstellen, keur die goed of pas hem aan, en laat het pas daarna schrijven. Werk onderdeel voor onderdeel, met de kernboodschap voorop. Schrijf de samenvatting als laatste. Sluit af met een controle waarbij ChatGPT elk cijfer uit het rapport naast de bijbehorende bron zet.

Die volgorde maakt het verschil. ChatGPT is goed in structuur, formuleren en inkorten. Het weet niet wat er deze maand in je team is gebeurd. Laat je het ontbrekende informatie zelf invullen, dan krijg je iets dat prettig leest maar deels verzonnen is. OpenAI zegt het duidelijk: ChatGPT kan zelfverzekerd klinken terwijl het ernaast zit. Behandel de uitkomst als een eerste concept, niet als een definitieve bron (OpenAI Help Center: vertelt ChatGPT de waarheid?).

Waar ChatGPT goed in is bij een rapport voor je werk (en wat jouw taak blijft)

Verdeel het werk op een realistische manier. Dan schrijf je sneller een beter rapport.

• Hier is ChatGPT goed in: losse punten omzetten in heldere zinnen, een structuur voorstellen die bij de lezer past, ontbrekende informatie signaleren (“je noemt een vertraging, maar niet de oorzaak”), lange alinea’s inkorten, de toon consistent maken en berekeningen uitvoeren met een geüploade spreadsheet.
• Dit blijft jouw taak: de feiten, de cijfers, de afwegingen (“is dit een risico of gewoon ruis?”), politiek gevoelige kwesties (“noem ik de leverancier bij naam?”) en de laatste leesronde voordat je het rapport verstuurt.

Heb je alleen notities van één vergadering en wil je daar een verslag van maken? Dan helpt onze handleiding om vergadernotities om te zetten in een verslag met ChatGPT je sneller op weg. Deze pagina is voor uitgebreidere rapporten die je uit meerdere bronnen samenstelt: een maandelijkse update, een projectrapport, een kwartaalevaluatie of een incidentrapport.

Verzamel eerst je bronmateriaal (vijf minuten)

Hoe goed je rapport wordt, hangt af van wat je aanlevert. Verzamel het volgende op één plek voordat je ChatGPT opent:

• De lezer en het doel. “Mijn manager en haar leidinggevende. Ze willen weten of het project op schema ligt en of we meer budget nodig hebben.”
• De periode. “1 tot 30 september.”
• Je notities. Losse punten zijn prima. Rommelig mag. Onjuist niet.
• De cijfers. Een export van je spreadsheet met duidelijke kolomnamen werkt het best.
• Het rapport van de vorige periode, als dat er is. Zo sluit het nieuwe rapport aan op de indeling die je lezer al kent.
• Wat je van de lezer verwacht. Een beslissing, goedkeuring of gewoon “geen actie nodig”.

Controleer de regels van je bedrijf voor het invoeren van werkgegevens in AI-tools voordat je gevoelige informatie plakt. In een persoonlijk ChatGPT-account kun je “Improve the model for everyone” (het model voor iedereen verbeteren) uitschakelen via Settings, Data controls. OpenAI zegt ook dat het standaard niet traint op inhoud uit Business- en Enterprise-werkruimtes (OpenAI Help Center: gegevensinstellingen in ChatGPT). Vervang bij twijfel klantnamen door “Klant A” voordat je de tekst plakt.

Stap 1: Laat ChatGPT je interviewen

Dit is de stap die de meeste mensen overslaan. Juist deze stap voorkomt dat er verzonnen informatie in het concept terechtkomt. Plak je materiaal en deze prompt:

Ik moet een [maandrapport / projectrapport / kwartaalrapport / incidentrapport] schrijven voor mijn werk.
Lezer: [wie het leest en wat diegene belangrijk vindt]
Periode: [datums]
Doel: [wat het rapport moet opleveren, bijvoorbeeld "laten zien dat we op schema liggen en om één extra ontwerper vragen"]

Hieronder staan mijn notities en cijfers. Schrijf het rapport nog NIET.
Interview me eerst. Stel me één vraag tegelijk over informatie die de lezer nodig heeft, maar die in mijn notities ontbreekt, onduidelijk is of tegenstrijdig is. Stop na maximaal 8 vragen. Vul ontbrekende informatie nooit zelf in. Weet ik een antwoord niet, markeer het dan als "[nog te bevestigen]".

[plak hier je notities]

Beantwoord elke vraag in één of twee regels. Je zult merken dat het vaak vragen zijn die je manager na het lezen ook zou stellen. Precies daarom doe je dit: je beantwoordt ze vóór het versturen, niet achteraf in een reeks reacties.

Stap 2: Bepaal de opzet voordat je zinnen laat schrijven

Vraag eerst om de structuur, daarna pas om de tekst. Een opzet aanpassen kost dertig seconden. Een uitgewerkt concept met de verkeerde structuur herstellen kost een halfuur.

Stel op basis van mijn notities en antwoorden een opzet voor dit rapport voor.
Geef alleen koppen, met onder elke kop één regel over wat daar komt te staan.
Zet de belangrijkste boodschap voor de lezer bovenaan.
Volg waar dat logisch is de structuur van mijn vorige rapport (hieronder geplakt).

Weet je nog niet welke indeling bij je rapport past? Dit zijn gangbare, praktische uitgangspunten:

• Wekelijks of maandelijks voortgangsrapport: de stand van zaken in het kort, wat er is afgerond, cijfers ten opzichte van de doelen, wat is uitgelopen en waarom, risico’s, het plan voor de volgende periode en wat je van de lezer nodig hebt.
• Projectrapport (tussentijds of bij afronding): doel en afbakening, voortgang ten opzichte van planning en budget, genomen beslissingen, openstaande punten, geleerde lessen en vervolgstappen.
• Kwartaalevaluatie: resultaten ten opzichte van de doelen die vorig kwartaal zijn gesteld, oorzaken van de verandering, wat je anders gaat doen en doelen voor het volgende kwartaal.
• Incidentrapport: wat er is gebeurd, wanneer, de gevolgen, hoe het is opgelost, de achterliggende oorzaak en wat er verandert om herhaling te voorkomen. Houd het feitelijk, zonder schuld toe te wijzen.

Stap 3: Schrijf onderdeel voor onderdeel, met de kernboodschap voorop

Eén onderdeel per bericht houdt ChatGPT bij de les en zorgt dat jij blijft meelezen. Een lang concept dat in één keer wordt geschreven, wordt verderop vaak steeds vager.

Schrijf onderdeel 1 van de opzet: [kop].
Regels:
- Begin met de conclusie in één zin, gevolgd door de onderbouwing.
- Gebruik alleen feiten uit mijn notities en antwoorden. Laat de markeringen "[nog te bevestigen]" ongewijzigd staan.
- Korte alinea's. Gebruik opsommingstekens alleen voor lijsten met 3+ punten.
- Gewone woorden. Geen "een hefboom creëren", "synergie" of "in de snel veranderende wereld van vandaag".
- Maximaal 150 woorden.

Lees elk onderdeel voordat je om het volgende vraagt. Klopt er iets niet? Benoem dan precies wat: “de vertraging kwam door de leverancier, niet door ons” werkt veel beter dan “maak het beter”.

Stap 4: Haal de cijfers uit je spreadsheet, niet uit je hoofd

Upload voor het cijfergedeelte van je rapport het bestand, in plaats van cijfers over te typen in de chat. ChatGPT kan spreadsheets (.xlsx, .csv) analyseren, trends samenvatten en tabellen en grafieken maken. Voor de berekeningen voert het Python-code uit. OpenAI raadt duidelijke kolomkoppen in de eerste rij aan, één rij per record en geen lege rijen tussen de gegevens. Het adviseert ook om de code en aannames te controleren voordat je op het resultaat vertrouwt (OpenAI Help Center: gegevensanalyse met ChatGPT).

Gebruik de geüploade spreadsheet voor het onderdeel "Cijfers".
1. Vergelijk [deze maand] met [vorige maand] en met het doel voor: [noem de 3 tot 5 relevante meetwaarden].
2. Maak een kleine tabel: meetwaarde, deze periode, vorige periode, doel, verandering.
3. Schrijf 3 zinnen over wat het meest is veranderd en de waarschijnlijke oorzaak, ALLEEN op basis van mijn notities. Geven mijn notities geen oorzaak, schrijf dan "[oorzaak nog te bevestigen]".
4. Vertel welke kolommen en rijen je voor elk cijfer hebt gebruikt.

Punt 4 is je vangnet. Ziet een totaal er vreemd uit? Dan kun je precies de gebruikte rijen controleren. Eén aandachtspunt van dezelfde helppagina: exacte waarden uit gescande pdf’s of afbeeldingen van tabellen zijn niet betrouwbaar. Exporteer dus de echte spreadsheet als de cijfers ertoe doen. Heb je je gegevens alleen als pdf? Onze handleiding om gegevens uit pdf’s naar een spreadsheet over te zetten helpt je ze eerst bruikbaar te maken.

Stap 5: Schrijf de managementsamenvatting als laatste

De samenvatting heeft de grootste kans om gelezen te worden. Schrijf die dus als de rest vaststaat. Ook als je lezer na vijf regels stopt, moet duidelijk zijn hoe het ervoor staat en wat je nodig hebt.

Schrijf nu een samenvatting voor bovenaan het rapport, maximaal 5 regels:
- Regel 1: de algemene stand van zaken in gewone woorden (op schema / schema in gevaar / niet op schema) en waarom.
- Regels 2 tot 4: de drie feiten die de lezer moet weten.
- Regel 5: wat ik van de lezer nodig heb, met een datum. Als ik niets nodig heb, schrijf dan "Geen actie nodig."

Controleer het rapport voordat je het verstuurt

Een verzorgd concept is niet automatisch een correct concept. Voer deze controle elke keer uit:

Controleer het volledige rapport. Geef me:
1. Elk cijfer, elke datum en elke naam in het rapport, steeds met de bron erbij (mijn notities, mijn antwoord op vraag X of rijen uit de spreadsheet).
2. Elke zin die iets beweert wat niet in mijn materiaal staat.
3. Alle resterende markeringen "[nog te bevestigen]".
4. Alle plekken waar de toon vager of positiever is dan de feiten rechtvaardigen.

Doe daarna zelf het menselijke deel:

• Controleer met eigen ogen drie cijfers aan de hand van de spreadsheet.
• Controleer en bevestig alles wat als “[nog te bevestigen]” is gemarkeerd. Lukt dat niet, laat de markering dan zichtbaar staan of vraag het vóór het versturen aan een collega.
• Lees de samenvatting hardop. Klinkt een zin niet als iets wat je in een vergadering zou zeggen? Herschrijf die dan.
• Zorg dat minder goed nieuws niet verstopt zit. Een gemiste deadline hoort je lezer liever van jou, in je rapport, dan later van iemand anders.

Laat het klinken als jij, niet als ChatGPT

Lezers die je kennen, merken het als je rapport ineens als een brochure klinkt. Drie aanpassingen die helpen:

• Geef een stijlvoorbeeld. Plak een rapport of lange mail die je zelf hebt geschreven en zeg: “Gebruik dezelfde toon en zinslengte als in dit voorbeeld.”
• Schrap de opvulwoorden. Voeg aan de prompt voor elk onderdeel een kort lijstje toe met woorden die je nooit zou gebruiken (“uitdiepen”, “robuust”, “gamechanger”).
• Formuleer je eigen oordeel zelf. Schrijf de zinnen over “wat we volgens mij moeten doen” zelf. Daar betaalt je manager je uiteindelijk voor.

Weet je niet zeker of ChatGPT of Claude beter past bij dit soort langere teksten voor je werk? Onze handleiding ChatGPT versus Claude voor het schrijven van teksten vergelijkt de twee aan de hand van echte schrijftaken en laat zien welke tool bij welke taak past.

Als je elke maand hetzelfde rapport schrijft

Is dit een terugkerend rapport? Begin dan niet elke keer opnieuw. In een ChatGPT-project houd je samenhangende chats, bestanden en instructies bij elkaar. OpenAI noemt het hergebruiken van een project voor terugkerende taken als een van de toepassingen. Je kunt bijvoorbeeld datasets en rapporten bewaren en elke week terugkomen om updates te maken (OpenAI Help Center: Projects in ChatGPT). Zet je rapportsjabloon, een stijlvoorbeeld en de vijf prompts hierboven in de projectinstructies. Upload daarna elke maand de nieuwe cijfers en notities en doorloop dezelfde stappen.

Stuur je eerder een korte wekelijkse statusmail dan een volledig rapport? Onze handleiding voor automatische statusupdates met Gemini laat zien hoe je dat vanuit een Google Sheet instelt.

Veelgemaakte fouten

• “Schrijf mijn maandrapport” zonder materiaal aan te leveren. Je krijgt een zelfverzekerd klinkend sjabloon vol dingen die niet zijn gebeurd.
• Het interview overslaan. De ontbrekende informatie verdwijnt niet. ChatGPT vult die in met aannames.
• In één bericht om het hele rapport vragen. Onderdeel voor onderdeel kost twee minuten meer en levert een veel beter resultaat op.
• Cijfers handmatig in de chat typen. Upload de spreadsheet en vraag uit welke rijen elk cijfer komt.
• De samenvatting als eerste schrijven. Die beschrijft dan het rapport dat je van plan was te schrijven, niet het rapport dat je daadwerkelijk hebt geschreven.
• Versturen zonder zelf te lezen. Jouw naam staat erop.

Gerelateerde handleidingen

• Van één vergadering naar een verslag: maak met ChatGPT van vergadernotities een verslag waarmee mensen aan de slag kunnen.
• Van een lang rapport van iemand anders naar een kort overzicht: vat een lang rapport samen en haal de actiepunten eruit met Claude.
• Wekelijkse statusmails vanuit een spreadsheet: Gemini voor automatische statusupdates.
• Cijfers die vastzitten in pdf’s: haal met Claude AI gegevens uit een pdf en zet ze in een spreadsheet.
• Vragen over de cijfers zelf: analyseer een spreadsheet voor je werk met ChatGPT.
• De follow-upmail nadat je het rapport hebt verstuurd: schrijf sneller antwoordmails met ChatGPT.
• Als het rapport ook een presentatie moet worden: maak een presentatie met AI.
• Als het rapport eindigt met een verzoek om iemand aan te nemen: schrijf een functieomschrijving met AI.
• Als je notities ook dienen voor de jaarlijkse beoordeling van een teamlid: schrijf een personeelsbeoordeling met AI.

Begin met het rapport van deze maand

Pak het rapport dat je als eerstvolgende moet inleveren. Verzamel je notities en spreadsheet, plak de interviewprompt en beantwoord de vragen. Na de eerste vraag weet je al of dit je tijd bespaart. Voor de meeste mensen maakt alleen al het interview het rapport beter. Het brengt namelijk de vragen naar boven die de lezer anders achteraf zou stellen.

Wil je elke week een nieuw praktisch AI-werkproces zoals dit? Meld je aan voor Launchpad.