ChatGPT-Prompts fürs Projektmanagement (Vorlagen zum Kopieren)

Dein Projektboard sieht gut aus. Bis jemand einen Statusbericht, eine Risikoliste oder eine Entschuldigung für einen verpassten Termin braucht. Dann sitzt du vor einer leeren Seite. Die Lösung ist kein neues Tool. Es sind ein paar ChatGPT-Prompts fürs Projektmanagement, die du einfach einfügen kannst. Gerade dann, wenn es im Projekt unübersichtlich wird und die Zeit knapp ist.

Stell dir vor, es ist Donnerstag, 4:40 Uhr. In zwanzig Minuten ist Standup. Und du hast schon ein klares Projektbriefing, einen ehrlichen Statusbericht, die wichtigsten Risiken benannt und einen Entwurf für die Kundenmail, der nach dir klingt.

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Was ChatGPT im Projektmanagement kann und was nicht

ChatGPT ersetzt weder dein Board in Asana, Jira, Monday oder ClickUp noch eine gemeinsam genutzte Tabelle. Es hakt auch nicht für dich bei anderen nach. Hier hat es eine klar begrenzte Aufgabe: aus ungeordneten Notizen klare Projekttexte machen. Damit du entscheiden und weitermachen kannst.

So beschreibt auch OpenAI den Einsatz von ChatGPT für Texte im Beruf: Gib Kontext, verlange ein bestimmtes Format und überarbeite den Entwurf selbst. In den Empfehlungen von OpenAI zum Prompt Engineering findest du das Muster, das wir unten verwenden: Rolle, Ziel, Vorgaben und ein Beispiel für den Aufbau der Antwort.

Bevor du etwas einfügst, entferne Namen und Zahlen, die du nicht teilen solltest. Behalte die wichtigen Angaben bei: Ziel, Termine, Verantwortliche, Hindernisse und Ton.

So nutzt du diese ChatGPT-Prompts fürs Projektmanagement

Nutze sie diese Woche in dieser Reihenfolge für ein echtes Projekt:

1. Schreibe oder präzisiere das Projektbriefing.
2. Entwirf den wöchentlichen Statusbericht.
3. Erstelle eine kurze Liste mit Risiken und Hindernissen.
4. Leite aus gesammelten Meetingnotizen Zuständigkeiten und nächste Schritte ab.
5. Schreibe die schwierigen E-Mails: eine Entschuldigung für einen verpassten Termin und eine Zahlungserinnerung für eine offene Rechnung.

Füge jeweils einen Prompt ein. Ergänze deine eigenen Notizen an der vorgesehenen Stelle. Überarbeite den Entwurf, bevor du etwas verschickst.

Prompt 1: ein Projektbriefing mit ChatGPT schreiben

Ein Briefing sorgt dafür, dass dein Team nicht raten muss. Wenn du schon ungeordnete Notizen vom Projektstart hast, wird daraus eine Grundlage, mit der alle planen können.

Du leitest ein Projekt mit ruhiger Hand und schreibst für ein Team, das viel zu tun hat.
Erstelle aus meinen Notizen ein einseitiges Projektbriefing.
Verwende nur diese Überschriften:
1) Ziel (ein Satz)
2) Warum jetzt
3) Gehört zum Projekt
4) Gehört nicht zum Projekt
5) So sieht Erfolg aus
6) Wichtige Termine
7) Rollen (wer entscheidet, wer setzt um, wer wird informiert)
8) Offene Fragen
Regeln: einfaches Englisch, kurze Stichpunkte, keine Floskeln, keine erfundenen Fakten. Wenn etwas fehlt, führe es unter Offene Fragen auf.
Meine Notizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]

Lies zuerst die offenen Fragen. Diese Lücken musst du noch mit einem Menschen klären, nicht mit weiteren Prompts.

Prompt 2: ein wöchentlicher Statusbericht, der wirklich gelesen wird

Statusberichte helfen wenig, wenn sie schlechte Nachrichten verstecken oder jedes einzelne Ticket auflisten. Bitte um einen kurzen Bericht, den ein Projektauftraggeber in weniger als einer Minute überfliegen kann.

Schreibe aus diesen Notizen einen wöchentlichen Projektstatusbericht.
Ton: direkt, ruhig, ohne Übertreibungen.
Aufbau:
- Gesamtstatus: grün / gelb / rot, mit einem Satz zur Begründung
- Diese Woche erledigt (max. 5 Stichpunkte)
- Nächste Woche (max. 5 Stichpunkte)
- Hindernisse und benötigte Unterstützung (Verantwortliche namentlich nennen)
- Risiken, die wir im Blick behalten müssen
Erfinde keine Fortschritte. Wenn meine Notizen wenig hergeben, benenne, was unklar ist.
Notizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]
Zielgruppe: [Projektauftraggeber / Kunde / internes Team]
Länge: unter 200 Wörter

Prompt 3: Risiken und Hindernisse vor dem Standup auflisten

Eine Risikoliste hilft, wenn sie kurz ist und die Zuständigkeiten klar sind. Dieser Prompt verlangt Namen und nächste Schritte statt vager Bedenken.

Erstelle aus diesen Projektnotizen eine Tabelle mit Risiken und Hindernissen.
Spalten: Risiko oder Hindernis | Warum es wichtig ist | Wahrscheinlichkeit (N/M/H) | Auswirkung (N/M/H) | Verantwortliche Person | Nächster Schritt diese Woche | Fällig am
Regeln: max. 8 Zeilen, keine Dopplungen, keine erfundenen Verantwortlichen. Wenn die Zuständigkeit unbekannt ist, schreibe "Zuständigkeit klären".
Notizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]

Prompt 4: aus Meetingnotizen Zuständigkeiten und nächste Schritte ableiten

Wenn deine Meetingnotizen ein langer Textblock sind, bitte ChatGPT nicht zuerst um eine Zusammenfassung. Frage nach Entscheidungen, Verantwortlichen und Terminen. Das bringt das Projekt voran.

Erstelle aus diesen Meetingnotizen eine Aufgabenliste für ein Projektteam.
Ausgabe:
1) Getroffene Entscheidungen
2) Aufgaben im Format: Aufgabe | Verantwortliche Person | Fällig am | Abhängig von
3) Ideenspeicher (Ideen, keine Aufgaben)
4) Unklare Punkte, die eine Rückfrage brauchen
Regeln: Erfinde keine Verantwortlichen oder Termine. Markiere fehlende Angaben mit "noch zu klären". Halte die Aufgaben so klein, dass sie sich innerhalb einer Woche erledigen lassen.
Meetingnotizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]

Eine ähnliche Variante speziell für Slack findest du in unserer Anleitung zum besten ChatGPT-Prompt für Aufgaben aus einem Slack-Thread. Eine vollständige Anleitung zur Projektplanung, nicht nur Prompts, findest du unter Projektplan mit KI erstellen.

Prompt 5: Entschuldigungs-Mail für einen verpassten Projekttermin

Wenn sich ein Termin verschiebt, macht Schweigen die Sache nicht besser. Übernimm in der E-Mail Verantwortung, nenne den neuen Termin und zeige, wie du das Problem behebst. Ganz sachlich.

Schreibe eine kurze E-Mail mit einer Entschuldigung für einen verpassten Projekttermin.
Ton: verantwortungsbewusst, ruhig, sachlich. Keine Ausreden, keine übertriebene Entschuldigung.
Inhalt:
- Klare Entschuldigung in den ersten zwei Zeilen
- Was sich verschoben hat und warum, anhand von ein oder zwei Fakten
- Neuer Liefertermin
- Was wir geändert haben, damit sich der Termin nicht erneut verschiebt
- Eine klare Bitte oder Bestätigung
Fakten:
Projekt: [NAME]
Ursprünglicher Termin: [DATUM]
Neuer Termin: [DATUM]
Ursache: [FAKT]
Lösung: [WAS WIR GEÄNDERT HABEN]
Zielgruppe: [Kunde / Projektauftraggeber]
Länge: unter 160 Wörter
Betreffzeilen: Gib mir 3 Varianten

Prompt 6: eine professionelle Zahlungserinnerung für eine offene Rechnung

Zahlungen hinterherzulaufen ist unangenehm. Eine klare Erinnerung hilft, deinen Cashflow zu sichern, ohne gleich beim ersten Mal schroff zu klingen.

Schreibe eine höfliche Zahlungserinnerung per E-Mail für eine offene Rechnung.
Ton: bestimmt und freundlich. Gehe bei der ersten Erinnerung von gutem Willen aus.
Inhalt: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, erbrachte Leistung, Zahlungsmöglichkeit und ein freundlicher Hinweis zum nächsten Schritt, falls eine Rechnungskopie gebraucht wird.
Fakten:
Rechnung: [NUMMER]
Betrag: [BETRAG]
Fällig am: [DATUM]
Leistung: [EINE ZEILE]
Zahlungslink oder Zahlungsart: [METHODE]
Länge: unter 120 Wörter
Gib mir außerdem eine kürzere Follow-up-Mail für 7 Tage später.

Eine einfache Routine für jede Woche

Montag: Nutze die Prompts für Status und Risiken mit den Notizen der letzten Woche. Mittwoch: Leite aus den Meetingnotizen zur Wochenmitte klare Zuständigkeiten ab. Freitag: Erledige die schwierigen E-Mails, damit sie nicht übers Wochenende liegen bleiben. Behalte den Kontext zum Projekt in einem einzigen ChatGPT-Chat. So musst du nicht jedes Mal alles neu erklären.

Wenn du eine breitere Prompt-Sammlung für Büroarbeit auch abseits von Projekten suchst, findest du in den besten Claude-Prompts für die Arbeit Vorlagen für weitere Aufgaben. Für die Überprüfung deiner Vertriebspipeline nutze statt dieser Projektvorlagen die ChatGPT-Prompts fürs Management deiner Vertriebspipeline.

Häufige Fragen

Wie schreibe ich mit ChatGPT ein Projektbriefing?

Füge den Briefing-Prompt von oben zusammen mit deinen Notizen vom Projektstart ein. Behalte die acht Überschriften bei. Hole für jede offene Frage eine konkrete Antwort von einer am Projekt beteiligten Person ein, bevor du das Briefing als fertig betrachtest.

Kann ChatGPT die Aufgabenverfolgung in Projektmanagement-Software automatisieren?

Nicht von allein. ChatGPT kann Aufgabenlisten und Statustexte entwerfen. Die Aufgaben verfolgst du weiterhin in deinem Board, etwa in Jira, Asana oder ClickUp. Wenn du Abläufe zwischen Tools automatisieren möchtest, ist das eine Aufgabe für Zapier, Make oder n8n, nicht für einen Chat-Prompt.

Wie sieht eine gute ChatGPT-E-Mail zu einem verpassten Projekttermin aus?

Nutze den Entschuldigungs-Prompt: Übernimm gleich zu Beginn Verantwortung, nenne eine sachliche Ursache, gib den neuen Termin an und erkläre die Lösung. Bleib unter 160 Wörtern, damit der Leser nicht lange nach dem neuen Plan suchen muss.

Wie schreibe ich mit ChatGPT eine Zahlungserinnerung für eine offene Rechnung?

Nutze den Rechnungs-Prompt mit der tatsächlichen Rechnungsnummer, dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum. Sende zuerst die höfliche Variante. Die kürzere Follow-up-Mail hebst du für eine Woche später auf, falls sich nichts tut.

Gehören Prompts zur Wettbewerbsanalyse zum Projektmanagement?

Normalerweise nicht. Wettbewerbsanalysen gehören zur Recherche oder zum Marketing. Nutze diese Seite für die eigentliche Projektarbeit: Briefing, Status, Risiken, Zuständigkeiten und die schwierigen E-Mails, die das Projekt voranbringen.

Starte heute mit einem Prompt

Wähle den Prompt, der zu dem passt, was gerade auf deinem Schreibtisch durcheinandergeraten ist. Füge deine Notizen ein. Überarbeite den Entwurf. Schick ihn ab. Mehr braucht diese Routine nicht.

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Du möchtest einen Überblick, der über einzelne Prompts hinausgeht? Erfahre, wie du KI im Projektmanagement einsetzt und welche fünf Aufgaben du abgeben kannst.

Arbeitest du in einem Architekturbüro? Hier findest du Projektmanagement-Software für Architekten und erfährst, welche Aufgaben du an KI abgeben kannst.