Rechnungsverarbeitung mit n8n automatisieren: Von Gmail zu Sheets, ohne Abtippen

Monatsende. Irgendwo in deinem Posteingang liegen 20 Lieferantenrechnungen. Einige wurden zweimal weitergeleitet, eine ist ein Handyfoto von einem Papierbeleg. Alle müssen in eine Tabelle, bevor deine Buchhaltung wieder nachfragt. Die kurze Antwort: Mit einem n8n-Workflow kannst du die Rechnungsverarbeitung automatisieren. Er prüft Gmail auf PDF-Anhänge und lässt ein KI-Modell jede Rechnung in feste Felder auslesen. Gemini eignet sich dafür gut. Pro Rechnung schreibt er eine Zeile in Google Sheets. Er versieht die E-Mail mit einem Label, damit sie nicht zweimal verarbeitet wird, und fragt dich, bevor Rechnungen mit hohen Beträgen als freigegeben markiert werden. Du richtest ihn einmal ein, das dauert ungefähr einen Nachmittag. Dann testest du ihn mit zehn alten Rechnungen. Danach prüfst du nur noch die Zeilen, statt sie abzutippen.

Hier findest du die komplette Anleitung, Baustein für Baustein. Dazu erfährst du, wie du gescannte Rechnungen verarbeitest und den Workflow günstig und sicher betreibst.

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Was dieser Workflow macht und was er niemals tun sollte

Wenn du dir Rechnungs-Workflows in der Vorlagenbibliothek von n8n ansiehst, begegnet dir immer wieder derselbe bewährte Ablauf: Gmail regelmäßig auf E-Mails mit PDF-Anhängen prüfen, den Text aus dem PDF auslesen, die Rechnung von einem KI-Modell in strukturierte Felder übertragen lassen, auf doppelte Einträge prüfen, das Ergebnis in eine Google-Tabelle schreiben und bei Bedarf an jemanden zur Freigabe weiterleiten (n8n-Vorlage: Rechnungsdaten von Gmail zu Sheets, n8n-Vorlage: Lieferantenrechnungen mit Prüfung auf doppelte Einträge). Diesen Ablauf übernehmen wir und passen ihn etwas an den Alltag kleiner Unternehmen an: Er verarbeitet Scans, markiert unklare Angaben und führt keine Zahlungen aus.

Der letzte Punkt ist wichtig. Dieser Workflow erfasst und markiert. Er bezahlt nichts, schreibt keine E-Mails an Lieferanten und ändert nichts in deiner Buchhaltungssoftware. Du entscheidest weiterhin, was bezahlt wird. Du sparst dir das Abtippen und Suchen. Also meist genau den Teil, der ohnehin niemandem Spaß macht.

Hier ist der gesamte Ablauf auf einen Blick:

Gmail Trigger: erfasst neue E-Mails mit einem PDF-Anhang.
Extract From File: liest den Text aus dem PDF aus.
Information Extractor (mit einem Gemini-Chatmodell): überträgt den Text in feste Felder.
Edit Fields: ergänzt einen eindeutigen Rechnungsschlüssel und einen Status.
Google Sheets: schreibt oder aktualisiert eine Zeile pro Rechnung.
Gmail: markiert die E-Mail per Label als erledigt.
Optional: schickt dir eine E-Mail zur Freigabe, wenn ein Betrag über deinem Grenzwert liegt.

Bevor du loslegst: drei Vorbereitungen

1. Eine Tabelle mit festen Spalten

Erstelle eine Google-Tabelle namens „Invoices“ mit diesen Überschriften in Zeile 1: invoice_key, supplier_name, invoice_number, invoice_date, due_date, currency, subtotal, tax_amount, total, vat_number, notes, status, email_subject. Die festen Spalten sind die Grundlage für alles Weitere. Die KI füllt jedes Mal dieselben Felder. So kannst du die Daten später sortieren, filtern und summieren.

2. Ein Gmail-Label namens `invoice-logged`

Der Workflow fügt dieses Label jeder verarbeiteten E-Mail hinzu. Dein Trigger überspringt dann alle E-Mails mit diesem Label. Das ist die erste Absicherung gegen doppelt verarbeitete Rechnungen.

3. Deine Zugangsdaten in n8n

Du brauchst Google-Zugangsdaten für Gmail und Sheets sowie einen Gemini-API-Schlüssel. Die n8n-Dokumentation führt dich durch die Einrichtung des Gemini-Schlüssels: Du erstellst ihn auf der API-Schlüsselseite in Google AI Studio und fügst ihn in einen Zugangsdaten-Eintrag vom Typ „Google Gemini(PaLM) API“ ein (n8n-Dokumentation: Zugangsdaten für Google Gemini). In n8n Cloud kannst du statt eines eigenen Schlüssels auch „Use Gateway credits“ wählen. Falls Gmail später den Fehler 401 „unauthorized_client“ meldet, hilft es meist, die Gmail API in deinem Google-Cloud-Projekt zu aktivieren (n8n-Dokumentation: häufige Probleme mit Gmail Trigger).

Den Rechnungs-Workflow in n8n aufbauen, Baustein für Baustein

Schritt 1: Ein Gmail Trigger, der nur Rechnungen erfasst

Füge einen Gmail Trigger mit dem Ereignis „Message Received“ hinzu. Lass ihn in einem ruhigen Takt prüfen, etwa alle 15 Minuten. Bei Rechnungen kommt es selten auf die Minute an.

Trage unter den Filtern Folgendes in Search ein. Das sind normale Gmail-Suchoperatoren. Du kannst die Zeile also zuerst genau so in der Gmail-Suchleiste testen, siehe Google: Suche in Gmail verfeinern:

has:attachment filename:pdf -label:invoice-logged (invoice OR factuur OR rechnung OR facture OR bill)

Ändere danach zwei Einstellungen, über die fast jeder stolpert:

Read Status. Standardmäßig ist „Unread emails only“ eingestellt, also nur ungelesene E-Mails (n8n-Dokumentation: Gmail Trigger). Wenn du eine Rechnung vor dem nächsten Abruf kurz auf dem Handy öffnest, gilt sie als gelesen. Der Workflow bekommt sie dann nie zu sehen. Stelle deshalb ein, dass ungelesene und gelesene E-Mails erfasst werden. Das Label sorgt dafür, dass bereits verarbeitete E-Mails übersprungen werden.
Simplify aus, Download Attachments an. Schalte Simplify aus und aktiviere unter Options die Einstellung Download Attachments. Der erste Anhang landet in einem Binärfeld namens attachment_0, der zweite in attachment_1 und so weiter. Diese Namen stammen direkt aus dem Code des Bausteins, siehe n8n auf GitHub: Baustein Gmail Trigger.

Max Emails per Poll steht standardmäßig auf 10, maximal sind 50 möglich. Weitere E-Mails warten auf den nächsten Abruf. Bei viel Betrieb am Monatsende braucht es also einfach ein paar zusätzliche Durchläufe.

Tipp: Bitte Lieferanten nach Möglichkeit, Rechnungen an eine separate Adresse wie invoices@yourcompany zu senden. Oder richte einen Gmail-Filter ein, der sie an einen gemeinsamen Posteingang weiterleitet. Ein Posteingang nur für Rechnungen ist besser als eine noch so clevere Suchabfrage.

Schritt 2: Extract From File (PDF)

Füge Extract From File hinzu und wähle die Aktion „Extract From PDF“. Setze Input Binary Field auf attachment_0 statt auf den Standardwert data (n8n-Dokumentation: Extract From File). Führe den Schritt einmal mit einer Test-E-Mail aus. Bei einer Rechnung aus einer Buchhaltungssoftware siehst du den Rechnungstext in der Ausgabe: unordentlich, aber vollständig.

Wenn die Ausgabe leer oder fast leer ist, handelt es sich bei dem PDF um einen Scan oder ein Foto. Lies dann zuerst den Abschnitt über gescannte Rechnungen weiter unten und komm anschließend hierher zurück.

Schritt 3: Information Extractor mit einem Gemini-Chatmodell

Jetzt kommt die KI ins Spiel. Füge den Baustein Information Extractor hinzu und verbinde ihn mit einem Google Gemini Chat Model. Trage unter Text den Ausdruck {{ $json.text }} ein. Genau dieses Beispiel nennt n8n für Eingaben aus Extract From PDF (n8n-Dokumentation: Information Extractor).

Wähle bei Schema Type die Option „Generate From JSON Example“ und füge dieses Beispiel ein. n8n berücksichtigt nur die Feldnamen und Datentypen, nicht die Werte:

{
  "supplier_name": "Brightline Print Ltd",
  "invoice_number": "INV-2041",
  "invoice_date": "2026-10-02",
  "due_date": "2026-11-01",
  "currency": "EUR",
  "subtotal": 400.00,
  "tax_amount": 84.00,
  "total": 484.00,
  "vat_number": "NL000000000B01",
  "notes": ""
}

Ein wichtiges Detail aus der Dokumentation: Bei einem JSON-Beispiel behandelt n8n jedes Feld als Pflichtfeld. Auf echten Rechnungen fehlt aber oft ein Fälligkeitsdatum oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sag dem Modell deshalb, was es bei fehlenden Angaben tun soll. Öffne unter Options das Feld System Prompt Template und verwende etwa diesen Prompt. n8n ergänzt eigene Formatierungsanweisungen:

Du liest Lieferantenrechnungen für ein kleines Unternehmen.
Übernimm jeden Wert genau so, wie er auf der Rechnung steht. Rate niemals und ergänze keine Werte, die nicht auf der Rechnung stehen.
Datumsangaben: Schreibe sie im Format YYYY-MM-DD.
Beträge: reine Zahlen mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen, ohne Währungssymbol und ohne Tausendertrennzeichen. Aus "1.234,50" wird also 1234.50.
Währung: der Code aus drei Buchstaben (EUR, GBP, USD).
Wenn ein Feld auf der Rechnung fehlt, gib eine leere Zeichenfolge zurück (oder 0 bei einem Betrag) und vermerke unter "notes", welches Feld fehlt.
Wenn die Zwischensumme plus Steuer nicht der Gesamtsumme entspricht, schreibe "Summen stimmen nicht überein" in "notes".
Wenn es sich gar nicht um eine Rechnung handelt (sondern um ein Angebot, einen Newsletter oder einen Lieferschein), schreibe "keine Rechnung" in "notes".

Die Regel für Zahlen erspart dir am meisten Nacharbeit. Auf europäischen Rechnungen steht eintausendzweihundertvierunddreißig Euro und fünfzig Cent als 1.234,50. Die Tabelle erwartet dagegen 1234.50.

Schritt 4: Mit Edit Fields einen Schlüssel und einen Status ergänzen

Füge einen Baustein Edit Fields (Set) hinzu. Ziehe alle ausgelesenen Felder hinein und ergänze dann drei eigene:

invoice_key: Ziehe supplier_name hinein, tippe ein | und ziehe anschließend invoice_number hinein. Das ergibt zum Beispiel „Brightline Print Ltd|INV-2041“. So erkennst du dieselbe Rechnung wieder, wenn sie zweimal ankommt.
status: der feste Text to check, also „zu prüfen“. Jede Zeile beginnt mit diesem Status. Du änderst ihn selbst in „approved“ für freigegeben oder „paid“ für bezahlt.
email_subject: Ziehe den Betreff aus dem Gmail Trigger hinein. So findest du die ursprüngliche E-Mail in Sekunden.

Schritt 5: Google Sheets, Append or Update Row

Füge einen Google Sheets-Baustein mit der Aktion Append or Update Row hinzu. Sie aktualisiert eine vorhandene Zeile oder fügt eine neue hinzu, wenn keine passende gefunden wird. Wähle deine Tabelle Invoices und die Option Map Each Column Manually. Setze Column to Match On auf invoice_key (n8n-Dokumentation: Tabellenaktionen in Google Sheets). Eine weitergeleitete Kopie derselben Rechnung landet jetzt in derselben Zeile, statt eine zweite anzulegen. Das ist deine zweite Absicherung gegen doppelte Einträge. Sie greift auch, wenn ein Lieferant dieselbe Rechnung mit „Erinnerung“ im Betreff erneut schickt.

Schritt 6: Gmail, das Label hinzufügen

Füge einen Gmail-Baustein hinzu. Wähle bei Resource die Option Message und bei Operation die Aktion Add Label. Ziehe für Message ID die id aus dem Gmail Trigger hinein und wähle dein Label invoice-logged (n8n-Dokumentation: Nachrichtenaktionen in Gmail). Setze diesen Baustein ans Ende. So bekommt eine E-Mail das Label erst, wenn ihre Zeile tatsächlich in der Tabelle steht. Falls unterwegs etwas nicht klappt, bleibt die E-Mail ohne Label und wird erneut erfasst.

Schritt 7 (optional): Eine Freigabe-E-Mail für hohe Rechnungsbeträge

Füge nach der Tabelle einen If-Baustein hinzu: Ist total größer als dein Grenzwert, zum Beispiel 1000? Ergänze im true-Zweig, also bei erfüllter Bedingung, einen Gmail-Baustein mit der Aktion Send and Wait for Approval. Schicke die Nachricht an dich selbst und nenne darin Lieferant, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum. Setze Type of Approval auf „Approve and Disapprove“. Der Workflow pausiert, bis du klickst. Danach setzt ein zweiter Baustein für Google Sheets den Status auf „approved“ oder „rejected“, also freigegeben oder abgelehnt. Verwende dafür Update Row und gleiche über invoice_key ab. n8n empfiehlt diese Aktion für einfache Freigaben und verweist für komplexere Fälle auf den Wait-Baustein.

Es werden weiterhin keine Zahlungen ausgeführt. „Approved“ in einer Tabelle bedeutet nur, dass du die Rechnung geprüft hast. Bezahlt wird weiterhin von einem Menschen, über die Bank oder das Buchhaltungstool.

Was ist mit gescannten Rechnungen und Handyfotos?

Ein gescanntes PDF ist im Grunde ein Bild einer Seite. Es enthält deshalb möglicherweise keinen Text, den Extract From File auslesen kann. Hier zeigt Gemini seine Stärke. Laut Google-Dokumentation verarbeitet Gemini PDFs mit integrierter Bilderkennung. Es versteht also Text, Tabellen und Bilder auf der Seite, nicht nur eine verborgene Textebene. Das funktioniert bei Dateien bis zu 50 MB oder 1000 Seiten (Google AI for Developers: Dokumente verstehen).

In n8n nutzt du dafür den Baustein Google Gemini mit der Aktion Document > Analyze Document (n8n-Dokumentation: Baustein Google Gemini):

Füge nach Extract From File einen If-Baustein mit einer Bedingung vom Typ Number hinzu: {{ $json.text.trim().length }} ist kleiner als 50. Damit prüfst du, ob es sich um einen Scan handelt.
Füge im true-Zweig Google Gemini mit Analyze Document hinzu. Setze Input Type auf Binary File(s) und den Feldnamen auf attachment_0.
Schreibe als Texteingabe: „Schreibe den gesamten Text dieser Rechnung genau so ab, wie er gedruckt ist, einschließlich aller Beträge, Datumsangaben und Zahlen. Lass jede Tabellenzeile in einer eigenen Zeile stehen.“
Erhöhe unter Options die maximale Länge. Im Code des Bausteins liegt der Standardwert bei 300 Tokens. Das kann bei Rechnungen mit vielen Positionen dazu führen, dass die Ausgabe abgeschnitten wird. 1500 ist ein sichererer Startwert.
Leite das Ergebnis an denselben Information Extractor weiter. So landen beide Wege in identischen Spalten.

Googles eigene Tipps für bessere Ergebnisse sind einfach: Drehe die Seiten richtig herum und vermeide unscharfe Aufnahmen. Wenn du Papierbelege fotografierst, lege sie flach hin und sorge für gutes Licht. Speichere das Ergebnis als PDF. Nutze dafür die Scan-zu-PDF-Funktion deines Handys, falls vorhanden. So erfasst der Filter filename:pdf in deinem Trigger die Datei auch.

Kann Gemini die Rechnungsverarbeitung für kleine Unternehmen automatisieren?

Ja, mit einer wichtigen Klarstellung. Gemini ist der Teil, der die Rechnung liest. Es überwacht nicht deinen Posteingang, führt keine Tabelle und merkt sich nicht, welche Rechnungen es schon gesehen hat. Das übernimmt der Workflow drumherum. Genau deshalb passen n8n und Gemini gut zusammen: n8n verbindet die Schritte, Gemini liest die Rechnungen.

Für ein kleines Unternehmen entscheiden drei Dinge darüber, ob der Workflow passt:

Dein Rechnungsaufkommen. Bei fünf Rechnungen im Monat reicht ein manueller Ablauf. Ziehe die PDFs in einen Chat und bitte darum, die Felder auszulesen. Wie das geht, zeigt unsere Anleitung zum Übertragen von PDF-Daten in eine Tabelle mit Claude. Sobald jede Woche Rechnungen von verschiedenen Lieferanten eintreffen, lohnt sich der Nachmittag für die Einrichtung.
Deine Daten und der kostenlose Tarif. Auf Googles Preisseite steht beim kostenlosen Tarif der Gemini API, dass Inhalte zur Verbesserung der Produkte genutzt werden (Preise der Gemini API). Rechnungen enthalten Lieferantennamen, Bankverbindungen und Beträge. Nutze für echte Geschäftsrechnungen den kostenpflichtigen Tarif. Prüfe vor dem Start die aktuellen Preise auf dieser Seite, denn sie ändern sich.
Was deine Buchhaltung braucht. Frage vor dem Aufbau der Tabelle, welche Felder tatsächlich benötigt werden. Eine Spalte später hinzuzufügen ist einfach. 200 alte Rechnungen erneut auszulesen ist es nicht.

Teste den Workflow mit zehn echten Rechnungen, bevor du dich darauf verlässt

Schalte ihn nicht einfach ein und lass ihn unbeaufsichtigt laufen. Wähle zehn Rechnungen aus dem letzten Monat: ein paar, die mit einer Software erstellt wurden, mindestens einen Scan, eine Rechnung in einer Fremdwährung und eine mit einer Gutschrift oder einem Rabatt. Leite sie an den Posteingang weiter, den der Trigger überwacht. Starte den Workflow und vergleiche jede Zeile Spalte für Spalte mit dem PDF.

Diese Punkte musst du nach dem ersten Test häufig nachbessern:

Abweichende Lieferantennamen. „Brightline Print Ltd“ und „Brightline Print“ verhindern, dass dein Schlüssel doppelte Rechnungen erkennt. Ergänze im System-Prompt: „Verwende den offiziellen Firmennamen, wie er oben auf der Rechnung steht.“
Gesamtbetrag oder offener Betrag. Manche Rechnungen zeigen einen Gesamtbetrag und nach Abzug einer Anzahlung einen niedrigeren offenen Betrag. Entscheide, welchen du brauchst, und schreibe das in den Prompt.
Dokumente, die keine Rechnungen sind. Auch Angebote und Auftragsbestätigungen können in den Suchergebnissen auftauchen. Filtere Zeilen mit „keine Rechnung“ im Feld notes heraus. Oder füge einen If-Baustein hinzu, der sie vor der Tabelle stoppt.

Teste danach gezielt die Erkennung doppelter Rechnungen: Leite dieselbe Rechnung zweimal weiter und prüfe, ob es bei einer Zeile bleibt. Sobald zehn Rechnungen hintereinander korrekt erfasst werden, aktiviere den Workflow. Prüfe im ersten Monat weiterhin die Zeilen mit dem Status „to check“. Du tippst nicht mehr ab, sondern kontrollierst nur noch. Das dauert ein paar Minuten statt eines ganzen Abends.

Sobald die Daten vorliegen, kannst du sie am Monatsende auswerten. Zum Beispiel nach Ausgaben pro Lieferant oder nach Rechnungen, die nächste Woche fällig sind. Unsere Anleitung zum Analysieren einer Tabelle mit ChatGPT zeigt dir, wie das ohne Formeln geht.

Was der Betrieb kostet

n8n selbst kann kostenlos sein: Die selbst gehostete Community edition lässt sich dauerhaft kostenlos nutzen (n8n-Dokumentation: Editionen vergleichen). Wenn du keinen eigenen Server betreiben möchtest, bietet n8n Cloud eine 14-tägige Testphase mit Pro-Funktionen und einem Limit von 1000 Ausführungen. Danach gibt es kostenpflichtige Tarife (n8n-Dokumentation: kostenlos testen und anschließend einen Tarif wählen). Jeder Durchlauf des Workflows zählt als eine Ausführung. Ein Test mit ein paar Dutzend Rechnungen liegt also deutlich innerhalb dieses Limits.

Den KI-Anteil rechnet Google pro Token ab. Eine einseitige Rechnung ist klein: Laut Google-Dokumentation zählt jede PDF-Seite als 258 Tokens. Bei Modellen von Gemini 3 werden Tokens aus dem bereits im PDF eingebetteten Text nicht berechnet. Schau für aktuelle Zahlen auf die Preisseite, statt dich auf Angaben in einem Blogbeitrag zu verlassen. Das gilt auch für diesen hier.

Du nutzt lieber Zapier oder Make? Dieselben sieben Schritte funktionieren auch dort. Unsere Automatisierungsbeispiele für den kostenlosen Zapier-Tarif und die Anleitung zum Kunden-Onboarding mit Make.com zeigen, wie diese Tools mit Triggern und Schritten arbeiten. Und wenn dein CRM bereits über n8n läuft: Die Anleitung zur CRM-Automatisierung mit n8n nutzt dieselben Zugangsdaten für Gmail und Sheets. Dann hast du die Hälfte der Einrichtung schon erledigt.

Vier Fehler, durch die die Rechnungsautomatisierung nicht richtig läuft

Kein Label, kein Schlüssel. Ohne das Label invoice-logged und den Abgleich über invoice_key wird aus einer erneut gesendeten Rechnung eine zweite Zeile. Und früher oder später eine zweite Zahlung.
Nur ungelesene E-Mails erfassen. Du liest die E-Mail auf dem Handy, der Trigger überspringt sie und die Rechnung fehlt unbemerkt in der Tabelle.
Vom ersten Tag an darauf vertrauen. KI liest Rechnungen gut, aber nicht perfekt. Der Status „to check“ ist nicht ohne Grund da.
Den Workflow bezahlen oder antworten lassen. Zahlungen und Lieferantenkontakt bleiben bei einem Menschen. Einen falschen Tabelleneintrag kannst du schnell korrigieren. Eine falsche Zahlung bedeutet einen Anruf bei deiner Bank.

Häufige Fragen

Muss ich dafür programmieren können?

Nein. Jeder Schritt oben ist ein Baustein, den du über Auswahlmenüs und per Drag-and-drop einrichtest. Nur zwei kurze Ausdrücke in doppelten geschweiften Klammern sehen nach Code aus. Die kannst du unverändert kopieren. Dazu kommt das JSON-Beispiel, das einfach eine Liste von Feldnamen ist.

Kann n8n auch Rechnungen lesen, die keine PDFs sind?

Extract From File verarbeitet auch Formate wie CSV, XLSX und reine Textdateien. Word-Dateien stehen nicht auf der Liste. Bitte diese Lieferanten deshalb um ein PDF. Für Fotos bietet der Baustein Google Gemini die Aktion Analyze Image, die genauso funktioniert wie Analyze Document. Die meisten Lieferanten schicken PDFs. Fang also damit an und ergänze weitere Wege erst, wenn du tatsächlich andere Formate erhältst.

Was passiert, wenn zwei Lieferanten dieselbe Rechnungsnummer verwenden?

Genau deshalb kombiniert der Schlüssel Lieferantenname und Rechnungsnummer. „INV-1001“ von zwei verschiedenen Lieferanten ergibt zwei unterschiedliche Schlüssel und damit zwei Zeilen.

Setze es diese Woche um

Erstelle heute Abend die Tabelle und das Label. Richte morgen die Schritte 1 bis 6 ein und teste sie mit zehn alten Rechnungen. Ergänze den Weg für Scans und die Freigabe-E-Mail erst, wenn du sie brauchst. Am ersten Monatsende, an dem du Zeilen nur noch prüfst statt abtippst, weißt du, dass es sich gelohnt hat.

Möchtest du jede Woche einen neuen praktischen KI-Workflow wie diesen?