Selbsteinschätzung mit KI schreiben: 5 Schritte + Prompts

Das Formular für deine Selbsteinschätzung ist in einem anderen Tab geöffnet. Im Feld steht „Beschreibe deine wichtigsten Erfolge in diesem Jahr“. Abgabe ist am Freitag, und dein Kopf ist leer. Du weißt, dass du hart gearbeitet hast. Nur fällt dir nicht mehr ein, was du im März gemacht hast. Und alles, was du schreibst, klingt entweder nach Angeberei oder nach einer Entschuldigung.

So schreibst du mit KI eine Selbsteinschätzung, die dir wirklich hilft: Sammle zuerst deine Belege: E-Mails, Tickets, Kalendereinträge und Dankesnachrichten. Lass dir dann von ChatGPT, Claude oder Gemini Fragen dazu stellen, eine nach der anderen. Lass die KI deine Antworten den Fragen im Formular zuordnen. Erst danach bittest du um einen Entwurf, der ausschließlich deine Fakten verwendet. Alles, was du nicht belegen kannst, wird markiert, damit du es ergänzt oder streichst. Die KI hilft dir mit Fragen auf die Sprünge und übernimmt Struktur und Formulierungen. Die Fakten und das letzte Wort bleiben bei dir.

Plane etwa eine Stunde ein: 20 Minuten zum Suchen, 20 Minuten für die Fragen, 20 Minuten zum Überarbeiten. Hier findest du die fünf Schritte, Prompts zum Kopieren, ein ausgearbeitetes Beispiel und die Fehler, bei denen deine Führungskraft nicht mehr weiterliest.

Warum „Schreib meine Selbsteinschätzung“ der falsche erste Prompt ist

Gib „Schreib eine Selbsteinschätzung für einen Marketingmanager“ ein, und du bekommst eine Seite, die zu jedem passen könnte: „Erwartungen durchweg übertroffen“, „ausgeprägter Teamplayer“, „wirkungsvolle Ergebnisse erzielt“. Deine Führungskraft hat diesen Absatz schon vierzigmal gelesen. Er sagt nichts aus. Und nebenbei entsteht der Eindruck, dass du nichts Konkretes zu berichten hast.

Das Problem ist nicht die KI. Es ist die Eingabe. Ein Chatbot weiß nur, was du ihm gibst. Auf eine vage Anfrage folgt deshalb eine vage Antwort. Fehlen Zahlen, erfindet er womöglich welche. Personalabteilungen, die Beschäftigte bei Beurteilungen unterstützen, sagen dasselbe mit einfacheren Worten. Die Richtlinien der University of California, Santa Barbara fordern konkrete Angaben: nicht „das Projekt zur Verwaltung von Studierendendaten unterstützt“, sondern was genau du gemacht hast und wie es zum Ziel beigetragen hat (UCSB-Personalabteilung, Leitfaden zum Schreiben deiner Selbsteinschätzung).

Die Reihenfolge zählt also. Erst Belege, dann Fragen, zuletzt der Entwurf.

Schritt 1: Suche deine Belege zusammen (20 Minuten)

Du hast mehr geleistet, als du noch im Kopf hast. Das geht fast allen so. Softwareentwicklerin Julia Evans beschreibt das Gefühl vor der Beurteilungsrunde so: „Moment, was habe ich in den letzten 6 Monaten eigentlich gemacht?“ Ihre Lösung: Tickets, E-Mails und Dokumente durchgehen und alles in einer Liste festhalten. Sie nennt diese Liste „Brag Document“, also eine Sammlung eigener Erfolge (Julia Evans, Mach deine Arbeit sichtbar: Schreib ein Brag Document).

Du brauchst keine perfekte Liste. Du brauchst Rohmaterial. Öffne ein einfaches Dokument und sammle 20 Minuten lang kurze Notizen aus diesen Quellen:

• Dein Kalender. Gehe Monat für Monat zurück. Regelmäßige Termine zeigen, wofür du verantwortlich warst. Einzelne Termine stehen oft für ein Projekt oder ein Problem, das du gelöst hast.
• Gesendete E-Mails und Chats. Suche nach Wörtern wie „gestartet“, „erledigt“, „behoben“, „danke“ und „gut gemacht“.
• Dein Tool zur Aufgabenverwaltung. Geschlossene Tickets, abgeschlossene Aufgabenkarten, ausgelieferte Arbeiten.
• Die Ziele vom letzten Jahr. Wort für Wort so, wie sie im Formular stehen.
• Feedback, das du bekommen hast. Dankesnachrichten von Kunden oder Kollegen, Rückmeldungen deiner Führungskraft.
• Die weniger greifbare Arbeit. Einen neuen Kollegen einarbeiten, einen unübersichtlichen Ablauf in Ordnung bringen, für alle die Anlaufstelle bei Fragen zum CRM sein. Diese Arbeit vergessen die meisten zu erwähnen.

Die Personalabteilung der UC Davis gibt Beschäftigten fast dieselbe Liste: Erfolge, Dankesschreiben, erreichte Ziele, durchgeführte oder besuchte Schulungen und schriftliches Kundenfeedback (UC-Davis-Personalabteilung, Selbsteinschätzung & Ziele formulieren). Feile noch nicht an den Formulierungen. „Q2, Lieferantenrechnungen übernommen, als Sam ging, Rückstand abgearbeitet“ ist genau richtig.

Bevor du etwas in einen Chatbot kopierst, ersetze Kundennamen, Namen von Kollegen und vertrauliche Zahlen durch Platzhalter wie [Kunde A] oder [Teammitglied]. Mehr dazu weiter unten.

Schritt 2: Lass dir von der KI Fragen stellen (20 Minuten)

Hier hilft KI wirklich. Statt auf das Formular zu starren, beantwortest du kurze Fragen, eine nach der anderen. Über deine Arbeit zu sprechen, fällt viel leichter, wenn jemand fragt: „Und was hat sich dadurch verändert?“ Ohne diesen Anstoß darüber zu schreiben, ist schwieriger.

Ich schreibe meine Selbsteinschätzung als [Berufsbezeichnung] für [Beurteilungszeitraum]. Schreibe noch nichts.

Hier sind meine ungeordneten Notizen: [Notizen aus Schritt 1 einfügen]
Hier sind die Fragen in meinem Formular: [Formularfragen einfügen]
Das waren meine Ziele für diesen Zeitraum: [Ziele einfügen]

Übernimm die Rolle eines freundlichen Coaches. Stelle mir bis zu 8 kurze Fragen, eine nach der anderen. Warte jeweils auf meine Antwort, bevor du die nächste Frage stellst. Frage danach, was ich selbst gemacht habe, was sich dadurch verändert hat, welche Zahlen oder Vorher-nachher-Vergleiche ich nennen kann, was schiefgelaufen ist und was ich gelernt habe.
Wenn ich sage, dass ich etwas nicht weiß, schreibe UNBEKANNT. Erfinde niemals eine Zahl, ein Ergebnis oder ein Lob.

Antworte so, wie du mit einem Kollegen beim Kaffee sprechen würdest. Kurz reicht. Wenn du eine Zahl nicht weißt, sag es. Oft findest du sie später in einem Bericht oder Dashboard.

Wenn die Fragerunde vorbei ist, bitte um eine Zusammenfassung zur Prüfung, bevor ein Text entsteht:

Fasse meine Angaben als Faktenliste zusammen, geordnet nach den Fragen in meinem Formular. Verwende möglichst meine Worte. Schreibe UNBEKANNT neben alles, was ich nicht beantwortet habe. Ergänze keine Ergebnisse, Zahlen oder lobenden Aussagen, die ich nicht genannt habe. Schreibe noch keinen Entwurf.

Lies die Liste Zeile für Zeile. Steht dort „Bearbeitungszeit um 40% reduziert“, obwohl du nie 40% genannt hast, korrigiere das jetzt. Genau diese Prüfung hält erfundene Fakten aus deiner Selbsteinschätzung heraus.

Schritt 3: Ordne deine Fakten dem Formular zu (5 Minuten)

Die meisten Formulare fragen nach einigen festen Punkten: Erfolge, Ziele, Kompetenzen, Herausforderungen und Entwicklung. Die UCSB-Richtlinien empfehlen, für jeden Arbeitsschwerpunkt zu beschreiben, was die Aufgabe war, wie der Erfolg gemessen wurde, welche Wirkung die Arbeit hatte und welche Hindernisse du überwinden musstest (UCSB-Personalabteilung). Bitte die KI, deine Fakten genauso zu sortieren:

Ordne meine Fakten ausschließlich anhand der freigegebenen Liste den einzelnen Formularfragen zu. Gib für jedes Ziel aus dem letzten Zeitraum an: erreicht, teilweise erreicht oder nicht erreicht. Nenne jeweils die Angabe, die diese Einordnung belegt. Markiere jede Formularfrage, für die noch eine konkrete Angabe fehlt.

Eine markierte Frage ist ein nützlicher Hinweis. Entweder suchst du den Beleg heraus, oder du schreibst eine kurze, ehrliche Antwort, statt den Text künstlich zu verlängern.

Schritt 4: Lass einen Entwurf in deinem Stil schreiben (10 Minuten)

Jetzt bittest du um einen Text. Gib der KI ein Beispiel dafür, wie du tatsächlich schreibst: ein paar Sätze aus einer kürzlich geschriebenen E-Mail. So klingt der Entwurf nach dir und nicht nach einer Pressemitteilung.

Schreibe einen Entwurf für meine Antwort auf jede Formularfrage. Verwende ausschließlich die freigegebenen Fakten. Schreibe in der Ich-Form. Beginne mit dem Ergebnis, beschreibe dann, was ich gemacht habe, und anschließend, wie. Maximal [Wort- oder Zeichenlimit aus dem Formular] pro Antwort.

So schreibe ich: [3 oder 4 Sätze aus einer kürzlich geschriebenen E-Mail einfügen].

Regeln: keine Floskeln wie „federführend vorangetrieben“, „Potenziale ausgeschöpft“ oder „Synergien“. Mache Teamergebnisse nicht zu meinen persönlichen Ergebnissen. Schreibe „ich“ für das, was ich gemacht habe, und „wir“ für das, was das Team gemacht hat. Wo eine Angabe als UNBEKANNT markiert ist, schreibe [DETAIL ERGÄNZEN], statt die Lücke selbst zu füllen.

Prüfe das Zeichenlimit, bevor du anfängst. Viele Beurteilungssysteme begrenzen die Zeichenzahl. Die Personalabteilung der UC Davis empfiehlt, die Selbsteinschätzung zuerst in einem separaten Dokument zu schreiben und erst danach einzufügen (UC-Davis-Personalabteilung). So bleibt deine Arbeit auch erhalten, wenn die Sitzung im Formular abläuft.

Schritt 5: Prüfe, ob alles stimmt (10 Minuten)

Lies den Entwurf und frage dich bei jedem Satz: „Könnte ich zeigen, worauf das beruht?“ Falls nicht, streichst du ihn oder formulierst ihn so um, dass du ihn belegen kannst. Bitte die KI anschließend, die Gegenseite einzunehmen:

Lies meine Selbsteinschätzung aus Sicht meiner Führungskraft. Zeige mir: (1) jeden Satz, der vage oder austauschbar klingt, (2) jede Aussage, die mehr behauptet, als die Belege hergeben, (3) alles, was ich unter Wert darstelle, weil ich trotz überzeugender Fakten zu zurückhaltend formuliere. Zitiere jeden Satz und schlage eine Verbesserung vor. Ergänze keine neuen Fakten.

Punkt 3 ist wichtiger, als er zunächst wirkt. Viele Menschen beurteilen ihre eigene Arbeit zu bescheiden. Eine Studie von Christine Exley und Judd Kessler aus der Wirtschaftsforschung mit mehr als 4,000 Teilnehmenden von Online-Arbeitsplattformen und über 10,000 Schülern ergab: Frauen beschrieben ihre eigene Leistung weniger positiv als Männer mit gleich guter Leistung. Der Unterschied blieb auch dann bestehen, wenn es keinen Vorteil brachte, die eigene Leistung hervorzuheben (Exley und Kessler, Geschlechterunterschiede bei der Selbstdarstellung, NBER). Ganz gleich, wer du bist: Wenn ein Ergebnis stimmt und du es belegen kannst, benenne es klar. Julia Evans bringt es gut auf den Punkt: Du musst deine Arbeit nicht besser darstellen, als sie ist. Nur genau so gut, wie sie ist.

Ein ausgearbeitetes Beispiel: von Notizen zur fertigen Antwort

Fiktives Beispiel mit erfundenen Details zur Veranschaulichung. Maria koordiniert die Büroorganisation. In ihrem Formular steht: „Beschreibe deinen wichtigsten Erfolg in diesem Zeitraum.“

Ihre erste Notiz aus Schritt 1:

Frühjahr: Lieferantenrechnungen aus E-Mails in gemeinsamen Ordner verschoben + Checkliste. Weniger verspätete Zahlungen? Buchhaltung hat sich im Mai bedankt.

Im Gespräch aus Schritt 2 fragt die KI: „Wie lief es vor der Umstellung, und woher weißt du, dass es besser geworden ist?“ Maria schaut nach. Die Zahlungserinnerungen von Lieferanten sind von etwa sechs pro Monat auf ein oder zwei zurückgegangen. Die KI fragt auch, wer noch daran mitgearbeitet hat. Maria erklärt, dass sie die Checkliste selbst erstellt und die Buchhaltung dem Ablauf zugestimmt hat.

Im ersten Entwurf aus Schritt 4 stand: „Ich habe eine vollständige Neugestaltung der Rechnungsbearbeitung federführend vorangetrieben und damit verspätete Zahlungen vollständig vermieden.“ Die Prüfung in Schritt 5 zeigte zwei Probleme: „federführend vorangetrieben“ ist eine Floskel. Und „vollständig vermieden“ stimmt nicht, weil es weiterhin ein oder zwei Zahlungserinnerungen pro Monat gab.

Die fertige Antwort in ihrem eigenen Stil:

Im Frühjahr habe ich Lieferantenrechnungen aus einzelnen Postfächern in einen gemeinsamen Ordner verschoben und eine einfache Checkliste eingeführt, beides mit der Buchhaltung abgestimmt. Die Zahlungserinnerungen von Lieferanten gingen von etwa sechs pro Monat auf ein oder zwei zurück. Die Buchhaltung kann jetzt jede offene Rechnung einsehen, ohne mich zu fragen, was während meines Urlaubs im August geholfen hat.

Drei Sätze, ein echter Vorher-nachher-Vergleich, und jeder Beitrag wird richtig zugeordnet. Genau darum geht es.

Die kniffligen Punkte: Schwächen, Ziele und die Bewertung

„Verbesserungspotenzial“ beschreiben, ohne dass es wie ein Geständnis klingt

Die meisten überspringen diesen Punkt oder machen sich unnötig klein. Die Personalabteilung der UC Davis bittet Beschäftigte, Herausforderungen zu beschreiben: Wie haben sie diese bewältigt, und was planen sie für den nächsten Zeitraum? Dieser Dreischritt funktioniert auch gut mit KI:

Das ist in diesem Zeitraum nicht gut gelaufen: [ehrlich beschreiben]. Schreibe 2 oder 3 sachliche Sätze: was passiert ist, was ich gelernt habe und eine konkrete Sache, die ich im nächsten Zeitraum anders machen werde. Stelle das Problem nicht als versteckte Stärke dar und ergänze keine Probleme, die ich nicht genannt habe.

Aus Vorhaben für nächstes Jahr konkrete Ziele machen

Daran möchte ich nächstes Jahr arbeiten: [grobe Ideen]. Mache daraus jeweils ein konkretes Ziel mit einer klaren Messgröße und einem Datum. Die Ziele sollen für jemanden in meiner Rolle realistisch sein. Gib mir 3, nicht 10.

Streiche anschließend alles, woran du dich nächstes Jahr nicht wirklich messen lassen möchtest.

Du weißt noch nicht, worauf du nächstes Jahr hinarbeiten willst? Eine persönliche SWOT-Analyse kann dir helfen, deine Stärken und Lücken auf einer Seite zu sehen, bevor du Ziele festlegst. Hier erfährst du, wie du eine SWOT-Analyse mit KI erstellst, auch für deine eigene Karriere.

Deine Bewertung festlegen

Wenn du dich im Formular selbst bewerten sollst, lass die KI nicht die Bewertungsstufe auswählen. Diese Einschätzung liegt bei dir und deiner Führungskraft. Du kannst die KI bitten, für jede Stufe die Belege dafür und dagegen aufzulisten. So entscheidest du auf einer klaren Grundlage.

Darfst du KI für deine Selbsteinschätzung nutzen?

Für die meisten gilt: ja, solange die Fakten von dir stammen. Prüfe aber zuerst zwei Dinge. Gibt es in deinem Unternehmen eine KI-Richtlinie, die festlegt, welche Tools du für Arbeitsdokumente verwenden darfst? Und gelten die Inhalte deiner Beurteilung als vertraulich? Wenn die Richtlinie den unternehmenseigenen Copilot oder ChatGPT-Workspace vorschreibt, nutze diesen.

Die grundlegende Regel ist einfach: Deine Selbsteinschätzung ist eine Aussage über deine eigene Arbeit, die du unterschreibst. KI darf dir beim Erinnern, Ordnen und Formulieren helfen. Sie darf nichts erfinden. Wenn dir ein Satz unangenehm wäre, sobald deine Führungskraft sagt „Erzähl mir mehr darüber“, gehört er nicht ins Dokument.

Deine Selbsteinschätzung ist auch eine direkte Grundlage für das nächste Gespräch. Möchtest du auf Basis deiner Leistung in diesem Jahr nach einer Gehaltserhöhung fragen? Unser Leitfaden zur Gehaltsverhandlung mit KI setzt dort an, wo diese Seite aufhört.

Was nicht in den Chat gehört

• Namen von Kollegen und Kunden. Verwende stattdessen Rollen oder Platzhalter.
• Vertrauliche Zahlen. Umsatz, Preise, Vertragsbedingungen. Nutze im Chat gerundete Zahlen oder relative Angaben wie „etwa ein Drittel weniger“. Trage die tatsächliche Zahl später selbst ein.
• Feedback über andere Personen. Wenn du in derselben Sitzung Feedback für Kollegen schreibst, kopiere es nicht in den Chat.
• Deine vollständige Personalakte. Das Tool braucht sie nicht.

Schau dir auch deine Einstellungen an. In den persönlichen ChatGPT-Tarifen (Free, Plus, Pro) ist „Improve the model for everyone“, also die Nutzung zur Modellverbesserung, standardmäßig aktiviert. Du kannst das unter Settings (Einstellungen) und dann Data controls (Datenkontrollen) ausschalten. Chats im Modus Temporary Chat, also temporäre Chats, werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Laut OpenAI können sie aus Sicherheitsgründen aber bis zu 30 Tage gespeichert werden. Inhalte aus Business- und Enterprise-Workspaces verwendet OpenAI standardmäßig nicht zum Training (OpenAI-Hilfe, Datenkontrollen in ChatGPT).

ChatGPT, Claude oder Gemini für die Selbsteinschätzung?

Alle drei können das gut. Die eigentliche Arbeit steckt in deinen Angaben, nicht in der Wahl des Modells. Ein paar praktische Unterschiede:

• ChatGPT eignet sich gut für die Fragerunde. Du kannst sie beim Spazierengehen per Sprache auf dem Smartphone machen. Dadurch werden die Antworten natürlicher.
• Claude funktioniert für die Arbeit am Text genauso gut. Probiere Schritt 4 bei Bedarf mit zwei Tools aus und behalte den Entwurf, der mehr nach dir klingt.
• Gemini ist praktisch, wenn deine Notizen und Dokumente ohnehin in Google Docs und Gmail liegen.
• Microsoft Copilot ist die sichere Wahl, wenn dein Arbeitgeber ihn bereitstellt und euer Beurteilungssystem auf Microsoft 365 läuft.

Nimm das Tool, das du ohnehin den ganzen Tag geöffnet hast. Du kennst diese Tools noch nicht? Starte mit unserer ChatGPT-Anleitung für Anfänger, der Claude-Anleitung für Anfänger oder der Gemini-Anleitung für Anfänger.

Häufige Fehler und die schnelle Lösung

• Mit dem Entwurf anfangen. Lösung: erst Belege, dann Fragen, zuletzt der Entwurf.
• Zahlen übernehmen, die du nicht genannt hast. Lösung: die Zusammenfassung in Schritt 2 prüfen, jedes Mal.
• Das Teamergebnis als eigene Leistung darstellen. Lösung: „ich“ für deinen Beitrag, „wir“ für den des Teams. Führungskräfte merken das, und auch Kollegen lesen Beurteilungen.
• Jede Antwort klingt gleich. Lösung: ein echtes Beispiel deines Schreibstils einfügen und der KI ausdrücklich sagen, welche Floskeln sie nicht verwenden soll.
• Alles bis Donnerstagabend aufschieben. Lösung: nächstes Jahr eine laufende Liste führen. Die Personalabteilung der UC Davis empfiehlt ein einfaches Tagebuch deiner Leistungen in Outlook, OneNote oder einem Notizbuch. Fünf Minuten alle zwei Wochen machen aus dem gesamten Ablauf auf dieser Seite eine Aufgabe von 20 Minuten.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT meine Selbsteinschätzung schreiben?

ChatGPT kann den Text formulieren, weiß aber nicht, was du geleistet hast. Gib dem Tool deine Notizen und lass dir zuerst Fragen stellen. Sonst bekommst du einen austauschbaren Text, der jeden beschreiben könnte.

Merkt meine Führungskraft, dass ich KI genutzt habe?

Austauschbare Texte voller Floskeln fallen auf, egal ob ein Mensch oder ein Tool sie geschrieben hat. Eine Selbsteinschätzung mit deinen konkreten Fakten und deinen Formulierungen klingt nach dir, weil sie von dir stammt.

Wie lang sollte eine Selbsteinschätzung sein?

So lang, wie das Formular es erlaubt, und nicht länger, als deine Belege hergeben. Die UCSB-Richtlinien halten fest: Eine Selbsteinschätzung muss nicht lang sein, um zu überzeugen. Zwei bis vier konkrete Sätze pro Frage sind meist besser als eine ganze Seite voller Adjektive.

Was mache ich, wenn mein Jahr nicht gut lief?

Beschreibe ehrlich und konkret, was passiert ist und was du änderst. Die KI kann dir helfen, sachliche Formulierungen zu finden. Lass sie aber nichts schönreden. Ein klarer Plan kommt viel besser an als Ausreden.

Kann ich dieselbe Methode für die Beurteilung durch meine Führungskraft oder für mein eigenes Team nutzen?

Andere zu beurteilen, erfordert eine andere Vorgehensweise. Du bewertest die Arbeit einer anderen Person, und der Schutz ihrer Daten ist dabei noch wichtiger. Für diese Perspektive findest du hier unseren Leitfaden zum Schreiben einer Leistungsbeurteilung mit KI.

Deine nächste Stunde

Öffne deinen Kalender und gehe bis Januar zurück. Sammle 20 Minuten lang kurze Notizen in einem Dokument. Öffne dann einen Chat, füge den Prompt aus Schritt 2 ein und lass dir Fragen stellen. Am Ende der Stunde hast du eine Liste mit Dingen, die du dieses Jahr wirklich geleistet hast. Und einen Entwurf, der nach dir an einem guten Tag klingt.

Dieselbe Regel zieht sich durch unsere anderen Karriereratgeber: Du lieferst die Fakten, die KI hilft beim Formulieren. Das gilt auch, wenn du mit KI einen Lebenslauf schreibst oder dich mit KI auf ein Vorstellungsgespräch vorbereitest. Weitere praktische KI-Workflows, die du schon diese Woche bei der Arbeit nutzen kannst, findest du im kostenlosen Launchpad auf unserer Startseite.