KI-Tools für Berater: 6 Aufgaben, die du diese Woche abgeben kannst

Als Berater liegen deine Stärken im Denken und Analysieren. Die anderen Aufgaben fressen dir die Woche auf: Gesprächsprotokolle, Angebote, bei denen du vor einer leeren Seite sitzt, die Recherche vor dem Erstgespräch und die Statusmail, die niemand gern schreibt.

Die kurze Antwort: Die besten KI-Tools für Berater sind die, die du schon heute öffnen kannst: ein Chat-Assistent für allgemeine Aufgaben (ChatGPT, Claude oder Gemini) und ein Tool für Gesprächsnotizen. Nutze sie für sechs Aufgaben: Recherche, Gesprächsnotizen, Angebote, Kundenmails, Dokumentzusammenfassungen und regelmäßiges Nachfassen. Die Einschätzung, die Kundenbeziehung und das letzte Wort bei jedem Text bleiben bei dir.

Zuerst eine Regel, die deine Kunden schützt

Du wirst auch dafür bezahlt, die Unterlagen deiner Kunden zu schützen. Bevor du etwas in ein KI-Tool einfügst, prüfe, was das Tool mit deinem Text macht. Jeder Anbieter veröffentlicht dazu Informationen: Lies für Claude die Datenschutzerklärung von Anthropic und für Gemini die Datenschutzinformationen zu Gemini-Apps. Schau dir außerdem die Dateneinstellungen in ChatGPT an. Prüfe dann deine eigenen Kundenverträge. Manche verbieten grundsätzlich, die Dokumente des Kunden an externe Tools weiterzugeben.

Eine einfache Gewohnheit hilft: Entferne vor dem Einfügen Namen, Zahlen und alles, woran sich der Kunde erkennen lässt. Ersetze „Acme Logistics“ durch „der Kunde“. Dabei geht dir nichts verloren, und du kannst entspannt weiterarbeiten.

Aufgabe 1: Recherche vor dem Erstgespräch

Am Montag bekommst du einen neuen Interessentenkontakt, am Mittwoch steht das Gespräch an. Öffne deinen Chat-Assistenten und füge die Texte von den Seiten „Über uns“ und „Aktuelles“ des Interessenten ein. Frage dann:

„Ausschließlich auf Grundlage des folgenden Textes“ hält das Tool davon ab, Lücken mit selbstsicher formulierten Vermutungen zu füllen. Für weitergehende Marktfragen haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Marktforschung mit KI geschrieben. Darin zeigen wir auch, wie du die Aussagen des Tools prüfst.

Aufgabe 2: Notizen aus Meetings und Gesprächen

Hier kannst du am einfachsten Zeit sparen. Ein Tool für Gesprächsnotizen nimmt am Gespräch teil, zeichnet es auf und erstellt ein Transkript und eine Zusammenfassung. Daraus machst du anschließend das, was der Kunde tatsächlich liest: Entscheidungen, Verantwortliche und Termine. Unser Vergleich von KI-Tools für Meeting-Notizen stellt die Optionen vor. Die Anleitung Von Meeting-Notizen zu einem Bericht mit klaren nächsten Schritten zeigt dir den zweiten Schritt.

Sag deinen Kunden, dass du ein Tool für Gesprächsnotizen nutzt, bevor du es startest. Die meisten sagen Ja. Manche nicht. Das willst du zu Beginn wissen, nicht erst hinterher.

Aufgabe 3: Erste Angebotsentwürfe

Ein Angebot besteht größtenteils aus Bausteinen, die du schon einmal geschrieben hast: das Problem, dein Ansatz, der Leistungsumfang, der Zeitplan und das Honorar. Gib dem Assistenten dein letztes gelungenes Angebot, nachdem du die Kundendaten entfernt hast. Ergänze eine kurze Beschreibung des neuen Kunden und bitte um einen ersten Entwurf mit demselben Aufbau. Überarbeite dann die Teile, in denen es auf deine Einschätzung ankommt: die Analyse der Situation und den Preis.

Wenn du zwischen speziellen Tools und einem einfachen Chatfenster abwägst, zeigt dir unser Artikel über KI-Software zum Schreiben von Angeboten, was sich wofür eignet. Ehrlich gesagt brauchen viele Berater nie mehr als das Chatfenster und eine gute Vorlage.

Aufgabe 4: Kundenmails, die nach dir klingen

Füge drei selbst geschriebene E-Mails ein und bitte das Tool, deinen Schreibstil in fünf Stichpunkten zu beschreiben. Speichere diese Beschreibung. Stelle sie ab dann jeder Anfrage für einen E-Mail-Entwurf voran. Das Ergebnis klingt nach dir an einem guten Tag, nicht nach einer Vorlage. Fertige Prompts findest du in unseren ChatGPT-Vorlagen für die Kundenkommunikation.

Lies jede E-Mail, bevor du sie abschickst. Schließlich steht dein Name darunter.

Aufgabe 5: Lange Dokumente zusammenfassen

Geschäftsberichte, Verträge, Richtlinien, eine 60-seitige Präsentation vom vorherigen Berater des Kunden. Bitte um eine einseitige Zusammenfassung. Stelle dann eine zweite Frage: „Welche Informationen fehlen in diesem Dokument, die ich darin erwarten würde?“ Oft beginnt die wirklich hilfreiche Arbeit erst mit dieser zweiten Frage. Die vollständige Methode findest du in unserer Anleitung zum Zusammenfassen langer Dokumente für die Arbeit mit ChatGPT.

Gleiche jede Zahl und jedes Zitat aus der Antwort mit der Originalseite ab. Zusammenfassungen können kleine Fehler enthalten und dabei überzeugend klingen.

Aufgabe 6: Regelmäßiges Nachfassen und Kunden-Onboarding

Neuer Kunde, dieselben fünf Schritte: Willkommensmail, Fragebogen zum Einstieg, Termineinladung, gemeinsamer Ordner und Erinnerung an das Auftaktgespräch. Hier lohnt sich Automatisierung ohne Programmieren, weil die Schritte immer gleich bleiben. Wir zeigen dir den Ablauf in unserer Anleitung zum Automatisieren des Kunden-Onboardings mit Make. Starte mit einem Schritt. Wer gleich am ersten Tag einen ganzen Prozess automatisiert, landet leicht bei einem unübersichtlichen Ablauf, dessen Fehler sich nicht mehr beheben lassen.

Welchen Assistenten solltest du wählen?

Für diese Aufgaben eignen sich ChatGPT, Claude und Gemini. Die bessere Frage ist, mit welchen Tools du bereits arbeitest. Wenn deine Kunden Google Workspace nutzen, ist Gemini in den Tools integriert, die du verwendest. Wenn du lange Dokumente schreibst, teste Claude und ChatGPT parallel mit derselben echten Aufgabe. Behalte den Assistenten, dessen Ergebnis du am wenigsten überarbeiten musst. Unser Vergleich der drei Assistenten bietet dir einen ausgewogenen Einstieg. Die Tools ändern sich häufig. Beurteile sie deshalb anhand deiner eigenen Arbeit, nicht anhand einer Rangliste.

Ein machbarer Plan für deine erste Woche

• Montag: Halte anhand von drei eigenen E-Mails eine Beschreibung deines Schreibstils fest (15 Minuten).
• Dienstag: Nutze den Recherche-Prompt für deinen nächsten Interessenten (10 Minuten).
• Mittwoch: Nutze ein Tool für Gesprächsnotizen zuerst in einem internen Gespräch, nicht in einem Kundengespräch.
• Donnerstag: Erstelle einen Angebotsentwurf auf Grundlage eines anonymisierten alten Angebots. Überarbeite die Analyse der Situation anschließend selbst.
• Freitag: Notiere, was Zeit gespart hat und was du korrigieren musstest.

Diese Zeitangaben sind grobe Planungshilfen, keine gemessenen Ergebnisse. Deine eigenen Notizen vom Freitag sind mehr wert als jede Behauptung in einem Artikel.

Häufige Fragen

Kann ich KI für vertrauliche Kundenaufträge nutzen?

Nur wenn die Datenschutzbedingungen des Tools und dein Kundenvertrag es erlauben. Lies die Richtlinien des Anbieters, anonymisiere die Inhalte vor dem Einfügen und frage im Zweifel den Kunden.

Wird KI Berater ersetzen?

Sie übernimmt das Schreiben von Entwürfen und das Sortieren. Die Situation des Kunden zu verstehen, sein Vertrauen zu gewinnen oder ihm etwas Unangenehmes zu sagen, bleibt deine Aufgabe. Genau dafür bezahlen Kunden.

Brauche ich kostenpflichtige Tools?

Starte mit dem, was du hast. Wechsle erst zu einem kostenpflichtigen Tarif, wenn dich eine Grenze des kostenlosen Angebots bei einer Aufgabe ausbremst, die du jede Woche erledigst.

So geht es weiter

Wähle eine Aufgabe aus der Liste und teste sie diese Woche bei deiner tatsächlichen Arbeit. Behalte, was dir Zeit spart. Wenn du genau dazu kurze, praktische Lektionen möchtest, melde dich beim kostenlosen Launchpad an.

Wenn du als Berater während Meetings Anrufe verpasst, könnte dich auch unser Ratgeber zu den besten KI-Telefonassistenten für kleine Unternehmen interessieren.