Gemini bei der Arbeit nutzen: Dein täglicher Ablauf mit Google-Apps

Du öffnest Gmail, wechselst zu einem Google Doc, schaust in eine Meet-Zusammenfassung und landest bei einer Tabelle, die jemand im Chat geteilt hat. Jede App hat ihren eigenen Button mit dem Funkel-Symbol für Gemini. Trotzdem schreibst du den ersten Entwurf selbst. Denn ständig zwischen Tools zu wechseln, fühlt sich langsamer an, als die Arbeit einfach zu erledigen.

So nutzt du Gemini bei der Arbeit: Bleib in der Google-App, die du gerade offen hast. Nutze die Seitenleiste in Gmail für Entwürfe und einen schnellen Überblick. In Docs schreibst und überarbeitest du Texte, in Sheets erstellst du Formeln und Zusammenfassungen. In Meet lässt du Notizen erstellen. In Chrome arbeitest du mit den Tabs, die du für ein Projekt geöffnet hast. Speichere gute Prompts als wiederverwendbaren Skill, damit du sie nicht jeden Morgen neu eintippen musst. Gemini macht den ersten Entwurf. Du entscheidest weiterhin, was rausgeht.

Diese Anleitung zeigt dir den Ablauf für deinen Arbeitsalltag. Die Prompts kannst du heute noch kopieren und nutzen.

Du möchtest mehr kurze, praktische KI-Lektionen für die Arbeit wie diese? Du findest sie alle auf der RobotsHelp-Startseite.

Gemini bei der Arbeit nutzen: direkt in deinen gewohnten Apps

Gemini findest du an zwei Stellen. Wer sie verwechselt, verliert schnell den Überblick.

In Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive und Chat findest du oben rechts Ask Gemini, also „Gemini fragen“. Damit öffnest du eine Seitenleiste neben der geöffneten Datei oder deinem Posteingang. In Docs kannst du denselben Helfer auch als Leiste am unteren Seitenrand anzeigen lassen (Google Workspace-Schulungscenter).

Die Gemini-App unter gemini.google.com oder auf dem Smartphone eignet sich besser für längere Chats, Recherchen über mehrere Dateien hinweg und wiederverwendbare Anweisungen. Google nennt diese inzwischen Skills. Wenn du bereits in einer Google-Datei oder deinem Posteingang arbeitest, bleib dort und öffne die Seitenleiste. Wenn du Quellen vergleichen oder einen ausgearbeiteten Prompt wiederverwenden möchtest, geh in die Gemini-App.

Gemini ist neu für dich? Starte mit unserer Gemini-Anleitung für Anfänger. Komm danach hierher zurück, um Gemini für deinen Arbeitsalltag einzurichten. Wenn du noch einen Assistenten auswählst, hilft dir unser Vergleich ChatGPT vs. Claude vs. Gemini. Arbeitet dein Team mit Claude, findest du die passende Anleitung unter Claude bei der Arbeit nutzen.

Was du vor dem Start brauchst

• Ein passendes Konto. Für Gemini in Docs, Sheets, Slides und den anderen Bearbeitungsprogrammen brauchst du einen unterstützten Google Workspace-Tarif oder einen Google AI-Tarif wie Google AI Plus, Pro oder Ultra (Hilfe zu Google Docs-Editoren).
• Die passenden Voraussetzungen in Gmail. Mit einem unterstützten Workspace- oder Google AI-Tarif stehen viele Gmail-Funktionen in mehr Ländern zur Verfügung. Bei einem privaten Gmail-Konto ohne kostenpflichtigen Tarif sind manche Funktionen nur in den USA verfügbar. Dazu gehören Help me write, die Schreibhilfe, und Antwortvorschläge (Gmail-Hilfe).
• Die Freigabe durch deinen Administrator bei einem Arbeitskonto. Dein Administrator entscheidet, ob Gemini für deine Organisation aktiviert ist. Für manche Meeting-Funktionen sind zusätzliche Einstellungen zur Einwilligung nötig. Wenn du Ask Gemini nicht siehst, frag zuerst deinen Administrator, bevor du einen Fehler im Produkt vermutest.
• Deine eigenen Dateien. Lass Entwürfe auf Grundlage des E-Mail-Verlaufs, des Briefings oder der Tabelle vor dir erstellen. Das ist besser, als Gemini das Projekt aus dem Gedächtnis erfinden zu lassen.

Wenn du für Kunden arbeitest, solltest du vorab einen Punkt zum Datenschutz kennen. Für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und öffentliche Einrichtungen, die Google Workspace mit Gemini nutzen, gilt laut Google: Deine Prompts und die erzeugten Inhalte bleiben innerhalb deiner Organisation. Eingaben werden weder von Menschen geprüft noch zum Training generativer KI-Modelle verwendet. Deine bestehenden Workspace-Schutzmaßnahmen gelten weiterhin, etwa Richtlinien dazu, in welchen Regionen Daten gespeichert werden (Häufige Fragen zu Google Workspace mit Gemini). Bei einem Chat über dein privates Gmail-Konto gelten andere Voraussetzungen. Füge keine Kundendatei in ein privates Gemini-Fenster ein, wenn dein Unternehmen vorgegeben hat, dass diese Arbeit in Workspace bleibt.

Starte in Gmail: Entwürfe, Antworten und Überblick

Die meisten Arbeitstage beginnen im Posteingang. Starte deshalb auch mit Gemini dort. Öffne Gmail am Computer und klicke oben rechts auf Ask Gemini. Du kannst einen E-Mail-Verlauf zusammenfassen, Aufgaben auflisten, Nachrichten einer bestimmten Person aus der letzten Woche suchen oder dich zu einem Projekt auf den neuesten Stand bringen lassen (Google Workspace-Schulungscenter).

Zum Schreiben nutzt du Help me write in einer neuen Nachricht oder Antwort. Sag, an wen die E-Mail geht, was die Person tun soll und welchen Ton du möchtest. Überarbeite den Entwurf dann so, dass er nach dir klingt. Die Korrekturfunktion kann anschließend Grammatik und Ton verbessern. Unter manchen E-Mail-Verläufen erscheinen außerdem Antwortvorschläge, sofern dein Tarif sie enthält (Gmail-Hilfe).

Mit diesem Prompt klingt eine Kundenmail weniger nach Standardvorlage:

Schreibe eine Antwort auf diese E-Mail.
Empfänger: [Name des Kunden oder Kollegen], [Rolle].
Ziel: [die eine Sache, die die Person tun oder wissen soll].
Ton: klar, freundlich und direkt. Keine Floskeln und keine Ausrufezeichen.
Nutze nur Fakten aus diesem E-Mail-Verlauf. Wenn ein Datum, ein Preis oder ein Name fehlt, frag mich, statt etwas zu erfinden.
Bleib unter 160 Wörtern.
Schließe mit einem klaren nächsten Schritt und einem Terminvorschlag aus diesen Zeitfenstern: [Optionen].

Mach danach einen 30-Sekunden-Check, den Gemini dir nicht abnehmen kann: Namen, Zahlen, Zusagen und alles, was dir bei einem Fehler unangenehm wäre. Ändere mindestens einen Satz so, dass er nach dir klingt.

Mehr zu Entwürfen, Zusammenfassungen und dem schnellen Überblick im Posteingang findest du in unserer ausführlichen Anleitung zu Gemini in Gmail. Hier geht es um den gesamten Arbeitsablauf. Dort bleiben wir in deinem Posteingang.

Dokumente in Google Docs schreiben und überarbeiten

Öffne das Google Doc, in dem du schreiben möchtest, und dann Ask Gemini. Du kannst die Seitenleiste nutzen oder zur unteren Leiste wechseln. Das ist praktisch, wenn du einen markierten Abschnitt bearbeiten und die Seite dabei im Blick behalten möchtest (Google Workspace-Schulungscenter).

Gemini in Docs kann Texte entwerfen oder verbessern, lange Dateien zusammenfassen, Bilder erzeugen und den Schreibstil oder das Layout eines anderen Google Docs in Drive übernehmen. Gerade die letzte Möglichkeit wird oft übersehen. Wenn dein Team schon ein Angebot oder ein Status-Update hat, das gut klingt, verweise Gemini auf diese Datei. Bitte es, sich am gleichen Aufbau zu orientieren.

Für ein Projekt-Update hilft ein genauer Prompt:

Erstelle ein einseitiges Projekt-Update. Nutze nur dieses Dokument und die Dateien, die ich mit @ erwähne.
Leser: [Führungskraft oder Kunde], mit 3 Minuten Zeit.
Halte dich an diesen Aufbau:
1. Was sich seit [Datum] geändert hat
2. Was wir geliefert haben
3. Was gerade nicht weitergeht und wer das Hindernis beseitigen kann
4. Welche Entscheidung ich bis [Datum] brauche
Bleib sachlich. Ergänze keine Kennzahlen, die ich nicht angegeben habe.
Markiere Angaben in den Quelldateien, die veraltet wirken.

Zwei Gewohnheiten machen Docs-Entwürfe brauchbar. Erwähne Quelldateien mit @, damit Gemini nicht ohne Grundlage raten muss. Und schreibe den ersten Absatz selbst neu. Leser beurteilen den ganzen Text nach diesen ersten Zeilen. Genau dort klingen KI-Entwürfe oft nach Vorlage.

Wenn es bei deinem Dokument um Recherche statt um ein Update geht, lies ChatGPT vs. Gemini für die Recherche, bevor du dich für dein Standard-Tool für diese Aufgabe entscheidest.

Hilfe für Tabellen in Google Sheets

In Sheets ist Gemini besonders nützlich, wenn du dich nicht als Tabellenprofi siehst. Öffne deine Tabelle und dann Ask Gemini. Beschreibe, welche Tabelle, Formel oder Zusammenfassung du brauchst. Google nennt als Beispiele eine Übersicht zur Fortschrittsverfolgung, die Zusammenfassung eines Tabellenblatts, das Zählen von Kunden in einer Region ohne Doppelzählungen und das Schreiben einer Formel zum Nachschlagen von Werten (Google Workspace-Schulungscenter).

Diese drei integrierten Helfer solltest du kennen:

• Enhanced Smart Fill erkennt Muster in unvollständig ausgefüllten Spaltenpaaren und schlägt die fehlenden Einträge vor. Das hilft, wenn du Notizen Kategorien zuordnest oder Namen vereinheitlichst.
• Die Funktion AI kann anhand eines Prompts direkt im Tabellenblatt Texte erzeugen, Zellen zusammenfassen oder die Einträge einer Spalte Kategorien zuordnen.
• Convert to table macht aus einem losen Datenbereich eine strukturierte Tabelle, damit Filter und Formeln wie gewünscht funktionieren.

Wenn dir ein Kollege einen unbearbeiteten Datenexport schickt, probiere das:

Dieses Tabellenblatt ist ein unbearbeiteter Export von [Inhalt] aus [Zeitraum].
1. Erkläre, was jede Spalte vermutlich enthält.
2. Zeige leere Zellen, doppelte Einträge und Werte, die nach Fehlern aussehen.
3. Schlage eine aufgeräumte Tabelle mit diesen Spalten vor: [Liste].
4. Schreibe die Formeln, die ich für [Summen, Anzahl eindeutiger Werte oder das Nachschlagen von Werten] brauche. Erkläre jede Formel in einfachen Worten.
5. Fasse die Ergebnisse in 5 Stichpunkten zusammen, die eine Führungskraft in einer Minute lesen kann.
Erfinde keine Zahlen, die nicht im Tabellenblatt stehen.

Prüfe eine Formel stichprobenartig an zwei oder drei Zeilen, deren Inhalt du bereits verstehst. Gemini kann eine sauber aussehende Formel schreiben, die trotzdem auf die falsche Spalte verweist. Wenn das Ergebnis in einen Kundenbericht kommt, gleiche die Summen zuerst mit einem Filter oder einer Pivot-Tabelle ab.

Lass Meet die ersten Notizen schreiben und überarbeite sie dann

Wenn deine Meetings in Google Meet stattfinden, musst du während des Gesprächs nicht alles mitschreiben. Take notes for me erstellt Notizen in einem Google Doc und kann sie mit deinem Team teilen. Wenn du später dazukommst, bringt dich Summary so far mit einer Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs auf den aktuellen Stand. Nach dem Gespräch erhält der Organisator eine E-Mail mit einem Link zur Zusammenfassung. Derselbe Link erscheint auch im Kalendertermin (Google Meet-Hilfe).

Ein paar Einschränkungen sind wichtig. Die Funktion braucht eine unterstützte Workspace-Version oder einen Google AI-Tarif. Sie funktioniert auf Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch und Spanisch, jeweils mit einer gesprochenen Sprache zur selben Zeit. Google empfiehlt sie für Meetings von 15 Minuten bis zu 8 Stunden. Wenn die Verwaltung durch den Organisator aktiviert ist, können nur Organisatoren die Notizen ein- oder ausschalten. Dein Administrator kann außerdem verlangen, dass vorher alle zustimmen.

Betrachte diese Notizen als ersten Entwurf. Korrigiere Namen und Entscheidungen. Ergänze alles, was in einem separaten Chat vereinbart wurde. Die vollständige Einrichtung zeigt dir unsere Anleitung zu Gemini für Meeting-Notizen. Wenn du nach jedem Stand-up dieselbe Art von Zusammenfassung verschickst, zeigt dir Gemini für automatische Status-Updates, wie aus Notizen ein Bericht nach festem Muster wird.

Mit Google Gemini Tabs für die Arbeit in Chrome organisieren

Eine Recherche für die Arbeit endet oft mit 20 Tabs und ohne klaren nächsten Schritt. Gemini in Chrome ist für genau diese Situation gedacht. Es nutzt die Seite, die du gerade ansiehst. Am Computer kannst du bis zu 10 offene Tabs teilen, damit Gemini ihre Inhalte vergleicht oder zusammenführt. Einen Tab fügst du hinzu, indem du @ eingibst und ihn auswählst. Alternativ nutzt du Add tabs, also „Tabs hinzufügen“, im Chatfeld (Google Chrome-Hilfe).

So startest du:

1. Öffne Chrome am Computer und melde dich an. Gemini in Chrome funktioniert nicht im Inkognitomodus.
2. Klicke oben im Browser auf Ask Gemini. Folge beim ersten Mal den Hinweisen zur Aktivierung.
3. Teile die Tabs, die zu dieser Aufgabe gehören, bis zu 10. Lass andere Tabs weg.
4. Bitte Gemini, sie zu vergleichen, Entscheidungen herauszuarbeiten oder einen Entwurf zu schreiben, den du in ein Google Doc einfügen kannst.

Dieser Prompt macht aus einer Sammlung von Tabs ein Briefing:

Ich habe bis zu 10 Tabs zu [Projekt oder Entscheidung] geteilt.
Schreibe ein Briefing, das ich an meine Führungskraft schicken kann.
Es soll enthalten:
- Die Frage, die wir beantworten wollen
- Die Punkte, bei denen die Quellen übereinstimmen
- Die Punkte, bei denen sie sich widersprechen, jeweils mit dem Titel der Quelle
- Risiken oder Kosten, die auf den Seiten genannt werden
- Einen empfohlenen nächsten Schritt und eine Alternative
Zitiere oder paraphrasiere nur Inhalte aus den geteilten Tabs. Wenn etwas fehlt, sag mir, welchen Tab ich als Nächstes öffnen sollte.
Erfinde keine Anbieter, Preise oder Datumsangaben.

Google führt Gemini in Chrome noch schrittweise ein. Deshalb siehst du es möglicherweise noch nicht. Du brauchst die aktuelle Chrome-Version auf einem Chromebook Plus, Mac oder Windows-Computer. Außerdem muss die Funktion in deiner Region und Sprache unterstützt werden, und du musst angemeldet sein. Wenn du ein Arbeits- oder Schulkonto nutzt und über 18 bist, muss dein Administrator die Funktion erlauben. Wenn du eine Workspace-Seite wie ein Google Doc teilst, kann Gemini die gesamte Datei lesen, nicht nur den sichtbaren Bereich im Tab.

Gemini hilft dir, die Inhalte deiner Tabs zu verstehen. Mit den Tabgruppen von Chrome hältst du weiterhin „Kunde A“, „Personalsuche“ und „Offene Rechnungen“ auseinander. So startest du beim nächsten Mal mit mehr Übersicht. Nutze beides.

Speichere gute Prompts als Skill

Die Prompts oben sparen dir erst dann richtig Zeit, wenn du sie nicht jedes Mal neu schreibst. In der Gemini-App werden wiederverwendbare Anweisungen von Gems auf Skills umgestellt. Ein Skill ist eine gespeicherte Sammlung von Anweisungen. Du kannst sie jedem Chat hinzufügen, indem du / und den Namen des Skills eingibst. Gemini kann einen passenden Skill auch selbst anwenden. Außerdem kannst du mehrere Skills im selben Gespräch kombinieren (Hilfe zu Gemini-Apps).

Der Zeitpunkt hängt von deinem Konto ab. Bei privaten Google-Konten von Nutzern ab 18 sind Gems ab dem 17. November 2026 nur noch lesbar. Am 17. Dezember 2026 werden sie entfernt. Laut Google werden deine Gems automatisch als Skills neu angelegt. Workspace-Konten für Unternehmen, Großunternehmen und gemeinnützige Organisationen behalten Gems bis März 2027, Bildungskonten bis Juni 2027. Skills sind im Gemini-Chat bereits für Nutzer über 18 mit einem privaten Konto verfügbar. Laut Google folgt der Zugang für Arbeits- und Schulkonten.

Um jetzt einen Skill in der Gemini-App zu erstellen, öffne die Seitenleiste. Gehe zu Customize und dann zu Skills. Wähle Create und Create manually. Gib dem Skill einen eindeutigen Namen, beschreibe kurz, wann er verwendet werden soll, und hinterlege die Anweisungen, die du sonst jedes Mal einfügen würdest.

Das ist ein guter erster Skill für geschäftliche E-Mails, die du verschickst:

Name: geschaeftliche-mails-ueberarbeiten
Wann verwenden: Immer, wenn ich dich bitte, eine geschäftliche E-Mail zu entwerfen, zu überarbeiten oder zu straffen.
Anweisungen:
Du bist mein Redakteur für E-Mails an Kunden und Kollegen.
Schreibe kurze Sätze. Klinge ruhig und professionell, nicht wie ein Werbetext.
Erfinde niemals Datumsangaben, Preise, Namen oder Zusagen.
Wenn eine Angabe fehlt, stelle mir eine Frage, statt die Lücke selbst zu füllen.
Standardaufbau: eine Zeile zum Hintergrund, die Bitte und dann ein nächster Schritt.
Halte die meisten E-Mails unter 160 Wörtern.
Wenn ich einen ungeordneten Entwurf einfüge, liefere eine überarbeitete Fassung und erkläre in 3 Stichpunkten, was du geändert hast.

Erstelle für jede wiederkehrende Aufgabe einen eigenen Skill statt eines riesigen Skills für „Arbeit“. Ein Skill für Status-Updates, einer für Meeting-Agenden und einer für E-Mails liefern gezieltere Ergebnisse als ein einziger Assistent, der alles können soll.

Ein Beispieltag am Schreibtisch

So greifen die einzelnen Teile an einem normalen Dienstag ineinander.

Morgens: Gmail, dann Docs. Öffne Ask Gemini und sage: „Bring mich bei den E-Mails zum Horizon-Rollout seit Montag auf den neuesten Stand. Liste alles auf, was auf eine Antwort oder Aktion von mir wartet.“ Nutze Help me write für die zwei Antworten, die eine persönliche Rückmeldung brauchen. Öffne dann das Briefing von gestern, erwähne es mit @ und bitte um ein einseitiges Update im üblichen Format deines Teams. Schreibe den ersten Absatz vor dem Versand neu.

Mittags: Chrome, dann Meet. Teile deine Anbieterseiten, eine FAQ-Seite zu Preisen und dein Briefing mit Gemini in Chrome. Bitte um eine Vergleichstabelle und die Fragen, die du noch stellen musst. Aktiviere vor dem Gespräch mit dem Anbieter Take notes for me. Überarbeite danach das Google Doc: Korrigiere Namen, markiere die tatsächliche Entscheidung und entferne den Smalltalk.

Am späten Nachmittag: Sheets. Öffne die Zahlen, die der Anbieter geschickt hat. Bitte Gemini, die Spalten zu erklären, die Summen zu berechnen und dir fünf Stichpunkte zu liefern. Prüfe zwei Zeilen von Hand. Füge dann die Stichpunkte in dein Update-Dokument ein.

Damit ist der Ablauf komplett: Posteingang, Dokument, Recherche-Tabs, Meeting-Notizen, Zahlen. Dafür musstest du denselben Text nicht in vier verschiedene Chatfenster kopieren.

Auch Fotos gehören zu den alltäglichen Aufgaben, die Gemini dir abnehmen kann. Unter Fotos mit Gemini bearbeiten findest du schnelle Verbesserungen für Produktfotos und Profilbilder.

Wo Gemini bei der Arbeit noch danebenliegt

Google sagt klar, dass Gemini falsche oder unpassende Informationen vorschlagen kann. Du solltest die Antworten nicht als rechtliche, finanzielle, medizinische oder andere professionelle Beratung behandeln (Google Workspace-Schulungscenter). Das ist kein Kleingedrucktes. Es ist die Grundregel für alles, was du an einen Kunden oder eine Führungskraft schickst.

Achte besonders auf diese Fehler:

• Erfundene Angaben, die überzeugend klingen. Wenn du Gemini kein Datum oder keinen Preis genannt hast, schreibt es möglicherweise trotzdem einen plausibel klingenden Wert. Bitte es stattdessen, fehlende Fakten zu markieren.
• Falsche Namen und Pronomen. Zusammenfassungen verwechseln, wer was zugesagt hat. Das passiert besonders bei langen E-Mail-Verläufen.
• Formeln mit dem falschen Zellbereich. Eine sauber aussehende Sheets-Formel bleibt falsch, wenn Spalte D Notizen statt Umsätze enthält.
• Meeting-Notizen, in denen die Entscheidung fehlt. „Take notes for me“ erfasst, was gesagt wurde. Die Funktion weiß aber nicht, welche beiläufige Bemerkung das eigentliche Ja war.
• Ein zu glatter Ton. Kundenmails sollten nach dir klingen. Wenn jede Nachricht mit „Ich hoffe, es geht dir gut“ beginnt, streiche diese Zeile jedes Mal.

Wenn du nach zwei Minuten Prüfung deinen Namen nicht unter das Ergebnis setzen würdest, ist es noch nicht fertig. Gemini liefert schnell einen ersten Entwurf. Du bleibst die Person, die ihn verschickt.

Sobald dieser Ablauf für dich selbstverständlich ist, mach mit kurzen, praktischen Lektionen auf der RobotsHelp-Startseite weiter.

Auch die Bilderstellung kannst du abgeben. Lies dazu Bilder für die Arbeit mit Gemini erstellen.

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