Excel-Formeln mit KI erstellen und prüfen

Du weißt, was deine Excel-Tabelle können soll. Neben jeder Bestellung den zuständigen Kundenbetreuer anzeigen, die Beträge für die Region Nord im Quartal addieren, große Aufträge markieren. Dir fehlt nur die passende Formel. Der letzte Forenbeitrag, den du geöffnet hast, war von 2014 und nutzte Funktionen, die dein Excel gar nicht anzeigt.

Die kurze Antwort: Beschreibe einem KI-Assistenten deine Tabelle: Blattnamen, Spaltenbuchstaben, den Inhalt jeder Spalte und deine Excel-Version. Sag genau, welches Ergebnis du in welcher Zelle brauchst. Bitte um die Formel und eine Erklärung in einem Satz. Teste sie dann an drei Zeilen, deren Ergebnis du schon kennst, bevor du sie nach unten kopierst. ChatGPT, Claude und Gemini können das alle gut im normalen Chat. Wenn du Copilot in Excel oder Gemini in Google Sheets hast, kannst du direkt in der Tabelle fragen.

Hier findest du den Prompt, der dir gleich beim ersten Versuch eine funktionierende Formel liefert, vier praktische Beispiele zum Kopieren und einen Fünf-Minuten-Check, damit keine falsche Formel in einem Bericht landet.

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Warum die KI dir eine falsche Formel liefert und wie du das vermeidest

Die meisten falschen KI-Formeln entstehen nicht, weil die KI nichts kann. Meist ist die Frage zu ungenau. Bei „Schreib einen VLOOKUP für meine Kundenliste“ muss der Assistent raten: Wie heißen die Blätter? Welche Spalten sind gemeint? Brauchst du eine genaue Übereinstimmung? Was soll passieren, wenn ein Name fehlt? Er füllt diese Lücken mit Annahmen. Eine einzige falsche Annahme reicht für eine Formel, die richtig aussieht, aber die falsche Zahl liefert.

Gib ihm diese vier Angaben, dann muss er nicht raten:

Der Aufbau. Blattnamen, Spaltenbuchstaben und Überschriften. Dazu die Zeile, in der die Daten beginnen, also Zeile 2, wenn die Überschriften in Zeile 1 stehen.
Das Ergebnis. Was soll in welcher Zelle stehen? Zeig es an einer Beispielzeile. „In F2 soll der Kundenbetreuer für den Kunden aus B2 stehen.“
Die Sonderfälle. Was soll angezeigt werden, wenn es keinen Treffer gibt, eine Zelle leer ist oder eine Null enthält?
Deine Version. Excel 365, Excel 2019 oder Google Sheets. Das ist wichtig: Laut Microsoft ist XLOOKUP in Excel 2016 und Excel 2019 nicht verfügbar. Eine moderne Formel funktioniert deshalb möglicherweise nicht in einer älteren Version (Microsoft Support).

Der Prompt zum Kopieren für jede Excel-Formel

Kopiere diesen Prompt in ChatGPT, Claude oder Gemini und ergänze die Angaben in den eckigen Klammern. Er funktioniert für einzelne Formeln genauso wie für Formeln, die du eine ganze Spalte nach unten kopieren willst.

Ich brauche eine Excel-Formel. Ich nutze [Excel 365 / Excel 2019 / Google Sheets].

Meine Daten:
Blatt "[Name]": Zeile 1 = Überschriften, die Daten beginnen in Zeile 2.
Spalte A = [Überschrift] ([Inhalt, z. B. Text, Datumsangaben, Beträge in Euro])
Spalte B = [Überschrift] ([...])
(alle Spalten ergänzen, die die Formel braucht)

Mein Ziel:
In Zelle [F2] soll für diese Zeile [das Ergebnis] stehen.
Beispiel: Für Zeile 2 erwarte ich [das Ergebnis, von dem du weißt, dass es stimmt].
Wenn es keinen Treffer gibt oder die Zelle leer ist, zeige [nichts / 0 / "Nicht gefunden"].

Gib mir:
1. Die Formel für [F2], die ich direkt nach unten kopieren kann.
2. Für jeden Teil einen einfachen Satz, der erklärt, was er macht.
3. Alles in meinen Daten, was zu Fehlern führen könnte (als Zahlen gespeicherter Text, zusätzliche Leerzeichen, verbundene Zellen).

Die Zeile „Für Zeile 2 erwarte ich“ wird oft übersprungen. Dabei bringt sie am meisten. Sie gibt dem Assistenten ein Ziel, an dem er seine eigene Antwort prüfen kann. Und du hast einen Test, der in zehn Sekunden erledigt ist.

Vier Formeln, nach denen KI am häufigsten gefragt wird, mit funktionierenden Beispielen

Stell dir eine einfache Verkaufstabelle vor. Auf dem Blatt Orders stehen in Spalte A die Bestellnummer, in B der Kunde, in C die Region, in D das Bestelldatum und in E der Betrag. Auf einem zweiten Blatt Customers steht in Spalte A der Kunde und in B der Kundenbetreuer. Diese Formeln liefert dir ein guter Prompt.

1. Einen Wert aus einem anderen Blatt nachschlagen (XLOOKUP)

Prompt: „Zeige in F2 auf Orders den Kundenbetreuer für den Kunden in B2 an. Die Zuordnung steht auf dem Blatt Customers. Zeige Not found an, wenn der Kunde fehlt.“

=XLOOKUP(B2,Customers!A:A,Customers!B:B,"Not found")

XLOOKUP sucht in Spalte A von Customers nach dem Namen aus B2 und gibt den passenden Wert aus Spalte B zurück. Der vierte Teil legt fest, was erscheint, wenn es keinen Treffer gibt. Ohne ihn bekommst du #N/A (Microsoft Support: XLOOKUP). Bei Excel 2019 oder älter fragst du stattdessen nach der Variante mit INDEX und MATCH:

=IFERROR(INDEX(Customers!B:B,MATCH(B2,Customers!A:A,0)),"Not found")

2. Werte mit Bedingungen addieren (SUMIFS)

Prompt: „Addiere die Werte in der Betragsspalte für die Region North, deren Bestelldatum im ersten Quartal 2026 liegt.“

=SUMIFS(E:E,C:C,"North",D:D,">="&DATE(2026,1,1),D:D,"<"&DATE(2026,4,1))

SUMIFS addiert die Werte in Spalte E nur dann, wenn alle Bedingungen erfüllt sind: Die Region ist North, das Datum liegt am oder nach dem 1. Januar und vor dem 1. April (Microsoft Support: SUMIFS). Mit „vor dem 1. April“ statt „bis zum 31. März“ wird auch eine Bestellung vom 31. März mitgezählt, deren Datum eine Uhrzeit enthält.

3. Zeilen nach einer Regel markieren (IF)

Prompt: „Zeige in G2 Large an, wenn der Betrag in E2 mindestens 5.000 beträgt, sonst Standard.“

=IF(E2>=5000,"Large","Standard")

Das ist einfach. Doch sobald mehrere Regeln zusammenkommen, spart dir die KI hier besonders viel Zeit: „Large über 5.000, Medium über 1.000, alles aus der Region West rot markieren.“ Beschreibe die Regeln in einfachen Worten und in der richtigen Reihenfolge. Lass die KI daraus die verschachtelte Formel bauen.

4. Tage seit einem Datum zählen

Prompt: „Zeige in H2, wie viele Tage seit dem Bestelldatum in D2 vergangen sind.“

=TODAY()-D2

Wenn das Ergebnis als Datum statt als Zahl erscheint, ist die Zelle als Datum formatiert. Stelle das Format auf Zahl um. Genau solche kleinen Fragen kannst du dem Assistenten direkt im selben Chat stellen.

Prüfe die Formel, bevor du dich darauf verlässt

Fehler in KI-Formeln fallen oft nicht sofort auf. Selten erscheint eine Fehlermeldung. Stattdessen kommt eine Zahl heraus, die plausibel aussieht, aber falsch ist. Microsoft sagt das auch über den eigenen Assistenten: Copilot kann fehlerhafte Formeln erzeugen. Deshalb musst du sie prüfen und die Ergebnisse kontrollieren (Häufige Fragen zu Copilot in Excel). Mit diesem Fünf-Minuten-Check findest du fast alle solchen Fehler:

Prüfe drei Zeilen von Hand. Wähle Zeilen, deren Ergebnis du kennst: einen normalen Fall, einen Sonderfall wie einen fehlenden Kunden oder den letzten Tag des Quartals und eine Zeile mit einer leeren Zelle. Stimmen alle drei Ergebnisse, kopiere die Formel nach unten.
Kontrolliere Summen mit einem Filter. Filtere bei einer SUMIFS-Formel die Tabelle nach denselben Bedingungen. Schau dann auf die Summe in der Statusleiste. Dieselbe Zahl? Passt.
Gehe die Formel Schritt für Schritt durch. In Excel zeigt dir Formeln > Formelüberwachung > Formelauswertung, wie jeder Teil berechnet wird. So erkennst du leicht, wenn die Formel auf den falschen Zellbereich zugreift (Microsoft Support).
Bitte um eine Erklärung und lies sie auch. Steht dort „Spalte C“, deine Region steht aber in Spalte D, hast du den Fehler rechtzeitig gefunden.

Wenn die Formel nicht funktioniert: Lass die KI sie korrigieren

Füge die Formel, die genaue Fehlermeldung und eine Beispielzeile ein. Schreib nicht nur „Es funktioniert nicht“.

Diese Formel in F2 liefert #N/A:
=XLOOKUP(B2,Customers!A:A,Customers!B:B)
B2 enthält "Jansen BV". Auf dem Blatt Customers steht in A14 ebenfalls "Jansen BV".
Warum funktioniert sie nicht, und wie lautet die korrigierte Formel?

Die üblichen Ursachen sind unspektakulär und leicht zu beheben. Für #N/A nennt Microsoft vor allem diese: Der Wert fehlt tatsächlich in der Suchliste, oder die beiden Zellen enthalten unterschiedliche Datentypen. Zum Beispiel ist eine Zahl auf einer Seite als Text gespeichert (Microsoft Support: einen #N/A-Fehler korrigieren). Unsichtbare zusätzliche Leerzeichen am Ende eines Namens führen zum selben Ergebnis. Der Assistent schlägt dann oft vor, die Suche mit TRIM zu kombinieren.

Eine übernommene Formel erklären lassen

Ein weiterer wichtiger Einsatz: Ein Kollege hat das Unternehmen verlassen, und seine Arbeitsmappe steckt voller Formeln, die drei Zeilen lang sind. Kopiere eine davon in den Chat und frage:

Erkläre diese Excel-Formel Schritt für Schritt in einfachem Deutsch für jemanden mit Excel-Grundkenntnissen.
Sag mir danach, wodurch sie ein falsches Ergebnis liefern könnte.
[Formel einfügen]
Spalte A enthält [...], Spalte B enthält [...].

Besonders nützlich ist die zweite Frage. Sie zeigt dir, wo die alte Tabelle anfällig für Fehler ist, bevor du den Bericht für den nächsten Monat darauf aufbaust. Copilot in Excel kann das auch direkt in der Zelle: Wähle sie aus und bitte Copilot, die Formel zu erklären (Microsoft Support: Copilot in Excel).

Chat-Assistent oder KI direkt in der Tabelle?

Beide schreiben Formeln. Der Unterschied liegt darin, was sie sehen können und wofür du bezahlen musst.

Ein Chat-Assistent wie ChatGPT, Claude oder Gemini funktioniert mit jedem Tabellenprogramm und jeder Version, auch in den kostenlosen Tarifen der Assistenten. Er kennt nur das, was du beschreibst. Deshalb ist der Prompt oben so wichtig. Wenn du diese Tools noch nicht kennst, starte mit unserer ChatGPT-Anleitung für Anfänger oder der Claude-Anleitung für Anfänger.
Copilot in Excel sieht deine tatsächlichen Spalten, schlägt Spalten mit Formeln vor und erklärt vorhandene Formeln. Dafür brauchst du einen Microsoft 365-Tarif, der Copilot enthält. Laut Microsoft funktioniert es mit Dateien, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind und bei denen AutoSave, also das automatische Speichern, aktiviert ist. Deine Daten müssen als Tabelle oder als sauber strukturierter Zellbereich vorliegen (Häufige Fragen zu Copilot in Excel).
Gemini in Google Sheets lässt dich in einer Zelle = eingeben und Ctrl + Alt + G drücken, auf einem Mac Cmd + Ctrl + G. Dann beschreibst du die gewünschte Formel. Bei Zellen mit einem Fehler gibt es außerdem die Schaltfläche Fix zum Korrigieren. Dafür brauchst du einen passenden Google Workspace- oder Google AI-Tarif (Hilfe für Google Docs-Editoren). Die Grundlagen findest du in unserer Gemini-Anleitung für Anfänger.

Wenn dir die integrierte KI zur Verfügung steht, nutze sie für Formeln in der Tabelle, an der du gerade arbeitest. Den Chat-Assistenten nutzt du, wenn du eine ganze Arbeitsmappe planst oder deine Version beziehungsweise dein Tarif keine integrierte KI bietet.

Lass Unternehmensdaten aus dem Chat

Für eine Formel braucht die KI weder echte Kundennamen noch echte Umsatzzahlen. Schicke die Überschriften und zwei oder drei erfundene Zeilen mit demselben Aufbau. Die Formel funktioniert mit den echten Daten genauso.

Wenn du doch echte Daten in ChatGPT mit einem persönlichen Free-, Plus- oder Pro-Tarif einfügst, solltest du wissen: Die Freigabe deiner Daten für das Modelltraining ist dort standardmäßig aktiviert. Unter Settings > Data controls, also in den Einstellungen zur Datennutzung, kannst du „Improve the model for everyone“ ausschalten. Laut OpenAI werden Inhalte aus Business-, Enterprise- und Edu-Arbeitsbereichen standardmäßig nicht für das Training verwendet (OpenAI Help Center: Datennutzung verwalten). Die KI-Richtlinie deines Unternehmens hat in jedem Fall Vorrang.

So geht es weiter

Wenn dich das Schreiben von Formeln nicht mehr aufhält, kommt der nächste Schritt: Frag die KI, was die Zahlen eigentlich aussagen. Genau dort setzt unsere Anleitung an, wie du mit ChatGPT Tabellen für die Arbeit analysierst. Und wenn du jede Woche Zahlen aus E-Mails oder Rechnungen in deine Tabelle kopierst, lässt sich auch das automatisieren. Schau dir dafür den n8n-Workflow zur automatischen Rechnungsverarbeitung an.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT kostenlos Excel-Formeln schreiben?

Ja. Formeln zu schreiben und zu erklären ist reine Textarbeit. Das schaffen die kostenlosen Tarife von ChatGPT, Claude und Gemini. Einen kostenpflichtigen Tarif brauchst du nur für die direkt in die Tabelle integrierten Assistenten wie Copilot in Excel oder Gemini in Sheets.

Funktioniert dieselbe Formel auch in Google Sheets?

Oft, aber nicht immer. Gängige Funktionen wie SUMIFS, IF und XLOOKUP gibt es in beiden Programmen. Manche Funktionen und der Umgang mit Datumsangaben unterscheiden sich jedoch. Sag im Prompt, welches Programm du nutzt, dann bekommst du die passende Variante.

Warum funktioniert die KI-Formel in Zeile 2, aber weiter unten nicht?

Meist verschiebt sich beim Kopieren nach unten ein Zellbezug, der fest bleiben sollte. Frag den Assistenten: „Welche Bezüge in dieser Formel brauchen $-Zeichen, damit ich sie korrekt nach unten kopieren kann?“

Ist es Schummeln, KI für Formeln zu nutzen?

Nicht mehr, als in einem Forum nachzuschlagen. Der Unterschied ist die Geschwindigkeit. Lies jedes Mal die Erklärung. Nach ein paar Wochen wirst du die einfachen Formeln auch ohne Hilfe schreiben.

Hol dir jede Woche einen KI-Workflow zum direkten Anwenden.