Meeting-Agenda mit KI erstellen: 4 Schritte + Prompts

Das Meeting ist morgen um zehn. Du hast den Termin angesetzt, sechs Personen haben zugesagt, und in der Einladung steht bisher nur der Titel. Du weißt ungefähr, was ihr erreichen müsst. Aber eine Meeting-Agenda zu schreiben, mit der ihr die Stunde sinnvoll nutzt, schiebst du immer wieder auf.

Hier die kurze Antwort: Wenn du eine Meeting-Agenda mit KI erstellen willst, frag nicht einfach nach „einer Agenda für unser Projektmeeting“. Nenne das Ziel, die Teilnehmer, die verfügbare Zeit und die nötigen Entscheidungen. Lass die KI dann jedes Thema als Frage formulieren, die ihr gemeinsam beantworten müsst. Zu jedem Punkt gehören ein Zeitrahmen und eine verantwortliche Person. ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot schaffen das in weniger als einer Minute. Du nimmst dir noch zwei Minuten und streichst, was nicht dazugehört. Die KI schreibt die Struktur. Du entscheidest, wozu das Meeting da ist.

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Warum die meisten Agenden wenig helfen und was KI besser machen sollte

Eine Agenda allein macht ein Meeting noch nicht besser. Der Meeting-Forscher Steven Rogelberg schreibt in der Harvard Business Review, dass Studien kaum oder gar keinen Zusammenhang festgestellt haben: Ob es eine Agenda gibt, sagt wenig darüber aus, wie Teilnehmer das Meeting bewerten. Entscheidend ist, ob die Punkte relevant sind und wie die Diskussion geleitet wird. Auf seiner eigenen Website ergänzt er, dass schätzungsweise die Hälfte aller Agenden einfach vom letzten Meeting übernommen wird.

Genau das passiert leicht auch mit KI. Bitte einen Chatbot um „eine Agenda für ein Teammeeting“, und du bekommst die Standardliste: Begrüßung, Updates, Diskussion, Sonstiges, nächste Schritte. Sieht ordentlich aus, ändert aber nichts.

Deshalb gibst du der KI einen anderen Auftrag. Sie soll drei Dinge erledigen, die bei der Vorbereitung aus Müdigkeit oft untergehen:

• Themen in Fragen umwandeln. Rogelberg empfiehlt, Agendapunkte als Fragen zu formulieren, die beantwortet werden müssen, statt als Themen zur Diskussion. Aus „Budget“ wird: „Wo sparen wir in Q1 5,000 ein, ohne den Start zu verzögern?“
• Den wichtigsten Punkt an den Anfang setzen. Im selben Beitrag verweist er auf Studien: Die ersten Agendapunkte bekommen überproportional viel Zeit und Aufmerksamkeit, unabhängig davon, wie wichtig sie sind.
• Den Zweck jedes Punktes nennen. Roger Schwarz empfiehlt in der Harvard Business Review, bei jedem Punkt anzugeben, ob ihr Informationen teilen, Rückmeldungen sammeln oder eine Entscheidung treffen wollt. Dazu gehören eine realistische Zeitschätzung und ein klarer Hinweis, wie sich die Teilnehmer vorbereiten sollen.

Alle drei Aufgaben kann ein KI-Modell gut übernehmen. Es formuliert schnell um, wird beim Sortieren nicht müde und ergänzt Zeitrahmen, die zusammen eure verfügbare Zeit ergeben.

Meeting-Agenda mit KI erstellen in 4 Schritten

Schritt 1: Schreibe in 60 Sekunden ein kurzes Briefing

Bevor du ein KI-Tool öffnest, notiere fünf Zeilen. Diesen Teil kannst nur du übernehmen:

• Ziel: Was muss am Ende des Meetings erreicht sein? („Wir haben uns für einen Lieferanten entschieden.“)
• Teilnehmer: Wer kommt und was bringt die Person ein? („Sara, Finanzen. Tom, operatives Geschäft. Zwei Personen vom Lieferanten.“)
• Zeit: Wie lange dauert das Meeting, und findet es vor Ort oder als Videoanruf statt?
• Offene Fragen: Die zwei oder drei Dinge, die bisher niemand beantwortet hat.
• Vorhandene Unterlagen: Ein E-Mail-Verlauf, Notizen vom letzten Meeting, ein kurzer Bericht.

Wenn du beim Ziel nichts eintragen kannst, mach hier erst einmal nicht weiter. Rogelberg bringt es auf den Punkt: Wenn dir keine Fragen einfallen, die ihr beantworten müsst, braucht ihr das Meeting vielleicht gar nicht. Manchmal ist eine kurze E-Mail die beste Alternative zur Agenda.

Schritt 2: Füge dein Briefing in diesen Prompt ein

Öffne ChatGPT, Claude oder Gemini und nutze diesen Prompt. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern durch dein Briefing.

Die Zeile „Fehlende Angaben“ ist wichtig. Ohne sie füllt ein Modell Lücken oft mit plausiblen Vermutungen. Dann nennt es etwa eine verantwortliche Person, die gar nicht teilnimmt, oder eine Frist, die du nie gesetzt hast. Mit dieser Zeile bekommst du stattdessen eine Liste der Dinge, die du noch klären solltest.

Schritt 3: Kürze und formuliere genauer

Lies den Entwurf aus Sicht eines Teilnehmers, der an dem Tag noch drei weitere Meetings hat. Bitte die KI dann um eine Überarbeitung:

An dieser Stelle werden aus sieben Punkten meist vier, und das Meeting wird kürzer.

Schritt 4: Verschicke die Agenda mit der Einladung

Schreibe die Agenda direkt in die Kalendereinladung, nicht in ein separates Dokument, das niemand öffnet. Verschicke sie mindestens einen Tag vorher, wenn sich jemand vorbereiten muss. Setze die Punkte aus „Vor dem Meeting versenden“ als kurze Notiz über die Agenda, damit alle sie zuerst lesen.

Ein Vorher-nachher-Beispiel

Hier ein Beispiel aus einer kleinen Agentur, die den Website-Relaunch eines Kunden plant. Der Organisator hat diese erste Version in zwei Minuten geschrieben:

Nach dem Briefing und dem Prompt von oben:

Dasselbe Meeting, 15 Minuten kürzer. Und jeder Punkt endet mit einem Ergebnis, das du festhalten kannst. Die „Updates“ stehen jetzt in der Statusübersicht. Auch „Sonstiges“ ist verschwunden: Alles, was wichtig ist, hat nun eine eigene Frage und eine verantwortliche Person.

Die KI nutzen, die schon in deinem Kalender steckt

Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 oder Google Workspace nutzt, brauchst du vielleicht keinen separaten Chatbot.

• Outlook mit Copilot: Auf der Supportseite erklärt Microsoft, wie es im neuen Outlook geht: Erstelle das Meeting, ergänze Titel und Teilnehmer und öffne Copilot im Beschreibungsfeld (Alt+I). Wähle „Auto draft an agenda“, um automatisch einen Agendaentwurf zu erstellen. Oder schreibe einen eigenen Prompt mit dem Ziel und den Gesprächsthemen. Mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz kann „Schedule with Copilot“ außerdem aus einem E-Mail-Verlauf eine Einladung mit Titel und Agendaentwurf erstellen.
• Google Docs mit Gemini: Im Workspace Learning Center zeigt Google, wie du mit „Help me write“, der Schreibhilfe in Docs, eine Agenda entwirfst. Dort erfährst du auch, wie du „@“ eingibst und „Meeting notes“ auswählst, um ein Dokument mit einem Kalendertermin zu verknüpfen. Ob die Funktionen verfügbar sind, hängt von deinem Workspace-Tarif und den Administratoreinstellungen ab.

Diese integrierten Tools sind praktisch, weil sie Titel und Teilnehmer schon kennen. Ihre Schwäche ist dieselbe wie bei jedem Chatbot: Ohne Ziel und offene Fragen bekommst du die Standardagenda. Füge die Regeln aus Schritt 2 in ihr Prompt-Feld ein, und du bekommst die bessere Version.

Ein wiederverwendbarer Agenda-Prompt für regelmäßige Meetings

Gerade bei wöchentlichen Teammeetings werden Agenden oft einfach übernommen. Statt die Liste der Vorwoche wiederzuverwenden, speichere diesen Prompt in einer Notiz. Nutze ihn am Nachmittag vor dem Meeting:

Die letzte Zeile ist ein kleines Geschenk an dein Team. In manchen Wochen lautet die ehrliche Antwort: Eine Statusmeldung reicht.

Wenn deine Agenda auch auf den Ergebnissen des letzten Meetings aufbauen soll, hilft dir unsere Anleitung zum Zusammenfassen von Meeting-Notizen mit ChatGPT. Sie zeigt, wie du aus einem unübersichtlichen Transkript klare Entscheidungen und Aufgaben herausarbeitest. Füge diese Zusammenfassung in den Prompt oben ein, und der Kreis schließt sich. Du hast nur eine Aufnahme des letzten Meetings? Hier erfährst du, wie du Audio mit KI transkribierst, damit du einen Text als Grundlage hast.

Was du nicht in den Chatbot eingeben solltest

Agenden enthalten oft vertrauliche Themen: eine Umstrukturierung, eine Auseinandersetzung mit einem Kunden, Gehälter. Prüfe deshalb, was dein Unternehmen erlaubt, bevor du Hintergrundinformationen in ein Tool kopierst. Laut OpenAIs Seite zu den Datenkontrollen können Gespräche in ChatGPT-Tarifen für Privatnutzer zur Verbesserung der Modelle genutzt werden, sofern du „Improve the model for everyone“ nicht ausschaltest. Temporary Chats, also temporäre Chats, werden nicht für das Training verwendet. Laut derselben Seite werden Inhalte aus Workspaces von ChatGPT Business und Enterprise standardmäßig ebenfalls nicht für das Training genutzt. Beschreibe die Situation im Zweifel allgemein, etwa als „Budgetüberschreitung bei einem Lieferanten“, statt Namen und Zahlen einzufügen.

Häufige Fehler

• Eine Agenda anfordern, ohne ein Ziel zu nennen. Du bekommst eine hübsche Liste, die zu keinem Ergebnis führt.
• Jeden Vorschlag der KI übernehmen. Modelle sind gern ausführlich. Deine Teilnehmer mögen es kürzer. Beschränke dich auf das, wofür ihr die Gruppe braucht.
• Zeitrahmen, die zusammen nicht passen. Rechne die Gesamtzeit selbst nach. Ein 60-Minuten-Plan für einen 45-Minuten-Termin bedeutet, dass der letzte Punkt ausfällt. Oft ist das die Entscheidung.
• Keine verantwortliche Person pro Punkt. Ohne klare Leitung wird aus einem Agendapunkt leicht eine allgemeine Plauderrunde.
• Die Agenda erst eine Stunde vorher verschicken. Wenn die Teilnehmer etwas lesen sollen, brauchen sie die Agenda am Vortag.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT eine Meeting-Agenda erstellen?

Ja. Das ist eine der einfachsten Aufgaben im Arbeitsalltag, die du abgeben kannst. Voraussetzung: Du nennst Ziel, Teilnehmer, Dauer und offene Fragen. Der Prompt aus Schritt 2 funktioniert unverändert in ChatGPT, Claude und Gemini. Du nutzt ChatGPT zum ersten Mal? Starte mit unserer ChatGPT-Anleitung für Anfänger.

Gibt es einen kostenlosen KI-Generator für Meeting-Agenden?

Die kostenlosen Versionen von ChatGPT, Claude und Gemini erledigen diese Aufgabe mit einem guten Prompt alle gut. Du brauchst also keinen speziellen Generator. Spezialisierte Tools ergänzen meist nur eine Vorlage rund um dieselbe Idee. Entscheidend für die Qualität ist dein Briefing, nicht das Tool.

Was gehört in eine gute Meeting-Agenda?

Das Ziel des Meetings, jeder Punkt als Frage, sein Zweck (informieren, Rückmeldungen sammeln oder entscheiden), ein Zeitrahmen, eine verantwortliche Person und die nötige Vorbereitung: Was sollen die Teilnehmer lesen oder mitbringen? Plane am Ende ein paar Minuten ein, um Entscheidungen zu bestätigen und festzuhalten, wer was übernimmt.

Kann KI aus der Agenda anschließend einen Projektplan erstellen?

Ja. Sobald ihr im Meeting eure Entscheidungen getroffen habt, füge die Agenda zusammen mit den Ergebnissen in einen Chatbot ein. Bitte ihn um Aufgaben, Verantwortliche und Termine. Unsere Anleitung zum Erstellen eines Projektplans mit KI zeigt dir die nächsten Schritte.

Dein nächster Schritt

Öffne deinen Kalender und suche das nächste Meeting, das du leitest. Nimm dir 60 Sekunden für das Briefing aus Schritt 1. Setze es in den Prompt ein und verschicke die Agenda noch heute mit der Einladung. Deine Teilnehmer werden den Unterschied schon vor dem Meeting merken. Wie du an einem vollen Tag Zeit für diese Vorbereitung findest, zeigt dir unsere Anleitung zur Tagesplanung mit KI. Während des Meetings kann ein KI-Notizassistent für Meetings die Entscheidungen festhalten. So kannst du aufmerksam dabei sein, statt mitzuschreiben. Für weitere kleine Workflows wie diesen, die dir lästige Aufgaben abnehmen, starte mit dem kostenlosen Launchpad auf unserer Startseite.