ChatGPT für Akquise-Mails und Follow-ups: Dein Praxisleitfaden

Mit ChatGPT für Akquise-Mails und Follow-ups kannst du eine kurze E-Mail-Sequenz erstellen. Plane zuerst die Schritte: Erstkontakt, Follow-up mit Mehrwert und Abschluss ohne Druck. Lass ChatGPT dann jede Mail anhand echter Fakten über den potenziellen Kunden formulieren, statt mit vagen Werbeversprechen.

Stell dir vor, es ist 9:15 Uhr morgens. Dein CRM zeigt zwölf neue Leads aus der vergangenen Nacht. In den nächsten zwanzig Minuten hast du für jeden eine Sequenz aus drei E-Mails fertig. Persönlich, in deinem Ton und bereit zum Abschicken.

Kurz gesagt: Lass ChatGPT deine E-Mail-Sequenz schreiben, aber nicht automatisch versenden. Du lieferst das Angebot, die Belege und deine Notizen zum potenziellen Kunden. ChatGPT macht daraus die E-Mails für Schritt 1, Schritt 2 und Schritt 3. Du prüfst sie vor dem Versand. Der Prompt-Leitfaden von OpenAI ist eine gute Grundlage für klare Anweisungen und das gewünschte Ausgabeformat (Prompt Engineering). Auf dieser Seite geht es um E-Mail-Sequenzen für die aktive Kundenansprache. Nicht um Antworten auf eingegangene E-Mails und auch nicht um eine reine Zapier-Anleitung zur Automatisierung.

Was eine E-Mail-Sequenz für die Akquise ist und was nicht

Eine Sequenz ist eine geplante Reihe von Kontaktversuchen über mehrere Tage. Im Vertriebsinnendienst sieht sie oft so aus:

1. Tag 0, kurzer Erstkontakt mit einem klaren Grund für deine Nachricht.
2. Tag 2 oder 3, Follow-up mit Mehrwert: ein Tipp, ein kurzer Auszug aus einem Praxisbeispiel oder eine hilfreiche Frage.
3. Tag 5 bis 7, Abschluss ohne Druck oder eine letzte Nachricht, die die Tür offenlässt.

Wenn du schneller auf E-Mails in deinem Posteingang antworten möchtest, nutze unsere Anleitung, wie du mit ChatGPT schneller E-Mail-Antworten entwirfst. Möchtest du zeitgesteuerte Erinnerungen, die Entwürfe erstellen, ohne dass du den Text jedes Mal selbst neu schreiben musst? Dann ergänze diese Seite mit der Anleitung zum Thema Follow-up-Mails automatisieren und den kostenlosen Zap-Beispielen unter Automatisierungsbeispiele für den kostenlosen Zapier-Tarif.

Lege den Aufbau der Sequenz vor dem Prompt fest

Viele stellen fest, dass ChatGPT-Entwürfe schwammig werden, wenn der Prompt nur nach „einer guten Akquise-Sequenz“ fragt und keine Vorgaben enthält. Lege zuerst den Rahmen fest:

• Zielgruppe: Rolle, Unternehmenstyp und ein konkretes Problem, das du benennen kannst.
• Angebot in einem Satz: Was bekommt die Person, wenn sie antwortet?
• Vorhandene Belege: ein Satz aus einer Fallstudie, eine verlässliche Kennzahl oder ein Kundenzitat.
• Länge: zum Beispiel unter 120 Wörter pro E-Mail.
• Ton: ruhig, direkt, ohne übertriebene Werbesprache.
• Anzahl der Schritte und Abstand dazwischen.

Füge diese Angaben dann in ChatGPT ein und bitte um Betreffzeilen und E-Mail-Texte für jeden Schritt. Speichere die Vorgaben in einem wiederverwendbaren Dokument als „Sequenz-Briefing“. So musst du die Regeln nicht jeden Morgen neu aufstellen.

Die besten ChatGPT-Prompts für B2B-Follow-up-Mails

Nutze einen Prompt, der Fakten verlangt und Erfindungen ausschließt:

Du hilfst mir, B2B-Follow-up-Mails für eine 3-stufige Akquise-Sequenz zu schreiben. Zielgruppe: [Rolle] bei [Unternehmenstyp]. Angebot: [ein Satz]. Belege, die ich verwenden kann: [nur echte Aussagen einfügen]. Ausgabe: Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3. Jeder Schritt: Betreff + Text mit weniger als 120 Wörtern. Ton: ruhig und konkret. Erfinde keine Kennzahlen, Logos oder früheren Treffen. Wenn eine Information fehlt, setze einen [PLATZHALTER] ein, den ich ausfüllen kann.

Für ein einzelnes Follow-up nach einer unbeantworteten E-Mail reicht ein kürzerer Prompt:

Schreibe ein Follow-up zur folgenden E-Mail. Erwähne die ursprüngliche Bitte in einer Zeile. Ergänze einen neuen hilfreichen Aspekt aus meinen Notizen. Unter 90 Wörter. Keine Formulierungen, die ein schlechtes Gewissen machen.

Füge dann deine erste E-Mail und deine Notizen ein. Prüfe vor dem Versand Namen, Datumsangaben und jede Zahl.

Zapier: Neuer CRM-Lead als Auslöser für einen Akquise-Mail-Entwurf mit ChatGPT

Du kannst neue CRM-Leads mit der Erstellung eines ChatGPT-Entwurfs verknüpfen. So startet die Sequenz, sobald der Lead eingeht. Den Versand behältst du selbst in der Hand.

1. Auslöser: Neuer Lead oder neuer Kontakt in deinem CRM, etwa HubSpot, Pipedrive oder einem ähnlichen System, angebunden über Zapier.
2. Aktion: ChatGPT oder OpenAI mit einem festen Prompt, der das Sequenz-Briefing und die Lead-Felder enthält: Name, Unternehmen, Quelle und Notizen.
3. Aktion: Einen Entwurf in Gmail erstellen oder den Text als CRM-Notiz speichern. Lass die E-Mails nicht gleich am ersten Tag automatisch versenden.

Auf Zapiers Seite zu ChatGPT-Integrationen findest du die verfügbaren Verbindungen, wenn du eine offizielle Übersicht über Auslöser und Aktionen suchst (ChatGPT-Integrationen auf Zapier). Lass den Zap nur Entwürfe erstellen, bis du dem Prompt vertraust. Weitere praktische Zap-Workflows für den Büroalltag im kostenlosen Tarif findest du unter Automatisierungsbeispiele für den kostenlosen Zapier-Tarif.

ChatGPT: Aus einer Fallstudie eine kurze Akquise-Mail machen

Fallstudien sind lang. Akquise-Mails sind kurz. Bitte ChatGPT, zu kürzen, statt etwas zu erfinden:

Mache aus der folgenden Fallstudie eine kurze Akquise-Mail für [Rolle]. Behalte bei: das Problem in einer Zeile, die Veränderung in einer Zeile und eine Zeile mit einem Beleg, den ich bereits formuliert habe. Maximal 110 Wörter. Vorschläge für die Betreffzeile: 3. Füge keine neuen Zahlen hinzu.

Füge nur die Abschnitte der Fallstudie ein, auf die du dich verlassen kannst. Liegt sie als langes PDF vor, fasse sie zuerst mit einem Tool zusammen, das du schon nutzt. Gib dann die kurze Zusammenfassung in diesen Prompt ein. Bei umfangreichen Dokumenten kann dir unsere Claude-Anleitung helfen: Mit Claude einen langen Bericht zusammenfassen und Aufgaben herausarbeiten.

Der beste ChatGPT-Prompt zur Analyse einer CSV-Datei mit Vertriebsdaten

Lade einen bereinigten Export hoch oder füge ihn ein. Entferne E-Mail-Adressen, die du nicht teilen solltest, falls der Chat die Datenschutzvorgaben deines Teams nicht erfüllt. Frage dann nach Mustern, aus denen du diese Woche konkrete Schritte ableiten kannst:

Analysiere diese CSV-Datei mit Vertriebsdaten. Die Spalten bedeuten: [auflisten]. Zeige mir: 1) die Top 5 Kundenkonten nach Wert der offenen Verkaufschancen, 2) Leads ohne Kontakt seit 7+ Tagen, 3) eine vorgeschlagene Prioritätenliste für die E-Mail-Sequenz: wer zuerst und warum. Gib das Ergebnis als Tabelle aus. Erfinde keine Zeilen. Wenn eine Spalte unklar ist, stelle eine Rückfrage.

Nutze die Prioritätenliste als Grundlage für die Entwürfe deiner Akquise-Sequenzen. ChatGPT liest die Tabelle. Du entscheidest weiterhin, wer heute eine E-Mail bekommt.

ChatGPT-Prompts für tägliche Aufgaben im Vertrieb

Eine einfache tägliche Routine, die viele im Vertrieb nutzen können:

• Morgens sortieren: „Liste anhand dieser CRM-Notizen auf, wer einen Erstkontakt braucht, wer Follow-up 2 bekommen soll und bei wem wir noch warten sollten. Jeweils eine Zeile zur Begründung.“
• Sequenz entwerfen: Nutze den B2B-Follow-up-Prompt oben für deine drei wichtigsten Kontakte.
• Gespräch vorbereiten: „Mache aus diesen Notizen einen Gesprächsleitfaden mit 5 Stichpunkten: Ziel, offene Frage, ein Satz als Beleg, wahrscheinlicher Einwand, Bitte um den nächsten Schritt.“
• Zum Tagesende: „Fasse die heute versendeten E-Mails und eingegangenen Antworten in drei Zeilen für ein CRM-Update zusammen. Ohne Floskeln.“

Gehören auch Übergaben zu deinem Alltag, etwa bei Anmeldungen, Lieferanten oder Buchungen? Die Beispiele für Übergaben per E-Mail in Grok Bot für Übergaben per E-Mail nutzen passen gut zu derselben Arbeitsweise mit kurzen, sachlichen Prompts.

Eine einfache 3-stufige Sequenz zum direkten Einfügen

Schritt 1 (Erstkontakt): Warum diese Person, warum jetzt, eine Bitte.

Schritt 2 (Mehrwert): Ein Tipp oder das Ergebnis eines Praxisbeispiels in einer Zeile. Formuliere dieselbe Bitte noch einmal.

Schritt 3 (Abschluss ohne Druck): Frage, ob du die Anfrage abschließen darfst. Biete eine einfache Antwortmöglichkeit an. „Ja, schick mir die einseitige Übersicht“ funktioniert besser als eine ganze Liste von Terminvorschlägen.

Bitte ChatGPT, jeden Schritt anhand deines Briefings auszuformulieren. Lies dann jeden Namen und jede Aussage einmal laut vor. Klingt eine Zeile wie aus einer Werbebroschüre, streiche sie.

Der eine Fehler, der die Sequenz ins Leere laufen lässt

Vage Prompts führen zu vagen Akquise-Mails. „Schreibe eine Kaltakquise-Sequenz, die Kunden gewinnt“ führt ohne Zielgruppe, Belege und Längenvorgabe oft zu selbstsicheren Formulierungen ohne Substanz. OpenAI betont im Leitfaden zu Prompt Engineering nicht ohne Grund klare Anweisungen und ein festgelegtes Ausgabeformat (Prompt Engineering).

So gehst du auf Nummer sicher: Füge nur Fakten ein, auf die du dich verlassen kannst. Benenne die Zielperson, begrenze die Wortzahl und behalte den Versand in deiner Hand. ChatGPT entwirft die Sequenz. Du pflegst die Beziehung.

Eine Wochenroutine, die sich durchhalten lässt

1. Aktualisiere dein Sequenz-Briefing mit Angebot, Belegen und Ton einmal pro Woche.
2. Exportiere oder filtere Leads, die einen Erstkontakt oder ein Follow-up brauchen.
3. Nutze den B2B-Follow-up-Prompt für eine kleine Gruppe von fünf bis zehn Kontakten.
4. Prüfe die Entwürfe, passe pro E-Mail eine Zeile persönlich an und plane den Versand oder schicke sie ab.
5. Halte fest, worauf Antworten kamen. So wird das Briefing für die nächste Woche genauer.

Nach ein paar Wochen steckt die eigentliche Arbeit im Briefing. ChatGPT übernimmt dann den sprachlichen Feinschliff.

Sobald ein potenzieller Kunde antwortet, bleibst du mit wiederverwendbaren ChatGPT-Vorlagen für die Kundenkommunikation bei deinem Ton. Sie klingen nach dir, nicht nach einem beliebigen KI-Entwurf.

Noch bevor ein Lead eine Sequenz bekommt, kannst du einen KI-Agenten zur Lead-Qualifizierung in n8n oder Zapier neue Anmeldungen bewerten und weiterleiten lassen, ganz ohne Code. So erreichst du die Menschen, die am ehesten antworten.

Wenn ein bereits interessierter Lead ein schriftliches Angebot möchte, nutze ChatGPT zum Schreiben von Angeboten für Freelancer. So werden aus deinen Gesprächsnotizen ein klarer Leistungsumfang und ein Preis, zu dem dein Gegenüber Ja sagen kann.

Ist die Akquise Teil einer größeren Aktion, plane zuerst die Kampagne mit unseren ChatGPT-Prompts für Marketingkampagnen-Ideen. So erzählt jeder Schritt der Sequenz dieselbe Geschichte.

Sobald die Sequenzen laufen, wächst deine Liste offener Verkaufschancen schnell. Unsere ChatGPT-Prompts für das Sales-Pipeline-Management geben dir die Vorlagen für einen wöchentlichen Überblick. Damit erkennst du Verkaufschancen, bei denen es nicht weitergeht, und legst für jede den nächsten Schritt fest.

Bevor du eine komplette Sequenz aufbaust, bring die erste E-Mail auf den Punkt. Unsere ChatGPT-Prompts für Kaltakquise-Mails zeigen dir, wie du einen kurzen Erstkontakt schreibst, der nach dir klingt und nicht nach einer Vorlage.

Bevor du die Sequenz schreibst, brauchst du Kontakte, denen du sie schicken kannst. Hier erfährst du, wie du KI zur Leadgenerierung nutzt und diese Liste aufbaust.