Projektplan mit KI erstellen: 6 Schritte + Prompts

Dein Chef hat gerade gefragt: „Kannst du dafür bis Freitag einen Projektplan erstellen?“ Du hast genickt. Jetzt sitzt du vor einer leeren Tabelle. Die Infos zum Projekt stecken in fünf E-Mail-Verläufen und in deinem Kopf. Und du weißt nicht so recht, wo du anfangen sollst.

Hier ist die kurze Antwort. Wenn du einen Projektplan mit KI erstellen willst, schreib nicht einfach „Erstelle mir einen Projektplan für einen Website-Relaunch“. Gib ChatGPT, Claude oder Gemini stattdessen alles mit, was dir in fünf Minuten zum Ziel, zum Termin, zu den Beteiligten und zu den Rahmenbedingungen einfällt. Lass die KI zuerst Fragen stellen. Danach soll sie die Arbeit in konkrete Ergebnisse aufteilen und daraus eine Aufgabenliste mit Terminen und Verantwortlichen machen. Zum Schluss lässt du sie nach Lücken suchen, bevor jemand den Plan sieht. Die KI kümmert sich um die Struktur. Du sorgst dafür, dass die Termine realistisch bleiben.

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Kann ChatGPT einen Projektplan erstellen?

Ja, und das kann es gut. Ein Projektplan besteht vor allem aus Struktur: Was muss fertig werden? Welche Aufgaben führen dorthin? In welcher Reihenfolge, durch wen und bis wann? Aus einer ungeordneten Beschreibung so eine Struktur zu machen, gehört genau zu den Stärken von Sprachmodellen.

Was die KI nicht kann: dein Projekt kennen. Sie weiß nicht, dass der Designer in Woche drei Urlaub hat, die Rechtsabteilung zehn Tage für jede Unterschrift braucht oder der Kunde nach dem ersten Entwurf immer seine Meinung ändert. Fragst du ohne diesen Kontext nach einem Plan, bekommst du einen ordentlich aussehenden, selbstsicher formulierten Standardplan mit erfundenen Zeitangaben. OpenAI erklärt selbst, dass Sprachmodelle „plausible, aber falsche Aussagen“ erzeugen. Ein Grund dafür: Im üblichen Training wird Raten stärker belohnt als das Eingestehen von Unsicherheit (OpenAI: Warum Sprachmodelle halluzinieren). Eine geratene Aufgabendauer ist genau das: eine Vermutung, die wie eine Tatsache aussieht.

Es gilt also dasselbe wie bei jeder Aufgabe, die du einer KI übergibst. Du bringst die Fakten mit und beurteilst das Ergebnis. Die KI liefert Struktur und Tempo.

Projektplan mit KI erstellen in 6 Schritten

Das funktioniert mit der kostenlosen Version von ChatGPT, Claude oder Gemini. Bleib für alle sechs Schritte im selben Chat. So behält die KI im Blick, was ihr bereits festgelegt habt.

Schritt 1: Alles zum Projekt aufschreiben (5 Minuten, noch ohne KI)

Öffne eine Notiz oder nimm eine Sprachnotiz auf. Beantworte diese Fragen in einfachen Worten. Das muss noch nicht ordentlich sein.

• Das Ziel: Was ist anders, wenn das Projekt fertig ist? „Das neue CRM läuft und das Vertriebsteam nutzt es“ ist besser als „CRM-Projekt“.
• Der Endtermin: Wann muss das Projekt fertig sein? Ist der Termin fest, etwa wegen einer Messe, oder flexibel, weil ihn sich nur jemand wünscht?
• Fertig heißt: Welche zwei oder drei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit das Projekt abgeschlossen ist?
• Beteiligte: Wer macht mit? Wie viele Stunden pro Woche hat jede Person wirklich Zeit? Welche Urlaube sind dir bekannt?
• Rahmenbedingungen: Budget, vorgeschriebene Tools, nötige Freigaben und Dinge, die nicht zum Projekt gehören.
• Deine Bedenken: Wo vermutest du, dass etwas schiefgehen könnte? Meistens weißt du das schon.

Füge alles ein, was du schon hast: die E-Mail des Kunden, Besprechungsnotizen, ein grobes Budget. Bestehen deine Notizen aus einem langen Textblock vom Kickoff-Gespräch? Unsere Anleitung zeigt dir, wie du zuerst mit ChatGPT aus Besprechungsnotizen einen Bericht machst und Ordnung hineinbringst.

Schritt 2: Lass die KI Fragen stellen, bevor sie plant

Dieser Schritt macht den Unterschied zwischen einem nützlichen Plan und einem Standardplan. Füge deine gesammelten Gedanken unter diesem Prompt ein:

Beantworte jede Frage in ein oder zwei Zeilen. Meist wird der Plan genau hier konkret: „Wer gibt das Design frei?“ ist eine Frage, die du lieber jetzt beantwortest als in Woche vier.

Schritt 3: Teile die Arbeit in konkrete Projektergebnisse auf

Im Projektmanagement heißt das Projektstrukturplan. Das klingt förmlich, ist aber einfach die vollständige Liste aller Ergebnisse, die das Projekt liefern soll, aufgeteilt in kleinere Teile. Das Project Management Institute beschreibt einen guten Projektstrukturplan als ergebnisorientiert und vollständig: Alle Teile zusammen sollen 100% der vereinbarten Projektarbeit abdecken, einschließlich des Projektmanagements selbst. Nichts außerhalb dieses Umfangs gehört hinein (PMI: Wirksame Projektstrukturpläne entwickeln und ausarbeiten). Mit dieser 100%-Regel kannst du das Ergebnis der KI am besten prüfen.

Lies die Liste in Ruhe durch. Streiche, was nicht dazugehört, und ergänze, was fehlt. Damit steht dein Projektumfang fest. Darauf kannst du verweisen, wenn in Woche fünf jemand „nur noch eine Kleinigkeit“ möchte.

Schritt 4: Erstelle daraus einen Zeitplan mit Verantwortlichen

Jetzt bekommt der Plan Termine. Der Trick: Lass die KI nach der Dauer fragen, statt sie zu erfinden. Das Ergebnis soll eine Tabelle sein, die du direkt in Excel oder Google Sheets einfügen kannst.

Diese Klammern sind wichtig. Sie machen jede Vermutung der KI zu einer sichtbaren Frage an dich. So bleibt keine unbemerkte Annahme in Zeile 23 versteckt. Geh alle Schätzungen durch und ersetze sie durch fundierte Schätzungen, am besten von der Person, die die Arbeit übernimmt. Möchtest du die Tabelle danach sortieren, filtern oder als Diagramm darstellen? Unsere Anleitung zum Analysieren von Tabellen mit ChatGPT setzt genau hier an.

Schritt 5: Prüfe, ob der Plan standhält (Risiken und Puffer)

Fast jeder erste Plan ist zu optimistisch. Das liegt nicht daran, dass du schlecht planst. In einer bekannten Studie schätzten Psychologiestudierende, dass sie ihre Abschlussarbeit nach etwa 34 Tagen abgeben würden. Tatsächlich brauchten sie im Schnitt etwa 55 Tage. Nicht einmal die Hälfte schaffte es bis zum selbst gesetzten Termin für den Fall, dass „alles schiefgeht“ (Buehler, Griffin und Ross, 1994, Journal of Personality and Social Psychology). Menschen planen danach, wie die Arbeit laufen sollte, nicht danach, wie sie normalerweise läuft.

Hier hilft die KI mit einem Blick von außen. Sie hat kein eigenes Interesse daran, dass dein Plan gut aussieht:

Du musst nicht jeden Punkt übernehmen. Aber wenn die KI darauf hinweist, dass dein Designer 60 Stunden Arbeit in einer 20-Stunden-Woche erledigen soll, nimm das ernst.

Schritt 6: Teile den Plan und halte ihn aktuell

Ein Plan, den niemand anschaut, ist ein Dokument, kein Plan. Zwei einfache Möglichkeiten, ihn zu teilen:

• Eine Tabelle: Lass dir den fertigen Zeitplan „als CSV“ ausgeben und füge ihn in Excel oder Google Sheets ein. Ergänze eine Statusspalte, die die Beteiligten jede Woche aktualisieren.
• Ein Gantt-Diagramm: Schreibe: „Wandle diesen Zeitplan in ein Mermaid-Gantt-Diagramm um.“ Mermaid ist ein kostenloses Tool, das aus Text Diagramme erstellt. Seine Syntax für Gantt-Diagramme ist einfach genug, dass die KI den passenden Code gut schreiben kann. Füge das Ergebnis in den kostenlosen Mermaid Live Editor ein. Du bekommst eine Zeitplan-Grafik, die du in eine Präsentationsfolie oder E-Mail einfügen kannst.
• Ein Flussdiagramm: Für die Schritte, Entscheidungen und Übergaben innerhalb des Plans zeigt dir diese Anleitung, wie du mit KI ein Flussdiagramm erstellst. Das funktioniert im selben kostenlosen Mermaid-Editor.

Damit der Plan aktuell bleibt, lege ihn in einem Projektbereich deines KI-Tools ab. Die Funktion Projects in ChatGPT bündelt zusammengehörige Chats, Dateien und Anweisungen. So kann ChatGPT jedes Mal auf denselben Kontext zugreifen (OpenAI-Hilfecenter). Auch Claude hat Projects, selbst in kostenlosen Konten, dort mit einer Begrenzung auf fünf Projekte (Claude-Hilfecenter). Lade den Plan einmal hoch. Danach kannst du jeden Freitag einfügen, was passiert ist, und fragen: „Was gerät in Verzug, und was sollte ich dem Team mitteilen?“

Beispiel: CRM-Umstieg in 6 Wochen für ein kleines Team

So sieht das bei einem typischen Projekt aus. Angenommen, du führst eine Agentur mit fünf Personen und willst innerhalb von sechs Wochen von Tabellen auf ein CRM umsteigen. Deine gesammelten Notizen umfassen zehn Zeilen: das Ziel (alle Leads und Kunden im CRM, das Team nutzt es täglich), den Termin (bevor die Hochsaison beginnt), die Beteiligten (du, eine Assistenz mit 10 Stunden pro Woche, ein Freelancer für den Datenimport) und deine Bedenken (die alte Tabelle ist ein Durcheinander).

In Schritt 2 stellt die KI Fragen wie: Wer entscheidet, welches CRM ihr nehmt? Gehört das Bereinigen der Daten zu diesem Projekt? Braucht jemand eine Schulung? Müssen E-Mail oder ein Website-Formular angebunden werden? Jede Antwort verändert den Plan.

Nach den Schritten 3 und 4 sieht ein Ausschnitt des Zeitplans so aus:

Mit „(5?)“ bei der Datenbereinigung zeigt dir die KI, dass sie geraten hat. Deine Assistenz schaut sich die Tabelle an und sagt, dass es eher acht Tage dauert. Dadurch verschiebt sich der Import. Schritt 5 zeigt dann, dass für das Website-Formular niemand verantwortlich ist und der ganze Plan von der Datenbereinigung abhängt. Damit hast du zwei echte Probleme in Woche null statt in Woche fünf gefunden. Und wenn das CRM später Follow-ups automatisieren soll, liefert unsere Liste mit Beispielen für E-Mail-Automatisierung den passenden Ansatz für das nächste Projekt.

Die Mermaid-Version desselben Plans beginnt so. Du kannst sie schon lesen, bevor du daraus ein Diagramm erzeugst:

Weitere ChatGPT-Prompts für die Projektplanung

Sobald der Plan steht, kann derselbe Chat auch die organisatorischen Aufgaben rundherum übernehmen. Diese Prompts lohnen sich zum Speichern:

• Kickoff-E-Mail: „Schreibe eine kurze Kickoff-E-Mail an das Team: das Ziel, den Endtermin, wer in den ersten zwei Wochen wofür verantwortlich ist und was ich von jeder Person bis Freitag brauche.“
• Agenda fürs Kickoff-Meeting: „Erstelle aus diesem Plan eine Agenda für ein 45-minütiges Kickoff-Meeting mit einem Ziel, festen Zeitblöcken und den Entscheidungen, die wir treffen müssen.“ Unsere Anleitung zum Erstellen einer Meeting-Agenda mit KI führt dich Schritt für Schritt durch den Ablauf.
• Wöchentliches Statusupdate: „Das wurde diese Woche erledigt: [einfügen]. Aktualisiere den Zeitplan, markiere verspätete Aufgaben und schreibe ein Statusupdate in fünf Zeilen für meinen Chef.“ Eine vollständig automatisierte Variante findest du in unserer Anleitung zu automatisierten Statusupdates mit Gemini.
• Änderung des Projektumfangs: „Der Kunde möchte [Wunsch] ergänzen. Zeige mir, wie sich das auf den Zeitplan auswirkt, und entwirf eine höfliche Antwort, die erklärt, welche Kompromisse dafür nötig wären.“
• Zusammenfassung auf einer Seite: „Fasse diesen Plan auf einer Seite für jemanden zusammen, der zwei Minuten Zeit hat: Ziel, Endtermin, die drei größten Risiken und was ich von dieser Person brauche.“

Planst du statt eines einzelnen Projekts ein ganz neues Unternehmen oder ein Geschäft nebenbei? Unsere Anleitung zum Schreiben eines Businessplans mit KI behandelt den Markt, die Zahlen und den Pitch.

Diese Fehler kannst du vermeiden

• Ungeprüften Terminen vertrauen. Jede erfundene Zeitangabe der KI bleibt ein Risiko, auch wenn sie gut aussieht. Lass die Klammern stehen, bis eine Person die Zahl bestätigt.
• Menschen zu 100% verplanen. Wer „40 Stunden“ arbeitet, hat auch E-Mails, Meetings und andere Projekte. Nenne der KI die tatsächlich verfügbaren Projektstunden.
• Zu weit im Voraus zu detailliert planen. Plane die nächsten zwei oder drei Wochen im Detail. Für spätere Phasen reichen zunächst die geplanten Ergebnisse. Die PMI-Empfehlungen zum Projektstrukturplan sagen dasselbe: Kurzfristige Arbeit lässt sich genauer planen, spätere Arbeit zunächst gröber. Details ergänzt du, sobald mehr Klarheit herrscht (PMI: Grundlagen des Projektstrukturplans).
• Informationen einfügen, die nicht in den Chat gehören. Kundennamen, Verträge und Gehälter können vertraulich sein. Prüfe die KI-Regeln deines Unternehmens oder ersetze Namen durch Rollen wie „Kunde A“ und „Entwickler“.
• Die Zeile „Fertig heißt“ weglassen. Ohne sie stellen sich die KI und dein Team jeweils etwas anderes unter einem fertigen Projekt vor.

Möchtest du dir diesen Ablauf gezielt mit Claude angewöhnen? Unsere Anleitung zu Claude im Arbeitsalltag erklärt die Grundlagen, einschließlich der Einrichtung eines Projektbereichs.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT kostenlos Projektpläne erstellen?

Ja. Die kostenlosen Versionen von ChatGPT, Claude und Gemini können aus deinen Notizen einen Projektstrukturplan, eine Zeitplantabelle und eine Risikoliste erstellen. Entscheidend für einen guten Plan sind deine Angaben und die Fragen in Schritt 2, nicht ein kostenpflichtiges Abo.

Kann KI ein Gantt-Diagramm erstellen?

Ja. Bitte sie, deinen Zeitplan in ein Mermaid-Gantt-Diagramm umzuwandeln, und füge das Ergebnis in den Mermaid Live Editor ein. Oder lass dir eine CSV ausgeben und erstelle das Diagramm in deinem Tabellenprogramm oder Projektmanagement-Tool.

Sollte ich KI statt Projektmanagement-Software nutzen?

Nutze beides zusammen. KI kann aus einer vagen Idee sehr gut einen strukturierten Plan machen und die passenden Updates schreiben. Mit einer gemeinsam genutzten Tabelle, Trello oder Asana lässt sich besser verfolgen, wer was abgehakt hat. Viele erstellen den Plan mit KI und importieren die Tabelle danach in das Tool, das ihr Team schon nutzt.

Was ist der beste Prompt für die Projektplanung?

Einer, der die KI zuerst Fragen stellen lässt, erfundene Fakten verbietet und ein festes Tabellenformat vorgibt. Genau das tun die Prompts aus Schritt 2 und Schritt 4 oben.

Wie detailliert sollte ein KI-Projektplan sein?

So detailliert, dass jede Aufgabe eine verantwortliche Person hat und sich in wenigen Tagen erledigen lässt. Heißt eine Aufgabe „Website bauen“ und dauert 20 Tage, bitte die KI, sie aufzuteilen.

Beginnt das Projekt mit einer Entscheidung, etwa für einen Anbieter, ein Tool oder eine Vorgehensweise? Kläre sie zuerst mit einer mit KI erstellten Entscheidungsmatrix. Plane dann auf Basis der gewählten Option.

Dein nächster Schritt

Nimm das Projekt, das dir schon die ganze Woche im Kopf herumgeht. Sammle fünf Minuten lang deine Gedanken wie in Schritt 1 und nutze noch heute den Prompt aus Schritt 2. Vor deinem nächsten Meeting hast du einen ersten Plan, dessen Schwachstellen markiert sind. Wie du danach aus den Aufgaben dieser Woche einen realistischen Zeitplan machst, zeigt dir unsere Anleitung zum Planen deines Tages mit KI. Möchtest du mehr kleine Workflows, die dir eine lästige Aufgabe abnehmen? Starte mit dem kostenlosen Launchpad auf unserer Startseite.

Sobald der Plan steht, beginnt die tägliche Arbeit: Statusupdates, Risikoprüfungen und E-Mails an Projektbeteiligte. Diese ChatGPT-Prompts fürs Projektmanagement decken diesen Teil ab.

Sobald der Plan steht, zeigt dir diese Anleitung, wie du KI im täglichen Projektmanagement nutzt, von Statusupdates bis zu Risikolisten.

Planst du ein Bauprojekt? In unserem Beitrag über Projektmanagement-Software für Architekten findest du Tools, die zu Architekturbüros passen.