Follow-up-Mails zu Angeboten mit Zapier automatisieren: Schritt für Schritt

Du hast das Angebot am Dienstag verschickt. Jetzt ist Freitag, und vom Kunden kam nichts mehr. Du willst nicht zu oft nachfragen, aber auch keinen Auftrag verlieren, weil du das Nachfassen vergisst. Die Lösung: Mit Zapier automatisierst du Follow-up-Mails zu Angeboten. Ein Zap startet, sobald ein Angebot rausgeht, ausgelöst durch eine HubSpot-Dealphase, ein Gmail-Label oder eine Tabellenzeile. Er wartet ein paar Tage und prüft, ob der Kunde schon geantwortet hat. Nur wenn keine Antwort vorliegt, erstellt er einen kurzen Entwurf zum Nachfassen, den du freigibst.

Stell dir vor, es ist Montag, 9 Uhr. Drei Angebote von letzter Woche sind noch offen. In deinem Gmail liegen schon drei freundliche Follow-up-Entwürfe, die auf das jeweilige Angebot eingehen. Du liest jeden zwanzig Sekunden lang durch, korrigierst einen Namen, klickst auf Senden und widmest dich wieder deiner eigentlichen Arbeit.

Auf dieser Seite geht es nur um die Zeit nach dem Angebotsversand. Wenn du bei allen Interessenten regelmäßig nachfassen möchtest, lies unsere Anleitung zum Automatisieren von Follow-up-Mails ohne Code. Wenn dir schon das Angebot selbst schwerfällt, starte mit Angebote schreiben mit ChatGPT. Hier bekommst du den konkreten Zap, Schritt für Schritt. Dazu kommen ein optionaler KI-Schritt für den Entwurf und Stoppregeln, damit du nicht bei jemandem nachfasst, der schon zugesagt hat.

Warum das Nachfassen bei Angeboten untergeht

Dein Angebot ist die aufwendigste E-Mail, die du verschickst. Du hast Stunden in Leistungsumfang, Preis und Zeitplanung investiert. Danach hängt das Nachfassen an deinem Gedächtnis, mitten in einer vollen Woche zwischen Kundengesprächen.

Meist passiert eines von zwei Dingen. Du vergisst es, und aus einem aussichtsreichen Kontakt wird jemand, der kein Interesse mehr hat. Oder es fällt dir um 18 Uhr ein. Du schreibst hastig „Ich wollte nur mal nachfragen“, und es klingt bedürftig. Beides ist kein Schreibproblem. Es ist eine Frage des richtigen Zeitpunkts. Und genau das kann Zapier gut.

Der Trick: Überlass Zapier die Wartezeiten und Prüfungen. Du entscheidest weiter, welche Worte du verschickst.

Der Zap auf einen Blick

Jede Variante dieser Automatisierung besteht aus denselben fünf Teilen:

1. Trigger: Das Angebot wird als versendet markiert, über eine Dealphase, ein Gmail-Label oder eine Tabellenzeile.
2. Wartezeit: Eine festgelegte Anzahl von Tagen warten, zum Beispiel 3.
3. Prüfung: Noch einmal nachsehen. Hat der Kunde geantwortet? Hat sich die Dealphase geändert? Wenn ja, stoppen.
4. Entwurf: Eine kurze Follow-up-Mail als Gmail-Entwurf erstellen oder bei unkritischen Erinnerungen direkt senden.
5. Protokoll: „Follow-up 1 als Entwurf erstellt“ im Deal oder in der Tabelle eintragen. So siehst du, wo jedes Angebot steht.

Das Tool Delay von Zapier übernimmt das Warten. Die Hilfeseite nennt genau dieses Beispiel: eine feste Wartezeit vor der nächsten Aktion, „etwa eine Follow-up-Mail 1 Woche nach dem Absenden eines Formulars“ (Zapier: Wartezeiten zu Zap-Workflows hinzufügen).

So automatisierst du Follow-up-Mails mit Zapier und HubSpot

Wenn du deine Angebote als Deals in HubSpot verwaltest, ist das der einfachste Weg. Die Dealphase zeigt Zapier genau, wann das Angebot verschickt wurde und ob sich seitdem etwas geändert hat.

Lege zuerst in deiner HubSpot-Pipeline eine Phase an, zum Beispiel Proposal sent (Angebot versendet). Verschiebe den Deal dorthin, sobald du auf Senden klickst.

1. Trigger: HubSpot, Updated Deal Stage. Wähle deine Pipeline und die Phase „Proposal sent“. Dieser Trigger startet, sobald ein Deal in diese Phase wechselt. Er überwacht eine Pipeline pro Zap. Wenn du mehrere Pipelines nutzt, kopiere entweder den Zap oder verwende den Trigger Deal Property Change für Deal Stage und füge danach einen Filter ein (Diskussion in der HubSpot Community).
2. Kontakt abrufen: HubSpot, Get Contact. Falls die Deal-Daten nicht bereits die E-Mail-Adresse und den Vornamen des Kunden enthalten, rufe den zugehörigen Kontakt ab. So hast du beides für die E-Mail.
3. Warten: Delay by Zapier, Delay For. Wert 3, Einheit Tage. Wähle die Anzahl, die für dich passt. Viele empfinden 2 bis 4 Arbeitstage als aufmerksam, ohne aufdringlich zu wirken.
4. Deal erneut prüfen: HubSpot, Get Deal. Übernimm die Deal ID aus dem Trigger in das passende Feld. So rufst du den Deal mit dem Stand von jetzt ab, drei Tage später.
5. Bei einer neuen Phase stoppen: Filter by Zapier. Nur fortfahren, wenn die aktuelle Deal Stage noch „Proposal sent“ ist. Wenn du sie bereits auf Won (gewonnen), Lost (verloren) oder Negotiation (Verhandlung) gesetzt hast, endet der Zap hier.
6. Bei einer Antwort stoppen: Gmail, Find Email. Suchausdruck: from:{{contact email}} newer_than:4d. Setze „Successful if no search results are found?“ auf True. Füge dann einen zweiten Filter hinzu: Nur fortfahren, wenn Zap Search Was Found Status den Wert false hat. Zapier beschreibt dieses Feld genau für solche Prüfungen (Zapier: Nach vorhandenen Daten suchen).
7. Entwurf: Gmail, Create Draft. An: die E-Mail-Adresse des Kontakts. Betreff: Re: Angebot zu {{deal name}}. Nachricht: deine Vorlage oder die ChatGPT-Ausgabe aus dem optionalen Schritt weiter unten.
8. Protokoll: HubSpot, Create Engagement (eine Notiz zum Deal) oder Update Deal mit einer benutzerdefinierten Eigenschaft wie „Follow-up 1 als Entwurf erstellt“.

Teste den Ablauf einmal mit einem Test-Deal und deiner eigenen E-Mail-Adresse als Kontakt. Verschiebe den Test-Deal in „Proposal sent“, stelle die Wartezeit für den Test auf 2 Minuten und prüfe, ob der Entwurf erscheint. Stelle die Wartezeit danach wieder auf Tage um.

Kein CRM? Nutze ein Gmail-Label oder eine Angebotstabelle

Du brauchst dafür kein HubSpot. Zwei einfachere Trigger eignen sich gut für Freelancer und kleine Teams.

Die Variante mit Gmail-Label. Wenn du ein Angebot verschickst, gib der gesendeten E-Mail das Label proposal-sent. Starte den Zap mit Gmail, New Labeled Email. Der Trigger liefert dir Empfänger und Betreff. Die Schritte Delay, Find Email und Create Draft bleiben deshalb wie oben. Der einzige Unterschied ist die Prüfung auf eine neue Dealphase: Du lässt die HubSpot-Schritte weg und verlässt dich auf die Suche nach einer Antwort.

Die Variante mit Angebotstabelle. Führe in Google Sheets eine Tabelle mit einer Zeile pro Angebot: Kundenname, E-Mail-Adresse, Projekt, Versanddatum, Status. Nutze als Trigger Google Sheets, New Spreadsheet Row. Rufe nach der Wartezeit dieselbe Zeile mit Lookup Spreadsheet Row ab. Fahre nur fort, wenn der Status noch „Sent“ (versendet) lautet. Sobald ein Kunde antwortet, änderst du die Zelle auf „Replied“ (beantwortet). Der nächste Durchlauf stoppt dann von selbst.

Wenn dein Angebotstool (PandaDoc, Proposify, Better Proposals oder ein ähnliches Tool) eine Zapier-App hat, schau in dessen Trigger-Liste nach einem Ereignis wie „document sent“ (Dokument versendet) oder „status changed“ (Status geändert). Das kann das Label oder die Tabelle ersetzen. Dann musst du nichts mehr von Hand markieren.

Optional: Lass ChatGPT den Entwurf direkt in Zapier schreiben

Für die erste Erinnerung reicht eine feste Vorlage. Wenn sich deine Angebote stark unterscheiden, kannst du zwischen der Antwortprüfung und dem Gmail-Entwurf die Aktion ChatGPT (OpenAI), Conversation einfügen und ihr die Deal-Details übergeben. So lassen sich generell auch E-Mail-Antworten mit ChatGPT in Zapier automatisieren: Die KI schreibt, Zapier bringt den Text an die richtige Stelle.

Vorab zwei wichtige Hinweise. Die ChatGPT-App in Zapier braucht ein OpenAI-Konto mit vorausbezahltem API-Guthaben. Das wird getrennt von einem ChatGPT Plus-Abo abgerechnet (Zapier: Einstieg in ChatGPT auf Zapier). Und gib der KI nur die Fakten, die sie braucht: Name, Projekt, die entscheidende Zahl, das Datum. Nicht den ganzen Vertrag.

Füge diesen Text in das Feld User Message ein und verknüpfe die Platzhalter in den geschweiften Klammern mit den passenden Feldern:

Du schreibst eine kurze Follow-up-Mail nach dem Versand eines Angebots.

Fakten (verwende nur diese, erfinde nichts):
- Vorname des Kunden: {{first name}}
- Projekt: {{deal name}}
- Angebot versendet am: {{date sent}}
- Wichtigstes gewünschtes Ergebnis: {{deal description}}
- Follow-up-Nummer: 1

Regeln:
- Unter 90 Wörter. Klar, herzlich, nicht werblich.
- Beginne mit einem konkreten Satz zum Projekt, nicht mit „Ich wollte nur mal nachfragen“.
- Biete einen einfachen nächsten Schritt an: ein 15-minütiges Gespräch oder eine Antwort mit Fragen.
- Erwähne keine Preise, Rabatte oder Fristen, sofern sie nicht in den Fakten stehen.
- Wenn eine Angabe fehlt, schreibe [CHECK], statt zu raten.
- Gib nur den Nachrichtentext aus, ohne Betreff. Verwende {{your first name}} als Namen in der Grußformel.

Lass den Gmail-Schritt auf Create Draft, solange du KI-Texte verwendest. Durch die Regel mit [CHECK] erkennst du fehlende Angaben beim Überfliegen des Entwurfs. Wenn du den Ergebnissen nach ein paar Wochen vertraust, kannst du für jedes Follow-up entscheiden, ob ein automatischer Versand unbedenklich ist.

Noch keine Erfahrung mit KI-Schritten in Zapier? Unsere Anleitung zur KI-Automatisierung mit Zapier zeigt dir, wie du einen Schritt mit AI by Zapier einfügst und welchen Tarif du dafür brauchst.

Die zweite und dritte Erinnerung

Oft reicht ein Follow-up. Wenn nicht, erweitere denselben Zap, statt einen neuen zu bauen:

• Follow-up 2: Füge nach dem ersten Entwurf einen weiteren Schritt mit Delay For hinzu, zum Beispiel 4 Tage. Danach folgen dieselben zwei Stoppprüfungen und ein zweiter Entwurf mit einem anderen Ansatz. Das kann etwa eine kurze Antwort auf die wahrscheinlichste Frage zum Leistungsumfang sein.
• Follow-up 3, der freundliche Abschluss: Warte noch einmal etwa eine Woche, führe dieselben Prüfungen durch und frage dann freundlich: „Soll ich das Angebot vorerst zu den Akten legen?“ So machst du dem Kunden die Antwort leicht, auch wenn sie Nein lautet.

Nach drei Follow-ups ist Schluss. Danach wirkt eine Erinnerung eher wie Druck als wie Hilfe.

Hier sind drei einfache Vorlagen, die du in Create Draft einfügen kannst, wenn du den KI-Schritt weglässt:

Follow-up 1 (Tag 3)
Hallo {{first name}}, ist das Angebot zu {{deal name}} gut bei dir angekommen? Wenn du Fragen zum Leistungsumfang oder zur Zeitplanung hast, antworte einfach auf diese Mail. Ich beantworte sie noch heute. Gern gehen wir das Angebot auch in 15 Minuten gemeinsam durch.

Follow-up 2 (Tag 7)
Hallo {{first name}}, eine Frage, die Kunden an dieser Stelle oft stellen: Wie starten wir in der ersten Woche? Die Kurzfassung: [ein konkreter erster Schritt]. Passt das zu deinen Plänen für {{deal name}}?

Follow-up 3 (Tag 14)
Hallo {{first name}}, ich möchte deinen Posteingang nicht füllen. Soll ich das Angebot zu {{deal name}} vorerst zu den Akten legen oder für später in diesem Quartal offenhalten? Beides ist völlig in Ordnung.

Follow-ups mit KI und CRM automatisieren und trotzdem persönlich bleiben

Für die meisten, die am Schreibtisch arbeiten, funktioniert diese einfache Aufteilung: Im CRM stehen die verlässlichen Angaben zu Phase, Terminen und Notizen. Zapier übernimmt Wartezeiten und Prüfungen. Die KI schreibt den Entwurf. Du gibst ihn frei.

Das kannst du automatisieren: das Warten, die Prüfung auf eine Antwort, den Entwurf und den Protokolleintrag. Das bleibt bei dir: alles rund um Preisänderungen, Rabatte, rechtliche Bedingungen oder Beschwerden. Hier ist deine eigene Einschätzung gefragt, keine Vorlage.

Das CRM anhand eingehender E-Mails aktuell zu halten, ist eine andere Aufgabe. Wenn dich das mehr beschäftigt, zeigt unsere Anleitung zur CRM-Automatisierung mit n8n, wie du E-Mails protokollierst und Deals markierst, bei denen sich länger nichts getan hat. Falls du noch Zapier Free nutzt, findest du in unseren Automatisierungsbeispielen für den kostenlosen Zapier-Tarif passende Zaps mit zwei Schritten.

Welchen Zapier-Tarif du brauchst

Kläre das, bevor du loslegst. Der Free-Tarif von Zapier erlaubt nur Zaps mit zwei Schritten: einem Trigger und einer Aktion (Zapier: Was im Free-Tarif enthalten ist). Der Zap zum Nachfassen bei Angeboten enthält eine Wartezeit, eine Datenabfrage, Filter und einen Entwurf. Du brauchst deshalb einen kostenpflichtigen Tarif, der Zaps mit mehreren Schritten erlaubt.

Wenn du vorerst bei Free bleiben möchtest, ist ein Zap mit zwei Schritten ein guter Kompromiss: Trigger über das Label „proposal-sent“, danach die Google Calendar-Aktion „Create Detailed Event“ mit dem Titel „Nachfassen: {{subject}}“. Übernimm bei der Startzeit das E-Mail-Datum und ergänze +3d. Datumsfelder in Zapier akzeptieren solche einfachen Zusätze. Teste es einmal mit deiner eigenen E-Mail. Du schreibst die Follow-up-Mail weiterhin selbst, vergisst sie aber nicht mehr.

Wenn du bereits für HubSpot Sales Hub Professional oder Enterprise bezahlst, schau dir auch das Sequenz-Tool von HubSpot an. Es übernimmt zeitgesteuerte Follow-up-Mails direkt in HubSpot (HubSpot: Sequenzen erstellen und bearbeiten). Der Zap passt besser, wenn du einen kleineren HubSpot-Tarif nutzt oder deine Angebote und E-Mails außerhalb von HubSpot verwaltest.

Fehler, durch die dieser Zap nicht mehr richtig läuft

• Den Zap bearbeiten, während Durchläufe warten. Laut Zapier werden wartende Durchläufe nicht fortgesetzt, wenn du während einer Wartezeit Aktionen änderst, Apps austauschst oder Schritte hinzufügst oder löschst. Nimm größere Änderungen vor, wenn keine Angebote warten. Andernfalls musst du bei den offenen Angeboten von Hand nachfassen.
• Den Zap ausschalten. Verzögerte Aktionen werden nicht ausgeführt, solange der Zap ausgeschaltet ist. Sie werden auch nicht nachgeholt, wenn du ihn wieder einschaltest.
• Keine Prüfung auf Antworten. Ohne Find Email oder die Prüfung der Dealphase schickst du irgendwann „Was meinst du dazu?“ an einen Kunden, der gestern unterschrieben hat.
• KI-Texte direkt an den Kunden senden. Bleib bei Entwürfen, bis du die Ergebnisse einige Wochen lang gelesen hast.
• Den Phasenwechsel vergessen. Die HubSpot-Variante funktioniert nur, wenn du Deals tatsächlich in „Proposal sent“ und später wieder in eine andere Phase verschiebst. Wenn das noch keine feste Gewohnheit ist, verzeiht die Variante mit Gmail-Label mehr.

Auch Wartezeiten haben eine Obergrenze: Zapier lässt eine Aufgabe höchstens einen Monat (30 Tage) warten. Plane deshalb deine gesamte Follow-up-Folge innerhalb dieses Zeitraums (Zapier: Grenzen für Wartezeiten).

Was du am Ende hast

Hinter jedem Angebot, das du verschickst, steht jetzt ein Assistent, der im Hintergrund arbeitet. Wenn drei Tage lang nichts passiert ist, wartet ein kurzer Entwurf in deinem Postfach. Kundenname und Projekt stehen schon drin. Hat der Kunde geantwortet oder sich die Dealphase geändert, passiert nichts. Dein CRM oder deine Tabelle zeigt, bei welchen Angeboten du wann nachgefasst hast.

Du entscheidest weiterhin, welche Worte rausgehen. Du musst dir nur die Termine zum Nachfassen nicht mehr merken.

Häufige Fragen

Kann Zapier die Follow-up-Mail automatisch senden, statt einen Entwurf zu erstellen?

Ja. Ersetze im Gmail-Schritt Create Draft durch Send Email. Für eine feste, unkritische Erinnerung, die du selbst geschrieben hast, ist das sinnvoll. Bei KI-Texten oder allem, was den Preis betrifft, bleib beim Entwurf.

Funktioniert das auch mit Outlook statt Gmail?

Der Ablauf ist derselbe. Nutze die Microsoft Outlook-App in Zapier für die Suche und für den Entwurfs- oder Versandschritt. Teste die Suchabfrage zuerst in Outlook. So weißt du, dass sie Antworten dieses Kunden findet.

Wie viele Tage sollte ich warten, bevor ich zum ersten Mal bei einem Angebot nachfasse?

Es gibt keine pauschal richtige Zahl. Zwei bis vier Arbeitstage sind ein üblicher Ausgangspunkt. Wenn du dem Kunden gesagt hast „Ich melde mich am Donnerstag“, stelle stattdessen Delay Until auf dieses Datum ein. So passt dein Follow-up zu deiner Zusage.

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