Een klantgesprek voorbereiden met AI (inclusief prompt)

Je klantgesprek begint over twintig minuten. Je hebt de laatste mail in de lift vluchtig gelezen, weet ongeveer wat je hebt beloofd en bent er vrij zeker van dat de klant zorgen over het budget noemde. Je hebt geen uitgebreid onderzoek nodig. Wel een overzicht van één pagina dat je in twee minuten kunt lezen.

Het korte antwoord: om je klantgesprek voor te bereiden met AI, plak je wat je al hebt (je laatste aantekeningen, recente mails en de tekst van de website van je klant) in ChatGPT, Claude of Gemini. Vraag om een overzicht van één pagina: de stand van zaken, wat de klant waarschijnlijk wil, te verwachten bezwaren, drie vragen om te stellen en het ene resultaat dat je uit het gesprek wilt halen. Controleer de feiten, schrap wat niet belangrijk is en je bent in ongeveer vijftien minuten klaar.

Wil je elke week gratis zo’n praktisch AI-werkproces ontvangen?

Stap 1: Verzamel wat je al hebt (5 minuten)

AI kan alleen werken met wat je aanlevert. Een vage vraag levert een vaag overzicht op. Verzamel het volgende en sla over wat je niet hebt:

• Je laatste aantekeningen of notulen van het vorige gesprek met deze klant.
• De laatste drie tot vijf mails uit de mailwisseling, gekopieerd als tekst zonder opmaak.
• De tekst van de website van je klant, meestal de pagina ‘Over ons’ en de pagina over de dienst waaraan je werkt.
• Je eigen offerte of voorstel, als het gesprek gaat over geld of wat er wel en niet bij de opdracht hoort.
• Je doel voor dit gesprek, in één zin. “Akkoord krijgen op fase twee” is een doel. “Bijpraten” niet.

Vraag jezelf voordat je iets plakt af of er vertrouwelijke gegevens of persoonsgegevens in staan. Volgens OpenAI kunnen gesprekken op persoonlijke ChatGPT-accounts worden gebruikt om de modellen te verbeteren, tenzij je dat uitschakelt via Data controls, de instellingen voor gegevensgebruik (OpenAI Help: veelgestelde vragen over Data controls). Mag het niet volgens je contract met de klant of de regels van je werkgever? Haal dan eerst namen en cijfers weg, of plak de tekst helemaal niet. Vraag het na als je twijfelt.

Stap 2: Plak deze prompt

Dit is het sjabloon dat ik zou gebruiken. Vervang de tekst tussen de vierkante haakjes, plak je materiaal eronder en verstuur de prompt.

Je bent mijn assistent voor het voorbereiden van gesprekken. Ik heb een klantgesprek [over 20 minuten / morgen]. Mijn doel voor het gesprek: [één zin].

Gebruik ALLEEN het onderstaande materiaal. Staat iets niet in het materiaal? Schrijf dan "staat niet in mijn aantekeningen" in plaats van te gokken.

Maak een overzicht van één pagina met deze onderdelen:
1. Stand van zaken: 3 punten over hoe het werk ervoor staat.
2. Wat de klant lijkt te willen: 3 punten, elk met de zin uit het materiaal waaruit je dat afleidt.
3. Mogelijke bezwaren of zorgen, met voor elk een kort en eerlijk antwoord.
4. Drie vragen die ik moet stellen, zo geformuleerd dat ze niet met ja of nee te beantwoorden zijn.
5. Openstaande toezeggingen: alles wat een van beide partijen heeft beloofd te doen, met wie het doet en wanneer het af moet zijn.
6. Het ene resultaat dat ik uit het gesprek wil halen.

Houd het onder de 300 woorden.

MATERIAAL:
[plak hier aantekeningen, mails en websitetekst]

Twee zinnen in deze prompt doen het meeste werk. “Gebruik ALLEEN het onderstaande materiaal” voorkomt dat AI eerdere gebeurtenissen verzint. “Elk met de zin uit het materiaal” helpt je om elk punt binnen een paar seconden te controleren. Het overzicht laat namelijk zien waarop elk punt is gebaseerd.

Zo ziet het overzicht eruit (een verzonnen voorbeeld)

Een fictief voorbeeld laat zien hoe dat eruitziet. Je runt een klein webbureau. Je klant is een familiebakkerij en je bouwt hun online bestelpagina. Volgens je aantekeningen maakte de eigenaar zich zorgen over de bezorgkosten en had die beloofd uiterlijk vrijdag foto’s aan te leveren.

• Stand van zaken: bestelformulier gebouwd, betaling nog testen, foto’s nog niet ontvangen.
• Wat de klant wil: “houd het eenvoudig voor klanten” (uit de laatste mail).
• Zorg: bezorgkosten (“staat niet in mijn aantekeningen” bij het precieze bedrag, dus vraag het na).
• Vraag om te stellen: “Wat moet een klant op de pagina zien om te kunnen bestellen zonder je te bellen?”
• Openstaande toezegging: foto’s van de eigenaar, uiterlijk vrijdag, nog niet ontvangen.

AI had hier een paar seconden voor nodig. Jij leest het in één minuut. En je begint het gesprek terwijl je weet dat de foto’s te laat zijn. Precies zoiets vergeet je als je haast hebt.

Stap 3: Controleer het overzicht voordat je erop vertrouwt

AI kan zeker klinken en toch ongelijk hebben. Neem drie minuten voor deze controle:

• Datums, namen en bedragen. Vergelijk ze stuk voor stuk met je eigen aantekeningen. Heeft AI iets geschreven dat je niet herkent? Verwijder het.
• Alles over het bedrijf van je klant dat je niet zelf hebt aangeleverd. Tenzij zoeken op het web aanstaat in je tool, vult AI mogelijk zelf ontbrekende informatie in. Ook OpenAI benadrukt in zijn tips voor goede prompts dat je het model de nodige context moet geven, in plaats van te hopen dat het die al kent (OpenAI Help: tips voor goede prompts).
• Toon. Noemt het overzicht de klant “lastig”, terwijl jij dat nooit hebt gezegd? Haal dat weg. Anders ga je met dat idee het gesprek in.

Heb je actuele feiten nodig over de markt of concurrenten van je klant? Dat is een aparte taak. Onze handleiding over marktonderzoek doen met AI legt uit hoe je dat aanpakt.

Stap 4: Haal je drie vragen uit het overzicht

Een goed gesprek betekent niet dat jij dertig minuten aan het presenteren bent. Het gaat erom dat je op het juiste moment de juiste vraag stelt. Kies de drie belangrijkste vragen uit het overzicht en schrijf ze bovenaan je notitieblok. Neem je maar één tip van deze pagina mee? Kies dan deze.

Heeft het gesprek een agenda nodig die je vooraf kunt sturen? Onze pagina over een vergaderagenda maken met AI laat zien hoe je onderwerpen omzet in vragen.

Na het gesprek: volg de afspraken op

Met een goede voorbereiding kom je het gesprek door. Wat je in de tien minuten daarna doet, bepaalt of er ook iets mee gebeurt.

• Leg vast wat er is besloten met de gratis prompt in notulen maken met AI.
• Laat je het gesprek liever voor je vastleggen? Vergelijk tools in de beste AI-tools voor vergadernotities.
• Stuur een follow-upmail met de sjablonen uit ChatGPT voor klantcommunicatie: sjablonen.

Bewaar de uitgewerkte notulen. Die worden de “laatste aantekeningen” die je bij de volgende voorbereiding in de prompt plakt. Zo heeft het volgende overzicht een betere basis dan dit overzicht.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd kost een klantgesprek voorbereiden met AI?

De eerste keer ongeveer vijftien minuten: vijf om alles te verzamelen, twee voor AI, drie om te controleren en een paar om je vragen te kiezen. Heb je de prompt en je aantekeningen al opgeslagen? Dan zit je eerder op tien minuten.

Kan ik AI gebruiken om een klant helemaal vanaf nul te onderzoeken?

Je kunt het vragen, maar behandel het resultaat als een lijst met punten om te controleren, niet als feiten. Plak liever de websitetekst van de klant en je eigen aantekeningen in de tool. Het overzicht wordt korter en een stuk betrouwbaarder.

Is het veilig om mails van klanten in ChatGPT te plakken?

Dat hangt af van je type account, je contract en het beleid van je bedrijf. Lees de hierboven gelinkte pagina over Data controls en verwijder namen en getallen als je twijfelt. Biedt je werkgever een goedgekeurde AI-tool aan? Gebruik die dan voor informatie van klanten.

Wat als het AI-overzicht niet klopt?

Dan heeft AI zijn werk gedaan als maker van een eerste versie, en jij als degene die controleert. Pas het aan en voeg de ontbrekende informatie toe aan je aantekeningen. Zo wordt het volgende overzicht beter.

Je volgende stap

Kies je eerste klantgesprek van morgen. Besteed vijftien minuten aan de stappen hierboven. Ervaar hoe het is om het gesprek in te gaan met de openstaande toezeggingen, de te verwachten zorgen en je drie vragen helder voor ogen. Wil je meer van dit soort praktische werkwijzen? Meld je hieronder aan voor Launchpad.