Ein Kunde fragt nach dem Projektstand. Für eine Antwort mit vier Zeilen brauchst du plötzlich zwanzig Minuten. Denn die Nachrichten sind nicht besonders gut, und der Ton muss stimmen. Mit ChatGPT-Vorlagen für Kunden-E-Mails geht das einfacher: Zeig ChatGPT einmal, wie du schreibst. Speichere für jede wiederkehrende Situation eine Vorlage und ergänze jedes Mal die Fakten. Du liest und versendest weiterhin jede E-Mail selbst.
Stell dir vor: Es ist Mittwoch, 16:50 Uhr. Der Entwickler hat dir gerade gesagt, dass sich der Start um eine Woche verschiebt. Fünf Minuten später liegt eine ruhige, ehrliche E-Mail an den Kunden in deinen Entwürfen. Mit dem neuen Datum und einer klaren Frage.
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Die Kurzfassung: Lege deine Stilvorgaben und Vorlagen-Prompts in einem ChatGPT-Projekt ab. So startet jeder Chat für Kunden-E-Mails mit demselben Hintergrundwissen. Genau so beschreibt OpenAI die Funktion Projects auf der eigenen Hilfeseite: Zusammengehörige Chats, Dateien und Anweisungen bleiben an einem Ort. Die Projektanweisungen gelten für jeden Chat in diesem Projekt (Projects in ChatGPT). Hier geht es um wiederkehrende Situationen mit Kunden. Für schnelle Antworten auf alles, was in deinem Posteingang landet, nutze unsere Anleitung zum schnelleren Schreiben von Antwort-E-Mails mit ChatGPT. Für E-Mails an neue Interessenten lies ChatGPT für E-Mail-Sequenzen zur Kundengewinnung.
Warum eine Prompt-Vorlage besser ist als eine gespeicherte E-Mail
Eine gespeicherte E-Mail ist ein fester Text. Beim ersten Lesen klingt sie gut. Beim dritten Mal fällt es dem Kunden auf. Ein neuer ChatGPT-Chat hat das umgekehrte Problem: Er weiß nichts über dich. Also erklärst du deinen Ton, deinen Kunden und deine Regeln jedes Mal neu.
Eine Prompt-Vorlage liegt dazwischen. Sie legt fest, was immer gleich bleiben soll: Aufbau, Ton, Länge und was du niemals versprichst. Die Fakten bleiben als Platzhalter in [Klammern] offen. Die Formulierungen ändern sich je nach Situation. Die Qualität bleibt.
Das ist die ganze Idee hinter Vorlagen für die Kundenkommunikation in ChatGPT: Du speicherst keine E-Mails, sondern die Anweisungen, mit denen sie geschrieben werden.
Schritt 1: Zeig ChatGPT, wie du schreibst (einmalig, etwa zehn Minuten)
- Wähle in der Seitenleiste von ChatGPT New project aus, um ein neues Projekt anzulegen. Nenne es zum Beispiel „Kunden-E-Mails“.
- Suche drei bis fünf Kunden-E-Mails heraus, die du verschickt hast und gut findest. Entferne Namen, Preise und alles Vertrauliche.
- Füge sie zusammen mit dem folgenden Prompt in einen Chat innerhalb des Projekts ein.
Hier sind [3 bis 5] E-Mails, die ich an Kunden geschickt habe. Ich bin [deine Rolle, z. B. freiberuflicher Designer / Projektmanager / Berater]. Beschreibe meinen Schreibstil in 5 kurzen Stichpunkten: Satzlänge, Begrüßung und Grußformel, wie direkt ich bin, welche Wörter ich oft nutze und was ich nie mache. [E-Mails einfügen]
Warum echte E-Mails? Beispiele geben dem Modell eine klarere Richtung als Adjektive wie „freundlich, aber professionell“. OpenAI nennt das im eigenen Prompt-Leitfaden Few-Shot-Prompting: Du gibst eine Handvoll Beispiele vor, und das Modell erkennt das Muster (Leitfaden zum Schreiben von Prompts).
Öffne jetzt Project settings, also die Projekteinstellungen, über das •••-Menü. Füge dort den folgenden Text als Projektanweisungen ein und ergänze deine Stil-Stichpunkte:
Du hilfst mir, E-Mails an meine Kunden zu schreiben. Mein Stil: [die 5 Stil-Stichpunkte einfügen] Regeln für jeden Entwurf: - Unter 150 Wörter, außer ich bitte um mehr. - Komm direkt zum Punkt. Kein „Ich hoffe, es geht dir gut“. - Ende mit einer klaren Bitte oder einem nächsten Schritt. - Erfinde niemals Termine, Preise, Namen oder Zusagen. Wenn eine Angabe fehlt, schreibe stattdessen [PRÜFEN]. - Gib mir über dem Entwurf 3 Betreffzeilen.
Die Regel mit [PRÜFEN] hilft dir, Fehler zu vermeiden. Statt einen plausibel klingenden Liefertermin zu erraten, lässt ChatGPT eine sichtbare Lücke. Die übersiehst du beim Lesen des Entwurfs nicht.
Kurz zum Datenschutz: In Settings, den Einstellungen, kannst du unter Data controls die Option „Improve the model for everyone“ ausschalten. Dann werden neue Chats nicht zum Trainieren der OpenAI-Modelle verwendet. Bei ChatGPT Business und Enterprise werden Inhalte aus dem Workspace standardmäßig nicht für das Training genutzt (Datenkontrolle in ChatGPT). Lass trotzdem alles weg, was laut deinem Vertrag vertraulich bleiben muss.
Schritt 2: Speichere Vorlagen für wiederkehrende Kunden-E-Mails
Die meisten Kunden-E-Mails drehen sich um eine Handvoll Situationen. Jede bekommt einen eigenen kurzen Prompt, den du im Projekt speicherst. Hier sind die fünf, die meist am meisten Zeit kosten. Denn bei ihnen zählt der Ton genauso wie die Fakten. Wöchentliche Status-Updates sind eine sechste Situation. Die behandeln wir in Gemini für automatisierte Status-Updates. Derselbe Ansatz funktioniert auch in ChatGPT.
Einen Kunden über eine Projektverzögerung informieren
Diese E-Mail schiebt man gerne auf. Dadurch wird es aber nur schwieriger. Eine gute E-Mail zur Verzögerung nennt die Nachricht gleich in der ersten Zeile. Dann folgen der Grund in einem Satz, der neue Termin, deine Maßnahmen und was du vom Kunden brauchst. Kein Absatz voller Entschuldigungen, bevor du zum Punkt kommst.
Vorlage: VERZÖGERUNG Kunde: [Name, Rolle] Projekt: [Projekt] Bisheriger Termin: [Datum] Neuer Termin: [Datum] Grund (einfach, eine Zeile): [Grund] Was wir dagegen tun: [Maßnahme] Was ich vom Kunden brauche: [Entscheidung oder „nichts, nur zur Information“] Ton: ehrlich und ruhig. Eine kurze Entschuldigung, nicht drei.
So könnte der Entwurf aussehen. Das ist nur ein Beispiel, deiner folgt deinem eigenen Stil:
Betreff: Website-Start verschiebt sich auf den 21. Oktober Hallo Sam, der Website-Start verschiebt sich vom 14. auf den 21. Oktober. Der Zahlungstest auf Mobilgeräten ist fehlgeschlagen. Das möchte ich lieber jetzt beheben, als mit dem Fehler zu starten. Entschuldige die Verschiebung. Wir arbeiten bereits an der Lösung. Am 17. schicke ich dir einen Testlink. Eine Frage: Soll der Newsletter wie geplant am 14. rausgehen oder zusammen mit dem Website-Start verschoben werden? Viele Grüße Pete
Eine Follow-up-Mail nach einem Demo-Gespräch mit dem Kunden
Schick sie am besten, solange ihr beide das Gespräch noch frisch im Kopf habt. Füge deine groben Gesprächsnotizen ein. Eine Zusammenfassung des Transkripts geht auch, siehe Besprechungsnotizen mit ChatGPT zusammenfassen. Lass die Vorlage daraus eine kurze Zusammenfassung machen.
Vorlage: DEMO-FOLLOW-UP Kunde: [Name, Unternehmen] Meine Gesprächsnotizen: [einfügen] Schreibe eine Follow-up-Mail, die: 1. Sich in einer Zeile bedankt, ohne zu übertreiben. 2. Die 2 oder 3 Dinge aufgreift, die DEM KUNDEN am wichtigsten waren, in seinen Worten. 3. Alle offenen Fragen aus dem Gespräch beantwortet oder mit [PRÜFEN] markiert. 4. Den vereinbarten nächsten Schritt mit Datum bestätigt. Anhängen oder verlinken: [Präsentation / Angebot / Aufzeichnung]
Punkt 2 macht den Unterschied. Wenn du zusammenfasst, was du gezeigt hast, geht es um dich. Wenn du zusammenfasst, wonach der Kunde gefragt hat, zeigst du, dass du zugehört hast.
Änderungen am Leistungsumfang („Könntest du auch noch kurz…“)
Vorlage: ZUSATZWUNSCH Kundenwunsch: [was der Kunde angefragt hat] Ursprünglicher Leistungsumfang: [eine Zeile] Zusätzlicher Zeitaufwand oder zusätzliche Kosten: [PRÜFEN, falls unbekannt] Schreibe eine Antwort, die die Idee begrüßt und in einem Satz erklärt, dass sie außerhalb des aktuellen Leistungsumfangs liegt. Biete zwei Möglichkeiten an: (a) jetzt mit zusätzlichem Zeitaufwand bzw. zusätzlichen Kosten umsetzen oder (b) für Phase 2 vormerken. Freundlich, ohne dich zu rechtfertigen.
Eine Zahlungserinnerung, die freundlich bleibt
Vorlage: ZAHLUNGSERINNERUNG Rechnung: [Nummer], [Betrag], fällig am [Datum], vor [X] Tagen Stufe: [1 freundlich / 2 deutlich / 3 letzte Erinnerung] Zahlungslink: [Link] Gehe bei Stufe 1 davon aus, dass die Rechnung einfach übersehen wurde. Nenne zuerst die Fakten und biete an, die Rechnung erneut zu schicken. Unter 80 Wörter, keine Vorwürfe.
Wegen einer Freigabe oder ausstehendem Feedback nachhaken
Vorlage: FREIGABE-ERINNERUNG Ich warte auf: [was freigegeben werden muss] Verschickt am: [Datum] Was passiert, wenn wir weiter warten: [Auswirkung auf den Zeitplan] Bitte um ein Ja/Nein oder um ein Datum, bis zu dem der Kunde Feedback geben kann. Mach es leicht, in einer Zeile zu antworten.
Betreffzeilen für Follow-up-Mails an Kunden
Deine Projektanweisungen verlangen bereits drei Betreffzeilen. Trotzdem lohnt sich ein zweiter Blick. Der Betreff sollte dem Kunden schon vor dem Öffnen sagen, worum es geht und was du brauchst. „Kurzes Update“ sagt nichts. „Website-Start verschiebt sich auf den 21. Oktober“ sagt alles.
Wenn keine der drei passt, schreibe im selben Chat:
Gib mir 5 weitere Betreffzeilen für diese E-Mail. Jede unter 50 Zeichen. Nenne die wichtigste Angabe (Datum, Entscheidung, Zahl) im Betreff. Kein „Wollte nur mal nachhören“, kein „Kurze Frage“.
Die Zwei-Minuten-Routine, sobald deine Vorlagen stehen
- Öffne einen neuen Chat in deinem Projekt „Kunden-E-Mails“.
- Gib den Namen der Vorlage ein (VERZÖGERUNG, DEMO-FOLLOW-UP…) und füge die Fakten hinzu.
- Lies den Entwurf. Suche nach [PRÜFEN] und fülle jede Lücke selbst.
- Gleiche Namen, Termine und Beträge mit deinen eigenen Unterlagen ab.
- Kopiere den Text in dein E-Mail-Programm und verschicke ihn von dort.
Wenn du einen Entwurf stark überarbeitest, füge deine fertige Version wieder im Chat ein. Bitte ChatGPT, die Vorlage entsprechend anzupassen, damit der nächste Entwurf besser passt. Du kannst eine gelungene Antwort auch als Projektquelle speichern. Dann steht sie für künftige Chats im selben Projekt bereit (OpenAI erklärt hier, wie das geht). Nach ein paar Runden brauchen die meisten Entwürfe nur noch kleine Änderungen.
Für eine einzelne E-Mail, für die du noch keine Vorlage hast, hilft unsere Anleitung zum professionelleren Formulieren von E-Mails. Sie zeigt dir, wie du etwa eine knifflige, in Eile geschriebene Nachricht vor dem Versand überarbeitest.
Sollen Erinnerungen nach Zeitplan rausgehen, statt dass du selbst daran denken musst? Kombiniere diese Vorlagen mit einem No-Code-Workflow aus unserer Anleitung zum Automatisieren von Follow-up-Mails ohne Code.
Was ChatGPT nie für dich entscheiden sollte
- Termine, Preise und Zusagen. Dafür gibt es die Regel mit [PRÜFEN]. Ein selbstsicher genannter, falscher Termin in einer Kunden-E-Mail ist schlechter als eine verspätete E-Mail.
- Alles Vertragliche. Änderungen an Vertragsbedingungen, Erstattungen oder Haftungsfragen prüfst du selbst, vielleicht auch dein Anwalt. Das übernimmt nicht ChatGPT allein.
- Ob eine E-Mail überhaupt der richtige Weg ist. Bei einer größeren Verzögerung oder einer Budgetüberschreitung ist oft zuerst ein Anruf sinnvoll. Nutze die Vorlage danach für die schriftliche Nachbereitung.
Wenn dieselben Kundenfragen immer wieder in einem gemeinsamen Posteingang landen, ist ein Support-Agent der nächste Schritt nach den Vorlagen. Er entwirft die Routineantworten für dich. Hier erfährst du, wie du den Kundenservice mit KI-Agenten automatisierst.
Häufige Fragen
Geht das mit dem kostenlosen ChatGPT-Tarif?
Die Funktion Projects steht angemeldeten ChatGPT-Nutzern zur Verfügung, abhängig vom Tarif und den Workspace-Einstellungen. Im kostenlosen Tarif sind 5 Dateien pro Projekt möglich (Projects in ChatGPT). Das reicht für einen Leitfaden zu deinem Schreibstil und eine Seite mit Vorlagen. Wenn dir Projects nicht zur Verfügung steht, speichere die Vorlagen in einer Notiz. Füge die passende Vorlage am Anfang eines Chats ein. Das funktioniert genauso, du musst nur einmal mehr etwas einfügen.
Soll ich echte Kundennamen einfügen?
Du kannst im Chat [KUNDE] schreiben und den Namen später in deinem E-Mail-Programm ergänzen. Das kostet dich fünf Sekunden und hält Namen aus ChatGPT heraus. Prüfe in jedem Fall deine Einstellung unter Data controls.
Funktioniert das auch mit Claude oder Gemini?
Ja. Dieselben Stilvorgaben und Vorlagen funktionieren als eingefügter Prompt in jedem Assistenten. Nur der Speicherort ändert sich.
Wie viele Vorlagen brauche ich?
Starte mit der E-Mail, die du diesen Monat am wenigsten gern geschrieben hast. Ergänze die nächste Vorlage, sobald sich eine Situation wiederholt. Fünf gute Vorlagen sind besser als dreißig, die du nie öffnest.
Wenn die Kunden-E-Mail eigentlich ein vollständiges Angebot ist, nutze ChatGPT zum Schreiben von Angeboten für Freelancer. Damit entwirfst du Leistungsumfang, Preis und nächsten Schritt in einem Durchgang.
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Wenn du klarere Antworten auf offene Support-Tickets brauchst, lies auch unseren Beitrag zum besten ChatGPT-Prompt zum Beantworten von Kundenfragen.
Wenn du statt Kunden-E-Mails einen Redaktionsplan und Social-Media-Beitragstexte erstellst, findest du hier auch ChatGPT-Prompts für Social-Media-Manager.
Wenn der Kunde statt einer E-Mail eine öffentliche Google-Bewertung schreibt, lies Google-Bewertungen mit KI beantworten. Dort findest du eine Routine zum Entwerfen und Prüfen, mit der deine Antwort kurz und ehrlich bleibt.