Kunden-Onboarding mit Make.com automatisieren (ohne Code)

Ein neuer Kunde sagt zu, und schon geht die Routinearbeit los. Du kopierst seine Daten in drei Tools, schreibst dieselbe Willkommensmail wie letzten Monat, legst einen Ordner an und überlegst, welche Fragen du vergessen hast. Mit Make.com kannst du dein Kunden-Onboarding automatisieren. Ein unterschriebenes Formular setzt alles automatisch in Gang: Der Ordner wird angelegt, die Willkommensmail verschickt und die Aufgabenliste erstellt. Du bekommst eine kurze Zusammenfassung zum neuen Kunden. Das richtest du einmal an einem Nachmittag ein, ganz ohne Code.

Stell dir vor, dein nächster Kunde unterschreibt am Dienstagabend. Wenn du am Mittwoch deinen Laptop aufklappst, ist sein Ordner schon fertig. Er hat bereits eine freundliche Willkommensmail mit den nächsten Schritten erhalten. Und deine Checkliste für den Projektstart liegt bereit, mit seinem Namen darauf.

In dieser Anleitung geht es um die erste Woche nach der Zusage. Wenn du vorher bei Angeboten nachfassen musst, lies unsere Anleitung zum Automatisieren von Follow-up-Mails zu Angeboten. Wie du später dein CRM aktuell hältst, erfährst du unter CRM-Automatisierung mit n8n für kleine Unternehmen.

Was Make.com beim Kunden-Onboarding automatisiert

Bei Make heißt eine Automatisierung Scenario, also Szenario. Das ist eine Kette von Modulen, die Daten von einer App zur nächsten weitergeben (die Anleitung von Make erklärt die Grundlagen). Ein gutes erstes Szenario fürs Onboarding sieht so aus:

1. Auslöser: eine neue Antwort in deinem Formular für neue Kunden (Google Forms, Typeform, Tally und Jotform lassen sich alle mit Make verbinden).
2. Einen Kundenordner erstellen in Google Drive oder Dropbox, benannt nach dem Kunden.
3. Den Kunden eintragen in eine Tabelle in Google Sheets oder dein CRM, damit du eine zentrale, verlässliche Datenquelle hast.
4. Die Onboarding-Aufgaben erstellen in Trello, Asana, ClickUp oder Notion, anhand einer festen Checkliste.
5. Eine persönliche Willkommensmail entwerfen mit einem OpenAI- oder Claude-Modul, auf Basis der Antworten im Formular.
6. Die Mail versenden über Gmail oder Outlook. Oder als Entwurf speichern, wenn du sie vorher lesen möchtest.
7. Dich benachrichtigen per Slack oder E-Mail, mit einer Zusammenfassung zum neuen Kunden in drei Zeilen.

Das sind sieben Module. Für die meisten Freelancer und kleinen Agenturen reicht das. Weitere kannst du später ergänzen.

So automatisierst du dein Kunden-Onboarding, ohne einen Entwickler zu beauftragen

Dafür musst du keinen Code schreiben. Die folgende Reihenfolge funktioniert meist am besten, weil du jeden Schritt testen kannst, bevor du den nächsten ergänzt.

Schritt 1: Schreib zuerst deinen Onboarding-Ablauf auf (15 Minuten)

Öffne ein leeres Dokument und liste auf, was du bisher für jeden neuen Kunden machst. Die Willkommensmail, die Dateien, die du anforderst, das Kickoff-Gespräch, die Tools, zu denen du ihm Zugang gibst. Was nicht auf der Liste steht, kann die Automatisierung nicht erledigen. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, Schritte zu streichen, die niemand braucht.

Wenn dein Onboarding nur in deinem Kopf existiert, sprich den Ablauf einmal durch und lass die KI mitschreiben. Unsere Anleitung Arbeitsanweisungen mit KI schreiben zeigt dir, wie du aus einer Sprachnotiz eine Checkliste machst. Darauf kannst du dein Szenario aufbauen.

Schritt 2: Erstelle das Formular für neue Kunden (20 Minuten)

Frag nur ab, was du für den Start brauchst: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Hauptziel, Frist und Links zu vorhandenen Dateien. Eine offene Frage wie „Was würde dieses Projekt für dich zu einem Erfolg machen?“ gibt der KI eine konkrete Grundlage für die Willkommensmail.

Schritt 3: Erstelle das Szenario in Make (45 Minuten)

Starte ein neues Szenario und füge deine Formular-App als Auslöser hinzu. Ergänze dann die Module aus der Liste oben, eines nach dem anderen. Klicke nach jedem Modul auf Run once, um es einmal auszuführen, und schicke ein Testformular ab. Prüfe, ob Ordner, Tabellenzeile und Aufgaben angelegt wurden, bevor du weitermachst. Der kostenlose Tarif von Make reicht zum Einrichten und Testen. Schau aber auf der Preisseite nach den aktuellen Limits. Ein Monat mit vielen neuen Kunden verbraucht mehr Operationen, als du vielleicht erwartest.

Schritt 4: Ergänze die KI-Willkommensmail (20 Minuten)

Füge ein OpenAI-Modul (ChatGPT) oder ein Anthropic-Modul (Claude) hinzu und ordne die Antworten aus dem Formular den passenden Stellen im Prompt zu. Du brauchst einen API-Schlüssel des jeweiligen Anbieters. Die Nutzung wird getrennt von einem ChatGPT- oder Claude-Abo abgerechnet. Dieser Prompt funktioniert gut:

Du schreibst Onboarding-Mails für [dein Unternehmen]. Schreibe eine herzliche, kurze Willkommensmail (unter 150 Wörtern) an {{name}} von {{company}}.
Nenne das Ziel in den Worten des Kunden: "{{main goal}}".
Liste die nächsten 3 Schritte auf: 1) Hier das Kickoff-Gespräch buchen: [dein Buchungslink], 2) Dateien hier hochladen: {{folder link}}, 3) Bei Fragen auf diese Mail antworten.
Einfache Sprache, keine Übertreibungen, keine Ausrufezeichen. Unterschreibe mit [dein Name].

Speichere das Ergebnis bei den ersten Kunden als Entwurf in Gmail, statt es direkt zu versenden. Lies die Mail und korrigiere sie. Stell erst auf automatischen Versand um, wenn du den Ergebnissen vertraust.

Schritt 5: Aktiviere das Szenario und prüfe die ersten drei Durchläufe

Stelle das Szenario so ein, dass es bei neuen Formularantworten startet. Prüfe nach jedem echten Kunden den Verlauf. Falls ein Durchlauf fehlschlägt, zeigt Make dir genau, in welchem Modul es hakt und welche Daten verarbeitet wurden. So lässt sich der Fehler leichter beheben, als du vielleicht denkst.

Regelmäßige Kundenberichte: Nutze ein ChatGPT Project statt eines Custom GPT

Viele Onboarding-Anleitungen empfehlen, für die regelmäßigen Berichte jedes Kunden einen Custom GPT zu erstellen. In den Tarifen Free, Go, Plus und Pro lassen sich keine neuen Custom GPTs mehr erstellen. Dieser Rat ist also nicht mehr aktuell. Ein ChatGPT Project, also ein Projekt in ChatGPT, erfüllt denselben Zweck gut: Es hält Chats, Dateien und Anweisungen zu einem Kunden zusammen. OpenAI empfiehlt, ein Projekt für wiederkehrende Aufgaben wie wöchentliche Entwürfe erneut zu nutzen.

So richtest du es ein:

• Erstelle für jeden Kunden ein Projekt mit seinem Namen.
• Lade das Briefing, den unterschriebenen Leistungsumfang und den Bericht des letzten Monats als Dateien hoch.
• Ergänze unter Project settings, den Projekteinstellungen, Anweisungen wie: „Schreibe den Monatsbericht für [Kunde]. Verwende dieselben Überschriften wie im Bericht des letzten Monats. Bleib unter einer Seite. Markiere alles, was hinter dem Zeitplan liegt.“
• Öffne jeden Monat einen neuen Chat in diesem Projekt, füge die neuen Zahlen ein und bitte um den Bericht.

Weil die Hintergrundinformationen im Projekt bleiben, musst du nicht jeden Monat erneut erklären, worum es bei diesem Kunden geht.

Erstelle mit ChatGPT einen ersten Onboarding-Plan für 30, 60 und 90 Tage

Bei längeren Aufträgen klärt ein einfacher Plan für 30, 60 und 90 Tage frühzeitig die Erwartungen. Füge die Antworten aus dem Kundenformular in ChatGPT oder in das Kundenprojekt ein und frage:

Erstelle anhand dieser Angaben zum neuen Kunden einen Entwurf für einen Plan für 30/60/90 Tage.
Für jede Phase: 3 Ziele, die zu liefernden Ergebnisse und was ich vom Kunden brauche.
Plane realistisch für ein Team aus [1 / 3 / 5] Personen. Formatiere den Plan als kurze Tabelle.

Betrachte das Ergebnis als ersten Entwurf. Du weißt, was realistisch ist. Die KI weiß es nicht. Überarbeite den Plan und speichere die fertige Version im Kundenordner, den dein Make-Szenario erstellt hat.

Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)

• Einen ungeordneten Ablauf automatisieren. Wenn dein Onboarding jedes Mal anders läuft, schreibe zuerst die Checkliste. Die Automatisierung wiederholt genau das, was du vorgibst.
• Die KI vom ersten Tag an ungeprüfte Mails versenden lassen. Bleib bei Entwürfen, bis du mindestens fünf gute Ergebnisse gesehen hast.
• Zu viel im Formular abfragen. Lange Formulare werden häufig nicht zu Ende ausgefüllt. Frag den Rest im Kickoff-Gespräch.
• Die Kundensicht vergessen. Das Ziel ist eine reibungslosere erste Woche für deine Kunden, nicht nur weniger Klicks für dich. Lies die Willkommensmail so, als wärst du der Kunde.
• Keine Benachrichtigung bei Fehlern einrichten. Aktiviere in Make die E-Mail-Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Durchläufe. So bleibt ein fehlerhafter Schritt nicht wochenlang unbemerkt.

Das hast du am Ende

Ein neuer Kunde füllt ein einziges Formular aus. Innerhalb weniger Minuten bekommt er eine Willkommensmail, die nach dir klingt. Sein Ordner und seine Aufgabenliste sind angelegt, und du bekommst eine kurze Zusammenfassung. Deine Monatsberichte entstehen in einem ChatGPT Project pro Kunde. Du fängst also nicht jedes Mal mit einer leeren Seite an. Für weitere fertige Formulierungen passen unsere ChatGPT-Vorlagen für die Kundenkommunikation gut dazu. Wenn du die Kosten im Blick behalten möchtest, schau dir diese Automatisierungsbeispiele mit dem kostenlosen Tarif an.

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Wenn du Onboarding-Workflows für mehrere Kunden einrichtest, hilft dir unser Vergleich n8n vs. Zapier für Agentur-Workflows. Damit kannst du für jeden Kunden das passende Tool auswählen, bevor du dich festlegst.