ChatGPT-Prompts fürs Sales-Pipeline-Management: Dein Wochencheck

Es ist Montagmorgen. Laut CRM läuft alles nach Plan. Trotzdem hast du das leise Gefühl, dass die Hälfte dieser Deals gar nicht realistisch ist. Dafür brauchst du kein neues Tool, sondern einen kurzen Wochencheck: ChatGPT sortiert vor, du entscheidest. Hier findest du die ChatGPT-Prompts fürs Sales-Pipeline-Management, die ich genau in dieser Reihenfolge einfügen würde: Export prüfen, stockende Deals finden, für jeden Deal einen konkreten nächsten Schritt festlegen, den Forecast auf Plausibilität prüfen und Follow-up-Mails schreiben, die Deals voranbringen.

Stell dir vor, es ist Montag, 9:30 Uhr. Dein Kaffee ist noch warm. Du kennst schon die fünf Deals, um die du dich diese Woche kümmern musst, und die drei, die du abhaken kannst. Die Entwürfe für deine Follow-up-Mails warten bereits im Postausgang.

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So sieht Pipeline-Management mit ChatGPT in der Praxis aus

ChatGPT ersetzt dein CRM nicht und sollte es auch nicht für dich aktualisieren. In diesem Ablauf hat es eine klar begrenzte Aufgabe: einen Pipeline-Export lesen, Lücken finden, die man müde leicht übersieht, und die nächsten Nachrichten entwerfen. Du entscheidest weiterhin, welchen Deal du vorantreibst, zurückstellst oder schließt.

Das funktioniert mit einem Export aus HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder einer einfachen Tabelle. Laut OpenAIs eigener Anleitung zur Datenanalyse mit ChatGPT kann ChatGPT CSV- und Excel-Dateien lesen. Am besten klappt es mit klaren Spaltenüberschriften in der ersten Zeile und einem Datensatz pro Zeile. Also: eine Zeile pro Deal, einfache Spaltennamen, keine verbundenen Zellen.

Entferne vor dem Hochladen alles, was du nicht brauchst: persönliche Telefonnummern, private E-Mail-Adressen und alles, was laut deinen Unternehmensregeln im CRM bleiben muss. Deal-Name, Phase, Betrag, Datumsangaben und eine kurze Notiz reichen für alle folgenden Prompts.

Schritt 1: Exportiere die Pipeline und lass ChatGPT die Daten prüfen

Exportiere deine offenen Deals mit diesen Spalten: Deal, Unternehmen, Phase, Betrag, Abschlussdatum, Letzte Aktivität, Nächster Schritt, Notizen. Beginne dann mit einem reinen Datencheck. Noch keine Empfehlungen, nur fehlerhafte Angaben.

Du bist mein Assistent für Vertriebsprozesse. Ich lade meine offene Pipeline als CSV hoch.
Spalten: Deal, Unternehmen, Phase, Betrag, Abschlussdatum, Letzte Aktivität, Nächster Schritt, Notizen.

Prüfe nur die Daten, gib noch keine Empfehlungen:
1) Deals mit einem Abschlussdatum in der Vergangenheit
2) Deals mit einem leeren oder unklaren nächsten Schritt ("nachfassen", "nachfragen")
3) Deals ohne Aktivität in den letzten 14 Tagen
4) möglicherweise doppelte Deals (gleiches Unternehmen, ähnlicher Name)

Erstelle für jede Prüfung eine kurze Tabelle. Errate keine fehlenden Werte. Wenn eine Spalte unklar ist, stelle mir eine Frage, bevor du anfängst.

Schon dieser erste Durchgang zeigt meistens, wo es hakt. Abschlussdaten, die bereits vergangen sind, sind das klassische Zeichen dafür, dass eine Pipeline besser aussieht, als sie ist.

Schritt 2: Prüfe, ob jeder Deal zu seiner Phase passt

Der Name einer Phase sagt nur etwas aus, wenn klar ist, welche Bedingungen für den Wechsel in die nächste Phase erfüllt sein müssen. HubSpots Leitfaden zur Sales-Pipeline bringt es auf den Punkt: Jede Phase braucht ein objektives Kriterium für diesen Wechsel. Zum Beispiel „Bedarf mit dem Entscheider geklärt“, nicht „fühlt sich vielversprechend an“. Schreibe deine Kriterien einmal auf. Lass ChatGPT dann jeden Deal daran prüfen.

Hier sind meine Pipeline-Phasen und die Bedingungen für den Wechsel in die nächste Phase:
- Bedarfsklärung: Wir kennen das Problem, den Budgetrahmen und die Person, die entscheidet.
- Angebot versendet: Der Entscheider hat das Angebot gesehen.
- Verhandlung: Preis und Startdatum werden schriftlich besprochen.

Prüfe bei jedem offenen Deal, ob die Notizen belegen, dass er die Kriterien seiner AKTUELLEN Phase erfüllt.
Markiere jeden Deal mit: Belegt, Unklar oder Nicht belegt.
Zitiere den Satz aus den Notizen, der das belegt. Falls es keinen gibt, schreibe "kein Beleg".

Deals mit der Markierung „Nicht belegt“ sind keine Misserfolge. Sie stehen einfach eine Phase zu weit vorn. Wenn du sie zurückstufst, werden alle folgenden Zahlen realistischer.

Schritt 3: Sortiere stockende Deals: vorantreiben, zurückstellen oder schließen

Die meisten Deals, aus denen nichts mehr wird, enden nicht mit einem Nein. Es kommt einfach nichts mehr. Dieser Prompt sorgt dafür, dass du bei jedem dieser Deals eine Entscheidung triffst. So erhöhen sie den Gesamtbetrag nicht länger nur auf dem Papier.

Nimm die Deals ohne Aktivität in den letzten 14 Tagen und sortiere sie in drei Gruppen:

VORANTREIBEN: Die Notizen zeigen klares Kaufinteresse, aber keinen nächsten Schritt. Sage, was fehlt.
ZURÜCKSTELLEN: Der Deal ist realistisch, aber erst später aktuell. Schlage ein neues Abschlussdatum und einen Termin zum Nachfragen vor.
SCHLIESSEN: Keine Antwort nach zwei oder mehr Versuchen, oder der Interessent hat abgesagt oder sich für einen anderen Anbieter entschieden.

Eine Zeile pro Deal mit Begründung, ausschließlich auf Basis der Notizen. Erfinde keine Kaufabsichten.

Schritt 4: Gib jedem Deal einen konkreten nächsten Schritt

Der HubSpot-Leitfaden nennt eine einfache Regel für Pipeline-Checks: Wenn du für einen Deal keinen konkreten, terminierten nächsten Schritt nennen kannst, gehört er nicht in den Forecast. „Nachfassen“ ist kein nächster Schritt. „Kunde prüft das Angebot bis Donnerstag mit seinem Finanzchef“ schon.

Formuliere für jeden Deal mit der Markierung Belegt oder Unklar das Feld Nächster Schritt neu: als EINE Handlung des Interessenten mit Datum.
Gut: "Anna prüft das Angebot bis Do., 22. Okt., mit ihrem Finanzchef."
Schlecht: "Nachfassen", "Infos senden", "Warten".

Wenn aus den Notizen keine Handlung des Interessenten hervorgeht, schreibe "FEHLT". Schlage die eine Frage vor, die ich ihm stellen sollte, um eine solche Handlung festzulegen.
Gib eine Tabelle aus: Deal, Bisheriger nächster Schritt, Neuer nächster Schritt oder FEHLT, Frage an den Interessenten.

Übertrage die neuen nächsten Schritte selbst in dein CRM. In diesen zwei Minuten prüfst du gleichzeitig, ob die Vorschläge sinnvoll sind.

Schritt 5: Prüfe den Forecast auf Plausibilität

Dein CRM zeigt wahrscheinlich einen gewichteten Betrag. In HubSpots Standardeinstellung hat jede Deal-Phase eine Wahrscheinlichkeit. Der gewichtete Betrag ergibt sich aus dem Gesamtbetrag der Phase multipliziert mit dieser Wahrscheinlichkeit. Das ist hilfreich, setzt aber voraus, dass die Phase stimmt. Dieser Prompt prüft stattdessen die Belege.

Nimm die Deals mit einem Abschlussdatum in diesem Monat und teile sie in drei Gruppen auf:
COMMIT: Entscheider benannt, Preis besprochen und ein nächster Schritt mit Datum vom Interessenten bestätigt.
BEST CASE: Zwei dieser drei Bedingungen sind erfüllt.
PIPELINE: Alle übrigen.

Zeige den Gesamtbetrag pro Gruppe. Liste danach jeden Deal auf, dessen Phase in meinem CRM weiter fortgeschritten wirkt als seine Gruppe hier. Nenne die fehlenden Belege.
Zeige deinen Rechenweg, damit ich ihn prüfen kann.

Die letzte Zeile ist wichtig. OpenAI empfiehlt, Code, Ergebnisse und Annahmen zu prüfen, sobald ChatGPT mit deinen Daten rechnet. Wenn das Ergebnis von einer bestimmten Methode abhängt, solltest du diese ausdrücklich vorgeben. Wirkt eine Summe falsch, lass dir die Zeilen zeigen, die ChatGPT addiert hat.

ChatGPT-Prompts für den Vertrieb: Follow-up-Mails nach dem Erstgespräch

Am schnellsten bringst du einen Deal aus der Bedarfsklärung in die nächste Phase, wenn deine Follow-up-Mail noch am selben Tag ankommt. Nutze die Worte des Interessenten und nenne einen klaren nächsten Schritt. Füge deine groben Gesprächsnotizen direkt ein, auch mit Tippfehlern.

Hier sind meine Notizen aus einem Erstgespräch zur Bedarfsklärung: [Notizen einfügen].

Schreibe eine Follow-up-Mail an [Name, Rolle], die:
- sich in einer Zeile bedankt, ohne Schmeicheleien
- das Problem in den Worten des Interessenten zusammenfasst (zitiere ihn, soweit die Notizen es erlauben)
- die eine Priorität nennt, die ich herausgehört habe
- den nächsten Schritt mit zwei Terminvorschlägen anbietet
- mit einer offenen Frage endet, wer noch einbezogen werden sollte

Unter 150 Wörter. Klar und freundlich, keine Werbefloskeln, kein "Ich hoffe, es geht dir gut".

Wenn nach dem Angebot nichts mehr kam, brauchst du eine andere E-Mail. Viele Vertriebsleute stellen fest, dass sie ehrlichere Antworten bekommen, wenn sie dem Interessenten einen einfachen Ausweg geben, statt noch einmal „nur kurz nachzufragen“.

Schreibe eine kurze Nachfrage an [Name] zum Angebot für [Deal], das ich am [Datum] verschickt habe. Seitdem kam keine Antwort.
Höchstens drei Sätze:
1) ein konkretes Detail aus unserem letzten Gespräch
2) eine einfache Ja-oder-Nein-Frage zum nächsten Schritt
3) ein einfacher Ausweg: "Falls es zeitlich nicht mehr passt, antworte einfach mit 'später', dann melde ich mich im [Monat] wieder."
Kein schlechtes Gewissen machen, keine künstliche Dringlichkeit.

Das ist für Deals gedacht, die schon in deiner Pipeline sind. Für Kaltakquise und mehrstufige E-Mail-Sequenzen lies ChatGPT für E-Mail-Sequenzen in der Neukundenakquise.

Schritt 6: Die Montagszusammenfassung, die du dir selbst schickst

Beende den Check mit einer kurzen Zusammenfassung. Lass die Zusammenfassung der Vorwoche im selben Chat oder füge sie ein, damit ChatGPT vergleichen kann.

Fasse diesen Pipeline-Check in höchstens 8 Zeilen zusammen:
- Gesamtbetrag der offenen Pipeline und Veränderung seit der Zusammenfassung der Vorwoche (unten eingefügt)
- Deals, die vorgerückt, zurückgestuft oder geschlossen wurden
- die 5 Deals, um die ich mich diese Woche kümmern muss, jeweils mit einer Handlung
- ein Risiko, das ich nicht übersehen sollte

Einfacher Text. Verwende nur die Daten aus diesem Chat.

Möchtest du diese Zusammenfassung jeden Montag automatisch bekommen? Die Workflows zur CRM-Automatisierung mit n8n zeigen dir, wie du dafür eine kleine Automatisierung baust. Wenn deine Deal-Notizen zunächst ungeordnete Gesprächsnotizen sind, hilft dir Meeting-Notizen mit ChatGPT zusammenfassen. Damit hast du eine bessere Grundlage für alle Prompts oben.

So sieht ein Deal vorher und nachher aus

Ein erfundenes Beispiel, damit du siehst, wie das Ergebnis aussehen kann:

VORHER
Deal: Northwind, Onboarding-Paket | Phase: Angebot versendet | Betrag: 8,400
Letzte Aktivität: vor 19 Tagen | Nächster Schritt: nachfassen

NACH DEM CHECK
Phasenprüfung: Unklar (keine Notiz, dass der Entscheider das Angebot gesehen hat)
Gruppe: VORANTREIBEN
Nächster Schritt: FEHLT. Frage: "Ist das Angebot schon bei deinem Betriebsleiter angekommen, oder soll ich es ihm in 15 Minuten erklären?"
Forecast: PIPELINE, nicht COMMIT

Derselbe Deal, dasselbe CRM. Der Unterschied: Du weißt jetzt, was du heute damit machen solltest.

Fehler, durch die der Check nichts bringt

• ChatGPT raten lassen. In jedem Prompt oben steht aus gutem Grund „ausschließlich auf Basis der Notizen“. Ohne diese Vorgabe füllt ChatGPT Lücken mit plausibel klingenden Kaufabsichten.
• Jeden Deal im Detail prüfen. Lass die Prompts alle Deals sortieren. Konzentriere dich danach selbst auf die größten und die in fortgeschrittenen Phasen.
• Die Kriterien für die Phasen überspringen. Schritt 2 wird gern weggelassen. Dabei ist er genau der Schritt, der den Forecast realistisch macht.
• Die Prompts jede Woche neu tippen. Speichere sie einmal in einer Notiz oder einem Tool für Textbausteine. Dann dauert der ganze Check ungefähr so lange wie eine Tasse Kaffee.

Häufige Fragen

Geht das auch mit dem kostenlosen ChatGPT-Tarif?

Bei einer kleinen Pipeline ja: Du kannst die Tabelle als Text einfügen, statt eine Datei hochzuladen. Datei-Uploads und Limits hängen von deinem Tarif ab. Schau in OpenAIs Anleitung zur Datenanalyse nach, was dein Tarif unterstützt.

Funktionieren diese Prompts auch in Claude oder Gemini?

Ja. Es sind einfache Anweisungen ohne Funktionen, die es nur in ChatGPT gibt. Sie funktionieren deshalb mit jedem Chat-Assistenten, der eine Tabelle lesen kann.

Wie oft sollte ich meine Pipeline prüfen?

Für die meisten kleinen Teams und Menschen, die allein im Vertrieb arbeiten, passt ein wöchentlicher Check am selben Tag. Täglich wird daraus bloße Beschäftigung. Monatlich bemerkst du stockende Deals zu spät.

Kann ich CRM-Daten sicher hochladen?

Halte dich zuerst an die Regeln deines Unternehmens. Entferne persönliche Kontaktdaten, die du nicht brauchst. Prüfe außerdem in den Einstellungen deines ChatGPT-Workspace, wie Chats und Dateien gespeichert werden.

Starte diese Woche mit einem Check

Exportiere die Pipeline, führe Schritt 1 und Schritt 3 aus und schließe die Deals, die ohnehin nicht mehr zustande kommen. Schon damit startest du am Montag mit mehr Klarheit. Möchtest du weitere solche Workflows und Schritt für Schritt praktische Fortschritte machen? Melde dich kostenlos bei RobotsHelp an.

Brauchst du mehr Deals in deiner Pipeline? Starte mit einem besseren Erstkontakt. Unsere ChatGPT-Prompts für Kaltakquise per E-Mail sind kurz und sorgen dafür, dass die erste E-Mail persönlich bleibt.