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ChatGPT: Aus Meeting-Notizen einen Bericht zum Handeln erstellen

Das Meeting ist seit einer Stunde vorbei. Deine Chefin war nicht dabei und möchte vor der morgigen Besprechung der Führungskräfte „einen kurzen Bericht“. Du hast nur eine Seite mit halben Sätzen, drei Pfeilen und einer Zahl mit Fragezeichen daneben. So erstellst du schnell einen Bericht aus deinen Meeting-Notizen: Füge sie in ChatGPT ein. Sag dazu, für wen der Bericht ist und was die Person entscheiden muss. Gib die gewünschten Abschnitte vor und lass jede Lücke markieren, statt sie auszufüllen. In etwa zehn Minuten machst du aus deinen Meeting-Notizen einen Bericht. Das Prüfen dauert dabei länger als das Schreiben.

Stell dir vor, es ist 5:40 pm. Du fügst deine Notizen und einen Prompt ein. Eine Minute später steht ein einseitiger Bericht auf deinem Bildschirm: das Wichtigste in zwei Sätzen, die drei Entscheidungen, das offene Risiko und was du von deiner Chefin brauchst. In zwei Zeilen steht [CHECK], weil aus deinen Notizen nicht hervorgeht, wer für das Budget verantwortlich ist. Du korrigierst die beiden Zeilen, schickst den Bericht ab und klappst den Laptop zu.

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Die kurze Antwort

Gib ChatGPT zusammen mit deinen Notizen vier Dinge: wer den Bericht liest, was die Person damit tun soll (freigeben, entscheiden, auf dem Laufenden bleiben), die gewünschten Abschnitte in der richtigen Reihenfolge und eine feste Regel: Verwende nur das, was in den Notizen steht, und schreibe [CHECK], wenn etwas fehlt oder unklar ist. Lass das Wichtigste an den Anfang stellen. Gleiche dann jeden Namen, jede Zahl, jedes Datum und jede Entscheidung mit deinen Notizen ab, bevor du den Bericht verschickst.

Das ist alles. Im Rest dieser Anleitung erfährst du, wie du diese vier Angaben sinnvoll formulierst, welcher Berichtsaufbau zu wem passt und wie du die häufigsten Fehler von ChatGPT bei Meeting-Notizen erkennst.

Zusammenfassung und Bericht erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Eine Meeting-Zusammenfassung ist für die Menschen gedacht, die dabei waren. Sie kennen den Hintergrund bereits. Sie wollen auf möglichst wenigen Zeilen die Entscheidungen, Zuständigkeiten und die Frist sehen. Wenn du genau das brauchst, hilft dir unsere Anleitung zum Zusammenfassen von Meeting-Notizen mit ChatGPT, einschließlich Aufgaben und Follow-up-Mail.

Ein Bericht ist für jemanden gedacht, der nicht dabei war. Deine Chefin, ein Geschäftsführer auf Kundenseite, ein Vorstand oder der Kollege, der nächsten Monat das Projekt übernimmt. Diese Personen brauchen drei Dinge, die eine Zusammenfassung auslässt:

  • Hintergrund. Warum das Meeting stattfand und worum es ging.
  • Gründe. Nicht nur „Wir haben uns für Lieferant B entschieden“, sondern auch warum und worauf ihr dafür verzichtet habt.
  • Die konkrete Bitte. Was du von der Person brauchst, die den Bericht liest, und bis wann.

Das verändert den Prompt. Wenn du ChatGPT um „eine Zusammenfassung“ bittest, bekommst du eine Zusammenfassung. Sagst du dagegen, wer den Text liest und was diese Person als Nächstes tun soll, bekommst du einen Bericht.

Vor dem Einfügen: drei kurze Checks

  1. Darfst du die Notizen einfügen? Meeting-Notizen enthalten oft Kundennamen, Gehälter, Preise oder Personalthemen. Prüfe zuerst die Regeln deines Unternehmens für KI-Tools. Entferne alles, was du für den Bericht nicht brauchst. Bei einem persönlichen ChatGPT-Tarif kannst du unter Settings, Data controls die Option „Improve the model for everyone“ deaktivieren. Dann werden neue Chats nicht zum Training verwendet. Laut OpenAI werden Inhalte aus Business- und Enterprise-Workspaces standardmäßig nicht zum Training genutzt (OpenAI Help Center: Dateneinstellungen).
  2. Unordentlich ist okay, unvollständig nicht. ChatGPT kommt gut mit Satzfragmenten, Abkürzungen und Pfeilen zurecht. Was du nicht aufgeschrieben hast, kann es nicht wissen. Wenn die Entscheidung in den letzten fünf Minuten fiel und du da schon nicht mehr mitgeschrieben hast, ergänze jetzt eine Zeile dazu, solange du dich noch erinnerst.
  3. Setze drei Zeilen zum Hintergrund davor. Wozu das Meeting stattfand, wer dabei war (mit Rollen, nicht nur Namen) und für wen der Bericht ist. Das dauert dreißig Sekunden und verbessert das Ergebnis am meisten.

Mit ChatGPT aus Meeting-Notizen einen Bericht erstellen: Schritt für Schritt

  1. Öffne einen neuen Chat, damit keine Inhalte aus alten Gesprächen einfließen.
  2. Füge deine drei Zeilen zum Hintergrund ein, darunter deine Notizen, genau so, wie sie sind.
  3. Füge den Berichts-Prompt unten ein und ergänze, wer den Bericht liest und welche Abschnitte du brauchst.
  4. Lies zuerst die Zeilen mit [CHECK]. Beantworte die offenen Punkte im Chat („Sam ist für das Budget verantwortlich, die Frist ist der 14. November“) und bitte um die korrigierte Fassung.
  5. Lass dir die unbelegten Aussagen auflisten: „Liste jeden Satz im Bericht auf, der nicht direkt durch meine Notizen belegt ist.“ Lösche oder korrigiere die entsprechenden Stellen.
  6. Lies den Bericht einmal aus Sicht der Person, die ihn bekommt. Wenn deine Chefin nur die ersten zwei Zeilen liest, weiß sie dann, was passiert ist und was du brauchst? Falls nicht, lass ChatGPT den Einstieg überarbeiten.
  7. Füge den Bericht dort ein, wo du ihn brauchst: in eine E-Mail, ein Dokument in Word oder Google Docs oder auf die Projektseite deines Teams.

Der Berichts-Prompt zum Kopieren und Anpassen

Du hilfst mir, aus meinen Meeting-Notizen einen kurzen schriftlichen Bericht zu erstellen.

Für wen: [z. B. meine Chefin, die nicht am Meeting teilgenommen hat]
Was diese Person damit tun soll: [z. B. die Budgetänderung bis Freitag freigeben]
Ton: einfach, sachlich, keine Werbesprache.

Schreibe den Bericht mit diesen Abschnitten in dieser Reihenfolge:
1. Das Wichtigste vorab (maximal 2 Sätze: was passiert ist und was ich von der Person brauche)
2. Hintergrund (warum das Meeting stattfand, 2 bis 3 Sätze)
3. Getroffene Entscheidungen, jeweils mit der im Meeting genannten Begründung
4. Offene Fragen und Risiken
5. Nächste Schritte: was, wer, bis wann
6. Was ich von dir brauche

Regeln:
, Verwende nur Informationen aus meinen Notizen. Ergänze keine Fakten, Zahlen, Namen oder Daten.
, Wenn etwas fehlt, unklar ist oder sich widerspricht, schreibe [CHECK: was fehlt], statt zu raten.
, Trenne „beschlossen“ und „besprochen“. Führe etwas nur als Entscheidung auf, wenn laut meinen Notizen eine Einigung erzielt wurde.
, Ordne Zitate oder Meinungen nur dann einer Person zu, wenn das auch in meinen Notizen steht.
, Maximal eine Seite.

Meine Notizen:
[hier einfügen]

Am meisten bewirken die [CHECK]-Regel und die Trennung zwischen „beschlossen“ und „besprochen“. Ohne diese Regeln neigt ein Sprachmodell dazu, deine Notizen so zu glätten, dass alles vollständig klingt. Ein Bericht, der vollständig klingt, aber aus einem Vorschlag eine Entscheidung macht, ist schlechter als gar kein Bericht.

Wähle den passenden Aufbau für die Person, die den Bericht liest

Ersetze die sechs Abschnitte im Prompt durch den passenden Aufbau. Diese vier Varianten kommen im Arbeitsalltag häufig vor:

  • Interner Bericht an deine Chefin oder die Geschäftsleitung. Das Wichtigste vorab, Entscheidungen mit Begründungen, Risiken und was du brauchst. Halte den Bericht so kurz, dass er auf einen Bildschirm passt. Dafür ist der Prompt oben gedacht.
  • Bericht über ein Kundenmeeting. Teilnehmende beider Seiten, Vereinbarungen, offene Punkte, nächste Schritte je Seite und Termin des nächsten Meetings. Lass interne Meinungen und Preisüberlegungen weg, die du dem Kunden nicht direkt sagen würdest. Bitte ChatGPT: „Schreibe den Bericht so, dass er unverändert an den Kunden geschickt werden kann.“
  • Formelles Sitzungsprotokoll. Datum, Teilnehmende, entschuldigte Abwesende, eine Überschrift pro Tagesordnungspunkt, darunter der jeweilige Beschluss sowie Aufgaben mit Verantwortlichen. Ein Protokoll hält fest, was beschlossen wurde, nicht jedes gesprochene Wort. Sag ChatGPT deshalb, dass es die Diskussion weglassen soll, sofern sie das Ergebnis nicht verändert hat. Gibt es in deiner Organisation eine feste Protokollvorlage, füge sie in den Chat ein und lass ChatGPT sie ausfüllen.
  • Übergabebericht. Für den Kollegen, der übernimmt: Hintergrund, bisherige Entscheidungen, Ansprechpersonen, offene Punkte und Ablageort der Dateien. Ergänze: „Gehe davon aus, dass die Person, die den Bericht liest, nichts über dieses Projekt weiß.“

Wenn dein Bericht eigentlich ein wöchentliches Statusupdate aus einer Aufgabenübersicht oder Tabelle ist und nicht aus einem einzelnen Meeting, passt unsere Anleitung für automatisierte Statusupdates mit Gemini besser.

Stelle das Wichtigste an den Anfang

Die meisten schreiben einen Bericht in der Reihenfolge, in der das Meeting ablief. Wer ihn liest, interessiert sich aber nicht für die Reihenfolge, sondern für das Ergebnis. Das US-Militär nutzt dafür das einfache Prinzip „bottom line up front“ (BLUF): das Wichtigste zuerst. Der erste Satz sagt, was entschieden wurde und was du brauchst. Alles danach liefert die Details (Harvard Business Review: E-Mails mit militärischer Präzision schreiben).

Ein schlechter erster Satz: „Am Dienstag traf sich das Projektteam, um mehrere Themen zum Q1-Start zu besprechen.“

Ein guter erster Satz: „Wir haben vereinbart, den Q1-Start um zwei Wochen auf den 3. März zu verschieben, und ich brauche bis Freitag dein Okay für die zusätzlichen €4,000 für die Agentur.“

Wenn ChatGPT die erste Variante liefert, antworte: „Überarbeite den Einstieg so, dass im ersten Satz die Entscheidung und meine Bitte stehen, mit Datum und Betrag aus den Notizen.“

Prüfe den Bericht vor dem Versand

ChatGPT ist gut darin, Texte zu strukturieren und zu formulieren. Es war aber nicht bei deinem Meeting dabei. Nimm dir zwei Minuten für diese Punkte, in dieser Reihenfolge:

  1. Zahlen und Daten. Gleiche jede Angabe mit deinen Notizen ab. Wenn aus einer „3“ in deinen Notizen eine „30“ im Bericht wird, ist das der Fehler, der dich am meisten kostet.
  2. Namen und Zuständigkeiten. Ist jede Aufgabe der Person zugeordnet, die in deinen Notizen steht? Hat ChatGPT jemanden für etwas verantwortlich gemacht, für das niemand zuständig war? Dort gehört ein [CHECK] hin, kein Name.
  3. Beschlossen oder besprochen. Lies die Liste der Entscheidungen und frage dich: Wurde wirklich jeder Punkt so vereinbart?
  4. Aussagen über Personen. Achte darauf, dass der Bericht niemanden so darstellt, als hätte die Person etwas blockiert oder nicht geschafft, außer es stimmt und ist für den Bericht nötig.
  5. Unbelegte Aussagen. Stelle die Frage nach Sätzen, die „nicht direkt durch meine Notizen belegt“ sind, aus Schritt 5 oben. Auch dann, wenn alles gut aussieht.

Wenn du ein Transkript statt Notizen hast

Wenn dein Meeting-Tool ein vollständiges Transkript liefert, funktioniert derselbe Prompt. Ergänze nur eine Zeile: „Entferne zuerst Small Talk und wiederholte Punkte. Schreibe dann den Bericht.“ Das Transkript eines einstündigen Meetings kann sehr lang sein. Wenn ChatGPT das Ende auslässt, teile es in zwei Hälften. Lass dir für jede Hälfte die Entscheidungen und offenen Punkte geben und daraus anschließend einen gemeinsamen Bericht erstellen. Unsere Anleitung zum Zusammenfassen von Meeting-Notizen enthält einen Abschnitt zum Aufbereiten unübersichtlicher Notizen und langer Transkripte. Wenn du nur die Aufnahme hast, beginne mit unserer Anleitung zum Transkribieren von Audio mit KI. Komm danach zu diesem Prompt zurück.

Ein Bericht aus mehreren Meetings

Manchmal umfasst ein Bericht eine ganze Reihe von Terminen: drei Workshop-Termine oder die Kundengespräche eines Monats. Hier hilft ein Projekt in ChatGPT. Das OpenAI Help Center beschreibt die Funktion Projects als einen Ort, an dem zusammengehörige Chats, Dateien und Anweisungen gebündelt werden. Die Projektanweisungen gelten für jeden Chat darin. OpenAI empfiehlt diese Funktion für wiederkehrende Aufgaben wie wöchentliche Berichte (OpenAI Help Center: Projects in ChatGPT).

So richtest du es einfach ein:

  • Erstelle ein Projekt für den Kunden oder das Vorhaben.
  • Hinterlege deinen Berichts-Prompt und die Regeln in den Projektanweisungen. Dann musst du sie nicht jedes Mal einfügen.
  • Füge nach jedem Meeting die Notizen als Datei hinzu oder kopiere sie in einen neuen Chat innerhalb des Projekts.
  • Bitte am Ende: „Erstelle aus allen Meeting-Notizen in diesem Projekt einen Bericht mit den Abschnitten aus den Anweisungen. Gib bei jeder Entscheidung an, aus welchem Meeting sie stammt.“

Der Satz zum jeweiligen Meeting ist wichtig. So kannst du eine Entscheidung in Sekundenschnelle mit den richtigen Notizen abgleichen. Das Help Center nennt auch Dateilimits pro Tarif, zum Beispiel 5 Dateien pro Projekt bei Free und 25 bei Plus. Bei einer langen Meeting-Reihe fügst du die Notizen deshalb besser in Chats ein, statt die Notizen jedes Meetings als Datei hochzuladen.

Häufige Fehler

  • Nicht angeben, wer den Bericht liest. Dann bekommst du eine allgemeine Zusammenfassung. Eine Zeile dazu, für wen der Bericht ist, löst das Problem größtenteils.
  • Lücken ausfüllen lassen. Ohne die [CHECK]-Regel werden fehlende Zuständigkeiten und Termine erfunden. Lass die Regel immer im Prompt.
  • Den Ablauf des Meetings nacherzählen. Die Entscheidung und deine Bitte kommen zuerst. Der Hintergrund folgt danach.
  • Zu lang schreiben. Wenn man am Laptop scrollen muss, kürze den Bericht. Bitte: „Kürze auf eine Seite, ohne Entscheidungen oder Aufgaben wegzulassen.“
  • Ungeprüft verschicken, weil es sich gut liest. Gute Formulierungen sagen nichts darüber aus, ob die Zahlen stimmen. Der Zwei-Minuten-Check schon.

Wenn die ursprünglichen Notizen aus Google Meet stammen, kannst du sie während des Gesprächs von Gemini erstellen lassen. Lass anschließend die Aufgaben aus dem Notizdokument herausziehen, bevor du ChatGPT um einen längeren Bericht bittest. Unsere Anleitung zu Meeting-Notizen mit Gemini erklärt diesen Schritt davor.

Passende Anleitungen

Fang mit deinem letzten Meeting an

Nimm die Notizen aus dem letzten Meeting, zu dem du noch jemandem einen Bericht schuldest. Ergänze die drei Zeilen zum Hintergrund, füge den Prompt ein, beantworte die [CHECK]-Punkte und lass die unbelegten Aussagen auflisten. Speichere den Prompt fürs nächste Mal so ab, dass du ihn in fünf Sekunden einfügen kannst. Ändere dann nur noch, für wen der Bericht ist und welche Abschnitte du brauchst.

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