RobotsHelp

Mit ChatGPT einen Bericht für die Arbeit schreiben

Es ist die letzte Woche des Monats. Dein Bericht muss am Freitag fertig sein. Bisher hast du eine Seite mit halben Sätzen, eine Tabelle mit den Zahlen dieses Monats und den letzten Monatsbericht als grobe Vorlage. Mit ChatGPT kannst du in unter einer Stunde einen Bericht für die Arbeit schreiben. Aber nicht mit der Eingabe „Schreib meinen Monatsbericht“. So klappt es: Du lieferst die Fakten, ChatGPT fragt nach fehlenden Angaben, ihr stimmt die Gliederung ab. Dann schreibt es einen Abschnitt nach dem anderen, während du jede Zahl prüfst.

Stell dir vor, es ist Donnerstag, vier Uhr nachmittags. Statt auf ein leeres Dokument zu starren, beantwortest du acht kurze Fragen von ChatGPT und gibst eine einseitige Gliederung frei. Zwanzig Minuten später liest du einen klaren Entwurf. Gleich am Anfang steht das, was deine Führungskraft unbedingt wissen muss. Du korrigierst zwei Zahlen, änderst einen Satz, der nicht nach dir klingt, und schickst den Bericht ab.

Willst du mehr praktische KI-Workflows wie diesen, kostenlos? Melde dich bei Launchpad an.

No password needed – your reset opens instantly.

Kein Passwort. Nur deine E-Mail-Adresse, und du bist dabei.

Die Kurzfassung

Sag ChatGPT, für wen der Bericht gedacht ist, welche Entscheidung er vorbereiten oder welchen Stand er vermitteln soll und welchen Zeitraum er abdeckt. Füge deine unsortierten Notizen ein und lade deine Zahlen hoch. Bitte ChatGPT dann, dir zuerst Fragen zu stellen: eine nach der anderen, zu den Fakten, die noch fehlen. Sind die Lücken geschlossen, lässt du dir eine Gliederung vorschlagen. Gib sie frei oder passe sie an. Erst danach lässt du ChatGPT schreiben. Gehe Abschnitt für Abschnitt vor, jeweils mit der Kernaussage zuerst. Lass die Zusammenfassung zum Schluss schreiben. Abschließend soll ChatGPT jede Zahl im Bericht zusammen mit ihrer Quelle auflisten.

Die Reihenfolge ist wichtig. ChatGPT kann gut strukturieren, formulieren und kürzen. Es weiß aber nicht, was diesen Monat in deinem Team passiert ist. Lässt du es die Lücken selbst füllen, bekommst du einen gut lesbaren Text, der teilweise erfunden ist. OpenAI sagt das ganz offen: ChatGPT kann überzeugend klingen, auch wenn es falschliegt. Seine Antworten solltest du als ersten Entwurf behandeln, nicht als abschließende Quelle (OpenAI-Hilfecenter: Sagt ChatGPT die Wahrheit?).

Was ChatGPT bei einem Bericht gut kann und was deine Aufgabe bleibt

Wenn du die Aufgaben realistisch aufteilst, wird der Bericht schneller fertig und gleichzeitig besser.

  • Das kann ChatGPT gut: Stichpunkte in klare Sätze verwandeln, eine passende Struktur für die Leser vorschlagen, Lücken erkennen („Du erwähnst eine Verzögerung, aber nicht deren Ursache“), lange Absätze kürzen, den Ton vereinheitlichen und Berechnungen mit einer hochgeladenen Tabelle durchführen.
  • Das bleibt deine Aufgabe: die Fakten, die Zahlen, die Einschätzungen („Ist das ein Risiko oder nicht weiter wichtig?“), heikle Abwägungen („Nenne ich den Lieferanten beim Namen?“) und das abschließende Lesen vor dem Versand.

Wenn du nur Notizen aus einem Meeting hast und daraus einen Bericht brauchst, führt dich unsere Anleitung Mit ChatGPT aus Meeting-Notizen einen Bericht erstellen schneller ans Ziel. Auf dieser Seite geht es um umfangreichere Berichte aus mehreren Quellen: den Monatsbericht, den Projektbericht, den Quartalsrückblick oder den Bericht über einen Vorfall.

Sammle zuerst dein Material (fünf Minuten)

Ein Bericht ist nur so gut wie das Material, das du lieferst. Bevor du ChatGPT öffnest, lege Folgendes an einem Ort ab:

  • Die Leser und das Ziel. „Meine Chefin und ihr Chef. Sie wollen wissen, ob das Projekt im Plan liegt und ob wir mehr Budget brauchen.“
  • Den Zeitraum. „1. bis 30. September.“
  • Deine Notizen. Stichpunkte sind in Ordnung. Unsortiert ist in Ordnung. Falsch nicht.
  • Die Zahlen. Am besten eignet sich eine exportierte Tabelle mit klaren Spaltennamen.
  • Den Bericht des vorherigen Zeitraums, falls vorhanden. So passt der neue Bericht zum Format, das deine Leser schon kennen.
  • Was du von den Lesern brauchst. Eine Entscheidung, eine Freigabe oder einfach „Kein Handlungsbedarf“.

Prüfe die Regeln deines Unternehmens zur Eingabe von Arbeitsdaten in KI-Tools, bevor du vertrauliche Informationen einfügst. In einem persönlichen ChatGPT-Konto kannst du unter Settings, Data controls die Option „Improve the model for everyone“ zur Modellverbesserung ausschalten. OpenAI erklärt außerdem, dass Inhalte aus Business- und Enterprise-Workspaces standardmäßig nicht zum Training verwendet werden (OpenAI-Hilfecenter: Datenkontrollen in ChatGPT). Ersetze Kundennamen im Zweifel vor dem Einfügen durch „Kunde A“.

Schritt 1: Lass ChatGPT dir Fragen stellen

Diesen Schritt lassen die meisten aus. Dabei verhindert gerade er, dass im Entwurf Dinge erfunden werden. Füge dein Material und diesen Prompt ein:

Ich muss einen [Monatsbericht / Projektbericht / Quartalsbericht / Bericht über einen Vorfall] für die Arbeit schreiben.
Leser: [wer ihn liest und was diesen Personen wichtig ist]
Zeitraum: [Datumsangaben]
Ziel: [was der Bericht leisten soll, z. B. „zeigen, dass wir im Plan liegen, und um einen zusätzlichen Designer bitten“]

Unten stehen meine Notizen und Zahlen. Schreibe den Bericht noch NICHT.
Stelle mir zuerst Fragen. Frage mich jeweils nur eine Sache, die für die Leser wichtig ist und in meinen Notizen fehlt, unklar oder widersprüchlich ist. Stelle höchstens 8 Fragen. Fülle niemals selbst eine Lücke. Wenn ich eine Antwort nicht weiß, markiere die Stelle mit „[noch zu bestätigen]“.

[Notizen hier einfügen]

Beantworte jede Frage in ein oder zwei Zeilen. Du wirst merken: Oft sind es genau die Fragen, die deine Führungskraft nach dem Lesen gestellt hätte. Darum geht es. Du beantwortest sie vor dem Versand, nicht erst im anschließenden E-Mail-Austausch.

Schritt 2: Stimme die Gliederung ab, bevor du ausformulieren lässt

Bitte zuerst um eine Struktur, später um den ausformulierten Text. Eine Gliederung zu korrigieren dauert dreißig Sekunden. Einen fertigen Entwurf mit falscher Struktur zu korrigieren dauert eine halbe Stunde.

Schlage auf Grundlage meiner Notizen und Antworten eine Gliederung für diesen Bericht vor.
Gib mir nur Überschriften und darunter jeweils eine Zeile dazu, was in den Abschnitt gehört.
Stelle die wichtigste Botschaft für die Leser an den Anfang.
Orientiere dich an der Struktur meines vorherigen Berichts (unten eingefügt), wo es sinnvoll ist.

Du bist unsicher, wie du deinen Bericht aufbauen sollst? Diese üblichen Strukturen sind ein guter Ausgangspunkt:

  • Wöchentlicher oder monatlicher Fortschrittsbericht: aktueller Stand auf einen Blick, erledigte Aufgaben, Zahlen im Vergleich zum Ziel, Verzögerungen und ihre Ursachen, Risiken, Plan für den nächsten Zeitraum, was du von den Lesern brauchst.
  • Projektbericht (während des Projekts oder zum Abschluss): Ziel und Umfang, aktueller Stand im Vergleich zu Plan und Budget, getroffene Entscheidungen, offene Punkte, gewonnene Erkenntnisse, nächste Schritte.
  • Quartalsrückblick: Ergebnisse im Vergleich zu den im letzten Quartal gesetzten Zielen, Gründe für die Veränderungen, was du anders machen wirst, Ziele für das nächste Quartal.
  • Bericht über einen Vorfall: was passiert ist, wann, welche Auswirkungen es hatte, wie das Problem behoben wurde, die eigentliche Ursache und was sich ändert, damit es nicht erneut passiert. Bleib sachlich und verzichte auf Schuldzuweisungen.

Schritt 3: Schreibe Abschnitt für Abschnitt, die Kernaussage zuerst

Ein Abschnitt pro Nachricht hält ChatGPT beim Thema und hilft dir, alles mitzulesen. Ein langer Entwurf in einem Durchgang wird zum Ende hin oft immer ungenauer.

Schreibe Abschnitt 1 der Gliederung: [Überschrift].
Regeln:
- Beginne mit dem Fazit in einem Satz. Danach folgen die Details, die es belegen.
- Verwende nur Fakten aus meinen Notizen und Antworten. Lass Markierungen wie „[noch zu bestätigen]“ unverändert.
- Kurze Absätze. Aufzählungen nur für Listen mit 3+ Punkten.
- Einfache Wörter. Kein „Potenziale heben“, „Synergien“, „in unserer schnelllebigen Welt“.
- Maximal 150 Wörter.

Lies jeden Abschnitt, bevor du den nächsten anforderst. Wenn etwas nicht stimmt, sag genau, was: „Die Verzögerung wurde vom Lieferanten verursacht, nicht von uns“ funktioniert viel besser als „Mach es besser“.

Schritt 4: Nimm die Zahlen aus deiner Tabelle, nicht aus dem Gedächtnis

Lade für den Zahlenteil des Berichts die Datei hoch, statt die Werte im Chat abzutippen. ChatGPT kann Tabellen (.xlsx, .csv) analysieren, Trends zusammenfassen sowie Tabellen und Diagramme erstellen. Für Berechnungen führt es Python aus. OpenAI empfiehlt klare Spaltenüberschriften in der ersten Zeile, eine Zeile pro Datensatz und keine Leerzeilen zwischen den Daten. Außerdem solltest du laut OpenAI den Code und die Annahmen prüfen, bevor du dich auf das Ergebnis verlässt (OpenAI-Hilfecenter: Datenanalyse mit ChatGPT).

Verwende die hochgeladene Tabelle für den Abschnitt „Zahlen“.
1. Vergleiche [diesen Monat] mit [letztem Monat] und mit dem Ziel für: [die 3 bis 5 wichtigen Kennzahlen auflisten].
2. Erstelle eine kleine Tabelle: Kennzahl, aktueller Zeitraum, vorheriger Zeitraum, Ziel, Veränderung.
3. Schreibe 3 Sätze darüber, was sich am stärksten verändert hat und was der wahrscheinliche Grund dafür ist. Verwende dafür NUR meine Notizen. Wenn meine Notizen keinen Grund nennen, schreibe „[Grund noch zu bestätigen]“.
4. Sag mir, welche Spalten und Zeilen du für jede Zahl verwendet hast.

Punkt 4 hilft dir beim Gegenprüfen. Wenn eine Summe seltsam aussieht, kannst du genau die betreffenden Zeilen kontrollieren. Ein Hinweis von derselben Hilfeseite: Exakte Werte lassen sich aus gescannten PDFs oder Bildern von Tabellen nicht zuverlässig auslesen. Exportiere deshalb die eigentliche Tabelle, wenn es auf die Zahlen ankommt. Falls deine Daten nur als PDFs vorliegen, hilft dir unsere Anleitung zum Übertragen von Daten aus PDFs in eine Tabelle, sie zuerst passend aufzubereiten.

Schritt 5: Schreibe die Zusammenfassung für die Führungsebene zuletzt

Die Zusammenfassung ist der Teil, den deine Leser am ehesten lesen. Schreibe sie deshalb erst, wenn alles andere steht. Auch wer nach fünf Zeilen aufhört, sollte wissen, wie der Stand ist und was du brauchst.

Schreibe jetzt eine Zusammenfassung für den Anfang des Berichts, maximal 5 Zeilen:
- Zeile 1: Gesamtstatus in einfachen Worten (im Plan / gefährdet / nicht im Plan) und warum.
- Zeilen 2 bis 4: die drei Fakten, die die Leser kennen müssen.
- Zeile 5: was ich von den Lesern brauche, mit Datum. Wenn ich nichts brauche, schreibe „Kein Handlungsbedarf.“

Prüfe den Bericht vor dem Versand

Ein sauber formulierter Entwurf ist nicht automatisch korrekt. Führe diesen Check jedes Mal durch:

Prüfe den gesamten Bericht. Liste Folgendes auf:
1. Jede Zahl, jedes Datum und jeden Namen im Bericht, jeweils mit Quelle (meine Notizen, meine Antwort auf Frage X oder Tabellenzeilen).
2. Jeden Satz, der etwas behauptet, das nicht in meinem Material steht.
3. Alle verbliebenen Markierungen „[noch zu bestätigen]“.
4. Jede Stelle, an der die Formulierung ungenauer oder positiver ist, als es die Fakten rechtfertigen.

Danach kommt dein eigener Check:

  • Vergleiche drei Zahlen selbst mit der Tabelle.
  • Kläre jede Markierung „[noch zu bestätigen]“. Wenn das nicht möglich ist, lass sie sichtbar stehen oder frage vor dem Versand einen Kollegen.
  • Lies die Zusammenfassung laut vor. Wenn eine Zeile nicht so klingt, wie du es in einem Meeting sagen würdest, formuliere sie um.
  • Achte darauf, dass schlechte Nachrichten nicht untergehen. Von einer verpassten Frist erfahren die Leser besser von dir in deinem Bericht als später von jemand anderem.

So klingt der Bericht nach dir, nicht nach ChatGPT

Wer dich kennt, merkt, wenn dein Bericht plötzlich wie eine Werbebroschüre klingt. Diese drei Anpassungen helfen:

  • Gib eine Stilprobe mit. Füge einen Bericht oder eine längere E-Mail ein, die du selbst geschrieben hast, und sage: „Übernimm den Ton und die Satzlänge dieses Beispiels.“
  • Streiche die Floskeln. Ergänze deinen Prompt für die einzelnen Abschnitte um eine kurze Liste mit Wörtern, die du nie verwenden würdest („eintauchen“, „robust“, „Gamechanger“).
  • Formuliere deine Einschätzungen selbst. Schreibe die Sätze darüber, was ihr deiner Meinung nach tun solltet, selbst. Genau für diese Einschätzung bezahlt dich deine Führungskraft.

Du bist unsicher, ob ChatGPT oder Claude der bessere Partner für längere berufliche Texte ist? Unser Ratgeber ChatGPT oder Claude zum Schreiben vergleicht beide anhand echter Schreibaufgaben und zeigt, welches Tool zu welcher Aufgabe passt.

Wenn du jeden Monat denselben Bericht schreibst

Wenn der Bericht regelmäßig ansteht, fang nicht jedes Mal von vorn an. Mit der Funktion Projects in ChatGPT bündelst du zusammengehörige Chats, Dateien und Anweisungen in einem Projekt. OpenAI nennt die Wiederverwendung eines Projekts für wiederkehrende Aufgaben ausdrücklich als Einsatzmöglichkeit: Du kannst Datensätze und Berichte im Projekt ablegen und jede Woche zurückkehren, um daraus Updates zu erstellen (OpenAI-Hilfecenter: Projects in ChatGPT). Hinterlege deine Berichtsvorlage, eine Stilprobe und die fünf Prompts von oben in den Projektanweisungen. Lade dann jeden Monat die neuen Zahlen und Notizen hoch und gehe dieselben Schritte durch.

Wenn du eher eine kurze wöchentliche Status-Mail als einen vollständigen Bericht verschickst, zeigt dir unsere Anleitung für automatisierte Status-Updates mit Gemini, wie du sie auf Basis einer Tabelle in Google Sheets einrichtest.

Häufige Fehler

  • „Schreib meinen Monatsbericht“ ohne Material. Du bekommst eine überzeugend formulierte Vorlage voller Dinge, die nicht passiert sind.
  • Die Rückfragen überspringen. Die Lücken verschwinden nicht. ChatGPT füllt sie mit Vermutungen.
  • Den ganzen Bericht mit einer einzigen Nachricht anfordern. Abschnitt für Abschnitt dauert es zwei Minuten länger, wird aber deutlich besser.
  • Zahlen von Hand in den Chat tippen. Lade die Tabelle hoch und frage, aus welchen Zeilen die jeweilige Zahl stammt.
  • Die Zusammenfassung zuerst schreiben. Am Ende beschreibt sie den geplanten Bericht, nicht den tatsächlich geschriebenen.
  • Den Bericht abschicken, ohne ihn selbst zu lesen. Dein Name steht darunter.

Passende Anleitungen

Fang mit dem Bericht für diesen Monat an

Nimm den Bericht, der als Nächstes ansteht. Sammle deine Notizen und die Tabelle, füge den Prompt für die Rückfragen ein und beantworte die Fragen. Schon nach der ersten merkst du, ob dir das Zeit spart. Bei den meisten wird der Bericht allein durch die Rückfragen besser. Denn sie klären genau die Punkte, nach denen die Leser sonst gefragt hätten.

Willst du jede Woche einen neuen praktischen KI-Workflow wie diesen? Melde dich bei Launchpad an.

No password needed – your reset opens instantly.

Kein Passwort. Nur deine E-Mail-Adresse, und du bist dabei.

🇬🇧 Read this page in English