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Lange Dokumente mit ChatGPT für die Arbeit zusammenfassen

Es ist Dienstagnachmittag. Jemand hat dir gerade ein 70-seitiges Dokument auf den Tisch gelegt: eine neue Richtlinie, eine Ausschreibung, ein Lieferantenangebot oder eine Strategiepräsentation als PDF. Du sollst „bis Donnerstag mal reinschauen“, neben allem anderen, was ansteht. Mit ChatGPT kannst du lange Dokumente für die Arbeit in etwa fünfzehn Minuten zusammenfassen. Aber nicht mit einem einzigen Prompt wie „Fass das zusammen“. So klappt es: Lade die Datei hoch. Lass dir zuerst einen Überblick über den Aufbau geben und dann jeden Abschnitt einzeln zusammenfassen. Lass daraus die abschließende Zusammenfassung für die eine Person schreiben, die sie lesen wird. Prüfe jede Aussage anhand der Seite, von der sie stammt.

Stell dir vor, es ist Donnerstagmorgen. Du gehst ins Meeting und hast fünf Zeilen gelesen, auf die du dich verlassen kannst. Neben den zwei Punkten, die dein Team wirklich betreffen, stehen die Seitenzahlen. Wenn jemand fragt: „Was steht da zur Frist?“, öffnest du Seite 41 und liest es vor.

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Die kurze Antwort

Hänge das Dokument an einen Chat in ChatGPT an (DOCX, PDF oder TXT). Bevor du eine Zusammenfassung anforderst, lass ChatGPT die Abschnitte mit Seitenzahlen auflisten. So weißt du, ob es die ganze Datei erfasst hat. Lass dann einen Abschnitt nach dem anderen zusammenfassen, mit einer Seitenangabe hinter jedem Punkt. Bitte erst danach um die abschließende Zusammenfassung, zugeschnitten auf einen bestimmten Leser: deine Führungskraft, dein Team, einen Kunden oder dich selbst. Lass ChatGPT zum Schluss zur Kontrolle den Satz zitieren, der den jeweiligen Punkt belegt. Lies drei dieser Zitate selbst im Original nach.

Warum die zusätzlichen Schritte? ChatGPT kann überzeugend klingen, auch wenn es falschliegt. OpenAI selbst empfiehlt, die Antworten als ersten Entwurf zu behandeln und Zitate und Daten zu überprüfen (OpenAI Help Center: Sagt ChatGPT die Wahrheit?). Bei der Zusammenfassung eines langen Dokuments ist das besonders wichtig. Denn gerade das lässt sich nicht so leicht überprüfen: Was wurde weggelassen?

Warum einmal „Fass das zusammen“ bei langen Dokumenten nicht reicht

Die Dateigröße ist selten das Problem. ChatGPT akzeptiert Dokumente bis zu 512 MB. Für Textdateien gilt eine Grenze von 2 Millionen Tokens pro Datei. Das ist deutlich mehr als bei einem üblichen Dokument im Arbeitsalltag (OpenAI Help Center: Dateien in ChatGPT hochladen). Entscheidend ist, welche Inhalte das Modell berücksichtigt. Eine Studie unter der Leitung von Stanford-Forschern aus dem Jahr 2023 zeigte: Sprachmodelle nutzen Informationen am Anfang und Ende einer langen Eingabe am besten. Mit Informationen in der Mitte kommen sie merklich schlechter zurecht (Liu et al., „Lost in the Middle“, 2023).

In der Praxis heißt das: Eine in einem Durchgang erstellte Zusammenfassung einer 70-seitigen Datei klingt oft vollständig. Trotzdem fehlt vielleicht die Klausel auf Seite 38, auf die es für dich ankommt. Wenn du Abschnitt für Abschnitt vorgehst, bleibt jeder Teil klein genug, damit das Modell ihn gründlich berücksichtigen kann. Am Überblick erkennst du, ob etwas übersprungen wurde.

Vor dem Hochladen: drei kurze Checks

  • Kann ChatGPT die Datei lesen? DOCX, PDF und TXT funktionieren. Ein Dokument aus Google Docs kannst du nicht direkt hochladen. Exportiere es zuerst als PDF oder DOCX (File, Download, also Datei, Herunterladen). Präsentationen funktionieren als PPTX.
  • Ist der Text wirklich Text? Versuche, einen Satz im PDF zu markieren. Geht das nicht, ist es ein Scan. Die Zusammenfassung wird dann lückenhaft oder falsch. In den meisten Tarifen liest ChatGPT den digitalen Text eines Dokuments, nicht die Bilder darin. Diagramme und gescannte Seiten können deshalb fehlen. Laut derselben OpenAI-Seite zum Datei-Upload liest nur ChatGPT Enterprise Bilder in PDFs. Lass den Scan zuerst durch die Texterkennung deines PDF-Tools laufen. Oder füge die wichtige Tabelle als Text ein.
  • Darfst du die Datei hochladen? Bei ChatGPT Business und Enterprise werden die Daten deines Arbeitsbereichs laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Bei einem persönlichen Free-, Plus- oder Pro-Konto dagegen schon, sofern du „Improve the model for everyone“ (das Modell für alle verbessern) nicht unter Settings, Data Controls (Einstellungen, Datenkontrollen) ausschaltest (OpenAI Help Center: Datenkontrollen). Halte dich in jedem Fall an die Regeln deines Unternehmens für vertrauliche Dateien. Frag im Zweifel nach, bevor du etwas hochlädst.

Noch ein praktischer Hinweis: Im Free-Tarif kannst du 3 Dateien pro Tag hochladen, laut derselben OpenAI-Seite zum Datei-Upload. Fang also mit dem wichtigsten Dokument an.

Schritt 1: Erst den Aufbau erfassen, dann zusammenfassen

Das dauert eine Minute und bewahrt dich vor dem häufigsten Fehler: einer Zusammenfassung, die nur die erste Hälfte der Datei abdeckt.

Ich habe ein Dokument angehängt, das ich für meine Arbeit verstehen muss. Fasse es noch nicht zusammen.

1. Sag mir, was für ein Dokument es ist, wer es geschrieben hat und welches Datum es trägt, sofern angegeben.
2. Liste alle Abschnitte und Unterabschnitte der Reihe nach mit Seitenzahlen auf.
3. Nenne mir den letzten Satz des Dokuments, damit ich weiß, dass du das Ende erfasst hast.
4. Weise auf alle Seiten hin, die wie Bilder oder Scans aussehen oder Tabellen enthalten, die du nicht lesen konntest.

Gleiche den letzten Satz und die Anzahl der Seiten mit der Datei ab. Stimmen sie nicht überein, wurde die Datei nicht vollständig geladen. Lade sie erneut hoch oder teile sie auf (siehe unten).

Schritt 2: Abschnitt für Abschnitt zusammenfassen

Arbeite dich jetzt durch den Überblick, jeweils ein paar Abschnitte auf einmal. Verlange jedes Mal Seitenangaben. Damit lässt sich die Zusammenfassung später überprüfen.

Fasse nur die Abschnitte 1 bis 3 zusammen.

Gib mir für jeden Abschnitt:
- 2 bis 4 Stichpunkte mit den Kernaussagen, jeweils mit Seitenzahl
- alle Zahlen, Datumsangaben, Fristen oder Namen, genau wie im Dokument
- alles, was eine Anforderung, eine Verpflichtung oder eine Änderung gegenüber dem bisherigen Vorgehen ist

Wenn ein Abschnitt nichts enthält, das für jemanden in der Rolle [deine Rolle] wichtig ist, sag das in einer Zeile. Fülle keine Lücken mit Allgemeinwissen: Was nicht im Dokument steht, lässt du weg.

Schreib „weiter“, und ChatGPT macht mit den nächsten Abschnitten weiter. Bei einem 70-seitigen Dokument sind das meist vier oder fünf Runden. Überfliege jede Antwort, sobald sie da ist. So bemerkst du, wenn etwas nicht richtig klingt, solange du den Abschnitt noch frisch im Kopf hast.

Schritt 3: Die Zusammenfassung auf den Leser zuschneiden

Eine gute Zusammenfassung für die Arbeit hängt davon ab, wer sie liest und was diese Person als Nächstes tun muss. Dasselbe Dokument kann zu ganz unterschiedlichen Zusammenfassungen führen. Wähle die passende Variante und füge sie im selben Chat ein. So baut ChatGPT auf den Notizen zu den Abschnitten auf, statt von vorn anzufangen.

Für deine Führungskraft (ein Überblick, der in 30 Sekunden gelesen ist):

Schreibe einen kurzen Überblick für meine Führungskraft. Nutze nur die obigen Notizen zu den Abschnitten.
- Zeile 1: Was für ein Dokument ist das, und warum liegt es bei uns auf dem Tisch?
- Danach die 3 wichtigsten Punkte für unser Team, mit Seitenzahlen.
- Danach: Was müssen wir entscheiden oder tun, und bis wann?
- Danach alles, was unklar ist oder was ich mit jemandem klären sollte.
Maximal 150 Wörter. Einfache Sprache, Fachbegriffe aus dem Dokument nur, wenn sie nötig sind.

Für dein Team (konkrete Aufgaben statt Nacherzählung):

Liste anhand der Notizen zu den Abschnitten alles in diesem Dokument auf, was den Arbeitsalltag meines Teams verändert. Nutze eine Tabelle: Was ändert sich, ab wann, wen betrifft es, Seitenzahl. Danach eine Zeile: Was bleibt gleich?

Für einen Kunden oder jemanden außerhalb des Unternehmens: Bitte um eine kurze, leicht verständliche Version ohne interne Namen. Lies sie zweimal, bevor du sie verschickst. Wenn du eine Zusammenfassung nach außen schickst, sind das deine Worte, nicht die von ChatGPT.

Für dich selbst (um es wirklich zu verstehen): Lass ChatGPT die drei schwierigsten Abschnitte einfach erklären und dir anschließend drei Fragen dazu stellen. Kannst du sie nicht beantworten, lies diese Seiten noch einmal.

Schritt 4: Die Zusammenfassung mit dem Dokument abgleichen

Dieser Schritt macht aus einer gut klingenden Zusammenfassung eine, die du im Meeting sicher vertreten kannst.

Gehe die Zusammenfassung Punkt für Punkt durch. Zitiere zu jedem Punkt den genauen Satz aus dem Dokument, der ihn belegt, mit Seitenzahl. Wenn ein Punkt nicht direkt durch einen Satz im Dokument belegt ist, markiere ihn mit NICHT GEFUNDEN.

Sag mir danach: Was steht im Dokument, das für einen Leser in meiner Rolle wichtig wäre, aber in der Zusammenfassung fehlt?

Öffne das Original und lies drei dieser Zitate selbst nach, davon mindestens eines aus der Mitte des Dokuments. Wenn ein Zitat dort nicht steht oder etwas leicht anderes aussagt, korrigiere den Punkt. Lass ChatGPT den Rest erneut prüfen. Jede Zahl in der Zusammenfassung wird mit der jeweiligen Seite abgeglichen, jedes Mal.

Einen langen E-Mail-Verlauf vor einem Meeting zusammenfassen

Ein Verlauf mit 40 Nachrichten ist auch ein langes Dokument, nur ein unübersichtliches. Dieselbe Methode funktioniert mit zwei Anpassungen. Erstens: Speichere den Verlauf als Datei. Die meisten E-Mail-Apps können eine Unterhaltung als PDF drucken oder speichern. Zweitens: Bitte vor der Zusammenfassung um einen zeitlichen Überblick:

Das ist ein E-Mail-Verlauf, auf den ich morgen im Meeting vorbereitet sein muss.
1. Erstelle einen zeitlichen Überblick: Datum, wer geschrieben hat, was die Person gesagt oder gefragt hat. Jeweils eine Zeile.
2. Was wurde entschieden, und von wem?
3. Was ist noch offen, und wer wartet auf wen?
4. Was werde ich im Meeting wahrscheinlich gefragt, und was steht dazu im Verlauf?

Punkt 4 hilft dir besonders. Gleiche die Entscheidungen mit den tatsächlichen E-Mails ab. In solchen Verläufen steht oft „Ich glaube, wir hatten uns geeinigt“, obwohl niemand zugestimmt hat. Wenn du statt eines E-Mail-Verlaufs Notizen aus dem Meeting selbst hast, passt unsere Anleitung zum Zusammenfassen von Meeting-Notizen mit ChatGPT besser.

Wenn das Dokument zu lang ist oder es mehrere sind

  • Der Überblick reicht nicht bis zum Ende. Teile das PDF auf. Das geht mit den meisten PDF-Tools. Lade Teil 1 hoch und erledige die Schritte 1 und 2. Mach danach mit Teil 2 im selben Chat weiter. Bitte erst um die abschließende Zusammenfassung, wenn alle Teile fertig sind.
  • Mehrere zusammengehörige Dokumente. Lege sie in einem ChatGPT Project (Projekt) ab, damit du die ganze Woche darauf zurückkommen kannst. OpenAI erlaubt 5 Dateien pro Projekt mit Free, 25 mit Go und Plus sowie 40 mit Business und Enterprise. Lass zuerst den Aufbau jeder Datei einzeln erfassen. Bitte danach um eine gemeinsame Zusammenfassung.
  • Zwei Versionen desselben Dokuments. Lass nicht zwei Zusammenfassungen erstellen, die du dann selbst vergleichst. Lade beide Versionen hoch und frage: „Was hat sich zwischen Version A und Version B geändert? Liste jeden Unterschied mit den Seitenzahlen in beiden Versionen auf.“

Wenn das lange Dokument ein Vertrag, ein Mietvertrag oder eine Richtlinie ist, ändern sich die Schritte etwas. In unserer Anleitung zu KI für rechtliche Dokumente findest du Prompts, die wichtige Klauseln herausarbeiten und dir helfen, deine Fragen vorzubereiten.

Häufige Fehler

  • Ein Prompt für das ganze Dokument. Du bekommst eine flüssig geschriebene Zusammenfassung der Teile, die das Modell berücksichtigt hat.
  • Keine Seitenzahlen. Ohne sie kannst du nichts überprüfen. Am Ende vertraust du der Zusammenfassung blind oder liest doch alles noch einmal.
  • Einen Scan hochladen. Wenn du den Text nicht markieren kannst, kann ChatGPT ihn wahrscheinlich auch nicht richtig lesen.
  • Eine Zusammenfassung ohne bestimmten Leser. „Fass das zusammen“ liefert dir ein kürzeres Dokument. „Gib meiner Führungskraft einen Überblick darüber, was wir entscheiden müssen“ liefert dir etwas Nützliches.
  • Lücken auffüllen lassen. Sag ausdrücklich, dass alles weggelassen werden soll, was nicht im Dokument steht. Sonst fließt Allgemeinwissen ein.
  • Die wichtigen Seiten nicht selbst lesen. Die Zusammenfassung zeigt dir, wo du nachsehen solltest. Das Nachlesen ersetzt sie nicht.

Weitere Anleitungen

Probier es mit dem Dokument auf deinem Schreibtisch aus

Nimm das längste Dokument, das du diese Woche lesen sollst. Starte mit dem Prompt für den Überblick und schau dir das Ergebnis an. Oft lohnt sich schon dieser erste Schritt: Du siehst in einer Minute, welche drei Abschnitte du wirklich lesen musst und bei welchen vierzig Seiten die Zusammenfassung reicht.

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