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Tabellen mit ChatGPT analysieren: So geht’s im Job

Es ist Montag, 4:40 Uhr nachmittags. Jemand leitet dir eine Tabelle mit 2,000 Zeilen weiter. Darüber steht nur: „Kannst du mir vor dem Meeting morgen sagen, was hier los ist?“ Du öffnest sie, scrollst und verlierst irgendwo bei Spalte K den Überblick. Mit ChatGPT kannst du eine Tabelle für die Arbeit in etwa zwanzig Minuten analysieren. Aber nicht, indem du sie hochlädst und „Analysiere das“ eingibst. So klappt es: Räume die Datei in zwei Minuten auf. Lass ChatGPT zuerst beschreiben, welche Daten vorliegen. Stelle die eine Frage, die für dein Meeting beantwortet werden muss. Lass dir zu jedem Ergebnis die zugrunde liegenden Zahlen zeigen. Mach daraus dann eine Zusammenfassung in fünf Zeilen für die Person, die gefragt hat.

Stell dir vor, es ist Dienstagmorgen. Du kommst mit drei Ergebnissen ins Meeting, die du selbst geprüft hast. Dazu hast du ein einfaches Diagramm und genau die Zeilen, auf denen die Zahl beruht, nach der alle fragen werden. Wenn dein Chef fragt: „Woher kommen diese 18%?“, weißt du die Antwort.

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Die kurze Antwort

Hänge die Tabelle als XLSX-, XLS-, CSV- oder TSV-Datei an einen Chat in ChatGPT an. Bevor du nach Ergebnissen fragst, lass dir die Spalten, die Anzahl der Zeilen und den abgedeckten Zeitraum auflisten. Dazu alles, was fehlerhaft aussieht: etwa leere Zellen, doppelte Einträge oder als Text gespeicherte Zahlen. Stelle dann eine konkrete geschäftliche Frage und sage, welche Spalten ChatGPT verwenden soll. Bitte zu jedem Ergebnis um eine kleine Tabelle mit den zugrunde liegenden Zahlen. Prüfe drei dieser Zahlen selbst in Excel oder Google Sheets. Lass erst danach eine Zusammenfassung für eine konkret benannte Person schreiben.

Warum die Prüfung? Bei der Datenanalyse schreibt ChatGPT oft Python-Code und führt ihn aus, um die Berechnungen zu erledigen. OpenAI empfiehlt, diesen Code, die Ausgaben und die Annahmen zu prüfen, bevor du dich auf das Ergebnis verlässt (OpenAI-Hilfecenter: Datenanalyse mit ChatGPT). ChatGPT kann auch dann überzeugend klingen, wenn es falschliegt. Deshalb bezeichnet OpenAI seine Antworten als ersten Entwurf, nicht als endgültige Quelle (OpenAI-Hilfecenter: Sagt ChatGPT die Wahrheit?). Eine falsche Summe im Meeting kostet dich mehr als die zwanzig Minuten, die du gespart hast.

Vor dem Hochladen: zwei Minuten, die dir zwanzig sparen

OpenAIs eigene Empfehlung für Tabellen ist einfach: aussagekräftige Spaltenüberschriften in der ersten Zeile, eine Zeile pro Datensatz und verständliche Spaltennamen. Vermeide mehrere voneinander unabhängige Tabellen auf einem Tabellenblatt, leere Zeilen oder Spalten, die die Daten unterbrechen, und Werte, die nur in Bildern stehen (OpenAI: Datenanalyse mit ChatGPT). In der Praxis heißt das:

  • Entferne alles Drumherum. Titelzeilen, verbundene Überschriftszellen, eine Summenzeile am Ende, ein Notizfeld in der Ecke. ChatGPT könnte eine Summenzeile als weiteren Kunden lesen.
  • Benenne unverständliche Überschriften um. Aus „Betr_EUR_ex“ wird „Betrag EUR ohne MwSt.“. So bekommst du bessere Antworten und musst später nicht erklären, was gemeint ist.
  • Entferne, was du nicht brauchst. Wenn es um Regionen und Monate geht, muss die Spalte mit den Telefonnummern deiner Kunden nicht mit.
  • Prüfe, ob du die Datei hochladen darfst. Bei ChatGPT Business, Enterprise und Edu verwendet OpenAI Inhalte aus dem Workspace nach eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle. Bei einem persönlichen Konto schaltest du unter „Settings“, „Data controls“ die Option „Improve the model for everyone“ aus (OpenAI: Datenkontrolle in ChatGPT). Die Regeln deines Unternehmens haben weiterhin Vorrang.

Du arbeitest mit Google Sheets? Lade eine Kopie herunter („Datei“, „Herunterladen“, „Microsoft Excel“ oder „CSV“) und lade diese hoch (Google: Tabellen exportieren). Eine CSV-Datei enthält nur das Tabellenblatt, das gerade geöffnet war. Wähle deshalb zuerst den richtigen Tab. Wenn in deinem Konto Connectors aktiviert sind, also Verbindungen zu anderen Diensten, kannst du in ChatGPT auch direkt Dateien aus Google Drive, OneDrive oder SharePoint anhängen.

Schritt 1: Lass ChatGPT die Datei zuerst beschreiben

Diesen Schritt lassen die meisten aus. Dabei findest du genau hier die Probleme, die später jede Antwort verfälschen: eine Datumsspalte, die als Text gelesen wird, zwei Schreibweisen für „Region“, 40 leere Zeilen mittendrin. Ich mache das jedes Mal, auch bei Dateien, die ich selbst erstellt habe.

Ich lade eine Tabelle hoch. Analysiere sie noch nicht.
Sag mir zuerst:
1. Wie viele Zeilen und Spalten sie hat und welche Tabellenblätter enthalten sind.
2. Wie jede Spalte heißt, welche Art von Daten sie enthält (Datum, Zahl, Text, Kategorie) und jeweils einen Beispielwert.
3. Welchen Zeitraum die Daten abdecken.
4. Was falsch oder uneinheitlich aussieht: leere Zellen, doppelte Einträge, als Text gespeicherte Zahlen, ungewöhnliche Schreibweisen desselben Werts, Ausreißer.
Stelle mir danach bis zu 3 Fragen zu allem, bei dem du unsicher bist.

Lies die Antwort wie die Übergabe eines Kollegen. Wenn dort 1,940 Zeilen stehen und du weißt, dass es 2,000 sein sollten, halte kurz an. Finde den Grund, bevor du weitermachst. Wenn ChatGPT die Bedeutung einer Spalte errät, korrigiere es mit einem Satz: „Status 3 bedeutet storniert, lass diese Einträge weg.“

Schritt 2: Stelle die Frage für dein Meeting, nicht „Analysiere das“

Mit „Analysiere diese Tabelle“ bekommst du eine Sammlung von Durchschnittswerten, nach denen niemand gefragt hat. Hinter einer guten Frage steht eine Entscheidung. Gib ChatGPT den Kontext, die Spalten und den Vergleich, auf den es dir ankommt.

Kontext: Das ist unser [monatlicher Umsatzexport / Protokoll der Support-Tickets / Projektbudget]. Ich muss morgen [meinem Chef] erklären, [was sich dieses Quartal verändert hat / warum die Kosten über dem Budget liegen / wo sich Tickets häufen].

Verwende diese Spalten: [Datum], [Region], [Produkt], [Betrag EUR ohne MwSt.].
Vergleiche [Q3 mit Q2].

Nenne mir die 3 wichtigsten Ergebnisse zu dieser Frage. Gib zu jedem Ergebnis an:
- einen Satz in einfachem Deutsch
- die genauen Zahlen dahinter in einer kleinen Tabelle
- wie du es berechnet hast (Filter, Gruppierungen, ausgelassene Zeilen)
Wenn sich etwas mit diesen Daten nicht beantworten lässt, sage das, statt zu raten.

Der letzte Satz ist wichtig. Ohne ihn füllt ein Chatbot Lücken gern mit etwas, das plausibel klingt. Mit ihm bekommst du: „Die Datei hat keine Kostenspalte, deshalb kann ich die Marge nicht berechnen.“ Das ist deutlich hilfreicher.

Schritt 3: Lass dir den Rechenweg zeigen und prüfe drei Zahlen

Wenn ChatGPT Python für eine Analyse ausführt, kannst du den Code und die Ausgaben öffnen. Du musst Python dafür nicht lesen können. Lass dir stattdessen die Methode in Worten erklären:

Erkläre für Ergebnis 1 Schritt für Schritt in einfachen Worten, wie du auf die Zahl gekommen bist: welche Zeilen du gefiltert hast, für welche Spalte du die Summe oder den Durchschnitt berechnet hast und wie viele Zeilen eingeflossen sind. Nenne mir dann einen Filter, den ich in Excel setzen kann, um dieselben Zeilen selbst zu sehen.

Nimm dir jetzt zwei Minuten direkt in der Tabelle. Setze diesen Filter, schau dir die Summe unten in der Statusleiste an und vergleiche. Mach das für drei Zahlen: die größte, die überraschendste und die, nach der dein Chef fragen wird. Stimmen sie überein, kannst du dem Rest deutlich mehr vertrauen. Falls eine nicht passt, frage ChatGPT nach dem Grund. Oft findest du dann die Summenzeile oder den doppelten Eintrag, auf den es dich in Schritt 1 hingewiesen hat.

Mit ChatGPT eine Tabelle prüfen und Ergebnisse zusammenfassen

Sobald die Zahlen stimmen, ist die Zusammenfassung der einfache Teil. Der Trick: Schreibe sie für eine bestimmte Person, gib eine feste Länge vor und sage, was du von dieser Person brauchst.

Schreibe ausschließlich auf Basis der oben geprüften Ergebnisse eine Zusammenfassung für [meinen Chef, der vor dem Meeting 2 Minuten Zeit hat].
- höchstens 5 Zeilen
- beginne mit der wichtigsten Veränderung und der zugehörigen Zahl
- danach 2 Ergebnisse, die sie untermauern, jeweils mit der zugehörigen Zahl
- danach 1 offene Frage oder ein Risiko, das sich anhand der Daten nicht klären lässt
- schließe mit der Entscheidung oder dem nächsten Schritt, den wir von dieser Person brauchen
Einfaches Deutsch, keine Fachbegriffe, keine Zahlen, die nicht in unseren geprüften Tabellen stehen.

Ändere den Empfänger, und du bekommst eine andere, genauso nützliche Zusammenfassung: „mein Team, damit es weiß, worauf es sich nächste Woche konzentrieren soll“ oder „einen Kunden, ohne interne Kostenzahlen“. Dieselben Daten, dieselben geprüften Zahlen, eine andere Botschaft.

Schritt 4: ein Diagramm, wenn es hilft

ChatGPT kann aus hochgeladenen Daten Diagramme erstellen. Balken-, Linien-, Kreis- und Streudiagramme lassen sich in eine interaktive Ansicht umschalten. Andere Diagrammtypen werden als Bild ausgegeben (OpenAI: Datenanalyse mit ChatGPT). Bitte um genau ein Diagramm, das dein wichtigstes Ergebnis zeigt:

Erstelle ein Balkendiagramm für [Betrag] nach [Region], mit [Q2] neben [Q3]. Sortiere von der größten zur kleinsten Veränderung. Verwende als Titel das Ergebnis in einfachen Worten, nicht die Spaltennamen. Beschrifte die Balken mit den Werten.

Wenn das erste Diagramm nicht deinen Vorstellungen entspricht, sage das direkt. OpenAI weist darauf hin, dass die erste Wahl des Diagrammtyps oder der Methode nicht immer zu deiner Absicht passt. Meist hilft es, den Diagrammtyp, die Gruppierung oder die Spalte genau zu nennen.

Wenn die Tabelle groß, unübersichtlich oder voller Formeln ist

  • Sehr große Dateien. Für Tabellen und CSV-Dateien liegt die Größenbegrenzung bei ungefähr 50 MB. Sie hängt davon ab, wie umfangreich die einzelnen Zeilen sind (OpenAI: Dateien in ChatGPT hochladen). Liegt deine Datei darüber, filtere nach dem benötigten Zeitraum oder der Region und lade nur diesen Ausschnitt hoch.
  • Viele Formeln. Laut OpenAI können Anzahl und Komplexität der Formeln die Verarbeitung beeinflussen, auch wenn die Datei klein genug ist. Kopiere das Tabellenblatt als reine Werte in eine neue Datei („Inhalte einfügen“, „Werte“) und lade diese Kopie hoch.
  • Mehrere Tabs. Sage ChatGPT, welches Tabellenblatt es verwenden soll. Oder bitte darum, die Tabellenblätter einzeln zu prüfen. Auch OpenAI empfiehlt das, wenn eine Antwort unvollständig wirkt.
  • Eine Tabelle in einer PDF-Datei oder einem Screenshot. ChatGPT kann genaue Werte aus Scans oder Bildern von Tabellen möglicherweise nicht zuverlässig lesen. Besorge dir nach Möglichkeit die ursprüngliche Tabellendatei. Wenn du nur die PDF-Datei hast, hole zuerst die Tabelle heraus, zum Beispiel mit Claude: Daten aus einer PDF-Datei in eine Tabelle übertragen.
  • Ein regelmäßiger Bericht. Wenn du das jeden Monat machst, speichere deine Prompts aus Schritt 1 und Schritt 2 zusammen mit der Datei des Vormonats in einem ChatGPT Project, also einem Projekt. So startest du nächsten Monat mit denselben Fragen.

Wenn du eigentlich eine Formel brauchst, die in der Tabelle bleibt, statt einer einmaligen Antwort, lies Excel-Formeln mit KI schreiben. Dort findest du den passenden Prompt und erfährst, wie du das Ergebnis prüfst, bevor du dich darauf verlässt.

Häufige Fehler

  • Die Beschreibung der Daten überspringen. Jede weitere Antwort beruht dann auf einer Vermutung über deine Spalten.
  • Nach „Erkenntnissen“ fragen. Du bekommst allgemeine Beobachtungen. Stelle lieber eine Frage, hinter der eine Entscheidung steht.
  • Einer ungeprüften Zahl vertrauen. Drei Stichproben dauern zwei Minuten. Nimm dir die Zeit.
  • Den gesamten CRM-Export hochladen. Personenbezogene Daten, die du für die Frage nicht brauchst, sollten in deinen Systemen bleiben.
  • Eine Zusammenfassung ohne klaren Empfänger. „Fasse das zusammen“ liefert dir eine kürzere Tabelle in Worten. „Erkläre meinem Chef, was sich verändert hat“ liefert dir etwas, das du verschicken kannst.

FAQ

Geht das mit dem kostenlosen ChatGPT-Tarif?

Ja. Du kannst im Tarif Free und in den kostenpflichtigen Tarifen Tabellen hochladen. Die Limits hängen vom Tarif ab. Im kostenlosen Tarif kannst du 3 Dateien pro Tag hochladen. Eine gut vorbereitete Datei ist deshalb besser als drei Versuche (OpenAI: Dateien in ChatGPT hochladen).

Kann ChatGPT aktuelle Daten aus dem Web in meine Analyse einbeziehen?

Nicht direkt innerhalb der Analyse. Laut OpenAI kann die für die Datenanalyse genutzte Python-Umgebung keine Webanfragen oder API-Aufrufe ausführen. Lade zusätzliche Daten, die du einbeziehen möchtest, deshalb hoch oder binde sie über eine Verbindung ein.

Ich habe einen Export meiner Vertriebspipeline. Gibt es dafür einen fertigen Prompt?

Ja, genau dafür haben wir ein komplettes Paket für die wöchentliche Auswertung zusammengestellt: ChatGPT-Prompts für das Management deiner Vertriebspipeline.

Weitere Anleitungen

Probier es mit der Tabelle aus, die du schon länger vor dir herschiebst

Nimm die Datei, die seit letzter Woche in deinem Download-Ordner liegt. Führe nur den Prompt aus Schritt 1 aus und lies die Antwort. Oft erfährst du dadurch schon mehr als durch zehn Minuten Scrollen: wie viele Daten es tatsächlich sind, wo etwas nicht stimmt und welche Frage sich lohnt.

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Quellen

Du arbeitest nicht nur mit Tabellen, sondern auch mit Dokumenten? Lies unsere Anleitung zu KI-Tools für die Dokumentenanalyse.

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