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E-Mails professioneller formulieren: KI-Prompts, die funktionieren

Du hast die E-Mail schnell geschrieben. Beim Durchlesen merkst du: So klingt sie nicht gut. Sie ist zu schroff, schweift ab oder verrät schon in der zweiten Zeile deinen Ärger über das letzte Telefonat. Du möchtest sie professioneller formulieren. Der Kunde wartet, und du hast noch zwölf andere Dinge auf dem Tisch.

So geht’s. Füge deinen Entwurf in ChatGPT, Claude oder Gemini ein und gib drei Dinge an: Wer liest die E-Mail? Was darf sich nicht ändern, etwa Termine, Preise und Zusagen? Wie lang darf sie sein? Bitte dann um eine überarbeitete Fassung und eine kurze Liste der Änderungen. Der letzte Punkt ist der Trick. Du prüfst die Liste in zehn Sekunden, statt zwei E-Mails Zeile für Zeile zu vergleichen. So kommt nichts hinein, was du nicht gemeint hast.

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Der Prompt, mit dem deine E-Mail professioneller klingt

„Formuliere das professioneller“ allein ist Glückssache. Die KI muss raten, was nicht stimmt. Also ändert sie alles: deine Worte, die Länge, manchmal auch die Fakten. Oft kommt die E-Mail länger und steifer zurück, als du sie geschrieben hast. OpenAI und Anthropic sagen in ihren eigenen Anleitungen dasselbe: Je genauer du sagst, was du willst, desto besser wird die Antwort (OpenAI, Anthropic).

Sag der KI also genau, was sie tun soll. Kopiere diesen Prompt und speichere ihn dort, wo du ihn schnell wiederfindest:

Überarbeite die folgende E-Mail so, dass sie professionell und ruhig klingt, aber weiterhin wie von einem echten Menschen geschrieben.

Empfänger: [an wen sie geht, z. B. „ein Kunde, mit dem ich seit zwei Jahren zusammenarbeite“]
Ziel: [was du von der Person brauchst, z. B. „den neuen Liefertermin bestätigen“]

Regeln:
- Übernimm alle Namen, Datumsangaben, Zahlen, Preise und Zusagen exakt wie im Entwurf.
- Ergänze keine neuen Fakten, Entschuldigungen oder Zusagen.
- Formuliere meine Bitte weder schwächer noch nachdrücklicher.
- Nenne die Kernaussage oder Bitte in den ersten zwei Zeilen.
- Halte die E-Mail ungefähr gleich lang oder kürzer.
- Verwende einfache Worte. Kein „Ich hoffe, es geht dir gut“.

Gib mir nach der E-Mail eine nummerierte Liste deiner Änderungen und begründe sie.

E-Mail:
[deinen Entwurf einfügen]

Fülle die beiden Klammern oben aus. Sie machen den größten Unterschied. „Ein Kunde, der sich schon zweimal beschwert hat“ braucht eine andere E-Mail als „mein Vorgesetzter“. Die KI kann das nur wissen, wenn du es ihr sagst.

Was „professionell“ bei einer geschäftlichen E-Mail wirklich heißt

Professionell heißt nicht förmlich. Und auch nicht länger. Wer eine E-Mail professioneller formulieren möchte, will meistens fünf Dinge:

  • Das Wichtigste zuerst. Was du brauchst und bis wann, steht gleich am Anfang.
  • Genaue Angaben. „Donnerstag, 22. Oktober, vor 12:00 Uhr“ statt „bald“.
  • Keine Floskeln. Streiche „Ich wollte nur kurz“, „Entschuldige die Störung“ und das dritte „Danke im Voraus“.
  • Ein ruhiger Ton. Keine Großbuchstaben zur Betonung, kein Sarkasmus, kein „Wie schon gesagt“.
  • Ein klarer nächster Schritt. Nach der letzten Zeile weiß der Empfänger, was zu tun ist.

So sieht das aus. Ein typischer Entwurf unter Zeitdruck:

hey, also die entwürfe kommen schon wieder später, die druckerei hat unsere dateien vermurkst und wir warten noch auf sie. wahrscheinlich ende nächster woche?? sorry!! sag bescheid wenn das ein problem ist

Und ungefähr so sieht das Ergebnis mit dem Prompt oben aus:

Hallo Sarah,

die Entwürfe kommen später als geplant. Unsere Druckerei hatte ein Problem mit den Dateien. Wir warten darauf, dass sie diese erneut schickt. Nach unserer aktuellen Einschätzung wird es Ende nächster Woche.

Passt dieser Termin für dich? Falls du dadurch Schwierigkeiten bekommst, sag mir bitte Bescheid. Dann schauen wir, was wir verschieben können.

Viele Grüße
Tom

Schau dir an, was gleich geblieben ist: die Verzögerung, der Grund, der ungefähre Termin. Und was sich geändert hat: Das Wichtigste steht vorn, die Hektik ist weg, und am Ende steht eine echte Frage. Aus „wahrscheinlich“ wurde außerdem „nach unserer aktuellen Einschätzung“. Die KI hat daraus keine Zusage gemacht. Genau dafür ist die Regel da, Aussagen nicht stärker zu formulieren. Hätte sie „Die Entwürfe sind am Freitag fertig“ geschrieben, würde das in der Änderungsliste stehen und dir auffallen.

Eine wütende E-Mail mit ChatGPT professionell umformulieren

Das brauchen die meisten, auch wenn sie es ungern zugeben. Jemand hat etwas verbockt, es hat dich einen Abend gekostet, und dein Entwurf lässt daran keinen Zweifel.

So gehst du vor:

  1. Schreib zuerst die wütende Fassung. In einer Notizen-App, nicht in deinem E-Mail-Programm. Dann ist kein Senden-Button in Reichweite.
  2. Füge sie mit diesem Prompt ein:
Ich bin verärgert, und das merkt man diesem Entwurf an. Überarbeite ihn in einem ruhigen, professionellen Ton.

Beibehalten: die Fakten dazu, was schiefgelaufen ist, die Auswirkungen auf mich und was ich jetzt vom Empfänger brauche.
Entfernen: Schuldzuweisungen, Sarkasmus, Großbuchstaben zur Betonung, Ausrufezeichen und alle Aussagen über den Charakter der Person.
Bleib bestimmt. Entschuldige dich nicht dafür, dass ich das Problem anspreche.

Entwurf:
[einfügen]
  1. Lies die E-Mail einmal und frag dich: Wäre es für mich in Ordnung, wenn sie an den Chef des Empfängers weitergeleitet würde? Wenn ja, ist sie fertig.
  2. Halte dir die Möglichkeit offen, die E-Mail zurückzuholen. In Gmail kannst du unter Settings, also den Einstellungen, Undo Send auf 30 Sekunden setzen. Damit lässt sich der Versand rückgängig machen (Gmail-Hilfe). Eine Kleinigkeit, die gerade bei solchen E-Mails viel wert ist.

Die Zeile „Bleib bestimmt“ ist wichtig. Ohne sie überarbeitet die KI wütende E-Mails manchmal zu stark in die andere Richtung. Heraus kommt ein weichgespülter Text voller Entschuldigungen, in dem deine eigentliche Beschwerde verschwindet. Professionell heißt ruhig und klar. Nicht nachgeben.

Eine lange E-Mail kürzer und klarer formulieren

Das andere häufige Problem: Du hast alles erklärt, genau in der Reihenfolge, in der es passiert ist. Deine Bitte steht in Absatz vier. Niemand liest Absatz vier.

Formuliere diese E-Mail kürzer und klarer, mit weniger als 120 Wörtern.

- Beginne damit, was ich vom Empfänger brauche und bis wann.
- Behalte nur die Hintergrundinformationen, die er zum Handeln braucht.
- Verwende bei drei oder mehr Punkten eine kurze Aufzählung.
- Übernimm alle Datumsangaben, Zahlen und Namen exakt wie im Entwurf.
- Liste alles auf, was du gestrichen hast, damit ich prüfen kann, ob es wirklich entfallen darf.

E-Mail:
[einfügen]

Gib eine Wortzahl vor. Bei „kürzer“ ohne Zahl wird die E-Mail womöglich nur ein bisschen kürzer. Und die Zeile „Liste alles auf, was du gestrichen hast“ hilft dir bei der Kontrolle: Hat die KI ausgerechnet den Satz zur Budgetgrenze entfernt, siehst du es sofort.

Das Gleiche mit Claude: Kunden-E-Mails überarbeiten oder beantworten

Alles oben funktioniert genauso in Claude, Wort für Wort. Prompt einfügen, Entwurf einfügen. Besonders praktisch ist Claude bei der zweiten Aufgabe.

Deine E-Mail mit Claude professioneller formulieren

Nimm denselben Prompt wie am Anfang. Wenn du viele Kunden-E-Mails schreibst, speichere die Regeln einmal, statt sie jedes Mal einzufügen. In Claude kannst du unter Settings Anweisungen für dein gesamtes Konto hinterlegen. Mit einem kostenpflichtigen Tarif kannst du einem Project eigene Anweisungen geben, die nur innerhalb dieses Projekts gelten (Claude-Hilfecenter). Erstelle ein Projekt namens „Kunden-E-Mails“ und hinterlege dort die Regeln. Danach fügst du nur noch den Entwurf ein.

Mit Claude eine professionelle Antwort an einen Kunden schreiben

Manchmal hast du noch gar keinen Entwurf. Der Kunde hat geschrieben, und du starrst auf seine E-Mail. Füge sie ein und gib Claude deine Antwort in Stichpunkten:

Hier ist eine E-Mail von einem Kunden. Schreibe meine Antwort.

Meine Antwort in Stichpunkten: [z. B. „ja zur zusätzlichen Seite, kostet 350 extra, kann Montag anfangen, brauche zuerst seine Logo-Dateien“]

Ton: professionell und freundlich, kurze Absätze, keine übertriebenen Formulierungen.
Verwende nur Fakten aus meinen Notizen. Wenn etwas fehlt, schreibe [PRÜFEN], statt zu raten.
Weniger als 150 Wörter.

Kunden-E-Mail:
[einfügen]

Die Anweisung mit [PRÜFEN] solltest du unbedingt beibehalten. Sie verhindert, dass die KI eine Lücke mit einem Termin oder Preis füllt, dem du nie zugestimmt hast. Wenn du oft solche Antworten schreibst, findest du in unserer Anleitung zum schnelleren Schreiben von E-Mail-Antworten mit ChatGPT mehr dazu. Für wiederkehrende Situationen wie Verzögerungen, Zahlungserinnerungen oder Änderungen am Auftragsumfang gibt es unsere Vorlagen für Kundenkommunikation, die nach dir klingt.

Professionelle Schlussformulierungen für E-Mails, die nicht steif klingen

In den letzten zwei Zeilen werden viele E-Mails unnötig umständlich. „Bei weiteren Fragen kannst du dich jederzeit gerne an mich wenden“ sagt nichts aus und braucht dafür elf Wörter. Ein guter Abschluss besteht aus zwei Teilen: einem Schlusssatz, der sagt, wie es weitergeht, und einer kurzen Grußformel.

Schlusssätze, die etwas bewirken:

  • „Kannst du bis Mittwoch zusagen, damit wir den Termin buchen können?“
  • „Wenn Donnerstag um 10:00 Uhr passt, schicke ich dir die Einladung.“
  • „Du brauchst nicht zu antworten. Das ist nur zur Info.“
  • „Sobald ich deine Dateien habe, legen wir noch am selben Tag los.“

Grußformeln und wann sie passen:

  • Viele Grüße passt fast immer.
  • Freundliche Grüße ist etwas förmlicher. Gut beim ersten Kontakt oder bei einer Beschwerde.
  • Danke nur, wenn du tatsächlich um etwas bittest.
  • Bis bald für jemanden, mit dem du schon häufig zusammenarbeitest.

Soll die KI das übernehmen? Ergänze einen der Prompts oben um diese Zeile: „Beende die E-Mail mit einem Satz zum nächsten Schritt, dann mit ‚Viele Grüße‘ und meinem Namen.“ Und wenn jede deiner E-Mails gleich endet, lass dir drei verschiedene Schlusssätze geben und wähle einen aus.

Wenn du in Gmail schreibst, kann Gemini deinen Entwurf überarbeiten, ohne dass du das Schreibfenster verlassen musst. Unsere Anleitung zu Gemini in Gmail zeigt dir, wo du die Funktion findest und wie du den Text prüfst.

Die Buttons, die es schon in deinem Postfach gibt

Vielleicht brauchst du gar kein separates Chatfenster.

  • Gmail: Mit „Help me write“, der Schreibhilfe von Gemini, kannst du einen eigenen Entwurf überarbeiten. Dafür gibt es Optionen wie Polish, Formalize, Shorten und Elaborate, also Überarbeiten, Förmlicher formulieren, Kürzen und Ausführlicher formulieren (Gmail-Hilfe). Je nach Konto und Land brauchst du dafür möglicherweise einen Google AI- oder Workspace-Tarif.
  • Outlook: „Coaching by Copilot“, die E-Mail-Beratung von Copilot, liest deinen Entwurf und schlägt Änderungen an Ton, Verständlichkeit und voraussichtlicher Wirkung auf den Empfänger vor. Du kannst alle Änderungen auf einmal übernehmen (Microsoft Support). Dafür brauchst du einen Microsoft 365-Tarif, der Copilot enthält.

Für eine schnelle Überarbeitung sind diese Funktionen prima. Der Haken: Einem einzelnen Button kannst du nicht sagen: „Lass den Preis unverändert und schwäche meine Bitte nicht ab.“ Bei wichtigen E-Mails gibt dir ein Chat mit dem vollständigen Prompt mehr Kontrolle. Du weißt noch nicht, welchen Assistenten du wofür nutzen sollst? Hier findest du einen verständlichen Vergleich: ChatGPT vs. Gemini vs. Copilot.

Der 30-Sekunden-Check vor dem Senden

Die KI hat die Formulierung übernommen. Für den Inhalt bist weiterhin du verantwortlich. Prüfe vor dem Senden:

  • Die Änderungsliste. Steht etwas darauf, das du nicht wolltest?
  • Namen, Datumsangaben, Zahlen. Stimmen sie mit deinem Entwurf überein?
  • Verbindlichkeit. Wurde aus „könnte“ ein „wird“ oder aus „etwa am Freitag“ ein „am Freitag“?
  • Deinen Ton. Würdest du das dieser Person auch so sagen? Klingt es wie eine Pressemitteilung, bitte um „einfacher und weniger förmlich“.

Noch ein Punkt: Datenschutz. Füge nichts ein, was dein Unternehmen in externen Tools nicht erlaubt, etwa Kundenverträge oder personenbezogene Daten. In ChatGPT kannst du verhindern, dass deine Gespräche zum Trainieren der Modelle verwendet werden. Das geht unter Settings, Data controls, „Improve the model for everyone“, also der Einstellung zur Modellverbesserung (OpenAI-Hilfecenter). Wenn dein Arbeitgeber dir ein freigegebenes Arbeitskonto bereitstellt, nutze es für geschäftliche E-Mails.

Einmal einrichten, jeden Tag nutzen

Die eigentliche Zeitersparnis liegt nicht in einer einzigen guten Überarbeitung. Sie liegt darin, dass du die Regeln nie wieder eintippen musst.

  • ChatGPT: Hinterlege deine E-Mail-Regeln in Custom Instructions, den individuellen Anweisungen, unter Settings, Personalization. Sie gelten für alle deine Chats und sind in jedem Tarif verfügbar (OpenAI-Hilfecenter).
  • Claude: Ein Projekt mit den Regeln als Anweisungen, wie oben beschrieben.
  • Überall: Eine angeheftete Notiz mit den Prompts von dieser Seite.

Ergänze ein paar Sätze aus einer E-Mail, die du tatsächlich verschickt hast und gut fandest. Schreib dazu: „Übernimm diesen Schreibstil.“ Dann klingt die überarbeitete Fassung nach dir an einem guten Tag, nicht nach einer Vorlage. Unsere Anleitung zum KI-Schreibassistenten für Berufstätige mit wenig Zeit zeigt dir, wie du dafür eine einseitige Beschreibung deines Schreibstils erstellst.

Du schreibst einem Kunden in einer anderen Sprache? Entwirf die E-Mail zuerst in deiner eigenen Sprache. Folge dann unserer Anleitung zum Übersetzen von Dokumenten mit KI, damit der Ton und deine wichtigsten Begriffe erhalten bleiben.

Eine Bewerbungs-E-Mail ist die E-Mail, bei der es am meisten auf den Ton ankommt. Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, zeigt dir unsere Anleitung, wie du mit KI ein Bewerbungsschreiben schreibst, das professionell und trotzdem nach dir klingt.

Kurze Antworten

Darf ich meine geschäftlichen E-Mails mit KI verbessern?

Für Ton und Verständlichkeit ja, solange du das Ergebnis prüfst und die Regeln deines Unternehmens dazu beachtest, welche Tools du nutzen darfst. Du verschickst die E-Mail. Damit stehst du auch für jede Angabe darin ein.

Funktioniert das mit den kostenlosen Tarifen?

Ja. Einen Entwurf einzufügen und überarbeiten zu lassen, funktioniert in den kostenlosen Versionen von ChatGPT und Claude (ChatGPT-Tarife, Claude-Tarife). Für die integrierten Buttons in Gmail und Outlook brauchst du möglicherweise einen kostenpflichtigen Tarif.

Warum macht die KI meine E-Mails länger?

Weil du ihr keine Grenze gesetzt hast. Ergänze „gleich lang oder kürzer“ oder eine Wortzahl. Sag ihr außerdem, dass sie Floskeln wie „Ich hoffe, es geht dir gut“ weglassen soll.

Kann ich diese Prompts in anderen Sprachen verwenden?

Ja. Schreib den Prompt auf Englisch oder in deiner eigenen Sprache und ergänze „Antworte auf [Sprache]“. Prüfe Namen und Zahlen genauso sorgfältig.

Nimm die E-Mail, die schon am längsten in deinen Entwürfen liegt. Füge sie mit dem ersten Prompt dieser Seite ein. Du hast sie verschickt, bevor dein Kaffee kalt wird.

Möchtest du die nächste Lektion direkt in deinem Postfach?

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Quellen

Du arbeitest mit Outlook? In unserem Ratgeber zum besten KI-E-Mail-Assistenten für Outlook findest du Möglichkeiten, deine E-Mails genauso gut direkt im Postfach zu überarbeiten.

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