n8n-Tutorial für Anfänger: Dein erster KI-Workflow in einer Stunde

Du hast gehört, dass n8n dir ganze Aufgaben abnehmen kann. Dann öffnest du es, siehst eine leere Arbeitsfläche voller Pluszeichen und schließt den Tab wieder. Das ist normal. Niemand lernt n8n nur durchs Anschauen.

Die kurze Antwort: Starte mit der kostenlosen Testversion von n8n Cloud. Baue zuerst den 15-Minuten-Einstiegsworkflow von n8n nach. Dabei lernst du die drei wichtigsten Grundlagen kennen: Trigger, Nodes und die Weitergabe von Daten von einem Node zum nächsten. Danach baust du einen kleinen Workflow für deine eigene Arbeit, mit einem KI-Schritt in der Mitte. Diese Anleitung führt dich genau dabei durch. In etwa einer Stunde, ohne Code zu schreiben.

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Was n8n eigentlich ist, einfach erklärt

n8n ist ein Tool, das deine Apps verbindet und Schritte für dich ausführt. Du zeichnest die Schritte auf einer Arbeitsfläche ein, wie Kästchen auf einem Whiteboard. n8n führt sie dann der Reihe nach aus. Jedes Kästchen heißt Node, also Knoten. Jeder Node hat eine Aufgabe: ein Formular auslesen, einem KI-Modell eine Frage stellen, eine Zeile in eine Tabelle schreiben oder eine E-Mail senden.

Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger, also einem Auslöser. Er beantwortet eine Frage: „Wann soll das laufen?“ Jeden Morgen um 8? Wenn jemand ein Formular ausfüllt? Wenn eine neue E-Mail ankommt? Auch die Einstiegsanleitung von n8n beschreibt es so: Zuerst entscheidest du, wie der Workflow startet (n8n-Dokumentation: Deinen ersten Workflow bauen).

Mit der dritten Grundlage macht es klick. Die Ausgabe eines Nodes wird zur Eingabe des nächsten. Du siehst diese Daten auf dem Bildschirm und ziehst Felder daraus in den nächsten Schritt. So nutzt du per Drag-and-drop aktuelle Daten, ganz ohne Code.

Das ist im Grunde alles. Trigger, Nodes und Daten, die zwischen ihnen fließen. Alles Weitere lernst du nach und nach.

Cloud oder selbst hosten: Was sich für Anfänger eignet

Du kannst n8n auf zwei Arten nutzen. Entweder betreibt n8n es für dich (n8n Cloud), oder du lässt es auf deinem eigenen Computer oder Server laufen (Self-Hosting). Die Anleitung von n8n sagt klar, was für wen passt: Wenn du direkt loslegen möchtest und kein technisches Fachwissen hast, nimm n8n Cloud. Du musst nichts installieren. Wenn du n8n kostenlos nutzen möchtest, hoste die Community Edition selbst (n8n-Dokumentation: Die passende Nutzungsart wählen).

Mein ehrlicher Rat: Starte mit der Cloud. Self-Hosting ist später eine gute Option. Am ersten Tag müsstest du dich damit aber zusätzlich um Docker, Updates und Backups kümmern. Das brauchst du zum Einstieg noch nicht.

Diese Angaben habe ich heute auf der Preisseite von n8n geprüft (n8n-Preise):

Kostenlose Testversion: Keine Kreditkarte nötig. Enthalten sind 1,000 Ausführungen, davon 5 gleichzeitig, ein Laufzeitlimit von 180 Sekunden und 100 KI-Credits. Die n8n-Dokumentation beschreibt sie als 14-tägige Testversion mit Pro-Funktionen.
Starter: 20 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung. Unbegrenzt viele Workflows und Nutzer, KI-Nodes inklusive, 5 gleichzeitige Ausführungen.
Pro: 50 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung, für alle, die täglich Automatisierungen nutzen.
Community Edition: Kostenlos, aber du hostest sie selbst (n8n-Dokumentation: n8n selbst hosten).

Bei n8n lassen sich die Kosten gut planen: Abgerechnet wird pro Ausführung. Eine Ausführung ist ein vollständiger Durchlauf eines Workflows, unabhängig von der Anzahl der Schritte. Ein Workflow, der einmal täglich läuft, verbraucht etwa 30 Ausführungen im Monat. So erklärt es n8n auf derselben Preisseite. Einen ausführlichen Vergleich mit einem Tool, das pro Aufgabe abrechnet, findest du hier: n8n vs. Zapier für Agentur-Workflows.

Schritt 1: Den Einstiegsworkflow von n8n nachbauen (15 Minuten)

Lass diesen Schritt nicht aus. Die offizielle Einstiegsanleitung von n8n ist kurz. Du brauchst dafür keine Konten oder API-Schlüssel und lernst genau die Handgriffe, die du später immer wieder brauchst (n8n-Dokumentation: Deinen ersten Workflow bauen). Du baust ein kleines „Wetterprotokoll“:

Schedule Trigger: Jeden Tag um 8 Uhr starten.
HTTP Request: Das Wetter für Berlin vom Beispieldaten-Dienst von n8n abrufen.
Edit Fields (Set): Felder hineinziehen und so aus den Rohdaten einen lesbaren Satz machen.
Data table: Jeden Bericht als neue Zeile speichern. So entsteht mit der Zeit ein Protokoll.

Wenn du ein Feld in ein Kästchen ziehst, schreibt n8n etwas wie {{ $json.city }} für dich. Das ist eine Expression: ein Platzhalter, den n8n beim Ausführen des Workflows durch den tatsächlichen Wert ersetzt. Du musst diese Ausdrücke nie von Hand eingeben. Hineinziehen, die Vorschau unter dem Feld ansehen, fertig.

Am Ende klickst du auf Publish, also „Veröffentlichen“. Damit wechselst du von „Ich teste das gerade“ zu „Führe das ab jetzt für mich aus“. Merk dir diesen Begriff. Genau an diesem Punkt kommen später fast alle Anfänger einmal ins Stocken.

Schritt 2: Dein erster nützlicher Workflow mit einem KI-Schritt

Jetzt kommt der Teil, der dir tatsächlich Zeit spart. Wir bauen einen Workflow, den viele Selbstständige und kleine Teams gut gebrauchen können: Jemand füllt dein Kontaktformular aus. Die KI liest die Nachricht, ordnet sie ein und schreibt einen Antwortentwurf. Der Entwurf wartet in Gmail darauf, dass du ihn prüfst.

Das Problem, das er löst: Anfragen bleiben unbeantwortet, weil sich schon die erste Antwort nach Arbeit anfühlt. Das Ergebnis: Du öffnest Gmail, findest einen fertigen Entwurf, passt eine Zeile an und klickst auf Senden. Du behältst die Kontrolle über jedes Wort, das dein Postfach verlässt.

Vier Nodes. Mehr braucht dieser Workflow nicht.

Node 1: n8n Form Trigger (das „Wann“)

Klicke auf Add first step und wähle den n8n Form Trigger. n8n erstellt die Formularseite für dich (n8n-Dokumentation: n8n Form Trigger). Gib ihr einen Titel wie „Stell mir deine Frage“ und füge drei Felder hinzu:

name (Text, Pflichtfeld)
email (Email, Pflichtfeld)
message (Textarea, Pflichtfeld)

Klicke auf Execute step, um den Schritt auszuführen. n8n öffnet das Testformular. Fülle es aus, als wärst du ein Kunde. Zum Beispiel: „Hallo, übernimmst du die Buchhaltung für kleine Onlineshops? Was würde ein monatliches Paket kosten?“ Schicke das Formular ab. Deine Antworten erscheinen jetzt als Daten im Node.

Node 2: OpenAI (der KI-Schritt)

Klicke auf das Pluszeichen hinter dem Formular und füge den Node OpenAI hinzu. Wähle dann eine Textaktion, die eine Nachricht an ein Modell sendet. In n8n Cloud kannst du im Feld für die Zugangsdaten Use Gateway credits wählen. So lässt sich dieser Schritt ohne eigenes OpenAI-Konto ausführen (n8n-Dokumentation: OpenAI-Node). Wenn du lieber Claude oder Gemini nutzt, bietet n8n auch einen Anthropic-Node und einen Node für Google Gemini. Das Prinzip bleibt gleich.

Füge diesen Text ins Prompt-Feld ein. Ziehe die Formularfelder an die Stellen in eckigen Klammern:

Du hilfst mir, Anfragen für mein kleines Unternehmen zu beantworten.

Hier ist eine neue Nachricht von [name] ([email]):
[message]

Erledige zwei Dinge:
1. Schreibe in die erste Zeile EINE Kategorie: ANGEBOT, FRAGE, SUPPORT oder SONSTIGES.
2. Schreibe darunter eine kurze, freundliche Antwort in meinem Stil (max. 120 Wörter).
   Bedanke dich bei der Person und sprich sie dabei mit ihrem Vornamen an. Beantworte, was du beantworten kannst, und schlage ein 15-minütiges Gespräch vor,
   falls nach Preisen gefragt wurde. Erfinde niemals Preise oder Zusagen.
   Schließe mit „Viele Grüße, [dein Vorname]“.

Passe die Grußformel und die Kategorien an deine Arbeit an. Klicke auf Execute step und lies das Ergebnis. Wenn der Ton nicht passt, ändere den Prompt, nicht die Ausgabe. Zwei oder drei Runden sind normal.

Ein Tipp aus Erfahrung: Der Satz „Erfinde niemals Preise oder Zusagen“ steht da nicht zum Spaß. Ohne ihn denkt sich ein Modell manchmal eine Zahl aus, die plausibel klingt. Wenn du bessere Prompts wie diesen schreiben möchtest: Mein Claude-Tutorial für Anfänger erklärt dasselbe dreiteilige Prompt-Prinzip.

Node 3: Edit Fields (Daten aufräumen)

Füge einen Node Edit Fields (Set) hinzu, denselben wie im Wetter-Workflow. Erstelle zwei Felder:

subject: Gib „Re: Deine Frage“ ein und ziehe die Kategorie aus der KI-Ausgabe dahinter. So siehst du auf einen Blick, um welche Art von Nachricht es geht.
reply: Ziehe den Text der KI hinein.

Dieser Schritt ist optional. Er hält aber den nächsten Node übersichtlich und zeigt dir die nützlichste Gewohnheit bei der Arbeit mit n8n: Bereite die Daten auf, bevor du sie weitergibst.

Node 4: Gmail, einen Entwurf erstellen (das „Ergebnis“)

Füge den Node Gmail hinzu und wähle Create a draft, also „Entwurf erstellen“ (n8n-Dokumentation: Gmail-Node). Verbinde dein Google-Konto, wenn n8n dich dazu auffordert. Ziehe dann die Felder hinein: email aus dem Formular als Empfängeradresse, dein Feld subject als Betreff und reply als Nachricht.

Warum ein Entwurf und nicht „Send a message“? Weil dein erster KI-Workflow keinem Kunden eine E-Mail schicken sollte, ohne dass du sie gesehen hast. Lass ihn ein paar Wochen laufen. Sobald du den Antworten für eine Kategorie vertraust, etwa FRAGE, kannst du diesen Zweig auf Senden umstellen. Vorher nicht.

Testen, dann veröffentlichen

Klicke auf Execute workflow, um den Workflow auszuführen. Fülle das Testformular noch einmal aus und sieh in Gmail nach. Dort solltest du einen Entwurf mit der Kundenadresse, deinem Betreff und einer Antwort finden, die ungefähr nach dir klingt.

Klicke dann auf Publish und verwende für das Formular die Production URL, also die Adresse für den laufenden Betrieb. Diesen Schritt übersehen Anfänger oft. Die n8n-Dokumentation erklärt: Die Test URL funktioniert nur, während du im Editor testest. Die Production URL funktioniert erst, wenn der Workflow veröffentlicht ist (n8n-Dokumentation: n8n Form Trigger). Setze den Link für den laufenden Betrieb auf deine Website oder in deine E-Mail-Signatur.

Öffne nach dem ersten echten Durchlauf den Tab Executions im Workflow. Dort siehst du jede Ausführung und was jeder Node gemacht hat (n8n-Dokumentation: Ausführungen). In diesem Tab findest du heraus, warum etwas nicht passiert ist.

So sieht der fertige Workflow aus

Lies ihn von links nach rechts, wie einen Satz:

Formular abgeschickt  ->  OpenAI ordnet die Nachricht ein und entwirft eine Antwort  ->  Edit Fields bereitet die Daten auf  ->  Gmail speichert einen Entwurf

Stell dir ein Ein-Personen-Designstudio vor. Vorher: Anfragen stapeln sich bis Sonntagabend. Nachher: Der erste Entwurf wartet schon. Das Antworten dauert einen Kaffee lang, nicht einen ganzen Abend. Genau darum geht es. Keine Zauberei, nur ein lästiger Schritt weniger.

Fünf Anfängerfehler, die besonders viel Zeit kosten

Das Veröffentlichen vergessen. Im Test funktioniert der Workflow. Danach „passiert nichts“, die ganze Woche lang. Prüfe, ob er veröffentlicht ist und du die Production URL verwendest.
Gleich den Traum-Workflow bauen. Starte mit vier Nodes, die ein kleines Problem lösen. Ergänze Verzweigungen später, wenn die einfache Version im Alltag gelaufen ist.
Daten eintippen statt hineinziehen. Wenn du Felder hineinziehst, erstellt n8n die Expression für dich und zeigt eine Vorschau. Beim manuellen Tippen können Tippfehler den Ablauf stören.
Die KI zu früh selbstständig senden lassen. Erst Entwürfe, später senden. Eine falsche automatische E-Mail an einen Kunden kostet mehr als die ganze gesparte Zeit.
Nie in Executions nachsehen. Wenn etwas schiefläuft, zeigt der Tab Executions den genauen Node und die zugehörigen Daten. Schau dort nach, bevor du etwas neu baust.

So geht es nach deinen ersten beiden Workflows weiter

Sobald diese beiden laufen, weißt du genug, um fast jede n8n-Vorlage zu übernehmen und zu verstehen. Gute nächste Schritte:

Dein CRM automatisch aktuell halten: CRM-Automatisierung mit n8n für kleine Unternehmen zeigt vier Workflows, die genau auf den oben erlernten Fähigkeiten aufbauen.
Rechnungen nicht mehr von Hand in eine Tabelle übertragen: Der n8n-Workflow zur automatischen Rechnungsverarbeitung überträgt Gmail-Anhänge in Google Sheets.
Aus dem KI-Schritt einen echten Agenten machen: Einen KI-Agenten ohne Code bauen zeigt dir, wann du einen Agenten brauchst und wann ein einfacher KI-Schritt wie unserer reicht.
Automatisch nachfassen: Follow-up-Mails ohne Code automatisieren.

Du möchtest strukturierte Lektionen direkt von n8n? Die kostenlose n8n Academy bietet Anfängerkurse, beginnend mit „Essentials: Your First Workflows“. Und die n8n-Vorlagenbibliothek ist eine gute Fundgrube für Ideen, sobald du einen Workflow lesen kannst.

Deine ersten beiden Workflows laufen? Der nächste Schritt ist ein Agent, der selbst entscheidet, welches Tool er nutzt. Unsere Anleitung zum KI-Agenten-Workflow mit n8n zeigt dir, wie du einen Agenten zur Meeting-Vorbereitung baust. Er liest deinen Kalender und deine E-Mails und erstellt eine kurze Notiz zur Vorbereitung, die du anschließend prüfst.

Häufige Fragen

Muss ich programmieren können, um n8n zu nutzen?

Nein. Laut der n8n-Anleitung für den ersten Workflow brauchst du keine Programmiererfahrung. Auch in dieser Anleitung funktioniert alles per Drag-and-drop. Du kannst in n8n später Code-Schritte ergänzen, wenn du möchtest. Du kannst aber auch ohne sie echte Aufgaben erledigen.

Ist n8n kostenlos?

Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos. n8n Cloud bietet eine kostenlose Testversion ohne Kreditkarte. Danach beginnen die kostenpflichtigen Tarife bei 20 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung. So steht es heute auf der n8n-Preisseite. Preise ändern sich. Schau deshalb vor deiner Entscheidung dort nach.

Wie lange dauert es, n8n zu lernen?

Der offizielle erste Workflow dauert laut n8n etwa 15 Minuten. Plane für den KI-Workflow in dieser Anleitung etwa eine Stunde ein, einschließlich der Verbindung mit Gmail. Meiner Erfahrung nach dauert es ein paar Wochen, bis du mit Verzweigungen und Fehlerbehandlung vertraut bist. Dafür baust du echte Workflows, statt ein Wochenende lang Videos anzuschauen.

Ist n8n für Anfänger besser als Zapier?

Meiner Erfahrung nach kommst du mit Zapier bei einer einfachen Automatisierung mit zwei Schritten etwas schneller ans Ziel. n8n spielt seine Stärken aus, sobald dein Workflow mehr Schritte oder einen KI-Teil hat. Denn du zahlst pro vollständigem Durchlauf statt pro Schritt. Unsere Beispiele für den kostenlosen Zapier-Tarif zeigen dir die andere Seite.

Kann n8n statt OpenAI auch Claude oder Gemini nutzen?

Ja. Neben OpenAI hat n8n eigene Nodes für Anthropic (Claude) und Google Gemini. Ersetze den OpenAI-Node durch den gewünschten Node und behalte denselben Prompt bei.

Baue deinen Workflow diese Woche

Such dir eine Nachricht aus, die du immer wieder beantwortest. Baue heute Abend den Workflow mit vier Nodes. Lass ihn zwei Wochen lang ausschließlich Entwürfe erstellen und schau, wie viel Arbeit er dir im Postfach nebenbei abnimmt. Wenn du jede Woche mehr solcher kleinen, praktischen Erfolge möchtest: Das ist kostenlos.