Zapier mit KI automatisieren: So ergänzt du deine Zaps (2 Beispiele)

Du nutzt Zapier schon, um Daten von A nach B zu bringen. Ein Formular geht ein, eine Zeile wird ergänzt, jemand bekommt eine Slack-Nachricht. Doch sobald ein Schritt etwas Einschätzung braucht, hält der Zap an, und die Aufgabe landet wieder auf deinem Schreibtisch. Genau um solche Aufgaben geht es bei der KI-Automatisierung mit Zapier: „Ist diese E-Mail dringend?“, „Fasse diesen Thread zusammen“, „Schreib eine freundliche Erinnerung“.

Die kurze Antwort zur KI-Automatisierung mit Zapier: Füge mitten in einem normalen Zap einen Schritt mit AI by Zapier hinzu. Der Auslöser und die Aktionen bleiben festgelegt. Der KI-Schritt übernimmt nur den Teil, bei dem etwas gelesen oder geschrieben werden muss: zusammenfassen, sortieren, Daten herausziehen oder einen Entwurf schreiben. Die Ergebnisse gibt er in klar strukturierten Feldern an den nächsten Schritt weiter. Starte mit der Modellstufe Standard und lege benannte Ausgabefelder fest. Lass die KI zunächst Entwürfe erstellen, statt direkt zu versenden, bis du ihr vertraust. Im Free-Tarif kannst du einen KI-Schritt testen. Für den laufenden Betrieb brauchst du aber einen kostenpflichtigen Zapier-Tarif. Die Details findest du weiter unten.

Hier erfährst du, welche KI-Option von Zapier wann passt und wie viele Tasks sie jeweils verbraucht. Dazu kommen zwei Beispiele zum Nachbauen: eine ChatGPT-Zusammenfassung für einen Slack-Kanal und eine KI-Follow-up-Mail in Gmail. Außerdem zeigen wir dir, wie du dafür sorgst, dass die Ergebnisse vorzeigbar bleiben.

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Was KI-Automatisierung mit Zapier eigentlich bedeutet

Zapier versteht unter KI-Automatisierung den Einsatz von KI-Modellen in deinen Workflows. So kann Software auch Aufgaben übernehmen, bei denen etwas eingeschätzt werden muss, statt nur festen Regeln zu folgen. Zapier fasst das Prinzip treffend zusammen: ein festgelegter Workflow, in dem die KI einzelne Einschätzungen übernimmt. Derselbe Auslöser startet jedes Mal dieselben Schritte. Die KI kommt nur dort zum Einsatz, wo etwas eingeordnet werden muss, etwa beim Lesen einer Support-Anfrage oder beim Entwerfen einer Antwort (Zapier: Was ist KI-Automatisierung?).

Genau so solltest du an die Sache herangehen. Du übergibst nicht deinen ganzen Arbeitstag an einen Roboter. Du nimmst einen lästigen Schritt aus einem bestehenden Ablauf und lässt die KI diesen Schritt erledigen.

Gut für den Einstieg sind Aufgaben, bei denen du etwas liest und danach eine kurze Antwort tippst:

Eine lange E-Mail oder Formularantwort lesen und der passenden Kategorie zuordnen.
Einen unübersichtlichen Thread oder ein Meeting-Transkript in drei Stichpunkten zusammenfassen.
Namen, Daten und Beträge aus Freitext in separate Felder übertragen.
Einen ersten Entwurf für eine Antwort, eine Follow-up-Mail oder ein Statusupdate schreiben.

Die KI-Optionen von Zapier: Welche passt wann?

Zapier bietet inzwischen mehrere Möglichkeiten, KI zu nutzen. Sie überschneiden sich teilweise. Hier ist der einfache Überblick.

1. AI by Zapier: der KI-Schritt in einem Zap

Diese Option wirst du am häufigsten nutzen. Es ist eine integrierte Aktion, die du wie jeden anderen Schritt hinzufügst. Du schreibst einen Prompt, fügst mit / Felder aus vorherigen Schritten ein, wählst ein Modell und testest es mit Preview, der Vorschau. Du kannst eine integrierte Verbindung nutzen oder dein eigenes Konto bei OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Azure OpenAI oder Amazon Bedrock verbinden. Fertige Prompt-Vorlagen gibt es für Summarize, Write, Classify und Extract, also zum Zusammenfassen, Schreiben, Einordnen und Herausziehen von Daten (Zapier-Hilfe: AI by Zapier nutzen).

Die wichtigste Einstellung heißt Output Fields, also Ausgabefelder. Lege fest, welche Felder du zurückbekommen möchtest, zum Beispiel category, summary und reply_draft. Jedes davon kannst du dann einem Feld im nächsten Schritt zuordnen. Ohne Ausgabefelder erhältst du einen einzigen Textblock. Der lässt sich in den folgenden Schritten schwerer weiterverwenden.

2. AI by Zapier mit Tools: früher Zapier Agents

Zapier hat sein separates Produkt Agents in den KI-Schritt integriert. Die Anweisungen für den KI-Agenten stehen jetzt im Prompt. Seine Tools wählst du direkt im Schritt aus. Die bisherigen Durchläufe findest du wie bei jeder anderen Automatisierung in Zap History (Zapier: Zapier Agents ist jetzt AI by Zapier).

Mit aktivierten Tools kann ein einzelner KI-Schritt Informationen nachschlagen und Aktionen ausführen. Er kann zum Beispiel die letzte Bestellung eines Kunden finden und eine Antwort mit dem Lieferdatum entwerfen. Für jedes Tool, das Daten erstellt, ändert oder löscht, kannst du Require approval before running aktivieren. Damit ist vor der Ausführung deine Freigabe nötig: Der Durchlauf pausiert, und Zapier schickt dir per E-Mail einen Link zur Prüfung, bevor etwas geändert wird. Für Tools brauchst du einen Professional-, Team- oder Enterprise-Tarif. Dazu benötigst du ein Advanced- oder Premium-Modell oder deinen eigenen API-Schlüssel (Zapier: Apps, Wissen und Web-Tools zu einem Schritt mit AI by Zapier hinzufügen).

3. Zapier Copilot: KI, die den Zap für dich baut

Copilot läuft nicht innerhalb deines Workflows. Er hilft dir, ihn zu bauen. Du beschreibst den Workflow oben im Zap-Editor in normalen Worten: „Wenn X passiert, mache Y und dann Z.“ Copilot richtet den Auslöser, die Aktionen und die Feldzuordnungen ein. Du kannst Auto-build für den automatischen Aufbau wählen oder Ask as you build. Bei dieser Option fragt Copilot vor jeder Änderung nach. Copilot ist in der offenen Betaphase und wird für alle Tarife angeboten, auch Free (Zapier-Hilfe: Zap-Workflows mit KI erstellen).

Zapier empfiehlt Einsteigern, mit Ask as you build zu starten und jeden Schritt selbst zu testen. Beginne mit einer kleinen Stichprobe, bevor ein größerer Durchlauf mehr Tasks verbraucht (Zapier-Hilfe: Tipps für Copilot). In der Praxis ist das Grundgerüst der einfache Teil. Bei der Zuordnung der Felder solltest du selbst genau hinschauen.

4. Die App ChatGPT (OpenAI)

Das ist der ältere Weg. Die App verbindet Zapier über einen API-Schlüssel direkt mit deinem OpenAI-Konto. Du brauchst dafür ein OpenAI-Konto mit vorausbezahltem Guthaben. Das ist unabhängig von einem ChatGPT-Abo: Ein Abo für ChatGPT Plus deckt diese Nutzung nicht ab. Die Abrechnung läuft über OpenAI (Zapier-Hilfe: Einstieg in ChatGPT (OpenAI) auf Zapier). Nutze diese Option, wenn du gezielt deine eigene OpenAI-Einrichtung verwenden möchtest. Für die meisten, die heute anfangen, ist AI by Zapier einfacher. Du musst dich weder um einen separaten Schlüssel noch um eine zusätzliche Rechnung kümmern.

Schnelle Entscheidungshilfe

Du möchtest einen intelligenten Schritt in einem festen Ablauf: AI by Zapier, Modellstufe Standard, ohne Tools.
Die KI soll etwas nachschlagen oder in einer anderen App handeln: AI by Zapier mit Tools. Aktiviere die Freigabe für alles, was Daten schreibt.
Du weißt, was du möchtest, aber nicht, wie du es verbindest: Copilot im Modus Ask as you build.
Du bezahlst bereits für die OpenAI-API und möchtest dort abrechnen: die App ChatGPT (OpenAI) oder AI by Zapier mit Bring Your Own Key, also deinem eigenen API-Schlüssel.

Was es kostet: Tasks, Modellstufen und der Free-Tarif

Diesen Teil übersieht man leicht und wundert sich später über den Verbrauch. Schritte mit AI by Zapier werden in Tasks abgerechnet. Die Modellstufe bestimmt, wie viele Tasks pro Durchlauf anfallen (Zapier-Hilfe: Preise der Modellstufen von AI by Zapier):

Standard: 1 Task pro Durchlauf. Keine Tools. Für einfache Prompts ausreichend.
Advanced: 3 Tasks pro Durchlauf, Tools möglich.
Premium: 5 Tasks pro Durchlauf, Tools möglich. Laut Zapier-Hilfe ist diese Stufe bei neuen Schritten voreingestellt.
Dein eigenes KI-Konto: 1 Task pro Durchlauf. Die Modellnutzung bezahlst du bei deinem Anbieter.

Jeder erfolgreiche Tool-Aufruf verbraucht zusätzlich noch einmal dieselbe Anzahl an Tasks. Zapiers eigenes Beispiel: Ein Premium-Schritt, der zwei Tools aufruft, verbraucht 15 Tasks. Sobald ein Durchlauf 75 Tasks erreicht, pausiert der Schritt und bittet dich um Freigabe. Diese Grenze kannst du auf 500 erhöhen.

Prüfe deshalb bei jedem neuen KI-Schritt die Modellstufe. Lautet die Aufgabe „Fasse das zusammen“ oder „Wähle eine Kategorie“, stelle auf Standard um. Bleibt eine einfache Zusammenfassung auf Premium, verbraucht sie bei jedem Durchlauf fünfmal so viele Tasks.

Eine Einschränkung solltest du kennen: Im Free-Tarif kannst du einen Schritt mit AI by Zapier auf der Modellstufe Standard in der Vorschau testen. Du kannst aber keinen Zap mit einem solchen Schritt veröffentlichen und keine Tools hinzufügen (Zapier-Hilfe). Die Idee kannst du kostenlos ausprobieren. Für den tatsächlichen Betrieb brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif. Wenn du noch überlegst, ob es sich überhaupt lohnt, für Zapier zu bezahlen, zeigen unsere Beispiele für den kostenlosen Zapier-Tarif, was ohne KI möglich ist. Unser Vergleich n8n vs. Zapier stellt die Kosten der beiden gegenüber.

Beispiel 1: Eine ChatGPT-Zusammenfassung an einen Slack-Kanal senden

Der Klassiker: Lange Inhalte kommen rein, etwa eine Support-Mail, eine Formularantwort, ein Gesprächstranskript oder ein neues Dokument. Dein Team möchte das Wichtigste direkt in Slack lesen, ohne etwas öffnen zu müssen.

Der Zap:

Auslöser: die Quelle des langen Textes. Eine neue E-Mail mit einem bestimmten Label in Gmail, eine neue Formularantwort oder eine neue Datei in einem Ordner.
Aktion: AI by Zapier. Modellstufe: Standard. Füge den Nachrichtentext mit / ein. Ergänze die Ausgabefelder summary, action_needed (yes oder no) und owner.
Filter (optional): Nur fortfahren, wenn action_needed den Wert yes hat. So bleibt der Kanal frei von unnötigen Meldungen.
Aktion: Slack, Nachricht an einen Kanal senden. Füge summary und owner in die Nachricht ein, dazu einen Link zum Original.

Ein passender Prompt dafür:

Du fasst eingehende Nachrichten für einen Teamkanal zusammen. Das Team hat wenig Zeit.

Nachricht:
[Hier den E-Mail- oder Formulartext mit / einfügen]

Gib Folgendes zurück:
summary: maximal 3 kurze Stichpunkte. Nur Fakten, keine Meinungen.
action_needed: "yes", wenn jemand aus unserem Team etwas tun muss, sonst "no".
owner: das Team oder die Person, die handeln sollte (Vertrieb, Support, Abrechnung oder "unklar").

Wenn die Nachricht zu kurz oder leer ist, schreibe "nichts zusammenzufassen" in summary.
Erfinde niemals Namen, Daten oder Beträge, die nicht in der Nachricht stehen.

Warum „ChatGPT-Zusammenfassung“ hier auch ohne die ChatGPT-App passt: In AI by Zapier kannst du ein OpenAI-Modell auswählen oder über Bring Your Own Key dein eigenes OpenAI-Konto verbinden. Falls dein Team Threads schon von Hand zusammenfasst, kannst du den Prompt aus unserer Anleitung für Aufgaben aus Slack-Threads direkt in diesem Schritt verwenden.

Teste den Zap mit drei echten Nachrichten: einer normalen, einer sehr kurzen und einer ohne klare Aufgabe. Wenn alle drei Ergebnisse passen, veröffentliche ihn.

Beispiel 2: Eine Follow-up-Mail in Gmail von der KI schreiben lassen

Du hast einen Vorschlag, ein Angebot oder eine erste Kontaktmail verschickt. Niemand hat geantwortet. Du willst nachfassen, vergisst es aber. Dieser Zap schreibt die Erinnerung für dich und legt sie unter Drafts, also den Entwürfen, ab. Du entscheidest weiterhin, was rausgeht.

Der Zap:

Auslöser: Eine Zeile in Google Sheets erreicht das Datum zum Nachfassen. Oder eine E-Mail trägt seit ein paar Tagen ein Gmail-Label wie „wartet“. Dafür eignet sich ein zeitgesteuerter Auslöser zusammen mit einer Suche.
Aktion: AI by Zapier. Modellstufe: Standard. Übergib den ursprünglichen Betreff, den Vornamen der Person und eine Zeile dazu, was du geschickt hast. Ausgabefelder: subject und body.
Aktion: Gmail, Entwurf erstellen. Ordne subject und body den passenden Feldern zu. Übernimm den Empfänger aus der Tabelle oder der ursprünglichen E-Mail.

Schreibe eine kurze, freundliche Follow-up-Mail.

Vorname des Empfängers: [Name]
Was ich geschickt habe: [eine Zeile, z. B. "das Angebot für die neue Website"]
Gesendet am: [Datum]

Regeln:
Maximal 4 Sätze. Herzlich, nicht aufdringlich.
Entschuldige dich nicht dafür, dass du nachfasst.
Ende mit einer einfachen Frage, die sich in einer Zeile beantworten lässt.
Erfinde keine Fristen, Rabatte oder Details, die oben nicht genannt werden.
Gib subject und body getrennt zurück.

Warum ein Entwurf statt direktem Versand? Weil die KI nicht weiß, dass der Kunde dich gestern angerufen hat. Einen Entwurf zu lesen kostet dich zehn Sekunden. Dafür ersparst du dir die unangenehme Antwort „Wir haben doch schon telefoniert“. Wenn die Entwürfe über ein paar Wochen passen, kannst du entscheiden, ob du bestimmte Arten von Nachrichten bedenkenlos automatisch versenden lassen kannst.

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung für Angebote findest du unter Follow-up-Mails für Angebote mit Zapier automatisieren. Sie enthält auch CRM-Optionen sowie die zweite und dritte Erinnerung. Eine Anleitung, die nicht an ein bestimmtes Tool gebunden ist, findest du unter Follow-up-Mails ohne Code automatisieren.

Drei weitere Ideen für KI-Automatisierung mit Zapier zum Ausprobieren

Ein gemeinsames Postfach sortieren. Eine neue E-Mail geht an einer gemeinsam genutzten Adresse ein. Der KI-Schritt ordnet sie über das Ausgabefeld category einer Kategorie zu: Vertrieb, Support, Rechnung oder Spam. Anschließend leitet Paths, die Funktion für unterschiedliche Ablaufpfade, jede Kategorie an eine andere Stelle weiter.
Daten aus Freitext herausziehen. Ein Formular enthält ein offenes Feld wie „Erzähl uns von deinem Projekt“. Der KI-Schritt überträgt Budget, Frist und Firmenname in einzelne Felder. Der nächste Schritt ergänzt eine sauber strukturierte Zeile in deiner Tabelle oder deinem CRM.
Leads bewerten und weiterleiten. Die KI prüft Formularantworten anhand deiner eigenen Regeln und gibt eine Bewertung mit einer Zeile zur Begründung zurück. Den vollständigen Ablauf zeigen wir in unserem Workflow zur Lead-Qualifizierung mit KI.

Auch Zapiers eigene Kundenbeispiele folgen diesem Muster. Etwa eine Sprachnotiz in Slack, die AI by Zapier in einen Entwurf für einen Blogbeitrag umwandelt. Vor der Veröffentlichung wird dieser über Slack freigegeben (Zapier). Die KI liest und schreibt, Menschen geben frei, die festgelegten Schritte erledigen den Rest.

So sorgst du vor dem Start für verlässliche Ergebnisse

Zuerst Entwürfe. Alles, was an einen Kunden geht, beginnt als Entwurf oder als Slack-Nachricht, die jemand prüft.
Freigabe für jedes Tool, das Daten schreibt. Wenn dein KI-Schritt in einer anderen App etwas erstellen, ändern oder löschen kann, aktiviere für dieses Tool Require approval before running.
Sag der KI, was sie nicht tun soll. „Erfinde niemals Namen, Daten oder Beträge“ im Prompt verhindert die meisten unpassenden Ergebnisse.
Die KI erinnert sich nicht. Jeder Durchlauf beginnt von vorn. AI by Zapier lernt nicht aus früheren Durchläufen. Die Regeln müssen deshalb jedes Mal im Prompt stehen (Zapier-Hilfe: Einschränkungen).
Eine URL allein reicht nicht. Der einfache KI-Schritt ruft keine Websites ab. Übergib den Text aus einem vorherigen Schritt oder aktiviere das Tool zum Abrufen von Webseiten in einem Tarif, der Tools unterstützt.
Prüfe Zap History jede Woche. Bei jedem Durchlauf siehst du die aufgerufenen Tools, die Ein- und Ausgaben, die Modellstufe und die verbrauchten Tasks. Fünf Minuten pro Woche zeigen dir, ob der Prompt zunehmend andere Ergebnisse liefert oder die Kosten nach und nach steigen.
Die Datenregeln deines Unternehmens gelten weiterhin. Dürfen Kundendaten nicht an ein externes KI-Modell gehen, verzichte in diesem Zap auf KI.

Häufige Fragen

Hat Zapier eine integrierte KI?

Ja. AI by Zapier ist ein integrierter Schritt, den du jedem Zap hinzufügen kannst. Copilot ist ein integrierter Assistent, der dir hilft, Zaps aus einer Beschreibung in normalen Worten zu bauen.

Brauche ich ein ChatGPT-Abo, um KI in Zapier zu nutzen?

Nein. Der Schritt AI by Zapier funktioniert mit einer integrierten Verbindung. Ein OpenAI-API-Konto brauchst du nur, wenn du die App ChatGPT (OpenAI) oder deinen eigenen API-Schlüssel verwendest. Dieses Konto wird über vorausbezahltes Guthaben abgerechnet, unabhängig von ChatGPT Plus.

Kann ich KI-Automatisierung mit Zapier im Free-Tarif nutzen?

Du kannst sie ausprobieren: Copilot ist im Free-Tarif verfügbar, und einen Schritt mit AI by Zapier kannst du auf der Modellstufe Standard in der Vorschau testen. Um einen Zap mit AI by Zapier zu veröffentlichen oder Tools hinzuzufügen, brauchst du einen kostenpflichtigen Tarif.

Was ist aus Zapier Agents geworden?

Zapier hat Agents in den Schritt AI by Zapier integriert. Du fügst dem Schritt Tools hinzu, legst die Freigabe für jedes Tool fest und findest die Durchläufe in Zap History.

Ist Zapier das richtige Tool für KI-Automatisierung, oder sollte ich n8n oder Make nutzen?

Wenn du viele fertige App-Verbindungen möchtest und wenig einrichten willst, ist Zapier ein einfacher Einstieg. Wenn du viele Workflows betreibst und die Kosten pro Durchlauf wichtig sind, lohnt sich ein Blick auf n8n. Unser Vergleich n8n vs. Zapier hilft dir bei dieser Entscheidung.

Dein nächster Schritt

Wähle eine Sache, die du jede Woche liest und danach neu eintippst. Baue dafür die Slack-Zusammenfassung oder den Follow-up-Entwurf von oben auf der Modellstufe Standard. Lass den Zap eine Woche laufen und prüfe jedes Ergebnis. Dieser eine Zap bringt dir mehr bei als zehn Tutorials.

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Quellen

Wenn du noch Optionen vergleichst, lies unseren Beitrag über das beste KI-Automatisierungstool für Einsteiger und mache den kurzen Test darin.