Projektmanagement-Software für Architekten: 2 Ebenen + KI-Hilfe

Dein Architekturbüro läuft mit Tabellen, einem gemeinsamen E-Mail-Postfach und einer Person, die sich merkt, welcher Fachplaner noch eine Zeichnung liefern muss. Du suchst nach Projektmanagement-Software für Architekten und findest ein Dutzend Tools, die alle eine Lösung versprechen. Die kurze Antwort: Du brauchst zwei Ebenen, nicht ein einziges Tool. Eine Ebene erfasst Honorare, Stunden und Rechnungen je Phase. Die andere hält fest, wer was bis wann erledigt. KI hilft dir dann bei den Schreibaufgaben rund um beide Bereiche.

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Projektmanagement-Software für Architekten: die zwei Ebenen

Die meisten Bestenlisten werfen zwei verschiedene Arten von Software zusammen. Ein praxisnaher Vergleich von Arkscape trennt sie genauso: Für Honorare, Zeiterfassung und Rechnungsstellung nennt er Monograph, BQE CORE oder Deltek Ajera. Die Preise gibt es laut Arkscape bei allen nur auf Anfrage. Geht es darum, wer was bis wann erledigt, verweist der Vergleich auf Basecamp, Asana, ClickUp und ähnliche Aufgaben-Tools.

• Büromanagement (Finanzen): Budgets je Phase, Zeiterfassung, Rechnungen und voraussichtlicher Personalbedarf. Hier siehst du, dass die Vorentwurfsphase bereits 80% ihres Honorars aufgebraucht hat.
• Aufgaben und Abstimmung (Zusammenarbeit): Boards, Fristen, Zuständigkeiten und Kommentare. Hier steht die Aufgabe „Überarbeitete Pläne an den Tragwerksplaner schicken“.

Ein Büro mit zwei Personen kommt oft mit der Ebene für Zusammenarbeit und einem Tool zur Zeiterfassung aus. Ein Büro, das nach Phasen abrechnet und Mitarbeiter einstellt, braucht die Finanzebene früher, als es denkt.

Worauf du achten solltest, bevor du Tools vergleichst

1. Phasen, die zu deinen Verträgen passen. Wenn du nach Planungsphasen abrechnest, sollte das Tool Budgets und Auswertungen je Phase ermöglichen, nicht nur je Projekt.
2. Eine Zeiterfassung, die alle tatsächlich nutzen. Die beste Budgetauswertung bringt nichts, wenn die Stunden am Freitagnachmittag geschätzt werden.
3. Abgleich mit der Buchhaltung. Mehrere Tools für Architekturbüros lassen sich mit QuickBooks Online verbinden. Prüfe, ob dein Tool mit der Software deiner Buchhaltung zusammenarbeitet.
4. Zusammenarbeit mit Fachplanern und Dokumentenverwaltung. Planungsrückfragen, zur Prüfung eingereichte Unterlagen und Planversände brauchen einen festen Platz. Manche Büros nutzen dafür zusätzlich ein spezielles Dokumenten-Tool.
5. Ein Preis, den du prüfen kannst. Viele Tools speziell für Architekturbüros veröffentlichen keine Preise. Monographs eigener Kostenvergleich führt BQE Core und Deltek Ajera mit Preisen nur auf Anfrage auf, BigTime Essentials ab $20 pro Nutzer und Monat und Harvest Teams für $9 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Preise ändern sich. Prüfe sie deshalb auf der Website des Anbieters.

Die wichtigsten Optionen, einfach erklärt

Diese Beschreibungen orientieren sich an den anbieterneutralen Vergleichen von Arkscape und Scoro. Beide stammen von Unternehmen, die selbst konkurrierende Tools verkaufen. Nutze sie deshalb als erste Auswahl und teste selbst.

Monograph

Büromanagement in der Cloud für Architektur- und Ingenieurbüros: Zeiterfassung, Honorare und Budgets je Phase, Rechnungsstellung und voraussichtlicher Personalbedarf. Laut Arkscape passt es zu kleinen und mittelgroßen Büros, die nach Phasen abrechnen und QuickBooks Online für ihre Buchhaltung nutzen.

BQE CORE

Zeit- und Ausgabenerfassung, Abrechnung und Projektmanagement, mit optionalen Modulen für Buchhaltung, CRM, Personalverwaltung und Lohnabrechnung. Es passt zu Büros, die mit weniger Systemen arbeiten möchten. Arkscape weist darauf hin, dass die Einrichtung einiges an Zeit brauchen kann.

Deltek Ajera

Projektbuchhaltung und Terminplanung für kleine Architektur- und Ingenieurbüros. Preise gibt es nur auf Anfrage.

Basecamp, Asana, ClickUp

Allgemeine Aufgaben-Tools für die Zusammenarbeit. Sie kennen keine Planungsphasen, sind aber schnell eingerichtet und lassen sich günstig ausprobieren. Viele Büros starten damit und ergänzen später eine Lösung für die Finanzen.

Wo KI beim Projektmanagement im Architekturbüro hilft

Keines der oben genannten Tools schreibt deine Besprechungsprotokolle oder macht aus ungeordneten Notizen vom Baustellenbesuch eine Aufgabenliste. Ein Chatbot wie ChatGPT oder Claude kann das. Diese Aufgaben lohnen sich schon diese Woche zum Abgeben.

Aus einer Fachplanerbesprechung ein Protokoll und Aufgaben machen

Füge deine groben Notizen ein und bitte um eine Übersicht mit Entscheidungen, offenen Fragen, Zuständigkeiten und Terminen. Unsere Anleitung zu Gemini für Besprechungsprotokolle zeigt den gesamten Workflow. Das gleiche Prinzip funktioniert mit jedem Chatbot.

Checklisten je Phase und eine Projektbeschreibung entwerfen

Nenne dem Chatbot deinen Leistungsumfang, deine Phasen und die Art des Auftraggebers. Bitte ihn um eine Checkliste je Phase, die du anschließend überarbeitest. Die wiederverwendbare Projektbeschreibung in KI für Projektmanagement nutzen sorgt dafür, dass alle Antworten auf derselben Grundlage aufbauen. In Mit KI einen Projektplan erstellen geht es um den Plan selbst.

Die Statusmail schreiben, die niemand schreiben will

Gib dem Chatbot drei Stichpunkte zum Fortschritt, das eine Risiko und die eine Entscheidung, die du vom Auftraggeber brauchst. Bitte um ein kurzes, höfliches Update. Du liest es weiterhin durch, korrigierst Fehler und verschickst es selbst.

Ein langes Dokument zusammenfassen, bevor du es liest

Lass dir technische Vorgaben, Ausschreibungsunterlagen und lange E-Mail-Verläufe zuerst zusammenfassen. So weißt du, wo du genauer hinschauen solltest. Nutze KI bei Verträgen nur, um Fragen für deinen Anwalt zu sammeln. Unser Beitrag über KI-Software zur Vertragsprüfung erklärt, wo die Grenzen liegen.

Wiederverwendbare Prompts

Wenn du eine erste Sammlung suchst, schau dir unsere ChatGPT-Prompts für Projektmanagement an. Passe die Formulierungen an deine Phasen und Auftraggeber an.

Was KI in deinem Büro nicht übernehmen sollte

• Sie ersetzt nicht deine Honorar- und Stundendaten. Zahlen aus deiner Zeiterfassung und deinen Rechnungen bleiben im Tool für die Finanzen. Ein Chatbot kann eine Auswertung erklären, sollte aber keine erfinden.
• Prüfe zuerst, welche Daten vertraulich sind. Bevor du Kundendaten einfügst, schau in deine Verträge und in die Datenschutzeinstellungen deines KI-Anbieters. Entferne im Zweifel Namen und Adressen.
• Prüfe jedes Ergebnis. Ein falsches Datum oder eine falsche Angabe zum Leistungsumfang in einer Kundenmail kostet mehr als die eingesparten Minuten.

So findest du diesen Monat eine passende Lösung

1. Schreib die drei Fragen auf, die du heute nicht beantworten kannst. Zum Beispiel: Welche Phase liegt über dem Budget? Wer hat die neuesten Zeichnungen? Was haben wir dem Auftraggeber am Dienstag zugesagt?
2. Geht es bei den Fragen um Geld, teste ein Büromanagement-Tool mit einem echten Projekt für zwei bis vier Wochen. Geht es um Aufgaben, teste ein Aufgabenboard.
3. Starte bei KI mit einer Aufgabe: Besprechungsprotokolle. Probiere das eine Woche lang aus und miss, wie lange du jetzt dafür brauchst.
4. Nimm erst dann das nächste Tool oder die nächste KI-Aufgabe dazu, wenn das Erste zur Routine geworden ist.

Häufige Fragen

Welche Projektmanagement-Software ist die beste für Architekten?

Es gibt keinen eindeutigen Sieger. Tools speziell für Architekturbüros wie Monograph, BQE CORE und Deltek Ajera konzentrieren sich auf Phasen, Honorare und Abrechnung. Allgemeine Aufgaben-Tools wie Asana oder Basecamp konzentrieren sich auf die Zusammenarbeit. Wähle nach dem Problem, das du heute hast, und teste, bevor du für ein Jahr bezahlst.

Brauchen kleine Architekturbüros eine Büromanagement-Software?

Nicht immer. Wenn du als Architekt allein arbeitest, kannst du mit einem Aufgabenboard und einer einfachen Zeiterfassung auskommen. Der Bedarf wächst, sobald du nach Phasen abrechnest, Mitarbeiter einplanen musst und den Gewinn je Projekt sehen möchtest.

Kann ChatGPT eine Projektmanagement-Software ersetzen?

Nein. Ein Chatbot speichert weder deine Budgets noch deine Stundennachweise oder Rechnungen. Er hilft dir, Protokolle, Checklisten und E-Mails rund um deine Projekte zu schreiben.

Ist es sicher, Projektdetails in einen KI-Chatbot einzufügen?

Das hängt von deinen Kundenverträgen und den Datenschutzeinstellungen des Anbieters ab. Entferne Namen, Adressen und alle vertraulichen Angaben. Prüfe die Bedingungen, bevor du echte Projektdaten verwendest.

Dein nächster Schritt

Wähle eine Büroaufgabe, die jede Woche anfällt, und lass KI den ersten Entwurf erstellen. Wenn du dabei Hilfe möchtest, melde dich beim kostenlosen Launchpad an und starte mit einer kurzen, praktischen Lektion.