Klantonboarding automatiseren met Make.com (zonder code)

Een nieuwe klant zegt ja, en dan begint het regelwerk. Je kopieert de gegevens naar drie tools, schrijft dezelfde welkomstmail als vorige maand, maakt een map aan en probeert te bedenken welke vragen je bent vergeten te stellen. Met Make.com kun je de klantonboarding automatiseren. Eén ondertekend formulier zet alles vanzelf in gang: de map wordt aangemaakt, de welkomstmail wordt verstuurd, de takenlijst staat klaar en jij krijgt een korte samenvatting van de nieuwe klant. Je bouwt het één keer, in een middag, zonder code.

Stel: je volgende klant tekent op dinsdagavond. Als je woensdag je laptop opent, staat de klantmap klaar. De klant heeft al een vriendelijke welkomstmail met de volgende stappen ontvangen. En jouw checklist voor de start staat klaar, met de naam van de klant erbij.

Deze handleiding gaat over de eerste week nadat een klant ja zegt. Ben je vooral bezig met het opvolgen van offertes vóór dat akkoord? Bekijk dan onze handleiding over follow-upmails voor offertes automatiseren. Hoe je daarna je CRM netjes houdt, lees je in CRM automatiseren met n8n voor kleine bedrijven.

Wat je met Make.com precies automatiseert bij klantonboarding

Make noemt een automatisering een scenario: een reeks modules die gegevens van de ene app doorgeven aan de volgende (de handleiding van Make legt de basis uit). Voor klantonboarding ziet een goed eerste scenario er zo uit:

1. Trigger: een nieuwe reactie op je intakeformulier (Google Forms, Typeform, Tally en Jotform kun je allemaal koppelen aan Make).
2. Maak een klantmap aan in Google Drive of Dropbox, met de naam van de klant.
3. Voeg de klant toe aan een Google Sheet of je CRM, zodat je één centrale bron voor je gegevens hebt.
4. Maak de onboardingtaken aan in Trello, Asana, ClickUp of Notion op basis van een vaste checklist.
5. Stel een persoonlijke welkomstmail op met een OpenAI- of Claude-module, op basis van de antwoorden in het formulier.
6. Verstuur de mail via Gmail of Outlook, of sla hem op als concept als je hem eerst wilt lezen.
7. Stuur jezelf een bericht via Slack of e-mail met een samenvatting van de nieuwe klant in drie regels.

Dat zijn zeven modules. Voor de meeste freelancers en kleine bureaus is dat genoeg. Later kun je er meer toevoegen.

Klantonboarding automatiseren zonder een ontwikkelaar in te huren

Je hoeft hiervoor geen code te schrijven. De volgorde hieronder werkt meestal het best, omdat je elke stap kunt testen voordat je de volgende toevoegt.

Stap 1: Schrijf eerst je onboardingproces op (15 minuten)

Open een leeg document en noteer wat je nu voor elke nieuwe klant doet. De welkomstmail, de bestanden die je opvraagt, het startgesprek, de tools waar je de klant toegang toe geeft. Staat iets niet op de lijst, dan kan de automatisering het niet doen. Dit is ook het moment om stappen te schrappen die niemand nodig heeft.

Zit je onboardingproces alleen in je hoofd? Vertel dan één keer hoe het werkt en laat AI het opschrijven. Onze handleiding over werkinstructies schrijven met AI laat zien hoe je van een spraakmemo een checklist maakt waarop je dit scenario kunt baseren.

Stap 2: Maak het intakeformulier (20 minuten)

Vraag alleen wat je nodig hebt om te beginnen: naam, bedrijf, e-mailadres, het belangrijkste doel, de deadline en links naar eventuele bestanden. Eén open vraag, zoals “Wanneer is dit project voor jou geslaagd?”, geeft de AI concrete informatie om de welkomstmail op te baseren.

Stap 3: Maak het scenario in Make (45 minuten)

Begin een nieuw scenario, voeg je formulier-app toe als trigger (startpunt) en voeg daarna de modules uit de lijst hierboven één voor één toe. Klik na elke module op Run once (eenmalig uitvoeren) en verstuur een testformulier. Controleer of de map, rij en taken verschijnen voordat je verdergaat. Met het gratis abonnement van Make kun je dit bouwen en testen. Controleer wel de actuele limieten op hun tarievenpagina, want in een maand met veel nieuwe klanten gebruik je meer bewerkingen dan je misschien verwacht.

Stap 4: Voeg de AI-welkomstmail toe (20 minuten)

Voeg een module van OpenAI (ChatGPT) of Anthropic (Claude) toe en koppel de antwoorden uit het formulier aan de prompt. Je hebt een API-sleutel van die aanbieder nodig. Het gebruik wordt apart in rekening gebracht, los van een ChatGPT- of Claude-abonnement. Deze prompt werkt goed:

Je schrijft onboardingmails voor [je bedrijf]. Schrijf een hartelijke, korte welkomstmail (minder dan 150 woorden) aan {{name}} van {{company}}.
Noem het doel van de klant in de eigen woorden van de klant: "{{main goal}}".
Noem de volgende 3 stappen: 1) plan hier het startgesprek: [je boekingslink], 2) upload bestanden naar: {{folder link}}, 3) beantwoord deze mail als je vragen hebt.
Gebruik duidelijke taal, zonder opgeklopte claims of uitroeptekens. Onderteken met [je naam].

Sla het resultaat voor de eerste paar klanten op als concept in Gmail, in plaats van het meteen te versturen. Lees het, pas het aan en schakel pas over op automatisch versturen als je vertrouwen hebt in de resultaten.

Stap 5: Zet het aan en controleer de eerste drie uitvoeringen

Stel het scenario zo in dat het start bij nieuwe formulierreacties. Controleer na elke echte klant de uitvoeringsgeschiedenis. Als een uitvoering niet lukt, laat Make precies zien bij welke module het misging en met welke gegevens. Dat maakt het oplossen een stuk eenvoudiger dan het misschien klinkt.

Terugkerende klantrapportages: gebruik een ChatGPT Project, geen custom GPT

Veel handleidingen over klantonboarding raden aan om voor de terugkerende rapportages van elke klant een custom GPT te bouwen: een GPT die je zelf instelt. Nieuwe custom GPT’s maken kan niet meer met de abonnementen Free, Go, Plus en Pro. Dat advies is dus achterhaald. Een ChatGPT Project werkt hier ook goed voor: het houdt de chats, bestanden en instructies van één klant bij elkaar. OpenAI stelt voor om een project te hergebruiken voor terugkerende taken, zoals wekelijkse conceptteksten.

Zo stel je het in:

• Maak één project per klant, met de naam van die klant.
• Upload de briefing, de ondertekende afspraken over de omvang van het werk en het rapport van vorige maand als bestanden.
• Voeg bij Project settings (projectinstellingen) instructies toe, zoals: “Schrijf het maandrapport voor [klant]. Gebruik dezelfde koppen als in het rapport van vorige maand. Houd het korter dan één pagina. Geef aan wat achterloopt op de planning.”
• Open elke maand een nieuwe chat in dat project, plak de nieuwe cijfers erin en vraag om het rapport.

Omdat de context in het project staat, hoef je niet elke maand opnieuw uitleg over de klant te geven.

Maak met ChatGPT een eerste onboardingplan voor 30, 60, 90 dagen

Bij langere samenwerkingen helpt een eenvoudig plan voor 30, 60, 90 dagen om de verwachtingen vroeg af te stemmen. Plak de intakeantwoorden van de klant in ChatGPT (of in het project van die klant) en vraag:

Maak op basis van deze klantintake een conceptplan voor 30/60/90 dagen.
Geef per fase: 3 doelen, de op te leveren resultaten en wat ik van de klant nodig heb.
Houd het realistisch voor een team van [1 / 3 / 5] personen. Zet het in een korte tabel.

Zie het resultaat als een eerste concept. Jij weet wat haalbaar is; de AI niet. Pas het aan en sla de definitieve versie op in de klantmap die je Make-scenario heeft aangemaakt.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

• Een rommelig proces automatiseren. Verloopt je onboarding elke keer anders? Schrijf dan eerst de checklist. Automatisering herhaalt wat je erin stopt.
• De AI vanaf dag één ongecontroleerde mails laten versturen. Werk met concepten totdat je minstens vijf goede resultaten hebt gezien.
• Te veel vragen in het formulier. Bij lange formulieren haken mensen eerder af. Vraag de rest tijdens het startgesprek.
• De kant van de klant vergeten. Het doel is een soepelere eerste week voor de klant, niet alleen minder klikken voor jou. Lees de welkomstmail alsof je zelf de klant bent.
• Geen melding als iets misgaat. Zet de e-mailmeldingen van Make voor mislukte uitvoeringen aan, zodat een stap die niet werkt niet wekenlang onopgemerkt blijft.

Wat het je oplevert

Een nieuwe klant vult één formulier in. Binnen een paar minuten krijgt de klant een welkomstmail in jouw stijl. De klantmap en takenlijst staan klaar en jij krijgt een korte samenvatting. Je maandrapporten maak je vanuit één ChatGPT Project per klant, in plaats van steeds met een lege pagina te beginnen. Wil je meer kant-en-klare teksten voor je berichten? Onze ChatGPT-sjablonen voor klantcommunicatie sluiten hier goed op aan. En als je op de kosten let, bekijk dan deze voorbeelden van automatiseringen met een gratis abonnement.

Wil je meer van dit soort automatiseringen stap voor stap bouwen? Begin gratis.

Bouw je onboardingprocessen voor meerdere klanten? Onze vergelijking n8n versus Zapier voor werkprocessen van bureaus helpt je om per klant de juiste tool te kiezen voordat je je vastlegt.