ChatGPT-prompts voor je salespipeline: een wekelijkse check

Het is maandagochtend. Volgens je CRM lig je op schema, maar ergens voel je dat de helft van die deals geen echte kansen zijn. Je hebt geen nieuwe tool nodig. Wel een korte wekelijkse check waarbij ChatGPT het sorteerwerk doet en jij de beslissingen neemt. Hieronder staan de ChatGPT-prompts die ik zou plakken om mijn salespipeline te beheren, in deze volgorde: de export controleren, stilgevallen deals vinden, elke deal een concrete vervolgstap geven, de verkoopprognose toetsen en follow-upmails schrijven die deals verder helpen.

Stel je voor: het is maandag 9:30, je koffie is nog warm en je weet al welke vijf deals deze week je aandacht nodig hebben. Je weet ook welke drie je kunt afsluiten, en de concepten voor je follow-upmails staan klaar in je postvak uit.

Wil je elke week zo’n praktisch AI-werkproces? Begin gratis bij RobotsHelp Launchpad.

Hoe je je salespipeline met ChatGPT beheert

ChatGPT vervangt je CRM niet en hoort het ook niet voor je bij te werken. In deze routine heeft het een afgebakende taak: een pipeline-export lezen, hiaten vinden waar je met een vermoeid hoofd overheen leest en de volgende berichten opstellen. Jij beslist welke deal je actief oppakt, parkeert of afsluit.

Dit werkt met een export uit HubSpot, Pipedrive, Salesforce of een gewone spreadsheet. Volgens OpenAI’s eigen handleiding voor data-analyse met ChatGPT kan ChatGPT CSV- en Excel-bestanden lezen. Dat werkt het best met duidelijke kolomkoppen in de eerste rij en één record per rij. Dus: één rij per deal, duidelijke kolomnamen en geen samengevoegde cellen.

Verwijder vóór het uploaden alles wat je niet nodig hebt: persoonlijke telefoonnummers, privé-e-mailadressen en gegevens die volgens je bedrijfsregels binnen het CRM moeten blijven. De dealnaam, fase, het bedrag, datums en een korte notitie zijn genoeg voor alle prompts hieronder.

Stap 1: Exporteer de pipeline en laat ChatGPT de gegevens controleren

Exporteer je openstaande deals met deze kolommen: Deal, Bedrijf, Fase, Bedrag, Sluitingsdatum, Laatste activiteit, Vervolgstap, Notities. Begin daarna met alleen een gegevenscontrole. Nog geen advies, alleen kijken welke gegevens niet kloppen.

Je bent mijn assistent voor verkoopondersteuning. Ik upload mijn openstaande pipeline als CSV.
Kolommen: Deal, Bedrijf, Fase, Bedrag, Sluitingsdatum, Laatste activiteit, Vervolgstap, Notities.

Controleer alleen de gegevens, geef nog geen advies:
1) deals met een sluitingsdatum in het verleden
2) deals met een lege of vage vervolgstap ("opvolgen", "even contact opnemen")
3) deals zonder activiteit in de afgelopen 14 dagen
4) mogelijk dubbele deals (hetzelfde bedrijf, vergelijkbare naam)

Geef per controle één korte tabel. Ga niet gissen naar ontbrekende waarden. Als een kolom onduidelijk is, stel me dan één vraag voordat je begint.

Deze eerste controle laat meestal al zien waar het knelt. Sluitingsdatums die al voorbij zijn, zijn een bekend teken dat je pipeline er beter uitziet dan hij is.

Stap 2: Toets elke deal aan de fase waarin hij staat

Een fasenaam zegt pas iets als je weet waaraan een deal moet voldoen om door te gaan naar de volgende fase. HubSpot verwoordt het helder in zijn uitleg over de salespipeline: elke fase heeft een objectief criterium nodig om door te gaan. Bijvoorbeeld: “verkennend gesprek met de beslisser afgerond”, niet “voelt kansrijk”. Schrijf je criteria één keer op en laat ChatGPT elke deal daaraan toetsen.

Dit zijn mijn pipelinefasen en de voorwaarden om vanuit elke fase door te gaan:
- Verkenning: we kennen het probleem, de bandbreedte van het budget en de beslisser.
- Voorstel verstuurd: de beslisser heeft het voorstel gezien.
- Onderhandeling: prijs en startdatum worden schriftelijk besproken.

Controleer voor elke openstaande deal of de Notities aantonen dat hij voldoet aan de criteria van zijn HUIDIGE fase.
Geef elke deal een label: Onderbouwd, Onduidelijk of Niet onderbouwd.
Citeer de zin uit de notities die dit aantoont. Als die er niet is, schrijf dan "geen onderbouwing".

Deals met het label Niet onderbouwd zijn niet mislukt. Ze staan alleen één fase te ver. Door ze terug te zetten, worden alle cijfers die hierna komen realistischer.

Stap 3: Verdeel stilgevallen deals in oppakken, parkeren of afsluiten

De meeste deals die niets meer worden, eindigen niet met een nee. Het wordt gewoon stil. Deze prompt dwingt een beslissing af over elke stille deal, zodat ze het totaal niet langer kunstmatig hoog houden.

Neem de deals zonder activiteit in de afgelopen 14 dagen en verdeel ze in drie groepen:

OPPAKKEN: de notities tonen duidelijke interesse van de koper, maar er is geen vervolgstap. Zeg wat er ontbreekt.
PARKEREN: een concrete kans, maar pas later aan de orde. Stel een nieuwe sluitingsdatum voor en een datum om weer contact op te nemen.
AFSLUITEN: geen reactie na twee of meer pogingen, of de koper heeft nee gezegd of voor iemand anders gekozen.

Eén regel per deal met de reden, uitsluitend op basis van de notities. Verzin geen koopintentie.

Stap 4: Geef elke deal een concrete vervolgstap

De uitleg van HubSpot geeft een eenvoudige regel voor pipelinechecks: kun je voor een deal niet één geplande vervolgstap noemen, dan hoort hij niet in de verkoopprognose. “Opvolgen” is geen vervolgstap. “Klant bespreekt het voorstel uiterlijk donderdag met de CFO” is dat wel.

Herschrijf voor elke deal met het label Onderbouwd of Onduidelijk het veld Vervolgstap als ÉÉN actie van de koper met een datum.
Goed: "Anna bespreekt het voorstel uiterlijk do 22 okt met haar CFO."
Niet goed: "Opvolgen", "Info sturen", "Afwachten".

Als de notities geen actie van de koper bevatten, schrijf dan "ONTBREEKT" en stel de ene vraag voor waarmee ik die actie bij de koper kan achterhalen.
Geef een tabel: Deal, Oude vervolgstap, Nieuwe vervolgstap of ONTBREEKT, Te stellen vraag.

Zet de nieuwe vervolgstappen zelf in je CRM. Die twee minuten typen zijn meteen je eigen controle: zijn de suggesties logisch?

Stap 5: Toets of je verkoopprognose realistisch is

Je CRM toont waarschijnlijk een gewogen bedrag. In de standaardinstellingen van HubSpot heeft elke dealfase een waarschijnlijkheid. Het gewogen bedrag is het totaalbedrag van de fase vermenigvuldigd met die waarschijnlijkheid. Dat is nuttig, maar het gaat ervan uit dat de fase klopt. Deze prompt kijkt in plaats daarvan naar de onderbouwing.

Neem de deals met een sluitingsdatum in deze maand en verdeel ze in drie groepen:
VERWACHT: de beslisser is bij naam bekend, de prijs is besproken en de koper heeft ingestemd met een vervolgstap met datum.
GUNSTIGSTE GEVAL: twee van die drie.
PIPELINE: de rest.

Toon het totaalbedrag per groep. Geef daarna alle deals waarvan de fase in mijn CRM verder gevorderd lijkt dan de groep waarin ze hier staan, met de ontbrekende onderbouwing.
Laat je berekening zien, zodat ik die kan controleren.

Die laatste zin is belangrijk. OpenAI raadt aan de code, resultaten en aannames te controleren wanneer ChatGPT berekeningen uitvoert met je gegevens. Vraag ook om een specifieke methode als de uitkomst daarvan afhangt. Lijkt een totaal niet te kloppen? Vraag dan welke rijen zijn opgeteld.

ChatGPT-prompts voor sales: follow-upmails na een verkennend gesprek

De snelste manier om een deal voorbij de verkenningsfase te krijgen, is een follow-upmail die dezelfde dag aankomt. In de woorden van de koper, met een duidelijke vervolgstap. Plak je ruwe gespreksnotities er direct in, inclusief typfouten.

Dit zijn mijn notities van een verkennend gesprek: [plak notities].

Schrijf een follow-upmail aan [naam, functie] die:
- in één regel bedankt, zonder vleierij
- het probleem samenvat in de eigen woorden van de ontvanger (citeer waar de notities dat toelaten)
- de ene prioriteit benoemt die ik heb gehoord
- een vervolgstap voorstelt met twee mogelijke tijdstippen
- eindigt met één open vraag over wie er nog meer betrokken moet worden

Minder dan 150 woorden. Helder en vriendelijk, zonder opgeklopte taal of "Ik hoop dat alles goed met je gaat".

Voor een deal waarbij het na het voorstel stil werd, heb je een andere mail nodig. Veel verkopers merken dat een makkelijke uitweg eerlijkere antwoorden oplevert dan nog een keer “ik wilde even informeren”.

Schrijf een kort bericht aan [naam] over het voorstel voor [deal] dat ik op [datum] stuurde. Sindsdien geen reactie.
Maximaal drie zinnen:
1) één concreet detail uit ons laatste gesprek
2) een eenvoudige ja-of-neevraag over de vervolgstap
3) een makkelijke uitweg: "Als de planning is veranderd, antwoord dan gerust met 'later' en ik neem in [maand] weer contact op."
Geen schuldgevoel aanpraten, geen kunstmatige tijdsdruk.

Dit is voor deals die al in je pipeline staan. Voor koude acquisitie en berichtenreeksen met meerdere stappen lees je ChatGPT voor salesmailreeksen.

Stap 6: De maandagsamenvatting die je jezelf stuurt

Rond de check af met één korte samenvatting. Bewaar de samenvatting van vorige week in dezelfde chat, of plak hem erin, zodat ChatGPT kan vergelijken.

Vat deze pipelinecheck samen in maximaal 8 regels:
- totale openstaande pipeline en de verandering sinds de samenvatting van vorige week (hieronder geplakt)
- deals die vooruit zijn gegaan, zijn teruggezet of zijn afgesloten
- de 5 deals die deze week mijn aandacht nodig hebben, elk met één actie
- één risico dat ik niet over het hoofd mag zien

Platte tekst. Gebruik alleen de gegevens uit deze chat.

Wil je die samenvatting elke maandag automatisch ontvangen? In de werkprocessen voor CRM-automatisering met n8n zie je hoe je dit met een kleine automatisering regelt. En beginnen je dealnotities als rommelige gespreksnotities? Met vergadernotities samenvatten met ChatGPT zorg je voor duidelijkere invoer voor alle prompts hierboven.

Hoe één deal er vóór en na de check uitziet

Een verzonnen voorbeeld, zodat je ziet hoe het resultaat eruitziet:

VOORAF
Deal: Northwind, onboardingpakket | Fase: Voorstel verstuurd | Bedrag: 8,400
Laatste activiteit: 19 dagen geleden | Vervolgstap: opvolgen

NA DE CHECK
Fasecheck: Onduidelijk (geen notitie dat de beslisser het voorstel heeft gezien)
Groep: OPPAKKEN
Vervolgstap: ONTBREEKT. Vraag: "Heeft je operationeel directeur het voorstel al ontvangen, of zal ik het in 15 minuten aan diegene toelichten?"
Verkoopprognose: PIPELINE, niet VERWACHT

Dezelfde deal, hetzelfde CRM. Het verschil: je weet nu wat je er vandaag mee moet doen.

Fouten waardoor de check niets oplevert

• ChatGPT laten gokken. Elke prompt hierboven zegt niet voor niets “uitsluitend op basis van de notities”. Zonder die beperking vult ChatGPT hiaten op met aannemelijke koopintenties.
• Elke deal tot in detail bekijken. Laat de prompts alle deals sorteren. Besteed je eigen tijd daarna aan de grootste deals en de deals in de laatste fasen.
• De fasecriteria overslaan. Stap 2 wordt vaak overgeslagen, terwijl juist die stap de verkoopprognose realistisch maakt.
• De prompts elke week opnieuw typen. Sla ze één keer op in een notitie of een tool voor tekstfragmenten. De hele check duurt dan ongeveer zo lang als een kop koffie.

Veelgestelde vragen

Kan dit met het gratis abonnement van ChatGPT?

Voor een kleine pipeline wel: je kunt de tabel als tekst plakken in plaats van een bestand te uploaden. Of je bestanden kunt uploaden en welke limieten gelden, hangt af van je abonnement. Kijk dus in OpenAI’s handleiding voor data-analyse wat jouw abonnement ondersteunt.

Werken deze prompts ook in Claude of Gemini?

Ja. Het zijn gewone instructies zonder functies die alleen ChatGPT heeft. Ze werken dus in elke chatassistent die een tabel kan lezen.

Hoe vaak moet ik mijn pipeline controleren?

Wekelijks, op een vaste dag, werkt voor de meeste kleine teams en zelfstandig werkende verkopers. Dagelijks wordt het onnodig werk. Maandelijks ontdek je stilgevallen deals te laat.

Kan ik CRM-gegevens veilig uploaden?

Volg eerst de regels van je bedrijf. Verwijder persoonlijke contactgegevens die je niet nodig hebt. Controleer in de instellingen van je ChatGPT-werkruimte hoe chats en bestanden worden opgeslagen.

Begin deze week met één check

Exporteer de pipeline, voer stap 1 en stap 3 uit en sluit de deals af die al niet meer spelen. Alleen dat geeft je al een overzichtelijkere maandag. Wil je meer van dit soort werkprocessen, met telkens één praktisch resultaat? Meld je gratis aan bij RobotsHelp.

Meer deals nodig in je pipeline? Begin met een beter eerste contact dankzij onze ChatGPT-prompts voor koude acquisitiemails, korte prompts die je eerste mail persoonlijk houden.