ChatGPT: maak van vergadernotities een bruikbaar verslag

De vergadering is een uur geleden afgelopen. Je manager was er niet bij en wil “een kort verslag” voor het directieoverleg van morgen. Je hebt alleen een pagina met halve zinnen, drie pijlen en een getal met een vraagteken ernaast. De snelle aanpak: plak die vergadernotities in ChatGPT, vertel voor wie het verslag is en wat diegene moet beslissen, geef de gewenste onderdelen op en laat ontbrekende informatie markeren in plaats van invullen. Zo maak je in ongeveer tien minuten van je vergadernotities een verslag. Het controleren duurt langer dan het schrijven.

Stel je voor: het is 5:40 pm. Je plakt je notities en één prompt in de chat. Een minuut later staat er een verslag van één pagina op je scherm: de kern in twee zinnen, de drie besluiten, het openstaande risico en wat je van je manager nodig hebt. Bij twee regels staat [CHECK], omdat je notities nergens vermelden wie verantwoordelijk is voor het budget. Je past die twee regels aan, verstuurt het verslag en klapt je laptop dicht.

Wil je gratis meer praktische AI-werkprocessen zoals dit? Meld je aan voor Launchpad.

Het korte antwoord

Geef ChatGPT naast je notities vier dingen mee: wie het verslag leest, wat diegene ermee moet doen (goedkeuren, beslissen, op de hoogte blijven), welke onderdelen je in welke volgorde wilt en één harde regel: gebruik alleen wat in de notities staat en schrijf [CHECK] waar iets ontbreekt of onduidelijk is. Vraag om de kern bovenaan. Controleer daarna elke naam, elk getal, elke datum en elk besluit aan de hand van je notities voordat je het verslag verstuurt.

Dat is alles. De rest van deze pagina laat zien hoe je die vier dingen goed invult, welke opbouw bij welke lezer past en hoe je de fouten eruit haalt die ChatGPT het vaakst maakt bij vergadernotities.

Een samenvatting en een verslag hebben een ander doel

Een samenvatting van een vergadering is voor de mensen die erbij waren. Zij kennen de achtergrond al. Ze willen de besluiten, wie waarvoor verantwoordelijk is en de deadline, in zo weinig mogelijk regels. Is dat wat je nodig hebt? Onze uitleg over vergadernotities samenvatten met ChatGPT behandelt dat, inclusief actiepunten en de follow-upmail.

Een verslag is voor iemand die er niet bij was. Je manager, een directeur bij een klant, een bestuur of de collega die het project volgende maand overneemt. Zij hebben drie dingen nodig die een samenvatting overslaat:

• Context. Waarom de vergadering plaatsvond en wat er op tafel lag.
• Redenen. Niet alleen “we kozen leverancier B”, maar ook waarom en wat je daarvoor hebt opgegeven.
• Je vraag. Wat je van de lezer nodig hebt en wanneer.

Dat vraagt om een andere prompt. Vraag je ChatGPT om “een samenvatting”, dan krijg je een samenvatting. Vertel je wie de lezer is en wat die daarna moet doen, dan krijg je een verslag.

Voordat je plakt: drie snelle controles

1. Mag je dit in ChatGPT plakken? Vergadernotities bevatten vaak klantnamen, salarissen, prijzen of personeelskwesties. Controleer eerst de regels van je bedrijf voor AI-tools en haal alles weg wat je niet nodig hebt voor het verslag. Bij een persoonlijk ChatGPT-abonnement kun je “Improve the model for everyone” (het model voor iedereen verbeteren) uitschakelen onder Settings, Data controls (instellingen, gegevensbeheer). Nieuwe chats worden dan niet gebruikt voor training. OpenAI zegt dat het inhoud uit Business- en Enterprise-werkomgevingen standaard niet gebruikt voor training (OpenAI Help Center, gegevensbeheer).
2. Rommelige notities zijn prima, ontbrekende informatie niet. ChatGPT kan goed overweg met losse zinnen, afkortingen en pijlen. Het kan niet weten wat je niet hebt opgeschreven. Viel het besluit in de laatste vijf minuten, toen je al gestopt was met typen? Voeg er nu één regel over toe, zolang je het nog weet.
3. Zet bovenaan drie regels context. Het doel van de vergadering, wie erbij waren (rollen, niet alleen namen) en voor wie het verslag is. Dertig seconden typen levert je de grootste kwaliteitsverbetering op.

Van vergadernotities naar een verslag met ChatGPT (stap voor stap)

1. Open een nieuwe chat zodat oude gesprekken niet doorwerken in dit gesprek.
2. Plak je drie regels context en daaronder je notities, precies zoals ze zijn.
3. Plak de prompt voor het verslag hieronder en vul de lezer en de onderdelen in.
4. Lees eerst de regels met [CHECK]. Beantwoord ze in de chat (“Sam is verantwoordelijk voor het budget, de deadline is 14 november”) en vraag om de aangepaste versie.
5. Vraag om een lijst met onbevestigde informatie: “Geef een lijst van alle zinnen in het verslag die niet rechtstreeks worden ondersteund door mijn notities.” Verwijder of verbeter de zinnen die ChatGPT noemt.
6. Lees het één keer alsof je de ontvanger bent. Weet je manager wat er is gebeurd en wat je nodig hebt als ze alleen de eerste twee regels leest? Zo niet, vraag ChatGPT dan om de kern te herschrijven.
7. Plak het verslag op de juiste plek: in een e-mail, een document in Word of Google Docs of op de projectpagina van je team.

De prompt voor het verslag (kopieer en pas aan)

De twee regels die het meeste verschil maken, zijn de [CHECK]-regel en de regel over “besloten versus besproken”. Zonder die regels maakt een taalmodel van je notities al snel een verhaal dat compleet klinkt. Een verslag dat compleet klinkt, maar van een voorstel een besluit maakt, is slechter dan geen verslag.

Kies de juiste opbouw voor de lezer

Vervang de zes onderdelen in de prompt door de opbouw die past. Vier veelgebruikte vormen op het werk:

• Intern verslag voor je manager of directie. De kern, besluiten met redenen, risico’s en wat je nodig hebt. Houd het bij één scherm. Dit is de standaardprompt hierboven.
• Verslag van een klantgesprek. Deelnemers van beide kanten, wat is afgesproken, open punten, volgende stappen per partij en de datum van het volgende overleg. Laat interne meningen en prijsoverwegingen weg die je niet rechtstreeks tegen de klant zou uitspreken. Vraag ChatGPT: “Schrijf dit zo dat het ongewijzigd naar de klant kan.”
• Formele notulen. Datum, aanwezigen, afmeldingen, een kop per agendapunt met daaronder het besluit en acties met verantwoordelijken. Notulen leggen vast wat is besloten, niet elk woord dat is gezegd. Vertel ChatGPT daarom de discussie weg te laten, tenzij die de uitkomst heeft veranderd. Heeft je organisatie een vast sjabloon voor notulen? Plak het in de chat en vraag ChatGPT het in te vullen.
• Overdrachtsverslag. Voor de collega die het overneemt: achtergrond, besluiten tot nu toe, contactpersonen, wat nog openstaat en waar de bestanden staan. Voeg toe: “Ga ervan uit dat de lezer niets van dit project weet.”

Is je verslag eigenlijk een wekelijkse statusupdate op basis van een voortgangsoverzicht of spreadsheet, en niet van één vergadering? Dan past onze uitleg over geautomatiseerde statusupdates met Gemini beter.

Zet de kern bovenaan

De meeste mensen schrijven een verslag in de volgorde van de vergadering. Die volgorde is voor de lezer niet belangrijk. Die wil de uitkomst weten. Het Amerikaanse leger gebruikt daarvoor “bottom line up front” (BLUF): de kern voorop. Een eenvoudige oplossing: de eerste zin vertelt wat is besloten en wat je nodig hebt. Alles daarna is toelichting (Harvard Business Review, e-mails schrijven met militaire precisie).

Een zwakke openingszin: “Dinsdag kwam het projectteam bijeen om verschillende onderwerpen rond de lancering in Q1 te bespreken.”

Een goede openingszin: “We hebben afgesproken de lancering in Q1 twee weken te verschuiven naar 3 maart, en ik heb uiterlijk vrijdag je akkoord nodig op de extra €4,000 voor het bureau.”

Geeft ChatGPT je het eerste type zin? Antwoord dan: “Herschrijf de kern zodat de eerste zin het besluit en mijn vraag bevat, met de datum en het bedrag uit de notities.”

Controleer het verslag voordat je het verstuurt

ChatGPT is goed in structuur en formulering. Het was niet bij je vergadering. Besteed twee minuten aan deze punten, in deze volgorde:

1. Getallen en datums. Vergelijk ze allemaal met je notities. Een “3” in je notities die een “30” wordt in het verslag, is de fout die je het meest kost.
2. Namen en verantwoordelijken. Staat bij elke actie de persoon die volgens je notities verantwoordelijk is? Heeft ChatGPT iemand aangewezen terwijl er nog niemand verantwoordelijk was? Daar hoort [CHECK] te staan, geen naam.
3. Besloten versus besproken. Lees de besluitenlijst en vraag jezelf af: is dit allemaal echt afgesproken?
4. Hoe je over mensen schrijft. Controleer of het verslag niet de indruk wekt dat iemand iets heeft tegengehouden of niet goed heeft gedaan, tenzij dat klopt én nodig is.
5. De lijst met onbevestigde informatie. Stel de vraag over “niet rechtstreeks ondersteund door mijn notities” uit stap 5 hierboven, ook als alles er goed uitziet.

Als je een transcript hebt in plaats van notities

Geeft je vergadertool je een volledig transcript? Dan werkt dezelfde prompt, maar voeg één regel toe: “Verwijder eerst de informele praatjes en herhaalde punten en schrijf daarna het verslag.” Een transcript van een uur kan erg lang zijn. Laat ChatGPT het einde weg? Splits het dan in twee helften, vraag om de besluiten en open punten van elke helft en laat vervolgens van beide lijsten één verslag maken. Onze uitleg over vergadernotities samenvatten bevat een onderdeel over het opschonen van rommelige notities en lange transcripten.

Eén verslag van meerdere vergaderingen

Soms gaat het verslag over een reeks: drie workshopsessies of een maand aan klantgesprekken. Een project in ChatGPT helpt daarbij. Die functie heet Projects. Het Help Center van OpenAI beschrijft projecten als een plek waar je bij elkaar horende chats, bestanden en instructies samen bewaart. Projectinstructies gelden voor elke chat binnen het project. OpenAI raadt projecten onder meer aan voor terugkerend werk, zoals wekelijkse rapportages (OpenAI Help Center, Projects in ChatGPT).

Een eenvoudige opzet:

• Maak een project aan voor de klant of het initiatief.
• Zet je verslagprompt en regels in de projectinstructies, zodat je ze niet telkens hoeft te plakken.
• Voeg na elke vergadering de notities toe als bestand of plak ze in een nieuwe chat binnen het project.
• Vraag aan het einde: “Schrijf op basis van alle vergadernotities in dit project één verslag met de onderdelen uit de instructies. Geef aan uit welke vergadering elk besluit komt.”

Die regel over “welke vergadering” is belangrijk. Daarmee kun je een besluit in seconden controleren in de juiste notities. Het Help Center vermeldt ook bestandslimieten per abonnement (bijvoorbeeld 5 bestanden per project bij Free en 25 bij Plus). Plak bij een lange reeks de notities dus in chats in plaats van elke keer een bestand te uploaden.

Veelgemaakte fouten

• Niet vertellen wie de lezer is. Dan krijg je een algemene samenvatting. Eén regel over de lezer lost het meeste op.
• ChatGPT ontbrekende informatie laten invullen. Zonder de [CHECK]-regel worden ontbrekende verantwoordelijken en datums verzonnen. Laat die regel er altijd in staan.
• De volgorde van de vergadering aanhouden. Het besluit en je vraag komen eerst. De achtergrond komt daarna.
• Te lang. Moet de lezer op een laptop scrollen? Kort het dan in. Vraag: “Kort dit in tot één pagina zonder besluiten of acties weg te laten.”
• Het zonder controle versturen omdat het prettig leest. Een vlotte tekst zegt niets over de juistheid van de getallen. De controle van twee minuten doet dat wel.

Meer praktische uitleg

• Een samenvatting en actiepunten voor wie erbij was: vergadernotities samenvatten met ChatGPT.
• Het rapport dat je moet lezen is een lange pdf: een lang rapport samenvatten en de actiepunten eruit halen.
• Een wekelijkse statusupdate op basis van een voortgangsoverzicht: Gemini voor geautomatiseerde statusupdates.
• Reacties die binnenkomen nadat je het verslag hebt verstuurd: sneller e-mailantwoorden opstellen met ChatGPT.
• Een volledig rapport op basis van meerdere vergaderingen, met cijfers en een specifieke lezer in gedachten: ChatGPT laten helpen bij het schrijven van een rapport voor je werk.
• Besluiten die in Slack zijn genomen, niet in de vergadering: de beste ChatGPT-prompt om actiepunten uit een Slack-thread te halen.
• In de vergadering is een nieuwe werkwijze afgesproken die nu op papier moet: standaardwerkinstructies (SOP’s) schrijven met AI.
• Er werd in de vergadering om een presentatie gevraagd in plaats van een document: een presentatie maken met AI.
• De vergadering was de start van een nieuw project waarvoor nu taken, verantwoordelijken en datums nodig zijn: een projectplan maken met AI.
• Het vervolgoverleg vraagt om een strakkere opzet dan de vorige vergadering: een vergaderagenda maken met AI.

Begin met je laatste vergadering

Pak de notities van de laatste vergadering waarvan je iemand nog een verslag moet sturen. Voeg de drie regels context toe, plak de prompt, beantwoord de regels met [CHECK] en vraag de lijst met onbevestigde informatie op. Bewaar de prompt voor de volgende keer op een plek waar je hem in vijf seconden kunt kopiëren en plakken. Verander dan alleen de lezer en de onderdelen.

Wil je elke week een nieuw praktisch AI-werkproces zoals dit? Meld je aan voor Launchpad.