RobotsHelp

Lange documenten samenvatten met ChatGPT voor je werk

Het is dinsdagmiddag. Je krijgt net een document van 70 pagina’s toegeschoven: nieuw beleid, een aanbesteding, een voorstel van een leverancier of een strategiepresentatie als PDF. Of je er “vóór donderdag even naar wilt kijken”, naast alles wat je al te doen hebt. Met ChatGPT kun je lange documenten voor je werk in ongeveer een kwartier samenvatten. Maar niet met één prompt: “vat dit samen”. Wat wel werkt: upload het bestand, vraag eerst om een overzicht van de indeling en vat het daarna onderdeel voor onderdeel samen. Schrijf vervolgens de definitieve samenvatting voor degene die hem gaat lezen. Controleer tot slot elke bewering op de pagina waar die vandaan komt.

Stel je voor: het is donderdagochtend. Je loopt de vergadering in. Je hebt vijf regels gelezen waar je op kunt vertrouwen, met paginanummers bij de twee punten die echt gevolgen hebben voor je team. Als iemand vraagt “wat staat er over de deadline?”, open je pagina 41 en lees je het voor.

Wil je meer van dit soort praktische AI-werkprocessen, gratis? Meld je aan voor Launchpad.

No password needed – your reset opens instantly.

Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres, en je bent erbij.

Het korte antwoord

Voeg het document toe aan een chat in ChatGPT (DOCX, PDF of TXT). Vraag vóór het samenvatten om een lijst van alle onderdelen met paginanummers. Zo weet je of ChatGPT het hele bestand heeft gezien. Vat daarna één onderdeel tegelijk samen, met een paginaverwijzing achter elk punt. Vraag pas daarna om de definitieve samenvatting, geschreven voor een specifieke lezer: je manager, je team, een klant of jezelf. Sluit af met een controle: laat ChatGPT bij elk punt de bijbehorende zin citeren en lees zelf drie van die citaten na in het origineel.

Waarom die extra stappen? ChatGPT kan overtuigend klinken, ook als het antwoord niet klopt. OpenAI adviseert zelf om het resultaat als een eerste versie te behandelen en citaten en gegevens te controleren (OpenAI Help Center: vertelt ChatGPT de waarheid?). Juist bij een samenvatting van een lang document is dat belangrijk. Wat je niet makkelijk kunt controleren, is namelijk wat ChatGPT heeft weggelaten.

Waarom één keer “vat dit samen” niet genoeg is bij lange documenten

De bestandsgrootte is zelden het probleem. ChatGPT accepteert documenten tot 512 MB. Voor tekstbestanden geldt een limiet van 2 miljoen tokens per bestand, veel meer dan een normaal werkdocument bevat (OpenAI Help Center: bestanden uploaden naar ChatGPT). Het gaat om aandacht. Een onderzoek uit 2023 onder leiding van onderzoekers van Stanford liet zien dat taalmodellen informatie aan het begin en einde van een lange invoer het best gebruiken. Met informatie in het midden presteren ze merkbaar minder goed (Liu et al., “Lost in the Middle”, 2023).

In de praktijk klinkt een samenvatting die in één keer is gemaakt van een bestand van 70 pagina’s vaak volledig. Toch kan precies die bepaling op pagina 38 ontbreken die voor jou belangrijk is. Door per onderdeel samen te vatten, blijft elk stuk klein genoeg om voldoende aandacht te krijgen. Het overzicht van de indeling laat zien of er iets is overgeslagen.

Vóór het uploaden: drie snelle controles

  • Kan ChatGPT het bestand lezen? DOCX, PDF en TXT werken. Een Google Doc kun je niet rechtstreeks uploaden: exporteer het eerst als PDF of DOCX (File, Download). Presentaties werken als PPTX.
  • Is de tekst echte tekst? Probeer een zin in de PDF te selecteren. Lukt dat niet, dan is het een scan en wordt de samenvatting onvolledig of onjuist. Bij de meeste abonnementen leest ChatGPT de digitale tekst in een document, niet de afbeeldingen erin. Daardoor kunnen grafieken en gescande pagina’s worden overgeslagen. Volgens dezelfde OpenAI-pagina over het uploaden van bestanden leest alleen ChatGPT Enterprise afbeeldingen in PDF’s. Gebruik eerst de tekstherkenning van je PDF-programma op de scan, of plak de belangrijkste tabel als tekst in de chat.
  • Mag je het uploaden? Volgens OpenAI worden gegevens uit je werkomgeving bij ChatGPT Business en Enterprise standaard niet gebruikt om de modellen te trainen. Bij een persoonlijk Free-, Plus- of Pro-account gebeurt dat wel, tenzij je “Improve the model for everyone” uitzet onder Settings, Data Controls (OpenAI Help Center: gegevensbeheer). Volg in alle gevallen de regels van je bedrijf voor vertrouwelijke bestanden. Twijfel je? Vraag het na voordat je uploadt.

Nog iets praktisch: met het Free-abonnement kun je 3 bestanden per dag uploaden (zie dezelfde OpenAI-pagina over het uploaden van bestanden). Begin dus met het belangrijkste document.

Stap 1: vraag eerst om een overzicht van de indeling

Dit kost één minuut en voorkomt de meest voorkomende misser: een samenvatting van alleen de eerste helft van het bestand.

Ik heb een document toegevoegd dat ik voor mijn werk moet begrijpen. Vat het nog niet samen.

1. Vertel wat voor document het is, wie het heeft geschreven en wat de datum is, als dat erin staat.
2. Zet alle onderdelen en subonderdelen op een rij, in de juiste volgorde en met paginanummers.
3. Geef de laatste zin van het document, zodat ik weet dat je het einde hebt gezien.
4. Geef aan welke pagina's afbeeldingen, scans of tabellen lijken te bevatten die je niet kon lezen.

Vergelijk de laatste zin en het aantal pagina’s met het bestand. Komen ze niet overeen? Dan is het bestand niet volledig ingelezen. Upload het opnieuw of splits het op (zie hieronder).

Stap 2: vat het onderdeel voor onderdeel samen

Werk nu het overzicht af, steeds een paar onderdelen tegelijk. Vraag elke keer om paginaverwijzingen. Daarmee kun je de samenvatting later controleren.

Vat alleen de onderdelen 1 tot en met 3 samen.

Geef per onderdeel:
- een opsomming van 2 tot 4 hoofdpunten, elk met een paginanummer
- alle getallen, datums, deadlines en namen, precies zoals ze er staan
- alles wat een vereiste, verplichting of verandering ten opzichte van de huidige werkwijze is

Staat er in een onderdeel niets dat relevant is voor iemand in [jouw functie]? Zeg dat dan in één regel. Vul ontbrekende informatie niet aan met algemene kennis: staat het niet in het document, laat het dan weg.

Typ “volgende” en ChatGPT gaat verder met de volgende onderdelen. Bij een document van 70 pagina’s zijn dat meestal vier of vijf rondes. Lees het resultaat van elke ronde vluchtig door zodra het verschijnt. Zo merk je meteen wanneer iets niet lijkt te kloppen, terwijl het onderdeel nog vers in je geheugen zit.

Stap 3: schrijf de samenvatting voor degene die hem gaat lezen

Een goede samenvatting voor je werk hangt af van wie hem leest en wat diegene daarna moet doen. Hetzelfde document kan dus heel verschillende samenvattingen opleveren. Kies wat je nodig hebt en plak het in dezelfde chat. Zo bouwt ChatGPT voort op de aantekeningen per onderdeel, in plaats van opnieuw te beginnen.

Voor je manager (een overzicht dat die in 30 seconden leest):

Schrijf een kort overzicht voor mijn manager. Gebruik alleen de aantekeningen per onderdeel hierboven.
- Regel 1: wat dit document is en waarom wij het hebben gekregen.
- Daarna de 3 belangrijkste punten voor ons team, met paginanummers.
- Daarna wat we moeten beslissen of doen, en uiterlijk wanneer.
- Daarna alles wat onduidelijk is of wat ik bij iemand moet navragen.
Maximaal 150 woorden. Gebruik gewone taal, geen vakjargon uit het document tenzij dat nodig is.

Voor je team (acties, geen boekverslag):

Maak op basis van de aantekeningen per onderdeel een lijst van alles in dit document dat het dagelijkse werk van mijn team verandert. Gebruik een tabel: wat verandert er, vanaf wanneer, voor wie, paginanummer. Geef daarna in één regel aan wat hetzelfde blijft.

Voor een klant of iemand buiten het bedrijf: vraag om een korte versie in gewone taal, zonder interne namen. Lees die twee keer door voordat je hem verstuurt. Een samenvatting die je naar buiten stuurt, staat op jouw naam, niet op die van ChatGPT.

Voor jezelf (om het echt te begrijpen): vraag ChatGPT om de drie moeilijkste onderdelen eenvoudig uit te leggen en je daar vervolgens drie vragen over te stellen. Kun je die niet beantwoorden? Lees die pagina’s dan opnieuw.

Stap 4: controleer de samenvatting aan de hand van het document

Met deze stap maak je van een goed klinkende samenvatting een samenvatting die je in een vergadering kunt onderbouwen.

Loop de samenvatting punt voor punt na. Citeer bij elk punt de exacte zin uit het document die het onderbouwt, met het paginanummer. Wordt een punt niet rechtstreeks onderbouwd door een zin in het document? Markeer het dan als NIET GEVONDEN.

Vertel me daarna: wat staat er in het document dat voor iemand in mijn functie belangrijk is, maar ontbreekt in de samenvatting?

Open het origineel en lees zelf drie van die citaten na, waarvan minstens één uit het midden van het document. Staat een citaat er niet, of staat er net iets anders? Pas dat punt aan en vraag ChatGPT om de rest opnieuw te controleren. Controleer elk getal in de samenvatting op de bijbehorende pagina, elke keer weer.

Een lange mailwisseling samenvatten vóór een vergadering

Een mailwisseling van 40 berichten is ook een lang document, alleen wat rommeliger. Dezelfde methode werkt, met twee aanpassingen. Zet de mailwisseling eerst in een bestand: in de meeste mailapps kun je een gesprek afdrukken of opslaan als PDF. Vraag daarna eerst om een tijdlijn, vóór de samenvatting:

Ik moet deze mailwisseling kennen voor een vergadering morgen.
1. Geef me een tijdlijn: datum, wie schreef, wat diegene zei of vroeg, telkens in één regel.
2. Wat is er besloten, en door wie?
3. Wat staat er nog open, en wie wacht op wie?
4. Wat wordt mij waarschijnlijk gevraagd in de vergadering, en wat staat daarover in de mailwisseling?

Vooral punt 4 helpt je goed voorbereid aan tafel te zitten. Controleer de besluiten in de oorspronkelijke mails. In mailwisselingen staat vaak “volgens mij hadden we afgesproken”, terwijl niemand ermee heeft ingestemd. Heb je geen mailwisseling, maar aantekeningen van de vergadering zelf? Dan past onze handleiding voor vergadernotities samenvatten met ChatGPT beter.

Als het document te lang is, of als je er meerdere hebt

  • Het overzicht stopt vóór het einde. Splits de PDF in delen (dat kan met de meeste PDF-programma’s). Upload deel 1 en voer stap 1 en 2 uit. Doe daarna hetzelfde met deel 2 in dezelfde chat. Vraag pas om de definitieve samenvatting als alle delen zijn verwerkt.
  • Meerdere documenten die bij elkaar horen. Zet ze in een ChatGPT Project, zodat je ze de hele week weer kunt raadplegen. OpenAI hanteert een limiet van 5 bestanden per project bij Free, 25 bij Go en Plus, en 40 bij Business en Enterprise. Breng eerst elk bestand afzonderlijk in kaart. Vraag daarna om één samenvatting van alle bestanden samen.
  • Twee versies van hetzelfde document. Vraag niet om twee samenvattingen die je zelf moet vergelijken. Upload beide versies en vraag: “Wat is er veranderd tussen versie A en versie B? Geef elk verschil, met de paginanummers in beide versies.”

Veelgemaakte fouten

  • Eén prompt voor het hele document. Je krijgt een soepel leesbare samenvatting van de delen waaraan het model aandacht heeft besteed.
  • Geen paginanummers. Zonder paginanummers kun je niets controleren. Je moet er dan blind op vertrouwen of alles opnieuw lezen.
  • Een scan uploaden. Als je de tekst niet kunt selecteren, kan ChatGPT die waarschijnlijk ook niet goed lezen.
  • Een samenvatting zonder duidelijke lezer. “Vat dit samen” levert een korter document op. “Geef mijn manager een overzicht van wat we moeten beslissen” levert iets bruikbaars op.
  • Ontbrekende informatie laten aanvullen. Zeg dat ChatGPT alles moet weglaten wat niet in het document staat. Anders sluipt er algemene kennis in.
  • De belangrijkste pagina’s niet zelf lezen. De samenvatting laat zien waar je moet kijken. Hij vervangt het lezen niet.

Gerelateerde handleidingen

Probeer het met het document op je bureau

Kies het langste stuk dat je deze week moet lezen. Gebruik eerst de prompt voor het overzicht van de indeling en bekijk het resultaat. Vaak levert dat overzicht alleen al iets op: je ziet in één minuut welke drie onderdelen je echt moet lezen en welke veertig pagina’s je aan de samenvatting kunt overlaten.

Wil je elke week een nieuw praktisch AI-werkproces zoals dit? Meld je aan voor Launchpad.

No password needed – your reset opens instantly.

Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres, en je bent erbij.

🇬🇧 Read this page in English