ChatGPT voor beginners: van je eerste chat tot echt werk

Iedereen op je werk lijkt ChatGPT al te gebruiken. Je opent ChatGPT, typt “help me met mijn e-mail” en krijgt drie alinea’s die vriendelijk klinken, maar niets zeggen. Dus sluit je het tabblad weer. Niet omdat je hier niet goed in bent. Niemand heeft je laten zien hoe het echt werkt.

Dit is het korte antwoord. Meld je gratis aan op chatgpt.com. Zet het gebruik van je chats voor training uit als je werkmateriaal gaat plakken. Vertel ChatGPT één keer wie je bent en hoe je antwoorden wilt krijgen. Dat doe je met Custom Instructions: persoonlijke instructies. Geef het daarna één echte taak, met context, een duidelijk doel en een gewenste vorm. Voeg je eigen bestand toe als de taak over een document gaat. Stuur het eerste antwoord bij in dezelfde chat, in plaats van opnieuw te beginnen. Controleer alle feitelijke informatie voordat je iets verstuurt. Dat is de hele aanpak voor beginners. Deze handleiding voor ChatGPT neemt je er stap voor stap in mee, met prompts die je vandaag nog kunt kopiëren.

Wil je elke week zo’n praktische AI-les?

Stap 1: Meld je aan en kies waar je ChatGPT gaat gebruiken

Ga naar chatgpt.com en maak een gratis account aan. De gratis versie is voor iedereen beschikbaar. Betaalde abonnementen (Go, Plus, Pro, Business, Enterprise) geven meer toegang tot modellen en functies (ChatGPT-prijzen). Voor alles wat je in deze handleiding leert, hoef je niet te betalen.

Je kunt hetzelfde account op drie plekken gebruiken: in je browser, in de desktopapp en in de app op je telefoon (ChatGPT downloaden). Mijn advies: begin in de browser op je werkcomputer. Je e-mails en documenten staan daar al, dus tekst heen en weer kopiëren kost twee seconden. Installeer de telefoonapp later voor snelle vragen tussen vergaderingen door.

Goed om vooraf te weten over het gratis abonnement: op de prijspagina van OpenAI staan uploads, Memory en Deep Research bij Free als “beperkt”. Volgens het helpcentrum kunnen gratis gebruikers 3 bestanden per dag uploaden (OpenAI Help: bestanden uploaden). Genoeg om het te leren. Ga je uiteindelijk elke dag rapporten uploaden? Dan is het moment om naar een betaald abonnement te kijken, niet eerder.

Stap 2: Pas twee instellingen aan voordat je iets van je werk plakt

De meeste handleidingen slaan deze stap over. Juist als je ChatGPT voor je werk gebruikt, is dit de belangrijkste stap.

Je chats gebruiken voor training. Bij persoonlijke Free-, Plus- en Pro-accounts staat “Improve the model for everyone” standaard aan. Dat betekent dat je gesprekken gebruikt kunnen worden om de modellen van OpenAI te trainen. Je kunt dit uitzetten en toch je chatgeschiedenis behouden. Ga naar Settings (instellingen), dan naar Data controls (gegevensbeheer) en zet Improve the model for everyone uit (OpenAI Help: gegevensbeheer in ChatGPT). Op dezelfde hulppagina staat dat inhoud uit ChatGPT Business- en Enterprise-werkomgevingen standaard niet voor training wordt gebruikt. Krijg je van je werkgever een bedrijfsaccount? Gebruik dat dan voor bedrijfsmateriaal.

Temporary Chat voor eenmalige, gevoelige vragen. Een Temporary Chat is een tijdelijke chat. Die verschijnt niet in je geschiedenis, slaat geen herinneringen op en wordt niet gebruikt om de modellen te verbeteren. OpenAI kan de chat wel tot 30 dagen bewaren om veiligheidsredenen (zie dezelfde pagina over Data controls). Handig voor die ene e-mail over een salarisgesprek of een lastige klant die je niet in je zijbalk wilt laten staan.

Gebruik ook je gezonde verstand als beide instellingen goed staan. De regels van je bedrijf over klantgegevens blijven gelden. Vervang bij twijfel namen en getallen door aanduidingen als [KLANT] en [BEDRAG]. Vul ze daarna zelf weer in.

Stap 3: Vertel ChatGPT één keer wie je bent

Zonder context schrijft ChatGPT voor een gemiddeld persoon met een gemiddelde baan. Daarom voelen de eerste antwoorden zo algemeen. Custom Instructions lossen dat op. Wat je daar invult, wordt op al je chats toegepast. De functie is beschikbaar bij elk abonnement (OpenAI Help: Custom Instructions). Open in de webversie Settings en daarna Personalization (personalisatie). Zorg dat personalisatie aanstaat en vul het veld Custom Instructions in. Gratis gebruikers krijgen 1,500 tekens. Dat is meer dan je nodig hebt.

Dit voorbeeld kun je aanpassen. Houd het kort en beschrijf hoe je werkt:

Ik ben accountmanager bij een B2B-softwarebedrijf met 30 medewerkers in Nederland.
Ik schrijf klanten in het Engels. Het zijn vooral operations managers.

Zo wil ik antwoorden:
- Kort. Begin met het antwoord, geef daarna de details.
- Helder Engels, geen managementtaal zoals "circle back" of "leverage".
- E-mails van minder dan 150 woorden, tenzij ik om meer vraag.
- Ben je niet zeker van een feit? Zeg dat dan, in plaats van te gokken.
- Stel me eerst één vraag als mijn verzoek onduidelijk is.

Die laatste regel scheelt veel heen en weer gepraat. In plaats van te gokken, vraagt ChatGPT wat het moet weten. Daardoor zit de eerste versie dichter bij wat je bedoelt.

Stap 4: Schrijf je eerste prompt voor een echte werktaak

Een prompt is gewoon je bericht. Het advies van OpenAI voor goede prompts komt neer op drie gewoontes: wees duidelijk en specifiek met genoeg context, verbeter stap voor stap en benoem de gewenste toon (“vriendelijk”, “formeel”, “direct”) (OpenAI Help: tips voor goede prompts).

In de praktijk gebruik ik een eenvoudige opbouw: situatie, taak, vorm. Hier is een concreet voorbeeld:

Situatie: Een klant vroeg om korting omdat ons inwerktraject
3 weken duurde in plaats van 1. De vertraging lag deels bij de klant (late gegevensexport).

Taak: Schrijf een conceptantwoord dat:
- de klant bedankt voor het aankaarten
- de vertraging eerlijk uitlegt, zonder de klant de schuld te geven
- één gratis extra trainingssessie aanbiedt in plaats van korting

Vorm: minder dan 120 woorden, vriendelijk maar standvastig. Eindig met een vraag
die uitnodigt tot een kort telefoongesprek.

Vergelijk dat eens met “schrijf een e-mail over een kortingsverzoek”. Dan moet ChatGPT raden naar de situatie, jouw standpunt en de toon. Het resultaat leest als een standaardtekst. De langere prompt kost ongeveer een minuut om te typen en scheelt je het meeste herschrijfwerk.

Voor de meeste mensen is e-mails beantwoorden de makkelijkste eerste winst. Slokt e-mail je dag op? Onze handleiding over sneller antwoordmails schrijven met ChatGPT gaat hier dieper op in. In een e-mail professioneler laten klinken vind je prompts om je tekst aan te scherpen.

Stap 5: Stuur bij, begin niet opnieuw

Het eerste antwoord is een concept. Beginners doen meestal één van twee dingen: het antwoord zo overnemen, of een nieuwe chat openen en vanaf nul beginnen. In beide gevallen laat je de context die ChatGPT al heeft onbenut. OpenAI noemt het iteratief verfijnen: beoordeel het antwoord en stuur daarna bij (zie dezelfde promptgids).

Reageer in dezelfde chat. Kort en direct, zoals je tegen een collega zou praten:

• “Korter. Laat de eerste alinea weg.”
• “Te formeel. Ik werk al vier jaar met deze klant.”
• “Geef me drie andere opties voor de onderwerpregel.”
• “Je schreef ‘volgende week’. De sessie is op donderdag 12 november. Pas dat aan.”

Met twee of drie correcties ga je meestal van “prima” naar “dit zou ik versturen”. Blijft het antwoord ernaast zitten? Dan ontbreekt er bijna altijd context. Vertel wat ChatGPT nog niet weet.

Stap 6: Geef ChatGPT je eigen document

ChatGPT wordt veel nuttiger als het met jouw materiaal werkt in plaats van met algemene kennis. Klik op de + in het berichtvak, kies de optie om foto’s en bestanden toe te voegen en selecteer je bestand. ChatGPT leest Word-, PDF- en tekstdocumenten, Excel- en CSV-spreadsheets en PowerPoint-bestanden (OpenAI Help: bestanden uploaden). Eén aandachtspunt: een Google Doc moet je eerst exporteren als PDF- of Word-bestand.

Een goede eerste test is een document dat je al goed kent. Dan kun je het antwoord beoordelen:

Lees het bijgevoegde rapport.
1. Geef de 5 belangrijkste punten in helder Engels, elk op één regel.
2. Citeer bij elk punt de zin waarop het is gebaseerd.
3. Zet alles waarvoor ik een beslissing moet nemen op een rij, met de deadline als die genoemd wordt.

Vragen om een citaat is de beste gewoonte voor een beginner. Je kunt elk punt in een paar seconden controleren. Zo leer je snel hoe goed je op ChatGPT kunt vertrouwen bij jouw soort documenten.

Let bij het gratis abonnement op de lengte van bestanden. Volgens de prijspagina ligt de invoerlimiet voor een gewone gratis chat op ongeveer 12 pagina’s tekst (ChatGPT-prijzen). Werk bij langere rapporten per onderdeel. Deze handleidingen gaan verder:

• Lange documenten voor je werk samenvatten met ChatGPT
• Een spreadsheet analyseren met ChatGPT
• Vergadernotities samenvatten met ChatGPT

Stap 7: Controleer de feiten voordat je iets verstuurt

ChatGPT kan heel zeker klinken en toch ongelijk hebben. OpenAI zegt het zelf: ChatGPT kan onjuiste definities, datums of feiten geven. Het kan zelfs citaten of bronnen verzinnen die niet bestaan, terwijl het overtuigend klinkt (OpenAI Help: vertelt ChatGPT de waarheid?). Het advies van OpenAI: behandel het antwoord als een eerste concept, niet als een definitieve bron.

Drie eenvoudige regels om zorgvuldig te werken:

1. Getallen, namen en datums: controleer ze elke keer aan de hand van je eigen bron.
2. Actuele informatie: vraag ChatGPT om op internet te zoeken en links te geven. Open die links daarna zelf. Op dezelfde hulppagina staat dat zoeken antwoorden met bronverwijzingen en recentere informatie oplevert.
3. Jouw naam staat eronder: lees de hele tekst één keer voordat je hem verstuurt. Jij doet de eindredactie. ChatGPT levert snel het eerste concept.

Stap 8: Zet terugkerend werk in een Project

Plak je elke maandag dezelfde achtergrondinformatie in ChatGPT? Maak dan een Project aan. Een Project houdt bij elkaar horende chats, bestanden en instructies bij elkaar. Zo gebruikt ChatGPT steeds dezelfde context (OpenAI Help: Projects in ChatGPT). Projects zijn inbegrepen bij het gratis abonnement, met maximaal 5 bestanden per project.

1. Klik op New project in de zijbalk en geef het een duidelijke naam, zoals “Wekelijkse klantupdates”.
2. Open het •••-menu, kies Project settings en schrijf instructies die alleen voor dit project gelden. Binnen het project krijgen die voorrang op je algemene Custom Instructions.
3. Voeg de bestanden toe die ChatGPT altijd bij de hand moet hebben: een sjabloon, een stijlgids, het rapport van vorige maand.

Voorbeeld van projectinstructies:

Dit project is voor wekelijkse voortgangsupdates aan klanten.
Als ik ruwe notities plak, maak er dan een update van met drie koppen:
Deze week afgerond / Volgende week / Jouw inbreng nodig.
Maximaal 150 woorden. Helder Engels. Gebruik de naam van de klant, nooit "Beste klant".
Noemen mijn notities een risico of vertraging? Zet dat dan bovenaan onder "Jouw inbreng nodig".

Vanaf dat moment is het elke maandag: project openen, notities plakken, klaar. Juist bij een taak die elke week terugkomt, telt die tijdwinst op.

Je eerste week: vijf taken om te proberen

Je leert dit door ChatGPT te gebruiken voor je echte werk op dinsdag, niet voor testvragen. Kies er twee:

1. Die e-mail die je blijft uitstellen. Plak het ontvangen bericht, vertel in één zin wat je wilt antwoorden en vraag om een reactie van minder dan 100 woorden.
2. Van vergadernotities naar acties. Plak je rommelige notities en vraag om besluiten, actiepunten met verantwoordelijken en openstaande vragen. Meer hierover in vergadernotities omzetten in een verslag.
3. Een conceptrapport. Geef je puntsgewijze notities en vertel voor wie het rapport is. Vraag om een eerste versie die je daarna zelf bewerkt. Zie ChatGPT gebruiken als hulp bij het schrijven van een rapport.
4. Leg het me uit. Plak een contractbepaling of een technische e-mail en vraag: “Leg dit uit alsof het onderwerp nieuw voor me is. Vertel daarna waarover ik vragen moet stellen.” Controleer belangrijke punten bij de afzender.
5. Een lastig gesprek voorbereiden. Beschrijf de situatie en vraag ChatGPT om de andere persoon te spelen. Zo kun je je antwoorden oefenen vóór het echte telefoongesprek.

Veelgestelde vragen van beginners

Is ChatGPT gratis te gebruiken?

Ja. Volgens OpenAI is de gratis versie voor iedereen beschikbaar. Met een betaald abonnement krijg je meer toegang tot modellen en functies (ChatGPT-prijzen). Om de basis te leren en een paar taken per dag te doen, is de gratis versie genoeg.

Kan ik veilig werkdocumenten in ChatGPT plakken?

Dat hangt af van je account en de regels van je bedrijf. Zet bij een persoonlijk account eerst “Improve the model for everyone” uit. Bij een zakelijk Business- of Enterprise-account gebruikt OpenAI je inhoud standaard niet voor training (Data controls). Volg voor klantgegevens en vertrouwelijke informatie het beleid van je werkgever. Laat die informatie bij twijfel weg.

Kan ik beter eerst ChatGPT of Claude leren?

Allebei is goed. Wat je leert, kun je in beide gebruiken. Context, een duidelijke taak en een gewenste vorm werken bij allebei. Benieuwd naar de verschillen? Lees ChatGPT vs Claude. Gebruikt je team Claude? Onze Claude-handleiding voor beginners volgt dezelfde stappen.

Hoelang duurt het voordat ik er echt goed in ben?

Het draait vooral om de gewoontes hierboven: context geven, bijsturen in dezelfde chat en feiten controleren. Gebruik ChatGPT een week lang elke dag voor één echte taak. Dan beginnen die gewoontes vanzelfsprekend te worden. Je blijft leren, want de tools veranderen. Daarom hebben we op RobotsHelp een gratis startpunt gemaakt, met steeds één praktische les.

Zo ga je verder

Je kent nu de hele aanpak voor beginners: veilige instellingen, Custom Instructions, een echte prompt, bijsturen, je eigen bestanden, een feitencheck en een Project voor terugkerend werk. Open ChatGPT, pak die e-mail die je steeds uitstelt en probeer het nu. Met de stappen hierboven kan die vóór je volgende vergadering afgehandeld zijn.

Werk je vooral in Gmail en Google Drive? Onze Gemini-handleiding voor beginners neemt je mee door dezelfde eerste stappen in Gemini. Ook leer je hoe je Gemini je e-mails en bestanden laat lezen.

Wil je de volgende les ontvangen, met telkens één praktische AI-vaardigheid?