Excel-formules maken met AI (en controleren of ze werken)

Je weet wat je Excel-werkblad moet doen. Naast elke bestelling de accountmanager zetten, het kwartaaltotaal voor regio North berekenen, grote orders markeren. Alleen weet je niet welke Excel-formules je nodig hebt. En het laatste forumonderwerp dat je opende, kwam uit 2014 en gebruikte functies die jouw Excel niet eens laat zien.

Het korte antwoord: beschrijf je werkblad aan een AI-assistent (de werkbladnamen, kolomletters, wat er in elke kolom staat en je Excel-versie). Vertel precies welk resultaat je in welke cel wilt. Vraag om de formule en een uitleg van één regel. Test die daarna op drie rijen waarvan je het antwoord al weet, voordat je de formule naar beneden doortrekt. ChatGPT, Claude en Gemini kunnen dit alle drie goed in een gewoon chatgesprek. Heb je Copilot in Excel of Gemini in Google Sheets? Dan kun je het direct in je werkblad vragen.

Hieronder vind je de prompt die meteen een werkende formule oplevert, vier concrete voorbeelden om te kopiëren en een controle van vijf minuten om te voorkomen dat een verkeerde formule in je rapport belandt.

Wil je elke week zo’n praktisch AI-werkproces?

No password needed – your reset opens instantly.

Geen wachtwoord. Alleen je e-mailadres en je bent erbij.

Waarom AI je een verkeerde formule geeft (en hoe je dat voorkomt)

Een verkeerde AI-formule betekent meestal niet dat de AI dom is. Vaak is de vraag te vaag. Met “Schrijf een VLOOKUP voor mijn klantenlijst” laat je de assistent raden naar je werkbladnamen en kolommen. Ook moet de assistent gokken of je een exacte overeenkomst wilt en wat er moet gebeuren als een naam ontbreekt. Die gaten worden opgevuld met aannames. Eén verkeerde aanname levert al een formule op die er prima uitziet, maar het verkeerde getal teruggeeft.

Geef deze vier dingen mee, dan hoeft de assistent niet te gokken:

De indeling. Werkbladnamen, kolomletters en kolomkoppen, en waar de gegevens beginnen (rij 2 als de kolomkoppen in rij 1 staan).
Het resultaat. Wat er in welke cel moet verschijnen, voor één voorbeeldrij. “In F2 de accountmanager voor de klant in B2.”
De uitzonderingen. Wat er moet verschijnen als er geen overeenkomst is, een cel leeg is of er een nul staat.
Je versie. Excel 365, Excel 2019 of Google Sheets. Dat maakt uit: Microsoft geeft aan dat XLOOKUP niet beschikbaar is in Excel 2016 en Excel 2019. Een moderne formule werkt dus mogelijk niet in een oudere versie (Microsoft Support).

Een prompt om te kopiëren voor elke Excel-formule

Plak dit in ChatGPT, Claude of Gemini en vul de tekst tussen de vierkante haken in. Het werkt voor losse formules én voor formules die je over een hele kolom naar beneden doortrekt.

Ik heb een Excel-formule nodig. Ik gebruik [Excel 365 / Excel 2019 / Google Sheets].

Mijn gegevens:
Werkblad "[naam]": rij 1 = kolomkoppen, gegevens beginnen in rij 2.
Kolom A = [kolomkop] ([wat erin staat, bijvoorbeeld tekst, datums, bedragen in euro's])
Kolom B = [kolomkop] ([...])
(voeg elke kolom toe die de formule nodig heeft)

Wat ik wil:
Toon in cel [F2] [het resultaat] voor die rij.
Voorbeeld: voor rij 2 verwacht ik [het antwoord waarvan je weet dat het klopt].
Als er geen overeenkomst is of de cel leeg is, toon dan [leeg / 0 / "Niet gevonden"].

Geef me:
1. De formule voor [F2], klaar om naar beneden door te trekken.
2. Per onderdeel één begrijpelijke zin die uitlegt wat het doet.
3. Alles in mijn gegevens waardoor de formule mogelijk niet werkt (tekst opgeslagen als getallen, extra spaties, samengevoegde cellen).

De regel “voor rij 2 verwacht ik” wordt vaak overgeslagen, terwijl die juist het meeste oplevert. De assistent krijgt daarmee een ijkpunt om het eigen antwoord te controleren. En jij krijgt een test die je in tien seconden kunt uitvoeren.

Vier formules waar mensen AI het vaakst om vragen, met werkende voorbeelden

Stel je een eenvoudig verkoopwerkblad voor. Op het werkblad Orders: kolom A ordernummer, B klant, C regio, D besteldatum, E bedrag. Op een tweede werkblad Customers: kolom A klant, B accountmanager. Dit zijn de formules die een goede prompt je oplevert.

1. Een waarde opzoeken op een ander werkblad (XLOOKUP)

Prompt: “Toon in F2 op Orders de accountmanager voor de klant in B2, uit het werkblad Customers. Toon Not found als de klant ontbreekt.”

=XLOOKUP(B2,Customers!A:A,Customers!B:B,"Not found")

XLOOKUP zoekt in kolom A van Customers naar de naam in B2 en geeft de bijbehorende waarde uit kolom B terug. Het vierde onderdeel bepaalt wat er verschijnt als er geen overeenkomst is. Zonder dat onderdeel krijg je #N/A (Microsoft Support: XLOOKUP). Gebruik je Excel 2019 of ouder? Vraag dan om de versie met INDEX en MATCH:

=IFERROR(INDEX(Customers!B:B,MATCH(B2,Customers!A:A,0)),"Not found")

2. Optellen met voorwaarden (SUMIFS)

Prompt: “Tel de bedragen op voor regio North met een besteldatum in het eerste kwartaal van 2026.”

=SUMIFS(E:E,C:C,"North",D:D,">="&DATE(2026,1,1),D:D,"<"&DATE(2026,4,1))

SUMIFS telt kolom E alleen op waar aan alle voorwaarden is voldaan: de regio is North en de datum valt op of na 1 januari en vóór 1 april (Microsoft Support: SUMIFS). Door “vóór 1 april” te gebruiken in plaats van “tot en met 31 maart”, telt een bestelling van 31 maart ook mee als er een tijdstip bij staat.

3. Rijen markeren met een regel (IF)

Prompt: “Toon in G2 Large als het bedrag in E2 5,000 of meer is, en anders Standard.”

=IF(E2>=5000,"Large","Standard")

Eenvoudig, maar juist hier bespaart AI de meeste tijd zodra er meer regels bij komen (“Large boven 5,000, Medium boven 1,000, markeer alles uit regio West rood”). Beschrijf de regels in gewone woorden, in de juiste volgorde, en laat de assistent de geneste formule maken.

4. Dagen tellen sinds een datum

Prompt: “Toon in H2 hoeveel dagen er zijn verstreken sinds de besteldatum in D2.”

=TODAY()-D2

Verschijnt het resultaat als een datum in plaats van een getal? Dan heeft de cel een datumopmaak. Zet die op Number (getal). Dit is precies zo’n klein punt waarover je de assistent in hetzelfde gesprek om hulp kunt vragen.

Controleer de formule voordat je erop vertrouwt

Een verkeerde AI-formule valt niet altijd op. Je krijgt zelden een foutmelding, maar wel een aannemelijk getal dat niet klopt. Microsoft zegt hetzelfde over zijn eigen assistent: Copilot kan onjuiste formules maken, dus je moet ze nakijken en controleren (Veelgestelde vragen over Copilot in Excel). Met deze controle van vijf minuten haal je bijna alle fouten eruit:

Test drie rijen met de hand. Kies rijen waarvan je het antwoord weet: een gewone rij, een uitzonderingsgeval (een ontbrekende klant, de laatste dag van het kwartaal) en een rij met een lege cel. Kloppen ze alle drie? Trek de formule dan naar beneden door.
Controleer totalen met een filter. Filter bij een SUMIFS het werkblad op dezelfde voorwaarden en bekijk de som in de statusbalk. Hetzelfde getal? Mooi.
Loop de berekening stap voor stap door. In Excel laat Formulas > Formula Auditing > Evaluate Formula zien hoe elk onderdeel wordt berekend. Zo zie je snel of een bereik niet klopt (Microsoft Support).
Vraag om uitleg en lees die ook. Staat er in de uitleg “kolom C”, terwijl je regio in kolom D staat? Dan heb je de fout te pakken voordat je ermee verder werkt.

Werkt de formule niet? Laat AI hem herstellen

Plak de formule, de exacte foutmelding en één voorbeeldrij in de chat. Zeg niet alleen “hij werkt niet”.

Deze formule in F2 geeft #N/A:
=XLOOKUP(B2,Customers!A:A,Customers!B:B)
B2 bevat "Jansen BV". Op het werkblad Customers staat in A14 ook "Jansen BV".
Waarom werkt de formule niet en wat is de juiste formule?

De gebruikelijke oorzaken zijn weinig spannend en goed op te lossen. Voor #N/A noemt Microsoft de belangrijkste: de waarde staat echt niet in de zoeklijst, of de twee cellen bevatten verschillende gegevenstypen. Bijvoorbeeld doordat een getal in een van de cellen als tekst is opgeslagen (Microsoft Support: een #N/A-fout oplossen). Onzichtbare extra spaties achter een naam hebben hetzelfde effect. De assistent stelt dan vaak voor om TRIM te gebruiken bij het opzoeken.

Een overgenomen formule laten uitleggen

Een andere belangrijke toepassing: een collega is vertrokken en diens werkmap staat vol formules van drie regels lang. Plak er één in de chat en vraag:

Leg deze Excel-formule stap voor stap uit, in begrijpelijk Nederlands, voor iemand met basiskennis van Excel.
Vertel daarna waardoor de formule een verkeerd resultaat kan geven.
[plak de formule]
Kolom A bevat [...], kolom B bevat [...].

Juist die tweede vraag is nuttig. Zo weet je waar het oude werkblad extra aandacht nodig heeft, voordat je er het rapport van volgende maand op baseert. Copilot in Excel kan hetzelfde direct vanuit de cel: selecteer die en vraag Copilot de formule uit te leggen (Microsoft Support: Copilot in Excel).

Een chatassistent of de AI in je spreadsheet?

Ze kunnen allebei formules schrijven. Het verschil zit in wat ze kunnen zien en waarvoor je moet betalen.

Een chatassistent (ChatGPT, Claude, Gemini) werkt met elke spreadsheet en elke versie, ook met de gratis abonnementen van deze assistenten. De assistent weet alleen wat jij beschrijft. Daarom is de prompt hierboven belangrijk. Gebruik je deze tools voor het eerst? Begin dan met onze ChatGPT-handleiding voor beginners of de Claude-handleiding voor beginners.
Copilot in Excel ziet je daadwerkelijke kolommen, stelt kolommen met formules voor en legt bestaande formules uit. Je hebt een Microsoft 365-abonnement nodig waarin Copilot is inbegrepen. Volgens Microsoft werkt het met bestanden die op OneDrive of SharePoint zijn opgeslagen, met AutoSave (automatisch opslaan) ingeschakeld en je gegevens ingericht als tabel of een netjes opgebouwd bereik (Veelgestelde vragen over Copilot in Excel).
Gemini in Google Sheets laat je = typen in een cel en op Ctrl + Alt + G drukken (Cmd + Ctrl + G op een Mac) om te beschrijven welke formule je wilt. Bij cellen met een foutmelding krijg je een Fix-knop om de fout te herstellen. Je hebt hiervoor een geschikt Google Workspace- of Google AI-abonnement nodig (Help voor Google Documenten-editors). Onze Gemini-handleiding voor beginners behandelt de basis.

Heb je de ingebouwde optie? Gebruik die dan voor formules in het werkblad dat je open hebt. Gebruik de chatassistent om een hele werkmap uit te denken, of als je versie of abonnement geen ingebouwde assistent heeft.

Houd bedrijfsgegevens buiten de chat

Voor een formule zijn je echte klantnamen of omzetcijfers nooit nodig. Stuur de kolomkoppen en twee of drie verzonnen rijen met dezelfde opbouw. De formule werkt op dezelfde manier met de echte gegevens.

Plak je toch echte gegevens in ChatGPT met een persoonlijk Free-, Plus- of Pro-abonnement? Weet dan dat het delen van gegevens voor modeltraining daar standaard aanstaat. Je kunt “Improve the model for everyone” uitschakelen onder Settings > Data controls. OpenAI zegt dat inhoud uit Business-, Enterprise- en Edu-werkruimtes standaard niet voor training wordt gebruikt (OpenAI Help Center: gegevensbeheer). Het AI-beleid van je eigen bedrijf gaat hoe dan ook voor.

De volgende stap

Zodra formules schrijven je niet meer ophoudt, is de volgende stap: AI vragen wat de cijfers eigenlijk zeggen. Onze handleiding over een spreadsheet voor je werk analyseren met ChatGPT sluit daar precies op aan. Kopieer je elke week cijfers uit e-mails of facturen naar je werkblad? Ook dat kun je automatiseren. Bekijk het n8n-werkproces voor automatische factuurverwerking.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT gratis Excel-formules schrijven?

Ja. Formules schrijven en uitleggen is gewoon tekstwerk. De gratis abonnementen van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen dat aan. Je hebt alleen een betaald abonnement nodig voor assistenten in het werkblad zelf, zoals Copilot in Excel of Gemini in Sheets.

Werkt dezelfde formule in Google Sheets?

Vaak wel, maar niet altijd. Veelgebruikte functies zoals SUMIFS, IF en XLOOKUP bestaan in allebei. Sommige functies en de verwerking van datums verschillen. Zet in je prompt welk programma je gebruikt, dan krijg je de juiste versie.

Waarom werkt de AI-formule wel in rij 2, maar niet verder naar beneden?

Meestal verschuift een verwijzing die vast zou moeten blijven wanneer je de formule naar beneden doortrekt. Vraag de assistent: “Welke verwijzingen in deze formule hebben $-tekens nodig, zodat ik hem goed naar beneden kan doortrekken?”

Is AI gebruiken voor formules valsspelen?

Niet meer dan een formule opzoeken op een forum. Het verschil is de snelheid. Lees steeds de uitleg. Na een paar weken merk je dat je de eenvoudige formules zelf schrijft, zonder hulp.

Ontvang elke week één praktisch AI-werkproces.