Een personeelsbeoordeling schrijven met AI (5 stappen + prompts)

Het is weer tijd voor de personeelsbeoordelingen. Je moet er zes schrijven, voor iedereen ligt een leeg formulier klaar en volgens je agenda moet alles vrijdag af zijn. Je weet wie goed werk heeft geleverd en wie het lastig had. Maar dat omzetten in eerlijke, concrete zinnen? Daar gaan je avonden aan op.

Het korte antwoord: wil je een personeelsbeoordeling schrijven met AI, vraag dan niet simpelweg om “een beoordeling voor Sam”. Neem eerst tien minuten om concrete informatie te verzamelen: de doelen, drie tot vijf concrete voorbeelden met resultaten, één of twee verbeterpunten en wat je voor volgend kwartaal verwacht. Haal namen en privégegevens weg. Geef je aantekeningen aan ChatGPT, Claude of Gemini met een duidelijke prompt. Controleer het concept daarna op vage complimenten en verzonnen informatie. De AI formuleert. Jij beoordeelt.

Wil je elke week gratis zo’n praktisch werkproces met AI ontvangen?

Kun je AI gebruiken om een personeelsbeoordeling te schrijven?

Ja, voor het schrijven. Niet voor het oordeel.

Een chatbot is goed in structuur, toon en het omzetten van rommelige aantekeningen in heldere alinea’s. Hij weet niet wat je collega dit jaar echt heeft gedaan. Geef je geen informatie mee, dan vult hij de ruimte met vriendelijke algemeenheden als “overtreft voortdurend de verwachtingen” of “een echte teamspeler”. Dat leest prima, maar zegt de medewerker niets.

Dat doet er meer toe dan je misschien denkt. Gallup onderzocht hoe beoordelingen overkomen. Slechts 14% van de medewerkers was het er helemaal mee eens dat hun personeelsbeoordelingen hen inspireren om zich te verbeteren. Algemene teksten zijn daar een belangrijke oorzaak van. Een beoordeling vol loze complimenten voelt als een formulier dat iemand nu eenmaal moest invullen. Want dat was het ook.

Daarom geldt voor deze hele handleiding: jij levert de feiten en bepaalt het oordeel, de AI maakt er heldere zinnen van. Werk je in de EU, dan is daar ook een juridische reden voor. De Europese AI-verordening noemt AI-systemen die “bedoeld zijn om te worden gebruikt voor het nemen van beslissingen” over promotie of ontslag, of “om de prestaties en het gedrag” van werknemers “te monitoren en te evalueren”, als systemen met een hoog risico (Bijlage III, punt 4). Een chatbot je eigen geschreven beoordeling laten aanscherpen is niet hetzelfde als software mensen laten beoordelen. Het is wel een goede reden om de score en de beslissing zelf in handen te houden. Dit is geen juridisch advies. Controleer het HR-beleid van je bedrijf voordat je begint.

Stap 1: Verzamel concrete informatie (10 minuten per persoon)

Deze stap bepaalt of de beoordeling nuttig wordt. Open een lege notitie en beantwoord voor iedere medewerker vijf vragen:

1. Wat waren de doelen voor deze periode? Neem ze over uit de vorige beoordeling, de functieomschrijving of je aantekeningen van een-op-eengesprekken.
2. Welke drie tot vijf concrete dingen heeft de medewerker gedaan, en met welk resultaat? Niet “goed met klanten”, maar “nam in maart klant Jansen over en verkortte de reactietijd op hun supportvragen van twee dagen naar dezelfde dag”.
3. Welke één of twee dingen kunnen beter? Geef een concreet voorbeeld. “Twee van de vier maandrapportages zijn te laat verstuurd” zegt meer dan “moet werken aan timemanagement”.
4. Wat verwacht je de komende periode van de medewerker? Noteer één of twee duidelijke doelen.
5. Welke score of uitkomst heb je al bepaald? Beslis dit zelf voordat de AI iets schrijft.

Waar vind je die voorbeelden? In je aantekeningen van een-op-eengesprekken, projectupdates, mails waarin iemand de medewerker bedankte en supportvragen die de medewerker heeft afgehandeld. Houd je vergadernotities bij? Onze handleiding over vergadernotities omzetten in een verslag met ChatGPT laat zien hoe je snel de belangrijkste punten uit een stapel aantekeningen haalt.

Een kleine tip uit eigen ervaring: kun je voor iemand geen drie concrete resultaten bedenken, dan zegt dat ook iets. Vraag ernaar bij de medewerker of een collega voordat je gaat schrijven. Laat de AI dat gat niet opvullen met mooie woorden.

Stap 2: Haal namen en privégegevens weg

Aantekeningen over iemands functioneren zijn persoonsgegevens. Vervang de naam door “de medewerker” of een voorletter voordat je iets in een chatbot plakt. Laat informatie over gezondheid en gezinssituaties weg, net als salarisgegevens die je niet mag delen.

Controleer daarna waar je tekst terechtkomt:

• ChatGPT: bij Free, Plus en Pro staat “Improve the model for everyone” standaard aan. Met die instelling mogen je gesprekken worden gebruikt om modellen te verbeteren. Je kunt dit uitschakelen via Settings, Data controls. Je kunt ook Temporary Chat gebruiken: een tijdelijk gesprek dat niet wordt gebruikt om modellen te trainen. Business- en Enterprise-werkomgevingen worden standaard niet gebruikt voor training (OpenAI, gegevensbeheer in ChatGPT).
• Claude: bij Free, Pro en Max kies je zelf of je gesprekken voor training mogen worden gebruikt. Je kunt dit wijzigen in Privacy Settings, de privacyinstellingen. Team- en Enterprise-abonnementen vallen onder commerciële voorwaarden; deze instelling geldt daar niet voor (Anthropic, wijzigingen in de consumentenvoorwaarden).
• Gemini: Google zegt dat het je gesprekken ook gebruikt wanneer Keep Activity, de instelling voor het bewaren van je activiteit, uitstaat. Dat gebeurt om antwoord te geven en de dienst veilig te houden, onder meer met hulp van menselijke beoordelaars (Privacycentrum voor Gemini Apps).

De veiligste keuze is de AI-tool die je bedrijf al heeft goedgekeurd. Is die er niet? Anonimiseer je tekst dan eerst en gebruik de privacyinstellingen hierboven.

Stap 3: Geef de AI een duidelijke prompt

Plak nu je aantekeningen in de chatbot, samen met een prompt die aangeeft wat de AI wel en niet mag doen. Deze gebruik ik zelf:

Je helpt een leidinggevende om een personeelsbeoordeling te schrijven.
Gebruik ALLEEN de aantekeningen hieronder. Verzin geen resultaten, cijfers of voorbeelden.
Ontbreekt er iets? Zet dat dan onder "Ontbrekende informatie" aan het einde, in plaats van te gokken.

Schrijf de beoordeling met deze onderdelen:
1. Samenvatting (3 zinnen)
2. Wat ging goed (elk punt = wat de medewerker deed + het resultaat)
3. Wat kan beter (elk punt = concreet gedrag + hoe het beter kan)
4. Doelen voor de komende periode (2 doelen, meetbaar)

Toon: warm, direct, helder Nederlands. Geen modewoorden als "rockstar",
"synergie" of "overtreft de verwachtingen". Maximaal 400 woorden.

De score staat al vast: [score]. Verander die niet en stel die niet ter discussie.

Aantekeningen:
[plak je aantekeningen uit stap 1]

Drie onderdelen van deze prompt doen het belangrijkste werk. “Gebruik alleen de aantekeningen” voorkomt dat de AI prestaties verzint. De lijst “Ontbrekende informatie” laat zien waar je nog weinig onderbouwing hebt. En door de score te noemen, voorkom je dat de tekst positiever of negatiever wordt dan je werkelijke oordeel.

Welke tool kies je? Alle drie de grote chatbots kunnen dit. In mijn ervaring schrijft Claude vaak wat zachter en natuurlijker, terwijl ChatGPT goed een vaste structuur aanhoudt. Wil je kiezen? Onze vergelijking van ChatGPT en Claude voor schrijfwerk neemt de verschillen met je door.

Stap 4: Controleer op vage complimenten en vooroordelen

Dit is de stap die de meeste mensen overslaan. Juist hier kan AI je beoordeling beter maken dan wanneer je die helemaal zelf schrijft.

Shelley Correll en Caroline Simard van Stanford onderzochten echte personeelsbeoordelingen. Ze ontdekten dat vrouwen minder vaak dan mannen specifieke feedback kregen die gekoppeld was aan bedrijfsresultaten. Bij één bedrijf stonden vage complimenten in 57% van de beoordelingen van vrouwen, tegenover 43% bij mannen (Harvard Business Review, 2016). Hun advies is eenvoudig: gebruik voor iedereen dezelfde criteria, koppel elk feedbackpunt aan een resultaat en streef naar beoordelingen die ongeveer even lang en even gedetailleerd zijn.

Je kunt de AI precies daarop laten controleren. Gebruik deze tweede prompt zodra je concept klaar is:

Controleer dit concept van een personeelsbeoordeling. Markeer:
- complimenten of kritiek die niet gekoppeld zijn aan een concreet voorbeeld of resultaat
- woorden over persoonlijkheid ("bot", "te agressief", "aardig") in plaats van gedrag
- alles wat niet in mijn oorspronkelijke aantekeningen staat
Stel voor elk gemarkeerd punt een concretere formulering voor.

Schrijf je meerdere beoordelingen voor mensen met vergelijkbare functies? Leg ze naast elkaar en vraag: “Gebruiken deze beoordelingen dezelfde criteria en zijn ze ongeveer even gedetailleerd? Waar is de ene veel vager dan de andere?” Met die ene vraag haal je er al veel uit.

Stap 5: Zorg dat het klinkt als jij

De persoon die dit leest, weet hoe jij praat. Klinkt de beoordeling ineens als een bedrijfsbrochure, dan valt dat op. En dan wekt de tekst minder vertrouwen.

Lees het concept hardop. Vervang elke zin die je nooit in een vergadering zou zeggen. Voeg één zin toe die alleen jij had kunnen schrijven: een moment dat je je herinnert, een bedankje in je eigen woorden. Schrap daarna alles wat de AI heeft geschreven en wat je niet met een voorbeeld kunt onderbouwen.

Voelt de toon nog steeds stijf? Een korte opdracht als “laat dit klinken als een vriendelijke, directe leidinggevende die met een collega praat” helpt meestal. In een e-mail professioneler laten klinken geven we meer tips voor de toon. Dezelfde prompts werken ook andersom, om tekst minder formeel te maken.

Voorbeeld: dezelfde beoordeling, voor en na

Vaag (wat AI schrijft zonder aantekeningen):

“Alex heeft een sterk jaar achter de rug en is een gewaardeerd lid van het team. Alex levert consequent werk van hoge kwaliteit en communiceert goed. De komende tijd zou Alex de leiderschapsvaardigheden verder moeten ontwikkelen.”

Concreet (wat AI schrijft op basis van echte aantekeningen):

“Alex leidde in Q2 de overstap van onze klantrapportages naar een gedeeld dashboard. Klanten ontvangen hun cijfers nu op de eerste werkdag van de maand in plaats van de vijfde. Twee klanten noemden dit tijdens gesprekken over hun contractverlenging. De komende periode wil ik Alex twee maanden lang het planningsoverleg op maandag laten leiden. Zo raakt het team eraan gewend om met vragen over prioriteiten naar Alex te gaan.”

Dezelfde persoon, dezelfde tool. Het enige verschil: de tien minuten waarin je bij stap 1 concrete informatie hebt verzameld.

Prompts voor de lastige onderdelen

Opbouwende feedback schrijven zonder hard over te komen

Herschrijf deze feedback zodat die eerlijk en vriendelijk is.
Houd de feiten precies zoals ze zijn.
Structuur: wat er gebeurde, waarom dat ertoe deed, hoe het de volgende keer beter kan.
Feedback: [je ongezouten versie]

Schrijf eerst de ongezouten versie, in je eigen woorden. De AI kan een eerlijke zin makkelijker verzachten dan een vage zin concreet maken.

Opmerkingen omzetten in meetbare doelen

Zet deze ontwikkelpunten om in 2 doelen voor de komende 6 maanden.
Elk doel: één zin, een duidelijk resultaat en hoe we allebei weten dat het is behaald.
Punten: [je aantekeningen]

Ook het gesprek voorbereiden, niet alleen het document

De geschreven beoordeling is de helft van het werk. Uit het onderzoek van Gallup bleek ook dat mensen die wekelijks feedback krijgen, in plaats van één keer per jaar, veel vaker zeggen dat die feedback waardevol is (hetzelfde Gallup-artikel). De beoordeling zou geen verrassingen moeten bevatten. Vraag de AI: “Welke drie vragen zou de medewerker mij op basis van deze beoordeling kunnen stellen, en hoe kan ik die eerlijk beantwoorden?” Neem die lijst tien minuten door. Dat maakt het gesprek voor jullie allebei rustiger.

Fouten om te vermijden

• De AI de score laten kiezen. Beslis eerst, schrijf daarna.
• Volledige namen, gezondheidsgegevens of salarisinformatie plakken in een persoonlijk chatbotaccount.
• Cijfers overnemen die je niet hebt aangeleverd. Staat er in het concept “verhoogde de omzet met 20%”, maar niet in je aantekeningen? Schrap het.
• Voor iedereen hetzelfde sjabloon gebruiken. Zes beoordelingen die hetzelfde klinken, laten je team zien dat je niet echt hebt gekeken.
• Het hardop lezen overslaan. Zou je het niet rechtstreeks tegen iemand zeggen? Zet het dan ook niet op papier.

Veelgestelde vragen

Mag je ChatGPT gebruiken om een personeelsbeoordeling te schrijven?

Voor de formulering wel, zolang de feiten en het oordeel van jou komen en je de bedrijfsregels voor AI en persoonsgegevens volgt. Veel bedrijven hebben een goedgekeurde AI-tool. Gebruik die als die er is.

Merkt mijn medewerker dat?

Een algemene beoordeling valt op. Is de tekst concreet, klopt alles en klinkt die als jij? Dan merkt de medewerker het niet en zal die er ook geen moeite mee hebben. De bewerking in stap 5 maakt het verschil.

Kan AI ook helpen bij een zelfbeoordeling?

Ja. Dezelfde stappen werken: verzamel eerst je eigen resultaten en vraag de AI daarna om er structuur in aan te brengen. Let extra goed op dat de AI je prestaties niet groter maakt dan ze waren.

Hoeveel tijd kost dit?

Reken per persoon op ongeveer 10 minuten om concrete informatie te verzamelen en 10 tot 15 minuten voor prompts, controle en redactie. Raffel vooral het verzamelen van informatie niet af.

Beoordelingen en sollicitatiegesprekken hebben dezelfde zwakke plek: vage vragen. Voer je sollicitatiegesprekken voor een nieuwe functie of een interne overstap? Bekijk dan hoe je met AI sollicitatievragen maakt die aansluiten op het echte werk.

Hoe nu verder?

Beoordelingen zijn een van de vele schrijftaken waarbij AI je echt uren bespaart, zodra je goede informatie meegeeft. Ben je ook aan het werven? Dezelfde aanpak werkt voor een functieomschrijving schrijven met AI. Onze handleiding voor Claude gebruiken voor je werk laat meer dagelijkse taken zien die je kunt uitbesteden.

Stel je voor: bij de volgende beoordelingsronde liggen je aantekeningen al klaar, zijn je prompts opgeslagen en heb je vrijdagavond vrij. Daar werken we bij Launchpad samen aan. Begin op onze homepage, of meld je hier aan:

Zit je aan de andere kant van de tafel? Als je bedrijf je vraagt om eerst jezelf te beoordelen, helpt onze handleiding over een zelfbeoordeling schrijven met AI je met dezelfde aanpak voor je eigen beoordeling: eerst concrete informatie verzamelen, dan schrijven.