Vergaderagenda maken met AI (4 stappen + prompts)

Morgen om tien uur is de vergadering. Jij hebt hem ingepland, zes mensen hebben de uitnodiging geaccepteerd en er staat nog steeds alleen een titel in. Je weet ongeveer wat er moet gebeuren. Maar een vergaderagenda maken waarmee je dat uur goed benut? Dat schuift steeds door.

Het korte antwoord: wil je met AI een vergaderagenda maken, vraag dan niet om “een agenda voor onze projectvergadering”. Geef het doel van de vergadering, wie erbij zijn, hoeveel tijd je hebt en welke besluiten nodig zijn. Vraag daarna om elk onderwerp om te zetten in een vraag die de groep moet beantwoorden. Laat bij elk punt de beschikbare tijd en een verantwoordelijke zetten. ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot kan dit in minder dan een minuut. Jij besteedt nog twee minuten aan het schrappen van wat er niet in hoort. De AI schrijft de opzet. Jij bepaalt waar de vergadering voor dient.

Wil je elke week gratis zo’n praktisch werkproces met AI ontvangen?

Waarom de meeste vergaderagenda’s niet helpen (en wat AI moet verbeteren)

Een agenda op zich maakt een vergadering niet beter. Vergaderonderzoeker Steven Rogelberg schrijft in Harvard Business Review dat onderzoek weinig tot geen verband laat zien tussen het hebben van een agenda en hoe deelnemers de vergadering beoordelen. Wat telt, is of de punten relevant zijn en hoe het gesprek wordt geleid. Op zijn eigen site voegt hij toe dat naar schatting de helft van alle agenda’s simpelweg wordt overgenomen van de vorige vergadering.

Dat is precies de valkuil bij AI. Vraag een chatbot om “een agenda voor een teamvergadering” en je krijgt de standaardversie: opening, updates, bespreking, rondvraag, vervolgstappen. Het ziet er netjes uit en verandert niets.

Geef de AI daarom een andere opdracht. Laat de AI drie dingen doen die een vermoeide organisator overslaat:

• Maak van onderwerpen vragen. Rogelberg adviseert om agendapunten te formuleren als vragen die beantwoord moeten worden, niet als onderwerpen om te bespreken. “Budget” wordt: “Waar besparen we 5,000 in Q1 zonder de lancering uit te stellen?”
• Zet het belangrijkste punt bovenaan. In hetzelfde artikel merkt hij op dat volgens onderzoek de eerste agendapunten een onevenredig groot deel van de tijd en aandacht krijgen, ongeacht hoe belangrijk ze zijn.
• Geef aan waarvoor elk punt dient. Roger Schwarz adviseert in Harvard Business Review om bij elk punt te vermelden of het gaat om informatie delen, input verzamelen of een besluit nemen. Zet er een realistische tijdsinschatting bij en geef duidelijk aan hoe deelnemers zich moeten voorbereiden.

Een AI-model is goed in alle drie. Het herformuleert snel, raakt niet verveeld van het bepalen van een volgorde en voegt moeiteloos tijden per punt toe die samen precies je vergadertijd vullen.

Een vergaderagenda maken met AI in 4 stappen

Stap 1: Schrijf in 60 seconden een korte briefing

Schrijf vijf regels op voordat je een AI-tool opent. Dit is het deel dat alleen jij kunt doen:

• Doel: wat moet er bereikt zijn als de vergadering eindigt? (“We hebben een leverancier gekozen.”)
• Deelnemers: wie zijn erbij en wat is hun inbreng? (“Sara, financiën. Tom, bedrijfsvoering. Twee mensen van de leverancier.”)
• Tijd: hoelang duurt de vergadering en is die op locatie of via een videogesprek?
• Open vragen: de twee of drie vragen die nog niemand heeft beantwoord.
• Beschikbare informatie: een mailwisseling, notities van de vorige vergadering, een kort rapport.

Kun je het doel niet invullen? Stop dan daar. Rogelberg is er duidelijk over: als je geen vragen kunt bedenken die beantwoord moeten worden, heb je de vergadering misschien helemaal niet nodig. Soms is een korte mail beter dan een agenda.

Stap 2: Plak de briefing in deze prompt

Open ChatGPT, Claude of Gemini en gebruik deze prompt. Vervang de tekst tussen de vierkante haken door je briefing.

De regel over “Ontbrekende informatie” is belangrijk. Zonder die regel vult een model ontbrekende gegevens vaak aan met aannemelijke veronderstellingen. Bijvoorbeeld een verantwoordelijke die er niet bij is of een deadline die je nooit hebt gesteld. Met die regel krijg je in plaats daarvan een lijst van wat je nog moet controleren.

Stap 3: Schrap en scherp aan

Lees het concept alsof je een deelnemer bent die die dag nog drie andere vergaderingen heeft. Vraag de AI daarna om één aanpassingsronde:

Dit is meestal het moment waarop een concept met zeven punten teruggaat naar vier en de vergadering korter wordt.

Stap 4: Stuur de agenda mee met de uitnodiging

Zet de agenda in de vergaderuitnodiging, niet in een los document dat deelnemers niet openen. Verstuur hem minstens een dag van tevoren als iemand zich moet voorbereiden. Zet de punten onder “Versturen vóór de vergadering” als een korte notitie boven de agenda, zodat deelnemers die eerst lezen.

Een voorbeeld: voor en na

Dit voorbeeld gaat over een klein bureau dat de herlancering van een klantwebsite plant. De eerste versie van de organisator, in twee minuten getypt:

Na de briefing en de prompt hierboven:

Dezelfde vergadering, 15 minuten korter, en elk punt levert iets op dat je kunt opschrijven. Het punt “Updates” is verdwenen omdat de updates in het statusoverzicht staan. Ook de “Rondvraag” is weg: alles wat ertoe doet, heeft nu een eigen vraag en een verantwoordelijke.

De AI gebruiken die al in je agenda zit

Werkt je bedrijf met Microsoft 365 of Google Workspace? Dan heb je misschien geen aparte chatbot nodig.

• Outlook met Copilot: op de ondersteuningspagina van Microsoft staat hoe je in de nieuwe Outlook een vergadering aanmaakt, een titel en deelnemers toevoegt en Copilot opent in de beschrijving (Alt+I). Kies “Auto draft an agenda” om automatisch een conceptagenda te maken, of typ je eigen prompt met het doel en de bespreekpunten. Met een Microsoft 365 Copilot-licentie kan “Schedule with Copilot” ook een mailwisseling omzetten in een uitnodiging met een titel en conceptagenda.
• Google Docs met Gemini: het Workspace Learning Center van Google laat zien hoe je een conceptagenda maakt met “Help me write”, de schrijfhulp in Docs. Je leest er ook hoe je “@” typt en Meeting notes kiest om een document aan een afspraak in Calendar te koppelen. De beschikbaarheid hangt af van je Workspace-abonnement en de instellingen van je beheerder.

Deze ingebouwde tools zijn handig omdat ze de titel en deelnemers al kennen. Hun beperking is dezelfde als die van elke chatbot: zonder het doel en de open vragen krijg je de standaardagenda. Plak de regels uit stap 2 in het promptveld voor een betere versie.

Een herbruikbare agendaprompt voor terugkerende vergaderingen

Juist bij wekelijkse teamvergaderingen worden agenda’s vaak hergebruikt. Neem niet de lijst van vorige week over, maar bewaar deze prompt in een notitie en gebruik hem de middag ervoor:

Die laatste regel is een klein cadeau aan je team. Sommige weken is het eerlijke antwoord dat een statusbericht voldoende is.

Wil je ook de uitkomsten van de vorige vergadering als startpunt gebruiken? Onze handleiding over vergadernotities samenvatten met ChatGPT laat zien hoe je duidelijke besluiten en acties uit een rommelig transcript haalt. Plak die samenvatting in de prompt hierboven en de cirkel is rond.

Wat je beter niet in de chatbot zet

Vergaderagenda’s gaan vaak over gevoelige zaken: een reorganisatie, een geschil met een klant, salarissen. Controleer wat je bedrijf toestaat voordat je achtergrondinformatie in een tool plakt. Volgens de pagina over gegevensbeheer van OpenAI kunnen gesprekken bij persoonlijke ChatGPT-abonnementen worden gebruikt om de modellen te verbeteren, tenzij je “Improve the model for everyone” uitschakelt. Temporary Chats, oftewel tijdelijke chats, worden niet gebruikt voor training. Er staat ook dat inhoud uit werkruimten van ChatGPT Business en Enterprise standaard niet wordt gebruikt voor training. Twijfel je? Beschrijf de situatie dan in algemene termen (“een budgetoverschrijding bij een leverancier”) in plaats van namen en cijfers te plakken.

Veelgemaakte fouten

• Om een agenda vragen zonder doel. Je krijgt een mooi lijstje dat geen richting geeft.
• Elk voorstel van de AI laten staan. Modellen zijn graag volledig. Je deelnemers zitten daar niet op te wachten. Houd alleen over waarvoor de groep nodig is.
• Tijden die samen niet kloppen. Controleer zelf het totaal. Een planning van 60 minuten voor een vergadering van 45 minuten betekent dat het laatste punt, vaak het besluit, wordt overgeslagen.
• Geen verantwoordelijke per punt. Zonder iemand die het punt leidt, wordt het al snel een algemeen gesprek.
• De agenda een uur van tevoren versturen. Moeten deelnemers iets lezen? Dan hebben ze de agenda de dag ervoor nodig.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT een vergaderagenda maken?

Ja. Het is een van de makkelijkste werktaken om over te dragen, zolang je het doel, de deelnemers, de duur en de open vragen meegeeft. De prompt in stap 2 werkt zonder aanpassingen in ChatGPT, Claude en Gemini. Gebruik je ChatGPT voor het eerst? Begin met onze ChatGPT-handleiding voor beginners.

Is er een gratis AI-tool om vergaderagenda’s te maken?

De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen dit allemaal goed met een goede prompt. Je hebt dus geen aparte agendagenerator nodig. Gespecialiseerde tools voegen meestal vooral een sjabloon toe rond hetzelfde idee. De kwaliteit komt van je briefing, niet van de tool.

Wat hoort er in een goede vergaderagenda?

Het doel van de vergadering, elk punt geformuleerd als vraag, het doel per punt (informeren, input verzamelen of besluiten), de beschikbare tijd, een verantwoordelijke en wat deelnemers moeten lezen of meenemen. Sluit af met een paar minuten om de besluiten en de taakverdeling te bevestigen.

Kan AI de agenda achteraf omzetten in een projectplan?

Ja. Zodra de besluiten zijn genomen, plak je de agenda en de uitkomsten in een chatbot. Vraag om taken, verantwoordelijken en datums. Onze handleiding voor een projectplan maken met AI helpt je verder.

Je volgende stap

Open je agenda, zoek de eerstvolgende vergadering die jij leidt en besteed 60 seconden aan de briefing uit stap 1. Gebruik die in de prompt en verstuur de vergaderagenda vandaag nog met de uitnodiging. Je deelnemers merken het verschil al voordat de vergadering begint. Wil je op een drukke dag ruimte vinden voor die voorbereiding? Lees hoe je met AI je dag plant. Voor meer van dit soort kleine werkprocessen die je een vervelende taak uit handen nemen, begin je met de gratis Launchpad op onze homepage.