Sollicitatievragen maken met AI (4 stappen + prompts)

De kandidaat komt donderdag om twee uur. Je hebt het cv openstaan, een functieomschrijving die je vorige maand schreef en een leeg document waar je sollicitatievragen zouden moeten staan. Dus grijp je naar dezelfde vijf vragen die je altijd stelt: vertel eens iets over jezelf, wat is je grootste zwakte, waar zie je jezelf over vijf jaar?

Het korte antwoord: wil je sollicitatievragen maken met AI, vraag ChatGPT of Claude dan niet om “goede sollicitatievragen voor een projectmanager”. Plak de functieomschrijving erin, noem de drie tot vijf vaardigheden die echt bepalen of iemand slaagt in de functie en vraag per vaardigheid om één gedragsvraag en één situatievraag. Laat bij elke vraag ook vervolgvragen en een korte beschrijving van een sterk antwoord toevoegen. Vraag daarna om een eenvoudig beoordelingsschema van 1 tot 5 en een controle op vragen die je niet hoort te stellen. Dat kost ongeveer tien minuten. Je houdt een vaste set vragen over die je voor elke kandidaat kunt gebruiken. Zo vergelijk je mensen op dezelfde punten, in plaats van op je onderbuikgevoel.

Wil je elke week gratis zo’n praktisch AI-werkproces ontvangen?

Waarom de gebruikelijke sollicitatievragen je zo weinig vertellen

De meeste sollicitatiegesprekken zijn vooral een gezellig praatje. Je gaat in op wat interessant klinkt, de ene persoon ligt je beter dan de andere en achteraf volg je je gevoel. Dat voelt grondig. Maar dat is het niet.

Iris Bohnet, gedragseconoom aan Harvard Kennedy School, zei het onomwonden in Harvard Business Review: managers die personeel aannemen, vinden ongestructureerde gesprekken het nuttigst. Toch blijkt uit tientallen onderzoeken dat die gesprekken tot de slechtste voorspellers behoren van hoe iemand het werk daadwerkelijk zal doen (HBR, Zo haal je vooroordelen uit sollicitatiegesprekken).

De oplossing is niet nóg slimmere vragen stellen. Het gaat om structuur. Het US Office of Personnel Management, de HR-organisatie van de Amerikaanse federale overheid, vat het onderzoek samen: gesprekken waarin elke kandidaat dezelfde vooraf vastgestelde vragen en vervolgvragen krijgt, en antwoorden langs vaste maatstaven worden beoordeeld, voorspellen werkprestaties beter. Ook zijn interviewers het vaker eens en worden bepaalde groepen minder benadeeld dan bij vrije gesprekken. Vragen die aansluiten op de specifieke vaardigheden voor de functie werken het best (OPM, Gestructureerde sollicitatiegesprekken).

Dat is precies het saaie, zorgvuldige werk waar AI goed in is. AI bepaalt niet wie je aanneemt. Het maakt de eerste opzet die de meesten van ons overslaan omdat die een uur kost.

Stap 1: Begin bij de functie, niet bij een lijst met de “50 beste vragen”

De meeste AI-tools voor sollicitatievragen beginnen bij algemene vragenlijsten. Daarom zijn hun resultaten ook zo algemeen. Wat je invoert, bepaalt de kwaliteit.

Schrijf drie dingen op voordat je ChatGPT opent. Dat kost vijf minuten:

• De functieomschrijving. Heb je nog geen goede omschrijving? Begin dan met onze uitleg over een functieomschrijving schrijven met AI.
• Drie tot vijf onmisbare vaardigheden. Geen twaalf. Alleen die paar dingen die iemand nodig heeft om te slagen in de functie. Voor een teamleider klantenservice kan dat zijn: boze klanten kalmeren, een medewerker begeleiden die vastloopt en op een lastige dag bepalen welke klantvragen voorrang krijgen.
• Wat goed functioneren in de derde maand inhoudt. Eén of twee zinnen per vaardigheid. “Handelt escalaties af zonder ze door te schuiven naar een leidinggevende” is bruikbaar. “Communiceert uitstekend” niet.

Dat laatste punt slaan mensen vaak over. Juist dat punt zorgt straks voor een scherp beoordelingsschema van de AI.

Stap 2: De prompt die je sollicitatievragen schrijft

Er zijn twee bewezen vraagtypen. OPM beschrijft ze allebei. Gedragsvragen gaan over wat iemand in een echte situatie in het verleden heeft gedaan (“Vertel eens over een keer dat je…”). Situatievragen gaan over wat iemand zou doen in een realistisch scenario uit de functie. Beide werken. Gedragsvragen werken vooral goed bij complexe vakinhoudelijke en leidinggevende functies (OPM). Vraag de AI per vaardigheid om één vraag van elk type.

Kopieer dit naar ChatGPT, Claude of Gemini en vul de tekst tussen de vierkante haakjes in:

Die regel over “Ontbrekende informatie” is belangrijker dan hij lijkt. Zonder die regel vult de AI gaten op met verzonnen details over je team. Voor je het weet, vraag je een kandidaat naar een tool die je helemaal niet gebruikt.

Stap 3: Vraag om een beoordelingsschema voordat je iemand spreekt

Vragen vormen maar de helft van de structuur. De andere helft is vooraf bepalen welk antwoord een 1, een 3 of een 5 verdient. Anders krijgt de kandidaat die aan het begin zo charmant was overal een 5 voor.

Voeren meerdere mensen de gesprekken? Dan is de werkwijze die OPM beschrijft voor gestructureerde selectiecommissies een goed voorbeeld: elke interviewer geeft eerst zelfstandig scores. Daarna bespreekt de commissie de grote verschillen. Die volgorde voorkomt dat de persoon met de hoogste functie in de kamer de scores van iedereen bepaalt.

Stap 4: Controleer de vragen op vooroordelen en dingen die je niet hoort te vragen

Een AI-opzet kan vragen bevatten die onschuldig klinken, maar dat niet zijn. “Waar ben je opgegroeid?” of “Heb je kinderen?” horen niet thuis in een sollicitatiegesprek. In de VS stelt de EEOC dat vragen vóór indiensttreding beperkt moeten blijven tot wat nodig is om iemands geschiktheid te beoordelen. Vragen die beschermde persoonskenmerken onthullen, zoals leeftijd, religie, een beperking of gezinssituatie, moet je doorgaans vermijden (EEOC, Verboden beleid en praktijken rond werkgelegenheid). De meeste andere landen hebben vergelijkbare regels. Controleer dus welke regels bij jou gelden.

Laat de AI nog één controle uitvoeren:

Zie dit als een extra paar ogen, niet als juridisch advies. Twijfel je over een regel op de plek waar je personeel aanneemt? Vraag het je HR-medewerker of een arbeidsrechtadvocaat.

Een voorbeeld vóór en na

Stel, je zoekt die teamleider klantenservice. Dit is een vraag die de meesten van ons zo zouden opschrijven:

Vóór: “Hoe ga je om met lastige klanten?”

Elke kandidaat geeft daarop hetzelfde antwoord: “Ik blijf rustig, ik luister en ik zoek een oplossing.” Je leert er niets van.

Dit is het soort vragen dat de prompt hierboven oplevert voor de vaardigheid “boze klanten kalmeren”, na één korte redactieronde:

Na (gedragsvraag): “Vertel over de laatste keer dat een klant boos was op jou of je team. Wat was er misgegaan, wat zei je als eerste en hoe liep het af?”

Vervolgvragen: “Wat zou je nu anders doen?” en “Wat heb je achteraf tegen je team gezegd?”

Na (situatievraag): “Het is vrijdag om 4 uur ‘s middags. Een klant mailt rechtstreeks naar de CEO: de bestelling is drie weken te laat en de klant annuleert. De medewerker die de klantvraag behandelt, is ziek. Neem me mee in wat je het komende uur doet.”

Kenmerken van een sterk antwoord: noemt een concrete eerste actie, neemt verantwoordelijkheid voor het probleem zonder de medewerker de schuld te geven en noemt contact met de klant na de oplossing. Kenmerk van een zwak antwoord: blijft algemeen en zegt nergens wat diegene daadwerkelijk zou schrijven of zeggen.

Dezelfde tien minuten van je tijd. Een heel ander gesprek.

Sollicitatievragen maken op basis van een functieomschrijving

Veel mensen zoeken een AI-tool die sollicitatievragen maakt op basis van een functieomschrijving. Daar heb je geen speciale tool voor nodig. De prompt in stap 2 doet het al: de functieomschrijving is de belangrijkste invoer. De instructie “met details uit de omschrijving” zorgt dat de situatievragen aansluiten op jouw functie.

Met twee tips werkt het nog beter:

• Haal eerst de overbodige tekst uit de omschrijving. De bedrijfsgeschiedenis en arbeidsvoorwaarden helpen de AI niet om vragen te schrijven. Plak alleen de verantwoordelijkheden en functie-eisen erin.
• Vertel welke eisen het zwaarst wegen. Een functieomschrijving noemt tien dingen. Geef je geen rangorde aan, dan weegt de AI elke regel even zwaar en wordt je gesprek een afvinklijst.

De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen dit allemaal goed. Ben je net begonnen met deze tools? Onze ChatGPT-uitleg voor beginners leert je de basis in een paar minuten. En in Claude gebruiken voor je werk zie je hoe hetzelfde werkt in Claude.

Vragen afstemmen op het cv van één kandidaat (met zorg)

In een eerlijk sollicitatiegesprek krijgt iedereen dezelfde kernvragen. Je kunt daar nog steeds twee of drie vervolgvragen over een specifiek cv aan toevoegen, zolang de kernvragen voor alle kandidaten gelijk blijven. Vraag de AI bijvoorbeeld: “Hier zijn mijn kernvragen en de werkervaring van deze kandidaat. Stel drie vervolgvragen voor over gaten in het cv of beweringen waar ik op moet doorvragen. Verander de kernvragen niet.”

Verwijder naam, contactgegevens, foto en geboortedatum voordat je ergens een cv plakt. Je hebt alleen de werkervaring nodig. Controleer ook je instellingen. Bij persoonlijke ChatGPT-abonnementen staat “Improve the model for everyone” standaard aan. Dat betekent dat je gesprekken kunnen worden gebruikt voor training, tenzij je dit uitzet onder Settings, Data controls. Gesprekken via Temporary Chat, de functie voor tijdelijke chats, worden niet gebruikt voor training. Gesprekken in zakelijke werkruimtes worden standaard ook niet gebruikt voor training (OpenAI Help, Gegevensbeheer in ChatGPT). Heeft je bedrijf regels voor kandidaatgegevens? Dan gaan die voor.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Vragen om “de beste sollicitatievragen”. Je krijgt dezelfde lijst als iedereen. Voeg altijd je functie en onmisbare vaardigheden toe.
• Te veel vragen. In een gesprek van 45 minuten zijn acht tot tien vragen met vervolgvragen ruim voldoende. Een kandidaat die zich door twintig vragen haast, geeft je twintig oppervlakkige antwoorden.
• Het beoordelingsschema overslaan. Zonder dat schema ben je terug bij je onderbuikgevoel, alleen met mooiere vragen.
• De AI de vragen laten aanpassen tussen kandidaten door. Laat de set één keer maken, pas die één keer aan en zet hem dan vast voor deze wervingsronde.
• De tekst gebruiken zonder hem te lezen. Lees elke vraag één keer hardop. Klinkt hij vreemd als je hem uitspreekt? Herschrijf hem dan.
• De AI de antwoorden laten beoordelen. Jouw aantekeningen en scores geven de doorslag. AI helpt je om je voor te bereiden, niet om te bepalen wie de baan krijgt.

Veelgestelde vragen hierover

Kan ik gratis sollicitatievragen maken met ChatGPT?

Ja. De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen met de prompts hierboven allemaal een volledige set vragen en een beoordelingsschema maken. Betaalde abonnementen bieden vooral voordelen bij langere documenten en hogere gebruikslimieten.

Hoeveel sollicitatievragen moet ik voorbereiden?

Reken op twee vragen per onmisbare vaardigheid. Dat zijn zes tot tien vragen voor drie tot vijf vaardigheden, plus vervolgvragen. Bij een gesprek van 45 minuten blijft er dan ruimte over voor de kennismaking en de eigen vragen van de kandidaat.

Kan ik beter gedragsvragen of situatievragen gebruiken?

Allebei. Gedragsvragen laten zien wat iemand daadwerkelijk heeft gedaan. Situatievragen helpen bij kandidaten die een bepaalde situatie nog niet hebben meegemaakt, zoals iemand die voor het eerst teamleider wordt. Wil je dat kandidaten vollediger antwoorden? Veel loopbaanadviesdiensten leren mensen de STAR-methode (situatie, taak, actie, resultaat). De loopbaandienst van MIT heeft daar een heldere uitleg over (MIT CAPD, De STAR-methode). Met je vervolgvragen kun je iemand rustig langs die vier onderdelen leiden.

Kan AI de antwoorden schrijven die ik mag verwachten?

AI kan de kenmerken van een sterk antwoord beschrijven. Dat is wat je beoordelingsschema nodig heeft. Laat er geen “perfect antwoord” mee schrijven waarmee je elk antwoord woord voor woord vergelijkt. Goede kandidaten antwoorden in hun eigen woorden, vanuit hun eigen ervaring.

Hoe zit het met beoordelingsgesprekken en interne promoties?

Dezelfde structuur werkt voor interne sollicitatiegesprekken. Voor beoordelingen kun je terecht bij een personeelsbeoordeling schrijven met AI.

Als je iemand hebt aangenomen, vertelt een korte enquête onder nieuwe medewerkers je of je sollicitatieprocedure heeft gewerkt. Hier lees je hoe je met AI een enquête maakt die mensen ook echt afmaken.

Je volgende sollicitatiegesprek, over tien minuten voorbereid

Kies de eerstvolgende functie waarvoor je iemand zoekt. Schrijf de drie belangrijkste vaardigheden op en wat goed functioneren in de derde maand inhoudt. Plak dat in de prompt uit stap 2. Maak daarna het beoordelingsschema en voer de controle op vooroordelen uit. Zo ga je donderdag het gesprek in met vragen die echte verschillen tussen kandidaten zichtbaar maken. En met een formulier dat je helpt om je keuze achteraf te onderbouwen.

De AI schrijft de eerste versies. Jij bepaalt wat de functie echt vraagt en wie daarbij past.

We delen elke week zo’n praktisch werkproces in Launchpad, ons gratis startpunt voor AI op het werk. Je kunt je aanmelden via onze homepage of direct hieronder: