Je dag plannen met AI (prompts + voorbeeld)

Het is 8:40. Je inbox telt al 31 ongelezen mails, om 10 uur heb je een belafspraak en voor het einde van de dag moet er een rapport af zijn. Je staart naar de takenlijst in je hoofd, die ondertussen alleen maar langer wordt. Je hebt geen nieuwe productiviteitsapp nodig. Je hebt iemand nodig die naar de wirwar kijkt en zegt: “Doe dit eerst.”

De korte versie: je dag plannen met AI begint met in drie minuten al je taken in ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot zetten. Geef je vaste afspraken en je echte werktijden door. Vraag om een planning met tijdsblokken, slechts drie taken die echt af moeten, een tijdsinschatting per blok en een buffer ertussen. Daarna kijk je er één keer kritisch naar: haal eruit wat niet past en schuif dat door naar morgen. De AI ordent. Jij beslist.

Wil je elke week gratis zo’n praktisch werkproces met AI ontvangen?

Waarom je takenlijst nog geen planning is (en hoe AI helpt)

Een takenlijst vertelt je wat er ligt. Een planning vertelt je wat je om 9:30 doet. In dat verschil lopen de meeste dagen vast.

Twee onderzoeken laten zien waarom. Ten eerste schatten we slecht in hoelang ons eigen werk duurt. In de klassieke onderzoeken naar de “planningsfout” van Buehler, Griffin en Ross (1994) rondde minder dan de helft van de deelnemers de eigen taken af binnen de voorspelde tijd. Dat optimisme verdween zodra mensen hun schatting moesten koppelen aan vergelijkbare eerdere taken. Precies daar kan AI je elke ochtend naar vragen.

Ten tweede blijven openstaande taken je aandacht vragen. Masicampo en Baumeister (2011) ontdekten dat onafgeronde doelen voor opdringende gedachten zorgden tijdens een taak die daar niets mee te maken had. Een concreet plan voor die doelen nam dat effect weg. Een uitgeschreven planning met een tijdsblok voor je rapport is dus niet alleen overzichtelijker. Je kunt daardoor tijdens je belafspraak van 10 uur stoppen met nadenken over dat rapport.

De opdracht voor AI is dus helder: breng volgorde aan, koppel er realistische tijden aan en maak vóór 9 uur duidelijk welke afwegingen nodig zijn. Niet pas om 4 uur.

Stap 1: Maak je hoofd leeg in 3 minuten

Open een nieuwe chat en typ alles wat je vandaag bezighoudt. Niet ordenen, niet opmaken. Halve zinnen zijn prima. Neem de kleine dingen mee (“Sanne antwoorden over de factuur”) én de grote (“Q4-rapport, heb nog cijfers van de financiële afdeling nodig”).

Voeg drie dingen toe die de AI niet kan raden:

• Je vaste afspraken: vergaderingen, belafspraken, kinderen van school halen, alles met een vaste tijd.
• Je echte werktijden: niet van 9 tot 5 op papier, maar wanneer je daadwerkelijk begint en stopt.
• Je energieritme: ben je ‘s ochtends scherp en komt er na de lunch weinig meer uit je handen? Of juist andersom?

Hardop inspreken werkt ook. In de meeste AI-apps op je telefoon kun je dicteren. Twee minuten praten onderweg naar je bureau gaat vaak sneller dan typen.

Stap 2: Gebruik de planningsprompt

Plak dit onder je losse taken en gedachten. De prompt is bedoeld om twee bekende problemen te voorkomen: een te volle planning en te optimistische tijdsinschattingen.

Je bent mijn nuchtere planningsassistent. Hierboven staat alles wat me vandaag bezighoudt.

Mijn werktijden vandaag: [08:30 tot 17:30]
Vaste afspraken: [10:00 tot 10:45 belafspraak met klant, 14:00 tot 14:30 stand-up met het team]
Mijn beste concentratiemoment: ['s ochtends]

Maak een planning met tijdsblokken voor vandaag:
* Kies maximaal 3 taken die echt moeten gebeuren. Vertel waarom je die kiest.
* Plan mijn moeilijkste taak op het moment dat ik me het best kan concentreren.
* Geef elk blok een tijdsinschatting. Reken 25% extra voor alles wat ik nog nooit heb gedaan.
* Laat na elke vergadering een buffer van 10 tot 15 minuten.
* Bundel kleine taken (mails, korte reacties, administratie) in één of twee blokken.
* Houd minstens 60 minuten vrij voor onverwachte dingen.
* Alles wat niet past, gaat op een lijst "Morgen of later". Prop het er niet alsnog bij.

Stel voordat je gaat plannen maximaal 3 korte vragen als iets onduidelijk is (deadlines, wie waarop wacht).

Die laatste regel is belangrijk. Een goede assistent vraagt eerst: “Moet het rapport naar je leidinggevende of naar de klant?” Dat is beter dan gokken. Slaat de AI de vragen over en maakt die meteen een planning? Dat is ook prima. Houd er alleen rekening mee als je de planning doorneemt.

Stap 3: Stuur één keer bij (de realiteitscheck van 2 minuten)

De eerste planning ziet er altijd goed uit. Dat is precies het probleem. Stel voordat je akkoord gaat de vraag uit het onderzoek naar de planningsfout:

Dit is hoelang vergelijkbare taken me de vorige keer kostten:
* [het maandrapport kostte ongeveer 3 uur, niet 2]
* [mijn inbox opruimen duurt meestal 45 minuten]

Pas de tijdsinschattingen hierop aan. Als het niet meer in één dag past, vertel dan welke taak ik moet verschuiven en wat daarvan de gevolgen zijn.

Hier bewijst AI zijn waarde. De AI hoeft de eigen planning niet te verdedigen. Je krijgt dus gewoon te horen dat vier grote taken niet passen op een dag met drie vergaderingen. Jij beslist wat doorschuift. Soms is de eerlijke oplossing een kort bericht: “Je hebt het morgen om 11 uur van me.” Ook dat bericht kan de AI voor je opstellen.

Een voorbeeld: een rommelige dinsdag, vóór en na

De losse taken en gedachten (zoals ingetypt):

q4-rapport heeft cijfers van financiële afdeling nodig, klant bellen 10 uur, slides voor donderdag voorbereiden, 3 leveranciersmails beantwoorden, declaraties, contract nieuwe medewerker controleren, stand-up 2 uur 's middags, sportschool??, mam terugbellen

De planning van de AI (ingekort):

Moet vandaag: 1) Concept Q4-rapport  2) Contract nieuwe medewerker controleren  3) Belafspraak met klant

08:30 tot 08:45  Financiële afdeling mailen om Q4-cijfers (zodat het rapport verder kan)
08:45 tot 09:45  Q4-rapport: opzet en tekst schrijven, ruimte laten voor cijfers
09:45 tot 10:00  Buffer + notities voorbereiden voor de belafspraak met de klant
10:00 tot 10:45  Belafspraak met klant
10:45 tot 11:00  Buffer: vervolgberichten na het gesprek schrijven
11:00 tot 11:45  Contract nieuwe medewerker controleren
11:45 tot 12:15  Leveranciersmails (3) + declaraties
12:15 tot 13:00  Lunch
13:00 tot 14:00  Vrij blok voor onverwachte dingen / cijfers van de financiële afdeling in het rapport verwerken
14:00 tot 14:30  Stand-up
14:30 tot 15:45  Q4-rapport: afronden en versturen
15:45 tot 17:30  Vrij (sportschool om 17:30 als het rapport verstuurd is)

Morgen of later: slides voor donderdag (woensdagochtend beginnen), mam terugbellen tijdens de lunch of vanavond

Kijk eens wat er veranderd is. De eerste taak is een mail van twee minuten die de grootste klus op gang helpt. De slides zijn met een reden naar morgen verschoven. Het vage “sportschool??” is een beloning geworden voor het afronden van het rapport. Er zit niets slims achter. Het is gewoon geordend. En dat is juist lastig als je zelf het overzicht kwijt bent.

Geef AI toegang tot je agenda (dan hoef je die niet over te typen)

Elke ochtend je afspraken overtypen gaat snel vervelen. De grote assistenten kunnen je agenda rechtstreeks lezen zodra je die koppelt:

• Claude: met de Google Workspace connectors kan Claude je Google Calendar bekijken, inclusief afspraken en beschikbaarheid, als je naar je planning vraagt. Bij Team- en Enterprise-abonnementen moet een beheerder dit eerst inschakelen. Wil je alles instellen? Onze handleiding over Claude gebruiken voor je werk laat zien hoe je mail, agenda en bestanden koppelt.
• Gemini: op de helppagina van Google lees je hoe je agenda-afspraken maakt en beheert met Gemini. Voeg @Google Calendar toe aan je prompt om naar je agenda te verwijzen. Keep Activity, de instelling waarmee je activiteit wordt bewaard, moet aanstaan om de koppeling te laten werken.
• Copilot in Outlook: met Microsofts functie voor plannen via de chat kun je rechtstreeks vanuit de Copilot-chat in Outlook vergaderingen plannen en tijd reserveren.

Met een gekoppelde agenda wordt je prompt een stuk korter: “Bekijk mijn agenda voor vandaag. Hier zijn mijn losse taken en gedachten. Maak de planning met de regels van gisteren.” Eén tip: laat de AI concentratieblokken voorstellen, maar zet ze de eerste weken zelf in je agenda. Je merkt snel welke tijdsinschattingen je kunt vertrouwen.

Maak er een ochtendgewoonte van met een geplande taak

De beste planning is de planning die je ook echt elke dag maakt. ChatGPT kan je eraan herinneren. Met Tasks (geplande taken) laat je een prompt uitvoeren op een tijdstip dat je zelf kiest, eenmalig of terugkerend. Met het gratis abonnement kunnen terugkerende taken maximaal één keer per dag worden uitgevoerd. Precies wat je hier nodig hebt.

Vraag bijvoorbeeld:

Vraag me elke werkdag om 08:15 om al mijn taken en gedachten voor vandaag te delen. Maak zodra ik antwoord mijn planning met deze regels: maximaal 3 taken die echt moeten gebeuren, de moeilijkste taak in de ochtend, 25% extra tijd voor nieuwe taken, een buffer na vergaderingen, 60 minuten ongepland en de rest naar "Morgen of later".

Zo wordt het vanzelf een gewoonte. Je krijgt een seintje, praat twee minuten en krijgt een planning.

Loopt je dag om 11 uur anders? Plan opnieuw in 60 seconden

Elke planning krijgt met de praktijk te maken. Een klant belt, een collega is ziek of de cijfers van de financiële afdeling komen niet binnen. De oude aanpak: je planning loslaten en gehaast op alles reageren. Een betere aanpak: ga terug naar dezelfde chat.

Het is 11:20. Ik ben 90 minuten kwijtgeraakt aan een dringend probleem bij een klant. Tot nu toe gedaan: [mail aan financiële afdeling, belafspraak met klant]. Plan de rest van mijn dag opnieuw met dezelfde regels. Vertel wat vervalt en schrijf een kort bericht voor iedereen die wacht op iets wat ik verschuif.

Omdat de chat je ochtend al kent, staat de nieuwe planning er binnen een paar seconden. Dit is iets waar de meeste planningsapps minder goed in zijn. Juist hier voelt praten met AI alsof er een rustige collega naast je zit.

Sluit de dag af met een terugblik van 3 regels

Geef de AI aan het einde van de dag drie regels: wat is af, wat niet en hoelang de grote taak echt duurde. Vraag om de openstaande taken op de lijst voor morgen te zetten. Na een week heb je precies wat volgens het onderzoek naar de planningsfout helpt: een overzicht van hoe het bij jou echt ging. Je schattingen worden beter doordat ze gebaseerd zijn op wat er gebeurde, niet op wat je hoopte.

Houd je voor je leidinggevende of team bij wat je doet? Dan zijn dezelfde notities een goede basis voor een wekelijkse update. Dat laten we zien in Gemini gebruiken voor automatische statusupdates.

Wat je beter niet in een AI-planner plakt

Je dagplanning bevat vaak namen, klantgegevens en soms informatie over gezondheid of personeelszaken. Een paar eenvoudige gewoontes:

• Gebruik voornamen of rollen (“nieuwe medewerker”, “klant A”) in plaats van volledige namen en gegevens die je ook niet naar een onbekende zou mailen.
• Gebruik je ChatGPT voor je werk? Bekijk dan Data Controls (gegevensinstellingen) om te bepalen of je chats gebruikt mogen worden om modellen te verbeteren.
• Biedt je bedrijf Copilot of Gemini aan via je werkaccount? Gebruik die versie dan voor je werkplanning. Die is door je IT-team goedgekeurd.

Veelgemaakte fouten (en snelle oplossingen)

• AI 10 taken laten inplannen die echt moeten gebeuren. Dan heeft niets meer voorrang. Houd vast aan maximaal drie.
• Geen buffer. Een planning met aansluitende blokken loopt bij de eerste uitloop al vast. Een buffer inplannen hoort er dus altijd bij.
• Taken plannen die eigenlijk projecten zijn. “De strategie schrijven” past niet in een blok van 2 uur. Kost iets meer dan een dag? Maak daar dan eerst een apart plan voor. Onze handleiding voor een projectplan maken met AI verdeelt het in stappen die je in een dag kunt inplannen.
• De eerste versie meteen accepteren. Juist door bij te sturen wordt je planning realistisch. Twee minuten, elke keer.
• De lijst gebruiken om jezelf een schuldgevoel te geven. Schuiven taken een week lang steeds door naar “morgen”? Vraag de AI dan: “Welke taken kan ik beter delegeren, schrappen of weigeren?” Dat is ook een prima uitkomst.

Veelgestelde vragen

Kan AI echt mijn dag plannen?

AI kan goed ordenen, tijd inschatten en opnieuw plannen. Zeker als je je vaste afspraken doorgeeft en vertelt hoelang eerdere taken echt duurden. AI kan niet weten dat je leidinggevende een slechte bui zal hebben of dat het rapport belangrijker is dan het lijkt. Daarom blijf jij degene die beslist. Zie het als een snelle eerste versie van je dagplanning.

Wat is de beste AI om mijn dag te plannen?

De AI die al toegang heeft tot je werk. Staat je agenda in Outlook en heeft je bedrijf Copilot? Begin daar. Werk je vooral met Google Calendar? Dan bespaar je typwerk met Gemini of Claude als je je agenda koppelt. Wil je alleen snel een planning maken van je losse taken en gedachten? Dan kan elk van deze assistenten, ook ChatGPT, dat met de prompt hierboven.

Is er een gratis AI-dagplanner?

Je hebt geen aparte app nodig om te beginnen. De gratis versies van ChatGPT, Claude en Gemini kunnen met de prompts op deze pagina allemaal je losse taken en gedachten omzetten in een planning met tijdsblokken. Agendakoppelingen en hogere gebruikslimieten kunnen afhangen van je abonnement. Controleer dus wat er bij jouw account zit.

Hoeveel tijd kost dit elke ochtend?

Reken op ongeveer vijf minuten: drie om je hoofd leeg te maken, één voor de AI en twee om kritisch te kijken en bij te sturen. Met een geplande taak en een gekoppelde agenda kost het minder tijd.

Begin morgenochtend

Kies één dag deze week. Schrijf alles op wat je bezighoudt, plak de planningsprompt erbij en stuur één keer bij. Vergelijk dan hoe je je om 4 uur ‘s middags voelt met een gewone werkdag. Helpt het? Maak er een geplande taak van en laat het vanzelf een gewoonte worden.

Wil je meer van dit soort werkprocessen, steeds één praktische verbetering tegelijk? Begin op onze homepage of meld je hier aan voor Launchpad: