Een document vertalen met AI: zo doe je het goed

Een leverancier stuurt je een overeenkomst van 12 pagina’s in het Duits. Een klant in Madrid wil je handleiding voor nieuwe klanten uiterlijk vrijdag in het Spaans. Je probeert een document te vertalen met AI: je plakt een alinea in een vertaaltool en krijgt iets terug dat ongeveer klopt. Je vraagt je af of dat straks voor het hele document geldt: begrijpelijk, maar niet iets wat je zou ondertekenen of versturen.

Zo vertaal je een document goed met AI: kies de tool op basis van wat het belangrijkst is. Moet de opmaak behouden blijven? Upload het bestand dan naar een documentvertaler: de ingebouwde functie Translate van Word, Google Translate of DeepL. Moeten vooral de formulering, toon en termen kloppen? Gebruik dan ChatGPT of Claude. Geef een prompt mee waarin staat wie de tekst leest, welke termen moeten blijven staan en dat de tool twijfels moet markeren. Controleer daarna het resultaat voordat iemand erop vertrouwt. Schakel voor officiële documenten een gecertificeerde menselijke vertaler in.

Dat is de hele aanpak. Hieronder lees je welke tool je kiest, welke prompt je gebruikt en hoe je lange pdf’s en Word-bestanden aanpakt. Ook lees je hoe je vertrouwelijke documenten beschermt en wanneer een AI-vertaling niet meer volstaat.

Twee soorten AI-vertaling: wanneer gebruik je welke?

De meeste frustratie ontstaat als je een goede tool voor de verkeerde klus gebruikt. Er zijn twee soorten tools, met elk hun eigen sterke punten.

Documentvertalers: behoud de opmaak

Deze tools verwerken een compleet bestand en geven hetzelfde bestand terug in een andere taal. Koppen, tabellen en opsommingen blijven op hun plek.

• Microsoft Word. Ga naar Review, dan naar Translate en vervolgens naar Translate Document. Word opent een vertaalde kopie in een nieuw venster en laat het origineel ongemoeid. Je hebt een Microsoft 365-abonnement of Office 2021 en een internetverbinding nodig (Microsoft Support: tekst vertalen naar een andere taal).
• Google Translate. Open Google Translate op een computer en kies Documents. De tool accepteert .docx-, .pdf-, .pptx- en .xlsx-bestanden tot 10 MB en pdf’s tot 300 pagina’s. Tekst in afbeeldingen en gescande pdf-pagina’s wordt niet vertaald (Google Translate Help: documenten vertalen).
• DeepL. Met een gratis account vertaal je Word-, PowerPoint- en pdf-bestanden tot 5 MB of 100,000 tekens. Die vertaalde bestanden kun je alleen met een betaald abonnement bewerken (DeepL Help Center: bestandsformaten).

Gebruik deze tools als het document lang is, de structuur belangrijk is en ‘correct en leesbaar’ volstaat. Denk aan een interne handleiding, een specificatieblad van een leverancier of een rapport dat je alleen hoeft te begrijpen.

Chatassistenten: zorg dat de formulering klopt

ChatGPT en Claude lezen het document en schrijven de vertaling zoals een mens dat zou doen. Daardoor kun je ze gericht aansturen. Je kunt vertellen dat de lezer een onzekere nieuwe klant is, dat ‘onboarding’ in het Engels moet blijven staan of dat de Nederlandse tekst de informele je-vorm moet gebruiken in plaats van de formele aanspreekvorm. Een documentvertaler kan met zulke instructies geen rekening houden.

• ChatGPT accepteert DOCX, PDF en TXT, maar ook spreadsheets en PowerPoint-bestanden. Per document geldt een limiet van 512 MB en 2 miljoen tokens. Gebruikers met een gratis account kunnen 3 bestanden per dag uploaden (OpenAI Help: bestanden uploaden naar ChatGPT).
• Claude accepteert onder meer PDF, DOCX, TXT, RTF en ODT, tot 20 bestanden per chat. Bij pdf’s tot 100 pagina’s leest Claude tekst én beeld. Bij pdf’s van 101 tot 1000 pagina’s leest het alleen tekst (Claude Help Center: bestanden uploaden naar Claude).

Gebruik een chatassistent als een klant, partner of leidinggevende de tekst gaat lezen. Bijvoorbeeld voor een voorstel, webpagina, beleidsdocument of reeks verkoopmails.

Zelf werk ik de meeste weken met Nederlands en Engels. Lange, droge teksten haal ik door een documentvertaler. Alles waar mijn naam onder staat, gaat door een chatassistent met de prompt hieronder. Daarna lees ik de tekst hardop. Met die laatste stap ontdek ik meer fouten dan met welke tool ook.

Stap 1: Maak het document klaar (2 minuten)

Als de invoer niet goed is, wordt de vertaling dat ook niet. Controleer dit voordat je iets uploadt:

• Controleer of de tekst echt tekst is. Probeer een zin in de pdf te selecteren. Lukt dat niet? Dan is het een scan en laat Google Translate die onvertaald. ChatGPT en Claude kunnen een duidelijke scan meestal wel lezen, maar controleer namen en getallen extra zorgvuldig.
• Gebruik je Google Docs? ChatGPT kan geen .gdoc-bestand verwerken. Exporteer het eerst als PDF of DOCX.
• Schrijf je vaste termen op. Productnamen, functietitels, juridische termen die je bedrijf gebruikt en woorden die in de oorspronkelijke taal moeten blijven staan. Vijf tot tien regels is genoeg. Dit is je termenlijst.
• Weet wie je lezer is. Schrijf één zin: wie leest dit en wat moet diegene na het lezen doen?

Stap 2: De prompt om te plakken

Upload het bestand naar ChatGPT of Claude en plak deze prompt erbij. Vul de tekst tussen vierkante haken één keer in en sla de prompt op. Zo krijgen alle documenten die je team vertaalt dezelfde toon.

Vertaal het bijgevoegde document van [brontaal] naar [doeltaal].

Lezer: [wie dit leest, bijvoorbeeld nieuwe klanten in Spanje zonder technische kennis].
Toon: [bijvoorbeeld vriendelijk en duidelijk, informele tú-vorm].

Regels:
* Vertaal alles, ook koppen, tabellen en voetnoten. Vat niets samen en sla geen onderdelen over.
* Behoud dezelfde structuur: dezelfde koppen, dezelfde volgorde, dezelfde lijsten.
* Neem deze termen exact over: [termen uit de termenlijst].
* Behoud alle namen, getallen, datums, bedragen en SKU's exact zoals in het origineel. Pas de datumnotatie alleen aan naar die van [doelland] als ik dat vraag.
* Is een zin dubbelzinnig of is er geen goede vertaling voor? Vertaal die dan zo goed mogelijk en markeer hem met [CHECK], plus een korte uitleg in het Engels over de reden.

Begin met de eerste [3 pagina's / 2,000 woorden]. Ik zeg "volgende" voor de rest.

Drie regels doen het meeste werk. ‘Vat niets samen en sla geen onderdelen over’ voorkomt dat het model lange stukken ongemerkt inkort. ‘Behoud alle namen, getallen, datums’ beschermt de details waarbij een wijziging grote gevolgen kan hebben. En met de [CHECK]-markeringen krijg je een korte lijst met twijfels om na te lopen, in plaats van een stellige gok die ergens in alinea negen verstopt zit.

Stap 3: Vertaal lange documenten in delen

Een tool kan misschien een groot bestand verwerken, maar 40 pagina’s in één antwoord vragen gaat vaak niet goed. Het antwoord wordt afgebroken of latere stukken zijn korter dan het origineel. Werk daarom in delen.

1. Vraag om de eerste paar pagina’s, zoals in de prompt hierboven.
2. Typ ‘volgende’ voor elk volgend deel, in dezelfde chat. Zo blijven je regels en termenlijst beschikbaar.
3. Vraag steeds na een paar delen: ‘Noem alle termen die je tot nu toe op twee verschillende manieren hebt vertaald.’ Zo zie je waar het woordgebruik verschuift, bijvoorbeeld als ‘invoice’ halverwege een andere vertaling krijgt.
4. Plak de delen aan het einde in één document en vergelijk de lengte met het origineel. Is een onderdeel veel korter? Controleer daar dan als eerste of er iets is overgeslagen.

Let bij heel lange pdf’s in Claude op het verschil: bij bestanden tot 100 pagina’s leest het ook grafieken en afbeeldingen, bij bestanden vanaf 101 pagina’s alleen de tekst. Staan er labels in je figuren die vertaald moeten worden? Upload die pagina’s dan apart.

Stap 4: Controleer de vertaling voordat iemand erop vertrouwt

AI-vertalingen lezen soepel. Juist daarin zit de valkuil. OpenAI zegt op zijn eigen helppagina dat ChatGPT onjuiste of misleidende antwoorden kan geven, soms op een stellige toon. Het advies is om de tekst als een eerste versie te behandelen en belangrijke informatie te controleren (OpenAI Help: vertelt ChatGPT de waarheid?). Een vloeiende zin met de verkeerde betekenis is erger dan een onhandige zin, omdat niemand zich bij die vloeiende zin afvraagt of hij wel klopt.

Deze controle past in tien minuten:

• Getallen, namen en datums. Leg het origineel en de vertaling naast elkaar en vergelijk elk getal. Het is saai, maar wel het belangrijkste onderdeel.
• Elke [CHECK]-markering. Hak zelf de knoop door of vraag een collega die de taal spreekt.
• Vertaal passages waar veel van afhangt terug. Open een nieuwe chat, plak de vertaalde versie van een belangrijke alinea en vraag om een vertaling terug naar je eigen taal. Is de betekenis verschoven? Dan heb je een fout gevonden. Dit bewijst niet dat de vertaling perfect is, maar helpt je wel om snel een grote fout te herkennen.
• Laat openbare teksten nalezen door een moedertaalspreker. Vijf minuten van diens tijd voor de definitieve versie is meer waard dan welke prompt ook.

Een pdf of Word-document vertalen met behoud van opmaak

Dit is de meest gestelde vraag. Het eerlijke antwoord: chatassistenten zijn hier niet zo goed in. ChatGPT en Claude geven je de tekst in de chat. De opmaak bouw je daarna zelf opnieuw op.

Er zijn twee manieren om zowel goede formuleringen als de oorspronkelijke opmaak te krijgen:

1. Vertaal eerst het bestand en verbeter daarna de tekst. Haal het document door Translate Document van Word of door Google Translate om de opmaak te behouden. Plak daarna de belangrijkste stukken, zoals de inleiding en alle klantgerichte tekst, in ChatGPT of Claude. Geef je gewenste toon en termenlijst mee. Vervang vervolgens die stukken in het vertaalde bestand.
2. Vraag om een bestand terug. Kun je met je ChatGPT- of Claude-abonnement bestanden laten maken? Vraag dan: ‘Lever de vertaling als een .docx-bestand met dezelfde koppen en tabellen.’ Controleer het resultaat zorgvuldig. Complexe tabellen, tekstvakken en kopteksten verschuiven vaak.

Bij een gescande pdf behouden beide soorten tools de opmaak niet goed. Vraag een chatassistent om de tekst, controleer die en zet hem in een overzichtelijk sjabloon.

Vertrouwelijke documenten: welke instellingen controleer je eerst?

Neem even de tijd voordat je contracten, personeelsdossiers en klantgegevens uploadt.

• Bij een persoonlijk ChatGPT Free-, Plus- of Pro-account kunnen je chats standaard worden gebruikt om de modellen van OpenAI te verbeteren. Je kunt dat uitzetten via Settings, dan Data controls en vervolgens ‘Improve the model for everyone’. Gesprekken met Temporary Chat, de functie voor tijdelijke gesprekken, worden niet gebruikt voor training. Ze kunnen voor veiligheidsdoeleinden tot 30 dagen worden bewaard (OpenAI Help: gegevensinstellingen in ChatGPT).
• Bij ChatGPT Business of Enterprise gebruikt OpenAI de inhoud van je werkomgeving standaard niet voor training (dezelfde bron).
• Volg eerst de regels van je bedrijf. Heeft je werkgever beleid voor AI-tools of een goedgekeurde tool? Dan is dat leidend. Haal bij twijfel namen, rekeningnummers en adressen weg voordat je uploadt. Zet ze er achteraf weer in.

Wanneer een AI-vertaling niet genoeg is

Sommige documenten hebben een menselijke vertaler nodig, hoe goed de AI-versie ook leest.

• Documenten voor officiële en juridische procedures. Volgens de Amerikaanse immigratieregels moet bijvoorbeeld elk anderstalig document dat je bij USCIS indient vergezeld gaan van een volledige Engelse vertaling. De vertaler moet verklaren dat de vertaling volledig en correct is en dat diegene bekwaam is om te vertalen (8 CFR 103.2(b)(3)). Andere instanties hanteren hun eigen regels. Controleer die dus voordat je iets indient.
• Contracten die je gaat ondertekenen. Gebruik AI om het document te begrijpen, zodat je weet welke vragen je moet stellen. Laat een jurist of professionele vertaler bevestigen dat de versie die uiteindelijk geldt, klopt.
• Medische instructies, veiligheidsinstructies en productinstructies waarbij een verkeerd woord iemand letsel kan bezorgen.

Ook dan bespaart de AI-versie tijd: je gaat naar de professional met je vragen al op een rij.

Een uitgewerkt voorbeeld

Stel: je hebt een kleine webshop en wilt je retourbeleid van twee pagina’s in het Spaans. Zo zien de stappen eruit:

1. Voorbereiding: het beleid staat in een Word-bestand. Termenlijst: de winkelnaam blijft ongewijzigd, ‘winkeltegoed’ krijgt één vaste Spaanse vertaling die je zelf kiest, en de termijn van 30 dagen en het adres blijven exact hetzelfde.
2. Prompt: de lezers zijn ‘Spaanse klanten die iets willen terugsturen en een beetje geïrriteerd zijn’. De toon is ‘rustig, vriendelijk, informele tú-vorm’.
3. Resultaat: het model geeft het vertaalde beleid terug met twee [CHECK]-markeringen. Bijvoorbeeld bij een formulering die op twee manieren vertaald kan worden. Je kiest bij elke markering één optie.
4. Controle: je vergelijkt de getallen, laat de alinea over terugbetaling terugvertalen en vraagt een Spaanstalige vriend of klant om de tekst één keer te lezen.
5. Publicatie: plak de tekst in je webshop. Bewaar de prompt en de termenlijst, zodat de verzendpagina volgende week dezelfde toon krijgt.

Veelgemaakte fouten

• Een lang document plakken zonder instructies. Je krijgt een vertaling zonder duidelijke lezer voor ogen, vaak ook iets ingekort.
• Vertrouwen op soepele zinnen. Een vloeiende zin is niet automatisch een correcte zin. Controleer de feiten.
• Een nieuwe chat voor elk deel. Je termenlijst en toon gaan verloren en termen krijgen verschillende vertalingen. Houd één chat per document aan.
• Het land van de lezer vergeten. Spaans voor Spanje verschilt van Spaans voor Mexico. Hetzelfde geldt voor Portugees voor Portugal en Brazilië. Zet in je prompt welke variant je wilt.
• Klantgegevens uploaden zonder erbij stil te staan. Controleer eerst je gegevensinstellingen en de regels van je bedrijf.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT documenten vertalen?

Ja. Upload een Word-bestand, pdf of tekstbestand en vraag om een vertaling naar de gewenste taal. ChatGPT is vooral sterk in formulering en toon. Je krijgt de tekst in de chat in plaats van een opgemaakte kopie, tenzij je met je abonnement bestanden kunt laten maken.

Kun je een document gratis vertalen met AI?

Ja. De optie Documents van Google Translate is gratis voor bestanden tot 10 MB. Met een gratis DeepL-account kun je kleinere Word-, PowerPoint- en pdf-bestanden vertalen. De gratis versie van ChatGPT staat 3 bestandsuploads per dag toe. Limieten veranderen, dus controleer de helppagina’s waarnaar hierboven wordt verwezen.

Kan Claude een pdf vertalen?

Ja. Upload de pdf en gebruik dezelfde prompt. Claude leest tekst en beeld in pdf’s tot 100 pagina’s. Bij pdf’s van 101 tot 1000 pagina’s leest het alleen tekst.

Is een AI-vertaling nauwkeurig genoeg voor je werk?

Om een document te begrijpen en voor de meeste dagelijkse zakelijke teksten levert AI meestal een goede eerste versie. Behandel vertalingen voor officiële, juridische of veiligheidsgerelateerde doeleinden als een concept dat een gekwalificeerde professional controleert. De tools zelf adviseren ook om belangrijke informatie te controleren.

Wat is beter voor vertalen: ChatGPT of Claude?

Beide doen dit goed als je de lezer, toon en termenlijst duidelijk meegeeft. Probeer dezelfde pagina in beide tools en kies de versie die voor jou het natuurlijkst klinkt. Onze vergelijking van ChatGPT en Claude voor schrijven gaat in op de verschillen in stijl.

Wat kun je hierna doen?

Vertalen is vaak de eerste stap. Zodra de tekst in jouw taal staat, kun je AI ook het vervolgwerk laten doen: een lange pdf analyseren met Claude, een lang document samenvatten voor je werk of je antwoordmail professioneler formuleren voordat je die terugstuurt.

Pak vandaag één echt document uit je inbox. Schrijf een termenlijst van vijf regels, gebruik de prompt en controleer de getallen. Binnen tien minuten weet je of dit je tijd bespaart.

Wil je meer van dit soort kleine, praktische resultaten behalen met AI voor de taken die op je bureau liggen? Begin dan met de gratis Launchpad op onze homepage.