Otter AI voor Microsoft Teams: instellen en problemen met deelnemen oplossen

Je zit in een Teams-vergadering. Iemand zegt: “We sturen de notities straks rond.” En je weet nu al dat niemand dat gaat doen. Je wilt Otter erbij, zodat je echt kunt luisteren. Hier lees je hoe je Otter AI voor Microsoft Teams instelt en wat je doet als de notulist niet kan deelnemen.

Het korte antwoord: koppel je Outlook-agenda aan Otter, zet automatisch deelnemen aan voor de gewenste vergaderingen en vraag je Teams-beheerder om gasten toe te laten. De notulist van Otter neemt als gast deel aan Teams-vergaderingen. Bij het instellen gaat het meestal mis bij die ene beheerdersinstelling.

Wat je nodig hebt voordat je begint

• Een Otter-account (er is een gratis abonnement, maar bekijk de actuele limieten op de prijspagina van Otter voordat je daarop vertrouwt).
• Een Microsoft 365 Outlook-agenda. Volgens Otter wordt de online Microsoft 365-agenda ondersteund, maar Exchange op een eigen server niet (hulp van Otter bij het koppelen van je agenda).
• Een Teams-vergaderlink in de agenda-afspraak. Otter toont de aan-uitknop alleen bij afspraken met een geldige link naar Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.
• Iemand die de vergaderinstellingen van Teams kan aanpassen, als je zelf geen beheerder bent.

Koppel Otter aan je Microsoft-agenda

1. Open in Otter Apps (of Integrations) en klik naast Microsoft op Add of Connect.
2. Log in op je Microsoft-account en geef de gevraagde toestemming.
3. Wacht tot je afspraken in de agenda op de startpagina van Otter verschijnen.

Geeft Microsoft aan dat je goedkeuring van een beheerder nodig hebt? Dan moet je IT-team daarover beslissen. Otter adviseert zelf om de beheerder eerst toestemming voor agendatoegang te laten geven. Dat scheelt veel heen en weer overleggen.

Laat de notulist toe tot Teams-vergaderingen

Deze stap slaan mensen vaak over. De notulist van Otter kan niet inloggen met je bedrijfsaccount. Hij neemt deel als anonieme gast, dus je organisatie moet dat toestaan. Volgens de handleiding van Otter voor het instellen van Teams moet een beheerder het volgende doen:

1. Open het Teams admin center, ga naar Meetings en vervolgens naar Meeting settings. Zet “Anonymous users can join a meeting” aan. Daarmee mogen anonieme gebruikers deelnemen aan een vergadering.
2. Ga naar Meetings en vervolgens naar Meeting policies. Zet “Anonymous users can join a meeting unverified” aan. Daarmee mogen anonieme gebruikers zonder verificatie deelnemen.

Twee optionele instellingen maken het makkelijker: mensen uit je organisatie en gasten de lobby laten overslaan, en externe bots instellen op “Do not detect bots”. Sla deze instellingen over als je beveiligingsteam ze niet toestaat. Je laat de notulist dan gewoon handmatig toe.

Kies aan welke vergaderingen Otter deelneemt

In de agenda op de startpagina van Otter heeft elke Teams-afspraak een aan-uitknop. Met de opties voor automatisch deelnemen van Otter kun je kiezen voor alle vergaderingen met een videolink, alleen vergaderingen die je zelf organiseert, alleen externe vergaderingen, alleen interne vergaderingen of alleen de afspraken waarvoor je de knop zelf aanzet.

Mijn advies: begin met “only meetings I select”, dus alleen vergaderingen die je zelf kiest. Voeg één vergadering toe, kijk hoe het gaat en breid het daarna uit. Vergeten? Je kunt de notulist tijdens de vergadering nog toevoegen via het microfoonpictogram bij de afspraak.

“Notetaker failed to join”: wat is er aan de hand?

Zie je “This meeting is not being recorded. Notetaker failed to join”? Dat betekent dat de vergadering niet wordt opgenomen omdat de notulist niet kon deelnemen. Volgens Otter komt dit meestal door een Teams-beleidsinstelling die anonieme gasten niet toestaat. Controleer het volgende in deze volgorde:

• De twee instellingen voor anonieme gasten hierboven staan aan.
• De vergadering wordt georganiseerd door jouw organisatie of een organisatie die gasten toestaat. Bij een externe organisator gelden de instellingen van die organisatie, niet die van jou.
• De notulist staat niet te wachten in de lobby. Iemand met de juiste rechten moet hem toelaten.

Wat de andere deelnemers zien

Volgens Otter kan de notulist niet onzichtbaar deelnemen. Hij staat in de deelnemerslijst. Laat het de anderen weten voordat je begint. Houd je aan de regels van je bedrijf en de lokale wetgeving over opnames. In de praktijk werkt één zin in de uitnodiging: “Ik laat een AI-notulist meedoen aan dit gesprek, zodat ik mijn aandacht bij jou kan houden.”

Copilot in Teams gebruiken voor vergadernotities in plaats van Otter

Betaalt je bedrijf al voor de eigen tools van Microsoft? Dan heb je misschien helemaal geen bot nodig die als gast deelneemt. Voor intelligent recap, de slimme samenvatting van Microsoft, heb je een Teams Premium- of Microsoft 365 Copilot-licentie nodig. Voor de volledige samenvatting moet transcriptie aanstaan (Microsoft Learn). Copilot werkt bovendien niet in vergaderingen die buiten je eigen organisatie worden georganiseerd (Microsoft Support).

De keuze is dus eenvoudig. Interne vergaderingen en een Copilot-licentie? Gebruik de ingebouwde samenvatting. Klantgesprekken die iemand anders organiseert, of geen licentie? Otter kun je zelf regelen, zolang gasten zijn toegestaan. Bekijk voor een bredere vergelijking onze eerlijke vergelijking van AI-notulisten.

Maak iets bruikbaars van je notities

Een uitgeschreven gesprek is nog geen resultaat. Plak na het gesprek de samenvatting van Otter in je chatassistent en vraag wie wat moet doen en wanneer het klaar moet zijn. Onze gids over vergadernotities samenvatten met ChatGPT bevat daar een prompt voor. De pagina over notulen maken met AI behandelt de formele versie. Werk je vooral met de apps van Google? Dan is Gemini voor vergadernotities een andere optie. Plan je het volgende gesprek? Probeer de gids over een vergaderagenda maken met AI.

Korte antwoorden

Werkt Otter met Microsoft Teams?

Ja. Otter noemt Microsoft Teams naast Zoom en Google Meet als ondersteund vergaderplatform. Je agenda moet wel gekoppeld zijn en gasten moeten worden toegelaten.

Moet ik de vergadering zelf organiseren?

Nee. Je kunt automatisch deelnemen instellen voor vergaderingen die je zelf organiseert of voor elke agenda-afspraak met een Teams-link. De gastinstellingen van de vergadering bepalen nog steeds of de notulist wordt toegelaten.

Is het gratis?

Otter heeft een gratis abonnement aangeboden, maar de limieten veranderen. Bekijk vandaag de prijspagina van Otter voordat je er een heel werkproces op baseert.

Probeer het deze week

Kies één terugkerende Teams-vergadering, koppel je agenda en test het een keer. Gebruik de tijd die je bespaart om de volgende tool te leren kennen. De gratis Launchpad op de homepage van robotshelp laat je stap voor stap zien hoe je AI praktisch inzet voor je eigen werk.