Nieuwe medewerkers inwerken met AI (plan + prompts)

Maandag begint je nieuwe medewerker. De laptop is besteld, misschien. Iemand zou de accounts regelen. En het inwerkplan voor de eerste weken? Dat is een vaag idee in je hoofd en een map met documenten die sinds vorig jaar niemand meer heeft geopend.

Zo kun je nieuwe medewerkers inwerken met AI zonder dat het onpersoonlijk wordt: neem tien minuten om op te schrijven wat iemand na 30, 60 en 90 dagen moet kunnen. Laat ChatGPT, Claude of Gemini daar vervolgens een plan per week, een planning voor de eerste week, een welkomstmail, een lijst met veelgestelde vragen en antwoorden op basis van je eigen documenten en vragen voor elk voortgangsgesprek van maken. Jij controleert elke regel: klopt dit met de praktijk? De AI schrijft de eerste versie. Het welkom, de buddy en de gesprekken blijven mensenwerk.

Zo maak je in ongeveer een uur een compleet inwerkpakket, in plaats van er een hele middag aan kwijt te zijn. Hieronder vind je de zes stappen, prompts om te kopiëren, een uitgewerkt voorbeeld en wat je nooit in een chatbot moet plakken.

Waarom inwerken vaak tegenvalt (en waar AI echt helpt)

Voelt het inwerken bij jou als improviseren? Dan ben je niet de enige. Volgens Gallup is slechts 12% van de medewerkers het helemaal eens met de stelling dat hun organisatie nieuwe mensen uitstekend inwerkt (Gallup, waarom een goede inwerkperiode belangrijk is om medewerkers te behouden).

Aan goede bedoelingen ligt het zelden. Wel aan tijd. De leidinggevende heeft het druk, HR heeft het druk. En handige kennis zit in de hoofden van mensen: bij wie moet je zijn met vragen over facturen? Wat moet je in de eerste maand kunnen? Dus krijgt de nieuwe medewerker inloggegevens, een handboek en vooral veel “roep maar als je iets nodig hebt”.

De inwerkgids van de SHRM Foundation, geschreven door Talya Bauer, noemt wat werkt: regel de basis vóór de eerste dag, maak die dag bijzonder, zet een inwerkplan op papier, betrek de mensen rond de nieuwe medewerker en plan voortgangsgesprekken na bijvoorbeeld 30, 60 en 90 dagen. De gids vermeldt ook dat nieuwe medewerkers ongeveer 90 dagen krijgen om zich te bewijzen (SHRM Foundation, nieuwe medewerkers succesvol inwerken).

Kijk nog eens naar dat lijstje. Het meeste is schrijfwerk: een plan, een planning, een welkomstbericht, veelgestelde vragen met antwoorden en vragen voor voortgangsgesprekken. Dat is precies waar AI goed in is. Wat AI niet kan, is wat voor de nieuwe medewerker het zwaarst weegt: een leidinggevende die tijd maakt en een collega die de “domme” vragen beantwoordt.

• De taak van AI: jouw feiten omzetten in een duidelijk plan, planningen, e-mails, veelgestelde vragen met antwoorden en vragen voor voortgangsgesprekken. En aangeven welke informatie nog ontbreekt in wat je hebt opgeschreven.
• Jouw taak: bepalen wat een goed resultaat is, elk detail controleren en er zijn voor de gesprekken.

Stap 1: Schrijf eerst de briefing van de leidinggevende (10 minuten)

Dit is de stap die iedereen wil overslaan. En juist deze stap zorgt dat de rest werkt. Een chatbot die alleen “marketingcoördinator” weet, schrijft een plan dat op elke marketingcoördinator ter wereld kan slaan. Een chatbot die weet wat jouw leidinggevende verwacht, schrijft een plan voor deze persoon.

Beantwoord deze vragen in een eenvoudige notitie. Ben jij niet de leidinggevende van de nieuwe medewerker? Stuur de vragen dan door:

1. Wat moet deze persoon na 30 dagen zelfstandig kunnen? En na 60? En na 90?
2. Met welke drie of vier mensen moet diegene als eerste goed kunnen samenwerken, en waarom? Functies noemen is genoeg.
3. Welke tools en accounts zijn nodig? En welke kosten de meeste tijd om te leren gebruiken?
4. Wat gaat er bij nieuwe mensen in deze functie in de eerste maanden meestal mis?
5. Wie wordt de buddy tijdens het inwerken?
6. Werkt deze persoon op afstand, hybride of op locatie? Op welke dagen is diegene op kantoor?

Beschrijf de doelen voor 30, 60 en 90 dagen zo dat je kunt zien of ze gehaald zijn. “Begrijpt onze processen” kun je niet controleren. “Verstuurt op vrijdag zonder hulp de wekelijkse klantrapportage” wel.

Stap 2: Maak van de briefing een 30-60-90-dagenplan (10 minuten)

Open een nieuwe chat in ChatGPT, Claude of Gemini, plak je briefing erin en gebruik deze prompt:

Je helpt me een nieuwe medewerker in te werken. Hieronder staat de briefing van de leidinggevende.

Functie: [functietitel]
Team en bedrijf: [één regel over wat het team en het bedrijf doen]
Werksituatie: [op afstand / hybride / op locatie]
Briefing: [plak je antwoorden uit stap 1]

Schrijf een inwerkplan voor 90 dagen, per week, als tabel met deze kolommen:
week | aandachtspunt | taken | met wie kennismaken | hoe we zien dat deze week goed is gegaan

Regels:
- Gebruik alleen de feiten uit de briefing. Ontbreekt er iets? Zet dan [NAVRAGEN] in de cel in plaats van te gokken.
- Elke cel onder "hoe we zien" moet iets beschrijven wat een leidinggevende kan waarnemen, niet "begrijpt X".
- Week 1 tot en met 4 draait om leren en mensen leren kennen, week 5 tot en met 8 om echt werk doen met begeleiding, week 9 tot en met 13 om zelfstandig werken.
- Gebruik gewone taal, geen jargon. De nieuwe medewerker leest dit op de eerste dag.

De regel over [NAVRAGEN] is belangrijk. AI vult ontbrekende informatie aan met overtuigende, geloofwaardige details: een systeem dat je niet gebruikt, een overleg dat niet bestaat. Door ontbrekende informatie te laten markeren in plaats van invullen, voorkom je dat je iemand een plan vol verzinsels geeft.

Lees de tabel week voor week door. Corrigeer wat niet klopt en vul de cellen met [NAVRAGEN] aan. Lijkt een week te vol? Stel dan een vervolgvraag: “Week 2 heeft negen taken. Beperk dit tot de vijf belangrijkste en verplaats de rest.”

Stap 3: Maak de planning voor de eerste week en de checklist voor dag één (5 minuten)

Vraag in dezelfde chat om de praktische uitwerking. Daar loopt het inwerken vaak vast: op de eerste dag is er geen account, niemand heeft tijd om de nieuwe collega te begroeten en de agenda is leeg of juist helemaal vol.

Maak op basis van het plan hierboven:

1. Een checklist van alles wat VÓÓR de eerste dag klaar moet zijn (accounts, apparatuur, toegang, agenda-uitnodigingen), met een kolom voor wie elk punt regelt.
2. Een planning per dag voor de eerste week. Maximaal 3 afspraken per dag, elk met een duur en een doel in één regel. Houd voldoende tijd vrij om alles in te stellen en te lezen.
3. Een kort lijstje met dingen die de nieuwe medewerker zelfstandig kan lezen of uitproberen als er een rustig uurtje is.

Markeer alles waarover je twijfelt met [NAVRAGEN].

Plan bewust twee dingen in die week. Ten eerste: vroeg in de eerste week een een-op-eengesprek met de leidinggevende. Uit onderzoek van Microsoft bleek dat nieuwe medewerkers 3.5 keer zoveel kans hadden om tevreden te zijn over hun inwerkperiode als hun leidinggevende actief betrokken was (Microsoft WorkLab, aanpakken voor inwerken in een hybride werkomgeving). Ten tweede: een eerste afspraak met de buddy. Daarover meer in de volgende stap.

Stap 4: Schrijf de welkomstmail en kennismakingsberichten (5 minuten)

Een goede welkomstmail vóór de eerste dag beantwoordt de vragen waar mensen wakker van liggen: waar moet ik zijn, hoe laat, wie vangt me op, wat neem ik mee en is er lunch? AI schrijft zulke mails goed, zolang je de echte antwoorden meegeeft.

Schrijf een welkomstmail aan [voornaam], die op [datum] begint als [functie].

Feiten (gebruik alleen deze, voeg niets toe):
- Starttijd en locatie: [adres of "online, link volgt"]
- Wie de nieuwe medewerker opvangt: [naam, functie]
- De buddy: [naam, functie]
- Wat de nieuwe medewerker moet meenemen: [lijst]
- De eerste dag in het kort: [2-3 regels uit de planning]

Toon: warm en persoonlijk, als een collega, niet als HR. Maximaal 150 woorden.
Schrijf daarna een bericht van 3 regels dat ik in ons teamkanaal kan plaatsen om [voornaam] voor te stellen. Schrijf ook een kort bericht aan de buddy waarin staat wat ik in de eerste maand van diegene vraag.

Lees de welkomstmail regel voor regel voordat je hem verstuurt. Heeft de AI “gratis parkeren” of “toegang tot ons leerportaal” toegevoegd, terwijl je geen van beide hebt? Dan is dat de eerste indruk die je maakt. De instructie “gebruik alleen deze” beperkt dit flink, maar zelf nalezen blijft nodig.

Over die buddy: dat is de moeite waard. Microsoft ontdekte dat 56% van de nieuwe medewerkers die hun buddy in de eerste 90 dagen minstens één keer spraken, aangaf dat dit hen hielp snel productief te worden. Bij degenen die hun buddy meer dan acht keer spraken, liep dat op tot 97% (hetzelfde artikel van Microsoft WorkLab). Zet dus elke week of om de week een afspraak met de buddy in het plan, niet alleen één keer.

Stap 5: Maak van je documenten een FAQ voor nieuwe medewerkers (15 minuten)

Elk team heeft een handboek, procesbeschrijvingen en die ene lange e-mailwisseling waarin staat hoe het echt werkt. Nieuwe mensen lezen ze niet. In plaats daarvan stellen ze steeds dezelfde twintig vragen.

Upload of plak de documenten, nadat je de persoonsgegevens hebt verwijderd. Meer daarover hieronder. Vraag vervolgens:

Dit zijn onze interne documenten voor nieuwe medewerkers in de functie [functie]. Lees ze alsof je hier vandaag begint.

1. Schrijf de 20 vragen die een nieuwe medewerker waarschijnlijk in de eerste twee weken stelt. Beantwoord elke vraag alleen op basis van deze documenten. Vermeld bij elk antwoord de naam van het document.
2. Maak een lijst met vragen die de documenten NIET beantwoorden, of waar twee documenten verschillende antwoorden op geven.
3. Noem alles wat verouderd lijkt (oude namen van tools, mensen, datums).

De extra winst zit in punt 2 en 3. Je ontdekt wat er ontbreekt in je documentatie voordat de nieuwe medewerker erop vastloopt. Is een proces helemaal niet beschreven? Zet het dan eerst goed op papier. Onze handleiding voor werkinstructies schrijven met AI laat zien hoe je van “vraag maar aan Sanne, die weet het” een document maakt dat iedereen kan volgen.

Claude en ChatGPT kunnen allebei goed overweg met lange documenten. Werk je vooral in Claude? Onze Claude-handleiding voor beginners legt uit hoe je bestanden uploadt en Projects gebruikt. Daarmee houd je alle inwerkdocumenten bij elkaar en kun je ze opnieuw gebruiken voor de volgende medewerker.

Stap 6: Bereid de voortgangsgesprekken na 30, 60 en 90 dagen voor (5 minuten)

In de voortgangsgesprekken merk je op wat nog niet goed loopt, terwijl je nog makkelijk kunt bijsturen. SHRM adviseert gesprekken met een vaste opzet na 30, 60 en 90 dagen. Met vragen als “bij wie klop je aan als je vragen hebt over je werk?” en “wat hadden we anders kunnen doen om duidelijk te maken wat je kon verwachten?” (SHRM, goed inwerken duurt maanden).

Maak op basis van het 90-dagenplan hierboven een agenda voor een voortgangsgesprek van 30 minuten na [30 / 60 / 90] dagen.

Neem op:
- 2 vragen over de mijlpalen voor deze periode (uit het plan)
- 3 open vragen over hoe het wennen gaat: collega's, werkdruk, duidelijkheid
- 1 vraag over wat we voor de volgende medewerker anders moeten doen bij het inwerken
- kort tijd om doelen voor de komende 30 dagen af te spreken

Houd de vragen open en vriendelijk. Dit is een gesprek, geen examen.

Na het gesprek kun je je eigen notities in dezelfde chat plakken en om een korte samenvatting met afgesproken acties vragen. Voor de uitgebreidere, formele beoordeling later lees je hoe je met AI een beoordeling schrijft. Voor elk overleg in het plan kun je op dezelfde manier een vergaderagenda maken met AI.

Een uitgewerkt voorbeeld (fictief, om de aanpak te laten zien)

Stel: je runt een bureau met 12 mensen en Lina begint als accountcoördinator. In je briefing staat: na 30 dagen verzorgt ze op maandag voor twee klanten de e-mail met de stand van zaken, die iemand nog controleert. Na 60 dagen doet ze dat zelfstandig voor alle vijf klanten. Na 90 dagen maakt ze de maandelijkse klantrapportage.

Het eerste plan van ChatGPT zag er netjes uit, maar in week één stond “CRM-training”. Je gebruikt geen CRM, maar een gedeelde spreadsheet. Dankzij de regel over [NAVRAGEN] gaf de tool ook aan niet te weten wie Lina’s klantmails in de eerste maand goedkeurt. Dat vulde je in: jij, tot week vier. Je verving de regel over het CRM en bracht week twee terug van acht naar vijf taken.

De stap met veelgestelde vragen gaf het meeste inzicht. Van de 20 vragen kon de AI er vier niet beantwoorden op basis van je documenten, waaronder: “wat doe ik als een klant mij rechtstreeks mailt over de facturatie?” Dat had nog nooit iemand opgeschreven. Tien minuten later stond het in een korte alinea in het handboek en hoefde Lina het niet meer te vragen.

Totale tijd: ongeveer een uur, verdeeld over twee dagen. Lina kreeg op haar eerste dag een plan waarin stond wat er van haar werd verwacht, in haar eigen woorden, met namen naast de taken.

Kun je het inwerken van medewerkers automatiseren met AI?

Deels. En juist de saaie onderdelen zijn het automatiseren waard. Zodra je plan en e-mails klaar zijn, kan een tool als Zapier, Make of n8n de welkomstmail op een vaste datum versturen, de taken uit de checklist in je projecttool aanmaken en de buddy en leidinggevende vóór elk voortgangsgesprek een herinnering sturen. Onze handleiding voor automatiseren met Zapier en AI laat zien hoe je zulke werkprocessen opzet. De handleiding voor het automatiseren van klantonboarding met Make.com gebruikt dezelfde aanpak voor klanten, die je kunt overnemen voor medewerkers.

Doe het bij de eerste medewerker handmatig. Automatiseer bij de tweede of derde, zodra je weet welke stappen je elke keer herhaalt. Een rommelig proces automatiseren levert alleen een sneller rommelig proces op.

Wat je niet in een chatbot moet plakken

Bij het inwerken komen persoonsgegevens kijken. Ga daar zorgvuldig mee om:

• Laat weg: salaris, contractgegevens, woonadres, identiteits- of bankrekeningnummers, gezondheidsinformatie en alles over de kandidaat uit de sollicitatieprocedure. De AI heeft dit allemaal niet nodig om een goed plan te schrijven. Een voornaam en een functie zijn genoeg.
• Controleer je accounttype: bij ChatGPT Free, Plus en Pro kunnen je gesprekken worden gebruikt om modellen te trainen, tenzij je “Improve the model for everyone” uitzet onder Settings, Data controls. Bij ChatGPT Business en Enterprise traint OpenAI naar eigen zeggen standaard niet op wat je invoert (OpenAI Help, hoe je gegevens worden gebruikt).
• Volg het AI-beleid van je bedrijf. Is dat er, dan is dat leidend. Is er geen beleid? Interne procesdocumenten kun je meestal prima gebruiken nadat je persoonsgegevens hebt verwijderd. Vraag wel toestemming voordat je iets uploadt dat als vertrouwelijk is gemarkeerd.

Veelgemaakte fouten

• De briefing overslaan. Zonder briefing krijg je een algemeen plan dat voor elk bedrijf zou kunnen zijn. Dat merkt de nieuwe medewerker.
• AI-tekst versturen zonder die te lezen. Eén verzonnen extraatje of een verkeerd adres in de welkomstmail kost al vóór de eerste dag vertrouwen.
• Elk uur volplannen. Met acht afspraken per dag in de eerste week blijft er geen tijd over om alles in te stellen, te lezen en na te denken. Drie is ruim voldoende.
• Het plan de mensen laten vervangen. Een perfect document geeft geen antwoord op de vraag “kan ik dit wel vragen?” Een buddy en een leidinggevende wel.
• Voor elke medewerker een nieuw pakket maken. Bewaar de briefing, prompts en veelgestelde vragen met antwoorden. De volgende keer pas je alleen aan wat voor die functie anders is.

Veelgestelde vragen over medewerkers inwerken met AI

Welke AI-tool is het beste voor inwerken?

ChatGPT, Claude en Gemini zijn alle drie goed in het schrijven van plannen, e-mails en veelgestelde vragen met antwoorden. Gebruik de tool waarvoor je bedrijf al betaalt of die je mag gebruiken. De regels voor gegevensgebruik zijn hier belangrijker dan kleine kwaliteitsverschillen. Ben je net begonnen? Start dan met onze ChatGPT-handleiding voor beginners.

Vinden nieuwe medewerkers dit niet onpersoonlijk?

Alleen als je AI het menselijke deel laat overnemen. Een duidelijk plan dat met hulp van AI is geschreven, een leidinggevende die in de eerste week tijd maakt en een buddy die vraagt hoe het gaat: dat voelt persoonlijker dan een geïmproviseerde eerste week. Gebruik AI niet voor dingen die van jouzelf moeten komen, zoals een persoonlijk bericht op de eerste dag.

Kan ik dit ook gebruiken voor medewerkers die op afstand werken?

Ja. Daar is het zelfs nog belangrijker, want niemand hoort toevallig een antwoord aan het bureau ernaast. Zet de afspraken met de buddy en de een-op-eengesprekken met de leidinggevende vanaf dag één in de agenda. Zorg ook dat de veelgestelde vragen makkelijk te vinden zijn.

Hoe lang moet het inwerken duren?

Langer dan één dag of week. De gids van de SHRM Foundation adviseert voortgangsgesprekken na 30, 60, 90 en 120 dagen en tot een jaar na de start (SHRM Foundation). Het 90-dagenplan in deze handleiding beslaat het intensiefste deel.

Ik ben zelf de nieuwe medewerker. Kan ik dit ook gebruiken?

Ja. Stel je leidinggevende in je eerste week de vragen uit stap 1. Gebruik daarna de prompt uit stap 2 om een eerste versie van je eigen 30-60-90-dagenplan te maken. Neem dat mee naar je eerste een-op-eengesprek. De meeste leidinggevenden zijn blij met zo’n initiatief.

Wil je in de eerste week kort de kennis toetsen? Een korte quiz op basis van je eigen handboek werkt beter dan een lange lijst met veelgestelde vragen die niemand opent. Lees hoe je een quiz maakt met AI, met dezelfde documenten die je al hebt verzameld voor de veelgestelde vragen van nieuwe medewerkers.

Je volgende 20 minuten

Schrijf voordat je volgende medewerker begint de briefing uit stap 1. Plak die samen met de prompt uit stap 2 in een nieuwe chat en werk de punten af die met [NAVRAGEN] zijn gemarkeerd. Alleen al met dat plan bied je een betere start dan de eerste week die de meeste mensen meemaken.

Zoek je nog iemand? Onze handleidingen voor een functieomschrijving schrijven met AI en sollicitatievragen maken met AI behandelen de stappen vóór de eerste werkdag. Wil je meer praktische AI-werkprocessen die je deze week op je werk kunt gebruiken? Begin dan met de gratis Launchpad op onze homepage.