Audio transcriberen met AI: gratis en betaalde opties

Je hebt net een klantinterview van 45 minuten afgerond. De audio-opname staat op je telefoon. De goede citaten zitten ergens halverwege. Zelf alles uittypen zou de rest van je middag kosten.

Zo transcribeer je audio met AI: kijk eerst of de tool waarmee je hebt opgenomen al een transcript heeft gemaakt (Google Meet, Word en de iPhone-app Voice Memos doen dat vaak). Zo niet, upload het bestand dan naar Word voor het web, ChatGPT of Gemini. Vertel wat je wilt: een woordelijke uitwerking, namen bij de sprekers en tijdstempels. Geef ook de namen en vaktermen mee die in de opname voorkomen. Neem daarna tien minuten om namen, cijfers en alle citaten die je wilt gebruiken te vergelijken met de audio. De AI doet het typewerk. Jij controleert wat belangrijk is.

Hieronder lees je welke aanpak bij je opname past. Je krijgt een prompt om te kopiëren, tips voor een beter transcript en een controle waarmee je voorkomt dat een verkeerd citaat in je rapport belandt. Ook lees je wat je met de tekst kunt doen zodra die klaar is.

Kies de aanpak die bij je opname past

Er is niet één beste tool om audio te transcriberen. De juiste keuze hangt af van waar je audio staat en waarvoor je al betaalt. Begin bovenaan deze lijst en stop bij de eerste optie die past.

1. De vergadering was in Google Meet

Kijk of er al een transcript is voordat je iets uploadt. Google Meet kan een vergadering tijdens het gesprek transcriberen (Meeting tools, daarna Transcribe). Het transcript wordt opgeslagen in de Google Drive van de organisator en toegevoegd aan de afspraak in Calendar. De organisator krijgt na het gesprek een e-mail met een link (Google Meet Help, transcripten gebruiken met Google Meet). Veel andere vergadertools hebben een vergelijkbare instelling voor transcripten. Controleer dus eerst je eigen tool.

2. Het is een spraakmemo op je iPhone

Op een recente iPhone kan de app Voice Memos een transcript van een opname tonen. Deze functie is niet in elke regio of taal beschikbaar. Tik op de opname, tik op More en kies Copy Transcript om het transcript te kopiëren. Plak het vervolgens waar je het nodig hebt (Apple Support, een transcript in Voice Memos bekijken). Ook de app Notes kan opnemen en transcriberen op iPhone 12 en nieuwer. Apple geeft aan dat je daar met de opname ook het transcript verwijdert. Voeg de tekst dus eerst toe aan de notitie (Apple Support, audio opnemen en transcriberen in Notes).

3. Je hebt Microsoft 365

Word heeft de functie Transcribe: Home, het uitklapmenu Dictate, Transcribe, Upload audio. Je kunt .wav-, .mp4-, .m4a- en .mp3-bestanden uploaden. De functie houdt sprekers uit elkaar en geeft je tijdstempels waarmee je de audio kunt terugluisteren terwijl je de tekst corrigeert. Met een Microsoft 365-abonnement kun je tot 300 minuten audio per maand uploaden. In de browser werkt dit in Edge en Chrome (Microsoft Support, je opnamen transcriberen). Voor een interview is dit vaak de prettigste tekstbewerker van deze opties, omdat je elke regel in hetzelfde venster kunt beluisteren en aanpassen.

4. Je hebt een betaald ChatGPT-abonnement

Je kunt een audiobestand (MP3, M4A, WAV, FLAC en meer, tot 512 MB) toevoegen aan een ChatGPT-chat en om een transcript vragen. Audio uploaden kan niet met het Free-abonnement. OpenAI zegt ook duidelijk dat transcripten fouten kunnen bevatten en dat het herkennen van sprekers niet altijd betrouwbaar is. Controleer belangrijke details dus aan de hand van de opname (OpenAI Help, bestanden en audio uploaden naar ChatGPT). Het grote voordeel: je kunt in dezelfde chat vervolgvragen stellen over wat er is gezegd.

5. Je gebruikt Gemini

Ook in de Gemini-app kun je audiobestanden uploaden (Add files, daarna Upload files). Met een gratis account mag de totale audiolengte per upload 10 minuten zijn. Met Google AI Pro of Ultra wordt dat 3 uur. Elk audiobestand mag maximaal 100 MB zijn (Gemini Apps Help, bestanden uploaden en analyseren). De gratis versie is dus prima voor een korte spraakmemo, maar de limiet is te laag voor een volledig interview.

6. Je wilt veel bestanden automatisch transcriberen

Krijg je regelmatig opnamen binnen, zoals verkoopgesprekken, podcastafleveringen of voicemails voor de klantenservice? De speech-to-text API van OpenAI verwerkt bestanden tot 25 MB in formaten zoals mp3, m4a en wav. Je kunt een korte beschrijving van de opname en een lijst met verwachte termen meegeven. Dat helpt bij namen en vaktermen (OpenAI API-documentatie, bestanden transcriberen). Hiervoor heb je een ontwikkelaar nodig, of een automatiseringstool zoals n8n of Zapier die de API aanstuurt. Onze n8n-handleiding voor beginners laat zien hoe je zo’n werkproces opzet.

Audio transcriberen met AI in ChatGPT of Gemini, stap voor stap

1. Controleer het bestand. MP3, M4A en WAV werken vrijwel overal. Is je opname een video? Exporteer dan eerst het audiospoor. ChatGPT weigert bestanden die het als video herkent.
2. Knip weg wat je niet nodig hebt. Tien minuten wachten tot iedereen aansluit, is tien minuten overbodige audio voor de AI en voor jou.
3. Voeg het bestand toe en plak een duidelijke instructie. Vertel hoe je de tekst wilt hebben, wie er spreekt en welke woorden lastig kunnen zijn.
4. Lees de eerste twee minuten mee terwijl je luistert. Staan de sprekers vanaf het begin verkeerd aangegeven? Corrigeer dat dan in een vervolgbericht voordat je verdergaat.
5. Sla het transcript op in een eigen document, met bovenaan de datum en de naam van de opname.

Deze prompt kun je kopiëren en aanpassen:

Transcribeer deze opname woord voor woord.

Context: een interview van 40 minuten tussen mij (Sam, de interviewer) en Lena Hart, operationeel manager bij een logistiek bedrijf, over hoe haar team de wekelijkse routes plant.

Regels:
- Geef elke spreker aan met SAM of LENA.
- Begin een nieuwe alinea zodra de spreker wisselt en zet [mm:ss] aan het begin.
- Laat stopwoordjes weg, maar kort verder niets in en formuleer niets anders.
- Namen en termen die je zult horen: Lena Hart, RouteMaster, TMS, Q3, depot Rotterdam.
- Is een passage onduidelijk? Schrijf dan [onduidelijk mm:ss] in plaats van te gokken.

Die laatste regel is belangrijker dan hij lijkt. Je hebt liever een gat dat je met de audio kunt aanvullen dan een soepel lopende zin die niemand heeft uitgesproken.

Zorg al vóór het uploaden voor een beter transcript

De meeste fouten in een transcript beginnen bij de opname, niet bij de AI. Een paar gewoontes maken veel verschil:

• Zet de microfoon dicht bij de mensen die praten. Een telefoon midden op een grote tafel hoort de airco beter dan de zachte stem aan het uiteinde.
• Laat één persoon tegelijk praten. Als mensen door elkaar praten, heeft elke tool moeite om de sprekers uit elkaar te houden. Ook OpenAI geeft op zijn hulppagina aan dat het herkennen van sprekers niet altijd betrouwbaar is.
• Noem aan het begin de namen. “Dit is Sam, in gesprek met Lena van de operationele afdeling” geeft de AI duidelijk houvast. En jou ook, als je later terugluistert.
• Geef de juiste termen mee. Productnamen, klantnamen en afkortingen gaan vaak mis in transcripten. Daarom raadt OpenAI in zijn documentatie aan om het model context en verwachte termen mee te geven (OpenAI API-documentatie). In een chat doet een korte lijst in je prompt hetzelfde.
• Let op de taal. Alle tools hierboven geven aan welke talen ze ondersteunen. OpenAI merkt op dat de kwaliteit per taal verschilt. Wisselt je vergadering tussen Engels en Nederlands? Zet dat dan in de prompt.

Controleer de tekst voordat je erop vertrouwt

AI-transcripten lezen prettig. Juist daardoor zie je fouten makkelijk over het hoofd. Een verkeerd woord staat er net zo overtuigend als een juist woord.

Dit is ook onderzocht. Een onderzoek onder leiding van Cornell naar het Whisper-model van OpenAI liet zien dat de meeste transcripten heel nauwkeurig waren. Toch bevatte ongeveer 1% complete zinsdelen of zinnen die helemaal niet in de audio voorkwamen. Dat gebeurde vaker rond langere pauzes en stiltes (Koenecke e.a., Careless Whisper, FAccT 2024). Het onderzoek testte een model uit 2023 en de tools zijn sindsdien veranderd. Maar de les blijft: het transcript is een concept, de opname is de bron.

Met deze controle van tien minuten haal je de belangrijkste fouten eruit:

1. Elk citaat dat je gaat gebruiken. Speel het precieze moment af en vergelijk woord voor woord. Een citaat in een praktijkvoorbeeld of rapport moet overeenkomen met wat iemand heeft gezegd.
2. Elk getal en elke datum. Het Engelse “fifteen” en “fifty” klinken bijna hetzelfde. Dat geldt ook voor veel bedragen.
3. Elke naam. Mensen, bedrijven, producten. Zoek elke naam op in het transcript.
4. Elke zin die je verrast. Klinkt iets niet als de spreker? Luister het na. Let extra op de stukken na een lange stilte.
5. De namen van sprekers bij besluiten. Wie zei dat we vrijdag zouden leveren? Dat is later belangrijk.

Word maakt dit makkelijk, omdat elke alinea gekoppeld is aan het bijbehorende moment in de audio. In ChatGPT of Gemini helpen de tijdstempels [mm:ss] uit de prompt hierboven je op dezelfde manier: ga naar dat tijdstip en luister.

Maak iets bruikbaars van het transcript

Een transcript op zichzelf is een lange lap tekst. Je bespaart pas echt tijd als je de AI vraagt om er iets van te maken dat je nodig hebt. Probeer dit in dezelfde chat:

Gebruik alleen het transcript hierboven:
1. Maak een lijst van alle besluiten, met wie ze heeft genomen en de tijdstempel.
2. Maak een lijst van alle actiepunten: wat, wie, uiterlijk wanneer (schrijf "geen datum genoemd" als er geen datum is gezegd).
3. Geef me de 5 sterkste citaten van LENA over routeplanning, woord voor woord, elk met een tijdstempel.
Voeg niets toe dat niet in het transcript staat.

Ga daarna verder met de volgende stap in je werk:

• Voor een vergadering: volg onze handleiding om vergadernotities samen te vatten met ChatGPT, of vergadernotities om te zetten in een rapport dat je manager ook echt leest.
• Voor een klantinterview: gebruik de citaten direct in een praktijkvoorbeeld dat je met AI schrijft of in je marktonderzoek.
• Voor een opname in een andere taal: transcribeer die eerst in de oorspronkelijke taal en vertaal het document daarna met AI. Bewaar het origineel om de vertaling te kunnen controleren.
• Voor een snelle follow-up na een gesprek: vraag om een concept en werk het bij met onze tips om sneller antwoordmails te schrijven.

Een uitgewerkt voorbeeld

Dit is een voorbeeld, geen klantverhaal. Stel, je bent adviseur en hebt op je telefoon een interview van 38 minuten opgenomen als M4A-bestand van ongeveer 35 MB.

• De gratis versie van Gemini valt af: de limiet is 10 minuten audio.
• De OpenAI API valt af, tenzij je het bestand opsplitst: het is groter dan 25 MB.
• Met een betaald ChatGPT-abonnement kun je het in één keer uploaden (ruim onder 512 MB). Dat kan ook in Word voor het web, als je je 300 minuten voor die maand nog niet hebt opgebruikt.

Je kiest Word omdat je tijdens het luisteren regels wilt corrigeren. Je start de upload en beantwoordt ondertussen e-mails. Daarna plak je het gecorrigeerde transcript in ChatGPT met de prompt voor actiepunten hierboven. Je controleert de vijf citaten aan de hand van de audio. Zo zijn je interviewnotities vóór het einde van de dag klaar.

Privacy en toestemming: regel dit voordat je op opnemen drukt

• Vraag eerst toestemming. Vertel aan het begin van het gesprek dat je opneemt en waarom. Dat is wel zo netjes. Afhankelijk van waar jij en je gesprekspartner zijn, kan het ook wettelijk verplicht zijn. Twijfel je? Vraag het aan de contactpersoon voor juridische zaken of privacy binnen je bedrijf.
• Weet waar de audio terechtkomt. Word slaat geüploade opnamen op in de map Transcribed Files op je OneDrive. Daar kun je ze ook verwijderen (Microsoft Support). Google Meet bewaart transcripten in de Drive van de organisator.
• Controleer de instellingen voor je gegevens. Elke AI-tool heeft eigen instellingen voor het opslaan en gebruiken van je uploads. Lees ze een keer door voor de tool die je kiest. Gebruik voor vertrouwelijke klantgesprekken de tool die je bedrijf heeft goedgekeurd.
• Upload niets wat je ook niet zou mailen. Denk extra goed na bij gezondheidsgegevens, salarissen en persoonsgegevens van anderen, welke tool je ook gebruikt.

Veelgestelde vragen over audio transcriberen met AI

Kan ChatGPT gratis audio transcriberen?

Niet door een bestand te uploaden. Volgens OpenAI kun je alleen audio uploaden met betaalde ChatGPT-abonnementen en werkruimtes. Er zijn wel gratis opties: Voice Memos of Notes op een recente iPhone, Gemini voor opnamen tot 10 minuten en een transcript uit je vergadertool als dat bij je abonnement zit.

Hoe lang mag een opname zijn om die met AI te transcriberen?

Dat hangt af van de tool. ChatGPT accepteert audiobestanden tot 512 MB. OpenAI zegt wel dat het zeer lange opnamen zo goed mogelijk probeert te verwerken, maar dat de verwerking kan stoppen als die te lang duurt. Gemini staat 10 minuten toe met een gratis account en 3 uur met Google AI Pro of Ultra. In Word kun je met een Microsoft 365-abonnement 300 minuten per maand uploaden. Splits langere opnamen op bij natuurlijke pauzes, nooit midden in een zin.

Kan AI sprekers uit elkaar houden?

Meestal wel, maar niet foutloos. Word houdt sprekers automatisch uit elkaar en laat je hun namen aanpassen. Vertel een chattool wie er in de opname aan het woord zijn en hoe je ze wilt aanduiden. Controleer daarna de namen bij alles wat belangrijk is, zoals wie waarmee heeft ingestemd.

Is een AI-transcript nauwkeurig genoeg om uit te citeren?

Alleen nadat je het citaat hebt vergeleken met de audio. Gebruik het transcript om snel het juiste moment te vinden en luister dat stukje daarna zelf terug.

Wat is het verschil tussen transcriberen en samenvatten?

Een transcript bevat alles wat er is gezegd, in de juiste volgorde. Een samenvatting is een selectie van de AI. Maak dus eerst een transcript en bewaar het. Als iemand vraagt “zei ze dat echt?”, geeft de samenvatting geen uitsluitsel. Het transcript en de opname wel.

Begin met je volgende opname

Kies de aanpak die past bij wat je al hebt, gebruik de prompt hierboven en doe de controle van tien minuten. Na twee of drie opnamen weet je welke tool bij je werk past. Interviews met de hand uittypen voelt dan als iets uit een ander decennium.

Heb je tijdens livegesprekken in Zoom of Teams notities nodig, in plaats van achteraf een transcript? Vergelijk dan de beste AI-notulisten voor vergaderingen en kijk welke aansluit op de tools die je gebruikt.

Wil je meer praktische handleidingen zoals deze, stap voor stap? Meld je gratis aan voor Launchpad via onze homepage, of gewoon hieronder: