Flowchart maken met AI (5 stappen + gratis prompts)

Iemand vraagt je hoe het goedkeuren van facturen eigenlijk werkt. Je begint te vertellen: “Nou, eerst komt de factuur binnen, dan controleert Sam hem, tenzij het bedrag boven een bepaalde grens ligt, dan gaat hij naar…” Na dertig seconden is iedereen de draad kwijt. Je kent het proces. Je kunt het alleen niet tekenen. En een uur vakjes verslepen in een tool om een flowchart te maken voelt als zonde van je ochtend.

Zo maak je een flowchart met AI: beschrijf het proces in gewone woorden, getypt of als spraakmemo. Vraag ChatGPT of Claude om er een flowchart van te maken in Mermaid, een eenvoudig tekstformaat voor diagrammen. Plak die tekst vervolgens in een gratis tool zoals Mermaid Live Editor of draw.io om het schema te bekijken. Claude kan het ook direct in de chat tekenen. Controleer bij elk vakje of het klopt met hoe het werk echt gaat. Pas het aan met nog een prompt en exporteer het als afbeelding. Een eerste versie kost ongeveer 15 minuten.

Hieronder vind je de vijf stappen, prompts die je kunt kopiëren, een uitgewerkt voorbeeld en oplossingen voor de fouten die je de eerste keer tegenkomt.

Waarom AI goed is in flowcharts (en waar jij nodig bent)

Een flowchart brengt een proces in kaart: stappen in vakjes, beslissingen in ruiten en pijlen die laten zien wat er daarna gebeurt. De American Society for Quality beschrijft het als een hulpmiddel om te begrijpen, uit te leggen, vast te leggen en te verbeteren hoe het werk wordt gedaan. De organisatie rekent het tot de zeven basishulpmiddelen voor kwaliteitsverbetering (ASQ, Wat is een flowchart).

Het denkwerk was nooit het tijdrovende deel. Dat was het tekenen: vakjes plaatsen, pijlen uitlijnen, alles opnieuw doen als je aan een vergeten stap denkt. Precies dat deel neemt AI van je over. Jij vertelt, AI brengt er structuur in.

Wat AI niet kan, is weten hoe jouw proces werkt. Het voegt zomaar een stap “goedkeuring door manager” toe die niet bestaat. Of het slaat die lastige uitzondering over die de helft van je vertragingen veroorzaakt. Daarom geldt in deze hele handleiding één eenvoudige regel: AI maakt de eerste versie van het schema. De mensen die het werk doen, controleren het.

Wat je nodig hebt

• Een chatassistent: ChatGPT of Claude. De gratis versies zijn hiervoor voldoende. Nog niet mee gewerkt? Begin met onze ChatGPT-handleiding voor beginners of de Claude-handleiding voor beginners.
• Een plek om het schema te bekijken: Mermaid Live Editor (gratis, in je browser, niets installeren) of draw.io (gratis, ook in je browser). Of Claude zelf, dat het schema naast je gesprek kan tonen.
• Het proces in je hoofd, of liever nog in het hoofd van degene die het elke dag uitvoert.

Stap 1: Haal het proces uit je hoofd (5 minuten)

Probeer het nog niet netjes te maken. Hoe rommeliger en eerlijker je beschrijving, hoe beter het schema. Twee manieren die werken:

• Typ een lijst. Eén regel per stap, in de volgorde waarin ze plaatsvinden. Voeg de “tenzij”- en “als”-situaties toe zodra je eraan denkt.
• Vertel hoe het gaat. Neem een spraakmemo van twee minuten op waarin je het proces doorloopt. Zet die daarna om naar tekst. Onze handleiding over audio omzetten naar tekst met AI laat zien hoe je dat gratis doet.

Bepaal voordat je verdergaat twee dingen. Die maken een flowchart namelijk bruikbaar, en de aanpak van ASQ begint met dezelfde vragen: waar begint het proces en waar eindigt het? “Vanaf het moment dat een factuur in de inbox binnenkomt totdat die is betaald en opgeslagen” geeft duidelijke grenzen aan. “Facturen” doet dat niet.

Stap 2: Vraag AI om een flowchart in Mermaid (2 minuten)

Mermaid is een manier om een diagram in gewone tekst te beschrijven. Volgens het Mermaid-project kunnen ook mensen die niet programmeren er gedetailleerde diagrammen mee maken. De makers van draw.io geven aan dat de meeste AI-tools Mermaid kunnen schrijven (draw.io, Een Mermaid-diagram invoegen en bewerken). Dat is de truc: je vraagt AI niet om een plaatje te tekenen, maar om het diagram te schrijven. Tekst pas je makkelijk aan, een plaatje uit een afbeeldingengenerator niet. Bovendien raken kleine teksten in gegenereerde afbeeldingen vaak vervormd.

Plak dit in ChatGPT of Claude, met onderaan je aantekeningen uit stap 1:

Die regel over vragen is het belangrijkst. In mijn ervaring zijn de vragen die AI terugstelt (“Wie keurt het goed als de teamleider op vakantie is?”) vaak meer waard dan het eerste schema. Ze wijzen namelijk op dingen die niemand heeft vastgelegd.

Stap 3: Maak van de tekst een schema (3 minuten)

AI geeft je een blok tekst dat begint met flowchart TD. Kies een van deze drie manieren om het schema te bekijken:

Optie A: Mermaid Live Editor (het snelst)

Open Mermaid Live Editor, verwijder het voorbeeld in het linkerpaneel en plak je tekst. Het schema verschijnt rechts en verandert mee als je de tekst bewerkt. Zodra je tevreden bent, kun je het als afbeelding downloaden.

Optie B: draw.io (het handigst als je de opmaak zelf wilt aanpassen)

Kies in draw.io Arrange > Insert > Mermaid (of het +-icoon in de werkbalk en daarna Mermaid), plak de tekst en klik op Insert. draw.io zet de tekst om in gewone vormen die je een andere kleur kunt geven, verplaatsen en opmaken. Het bewaart ook de Mermaid-brontekst, zodat je die later kunt aanpassen en opnieuw een schema kunt laten maken (draw.io-help). Eén aandachtspunt op diezelfde pagina: als je de brontekst bewerkt en het schema opnieuw laat maken, blijven je kleuren en labels behouden. Maar vakjes die je hebt verplaatst, worden opnieuw ingedeeld.

Optie C: laat Claude het in de chat tekenen

Claude kan diagrammen en flowcharts tonen als een artifact: een venster naast je gesprek dat je kunt aanpassen door om wijzigingen te vragen. Artifacts zijn beschikbaar in de gratis versie (Claude Help, Wat zijn artifacts). Voeg gewoon “en laat het me zien als diagram” toe aan de prompt. Handig om snel te kijken. Voor een schema dat je wilt bewaren en bijwerken, sla ik de Mermaid-tekst toch ergens op. Dan kan de volgende persoon het aanpassen zonder opnieuw te beginnen.

Stap 4: Controleer of het klopt met de praktijk (5 minuten, de stap die iedereen overslaat)

Hier maak je van een AI-flowchart een schema dat klopt. ASQ adviseert om de mensen die het proces uitvoeren het schema te laten tekenen of controleren. Breng in kaart hoe het werk nu gaat, niet hoe het zou moeten gaan. Loop na de eerste versie het proces door om te controleren of alles klopt (ASQ). Met AI kost het tekenen weinig, dus besteed de bespaarde tijd hieraan.

Neem een echt, recent geval en volg met je vinger de route door het schema. Let daarna op deze punten:

• Verzonnen stappen. Staat er iets wat je niet hebt genoemd? Verwijder het of bevestig dat het klopt.
• Doodlopende routes. Uit elk vakje behalve het eindpunt moet een pijl vertrekken.
• Beslissingen met één uitgang. Een ruit met alleen een “Ja”-pijl betekent dat de “Nee”-route ontbreekt.
• De echte uitzonderingen. De leverancier die nooit een inkoopordernummer meestuurt, degene die moet goedkeuren maar afwezig is. Dat heen-en-weer kost meestal de meeste tijd.

Pas het vervolgens aan met een vervolgprompt, in plaats van zelf te gaan bewerken:

Stap 5: Maak het overzichtelijk en deel het

• Van links naar rechts of van boven naar beneden? Lange processen lezen op een pagina prettiger van boven naar beneden (flowchart TD). Op brede schermen en presentatiedia’s past links naar rechts beter (flowchart LR). In de Mermaid-documentatie over flowcharts staan alle richtingen.
• Wie doet wat? Vraag om een swimlane-versie: “Groepeer de stappen per rol met subgraphs: één voor Verkoop, één voor Financiën en één voor de Klant.” Elke baan wordt een kader met een label rond de stappen van die rol.
• Exporteer als PNG voor e-mail en chat, of als SVG als het schema in een document of op een presentatiedia komt en scherp moet blijven. Wil je het in een presentatie gebruiken? Onze handleiding over een presentatie maken met AI helpt je verder.
• Bewaar de Mermaid-tekst bij de afbeelding, in dezelfde map of onderaan het document. Als het proces verandert, plak je de tekst samen met de wijziging weer in de AI-chat. Binnen een minuut heb je een nieuw schema.

Uitgewerkt voorbeeld: facturen goedkeuren

Dit is een verzonnen voorbeeld om te laten zien hoe het eruitziet. Iemand typte deze aantekeningen:

Dit kwam terug na de prompt uit stap 2, geplakt in Mermaid Live Editor:

Kijk eens naar die twee vragen. Geen van beide stond in de aantekeningen, en beide wijzen op ontbrekende informatie. Nog één prompt met de antwoorden (“afgekeurde facturen gaan terug naar Sam, die contact opneemt met de leverancier”) en het schema klopt met hoe het team echt werkt. Alles bij elkaar kostte het minder tijd dan de juiste pijlvorm zoeken in een diagramtool.

Oplossingen voor de fouten die je de eerste keer tegenkomt

Mermaid heeft strikte regels. Daardoor toont de editor soms een foutmelding in plaats van een schema. Meestal komt het hierdoor:

• Het woord “end” in kleine letters. De Mermaid-documentatie waarschuwt dat een flowchart niet werkt als je daarin “end” volledig in kleine letters schrijft. Schrijf “End” of “END” (Mermaid-documentatie over flowcharts).
• Haakjes, komma’s of symbolen in een label. Zet het hele label tussen dubbele aanhalingstekens, zoals A["Controleer inkoopordernummer (als dat er is)"]. De prompt hierboven vraagt hier al om.
• AI heeft extra tekst toegevoegd. Soms staat er een zin of het woord “mermaid” boven het schema. Plak alleen de tekst vanaf flowchart.
• Lukt het nog niet? Plak de foutmelding terug in de chat: “Mermaid geeft deze foutmelding. Los het op en geef me opnieuw de volledige tekst.”

En dan is er nog iets wat geen fout is, maar een schema wel onbruikbaar maakt: te veel vakjes. Als je schema meer dan ongeveer 15 tot 20 stappen heeft, leest niemand het. Vraag AI om het op te splitsen: “Maak een overzicht met maximaal 8 stappen en een apart, gedetailleerd schema voor stap 4.”

Welke AI-tool voor flowcharts past bij jou?

• Je wilt het gratis en snel: ChatGPT of Claude met Mermaid Live Editor. Voor de editor heb je geen account nodig.
• Je wilt een nette opmaak in je eigen kleuren: ChatGPT of Claude met draw.io. Je krijgt echte vormen die je zelf kunt opmaken.
• Je wilt het bespreken en meteen zien: Claude met een artifact.
• Je bedrijf betaalt al voor een whiteboard- of diagramapp: veel van deze apps hebben inmiddels eigen AI-functies. Controleer wat je abonnement biedt voordat je iets nieuws koopt. De Mermaid-aanpak hierboven blijft bruikbaar als gratis alternatief.

De “beste AI-flowchartgenerator” is vooral degene waarmee je fouten snel kunt herstellen. Daarom werk ik graag met tekst: één zin feedback en je hebt een nieuw schema.

Wat je daarna met je flowchart kunt doen

Een flowchart is zelden het einddoel. Het is de eerste versie van iets dat nog nuttiger is:

• Een werkinstructie. Plak de Mermaid-tekst in de chat en vraag om een werkinstructie die het proces stap voor stap beschrijft. Onze handleiding over werkinstructies schrijven met AI helpt je verder.
• Een nieuwe collega inwerken. Een schema van één pagina over “hoe een verzoek door het team gaat” helpt iemand in de eerste week meer dan een lang document. Bekijk nieuwe medewerkers inwerken met AI.
• Een projectplan. Breng eerst de fasen en beslismomenten in kaart. Zet die daarna om in taken met AI voor projectplannen.
• Ontdekken wat je kunt automatiseren. Zodra een proces op één pagina staat, vallen de stappen met kopieer-en-plakwerk en het telkens opnieuw wachten op. Die komen als eerste in aanmerking om te automatiseren. Begin met wat je als eerste kunt automatiseren. Als je de automatisering gaat bouwen, wordt het schema de blauwdruk voor je werkproces in een tool zoals n8n (zie de n8n-handleiding voor beginners).
• Een mindmap. Zijn je aantekeningen nog een losse verzameling ideeën in plaats van stappen op volgorde? Dan past een flowchart niet. Begin met een mindmap maken met AI om ze eerst op onderwerp te ordenen.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT een flowchart maken?

Ja. De betrouwbaarste manier is ChatGPT om een flowchart in Mermaid-formaat te vragen en die tekst in Mermaid Live Editor of draw.io te plakken. Je krijgt een overzichtelijk schema dat je kunt bewerken, in plaats van een plaatje dat je niet kunt aanpassen.

Is er een gratis AI-flowchartgenerator?

De gratis aanpak in deze handleiding kost niets: de gratis versie van ChatGPT of Claude om het schema te schrijven, en Mermaid Live Editor of draw.io om het te tonen en te exporteren. Beide editors werken in je browser.

Kan AI een flowchart maken van een document?

Ja. Upload het beleidsdocument, de werkinstructie of de e-mailwisseling en vraag: “Lees dit en zet het beschreven proces om in een Mermaid-flowchart. Gebruik alleen stappen die in het document staan en zet alles wat onduidelijk is in een lijst met vragen.” Controleer het daarna op dezelfde manier als in stap 4. Documenten beschrijven namelijk vaak hoe het proces zou moeten zijn, niet hoe het echt gaat.

Wat is een goede prompt voor een flowchart?

Geef AI de grenzen van het proces (waar het begint en eindigt), de stappen in je eigen woorden, het formaat (Mermaid, van boven naar beneden, ruiten voor beslissingen) en de opdracht om geen stappen te verzinnen. De prompt in stap 2 bevat alle vier.

Kan ik met AI een swimlane-diagram maken?

Ja. Vertel welke rollen erbij betrokken zijn en vraag om de stappen van elke rol in een eigen subgraph te groeperen. Dat werkt goed voor overdrachten tussen teams. Daar zitten de meeste vertragingen.

Bronnen

• ASQ: Wat is een flowchart? (aanpak en aandachtspunten)
• Mermaid: Over Mermaid
• Mermaid: Flowchartsyntaxis
• draw.io: Een Mermaid-diagram invoegen en bewerken
• Claude Help Center: Wat zijn artifacts en hoe gebruik ik ze?

Je volgende 15 minuten

Kies dat ene proces waar mensen je steeds naar vragen. Typ het uit of spreek het in op je telefoon. Plak het in de prompt uit stap 2 en bekijk het schema. Laat het daarna zien aan degene die het werk doet en vraag: “Klopt dit?” Alleen dat gesprek is die 15 minuten al waard.

Wil je vaker dit soort kleine, praktische verbeteringen? Meld je aan voor onze gratis Launchpad.

Of kijk eerst even rond: alles wat we je leren begint op onze homepage.